Anfrage aus einem Landratsamt: „Kennen Sie zufällig eine Behörde in Baden-Württemberg, die schon die digitale Signatur mit irgendeinem DMS umgesetzt hat? Wenn ja, könnten Sie uns hier bitte die Kontaktdaten nennen?“
Erste Antwort der Redaktion:
Nein, eine solche Behörde kennen wir nicht. Wir kennen allerdings eine Bundesbehörde, die sich aktiv mit dem Thema „Digitale Rechnungsbearbeitung“ auseinandersetzt. In diesem Projekt ist auch die Frage nach der elektronischen Signatur aufgetaucht. Müssen zum Beispiel eingescannte Rechnungen digital signiert werden, damit das Papieroriginal anschließend vernichtet werden kann? Oder wie ist es, wenn eine Rechnung von einem Bedarfsträger „sachlich und rechnerisch richtig“ gezeichnet wird – ist dafür eine elektronische Signatur (evtl. sogar eine qualifizierte) notwendig? Wie können wir vom Bundesrechnungshof (das ist im Fall dieser Bundesinstitution die Prüfbehörde) eine verbindliche Aussage erhalten, dass ein von uns gewähltes Verfahren bei einer Prüfung anerkannt wird?
Eine Anfrage beim Bundesrechnungshof blieb ohne Antwort. Auskünfte auf Fortbildungen und Vorträgen blieben im Vagen. Wir haben aber in Erfahrung gebracht, dass das Bundesverwaltungsamt mit dem BRH ein Pilotprojekt gestartet hat mit genau diesem Ziel. Also werden wir uns jetzt ans BVA wenden mit der Bitte, uns über den Stand und die bisherigen Ergebnisse ihres Projekts zu berichten. In Vorbereitung auf einen Besuch beim BVA hat die Projektgruppe einen Sollprozess entworfen und einige Schritte des Prozesses mit Fragen versehen. Das Ganze steht in einer Excel-Datei, auf die unsere Leser hier zugreifen können https://drive.google.com/open?id=0B3wCC4FYFSv8Ml9BaFZkX2NUS3c
Die Antworten des BVA werden wir demnächst hier in Form eines Kommentars einstellen. Wenn andere Leser Fragen oder Informationen zur Digitalen Akte haben, können sie hier ebenfalls einen Kommentar einfügen. Wenn sie anonym bleiben wollen oder eine Datei anfügen wollen, können sie auch eine E-Mail schreiben an w.steinbrecher[et}commonsenseteam.de. Ich stelle dann den E-Mail-Text bzw. einen Link auf die Datei hier als Kommentar hinein.
Agile Verwaltung 
Anmerkung der Redaktion: Ein Leser aus einem Landratsamt, der seinen Beitrag gerne anonymisiert lassen möchte, hat uns eine Aktennotiz aus dem Justiziariat seiner Behörde zum Thema „Rechtliche Grundlagen für die Einführung des Dokumentenmanagementsystems“ geschickt:
https://www.dropbox.com/s/6kd41n8m3lkfv8f/DMS_Rechtliche%20Grundlagen%202016-04-26.docx?dl=0
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Ich hatte vorfast 3 Jahren das Vergnügen als Sigantur-Sachverständiger im Simulationsprozess „Ersetzendes Scannen“ mitzuwirken, das sich mit dem Verfahren beschäftigte, die Transformation eines Papierdokuments in seine elektronische Abbildung abzusichern. In zwei Gerichtssälen wurden einige Fälle mit Richtern, Anwälten und Sachverständigen durchgespielt.
Mein Fazit war am Ende: In der Regel benötigen Richter keine weiteren Nachweise, und sollte es doch einmal dazu kommen, so wüssten die Richter immer noch Wege, anders auszukommen. Hier wird mit den Signaturverfahren a la TR-ESOR und TR-RESISCAN in meinen Augen das Gesamtverfahren unnötig verteuert und die Projekte verunsichert.
Zu der Gerichtssimulation habe ich hier berichtet:
Teil 1 – Worum ging es?
Teil 2 – Wie wurde simuliert?
Teil 3 – das Fazit
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