#Forum: Agiles Vorlagenmanagement

Anfrage eines Lesers:

Hallo zusammen,

wir sind ein soziales Non-Profit-Unternehmen in der Beratung von Betrieben und Menschen mit Handicap bei Fragen der beruflichen Teilhabe. Seit Anfang des Jahres stellen wir unsere Dateiablage schrittweise auf ein prozessorientiertes System um. Teil des Konzeptes ist es, die Prozessdokumente als Dokumentvorlagen in der Nähe der dazugehörenden Dokumente zu speichern und die bisherigen Vorlagenordner aufzulösen. (Struktur eines typischen Ordners: siehe Bild oben)

Um zu vermeiden, dass beim Öffnen der Vorlagen vom Windows-Explorer aus beim Speichern über die Funktion <Speichern unter> die, von den Endverzeichnissen unter Umständen weiter entfernt liegenden, Verzeichnisse der Winword-Grundeinstellungen oder der Dokumenteordner angeboten werden, verwenden wir zwei geöffnete Fenster des Windows-Explorers, kopieren die zu verwendende Vorlage in das Endverzeichnis, benennen sie durch Änderung der Extension von „*.dot“ in „*.doc“ um und öffnen sie dannn mit Doppelklick. Mit der hausinternen Umstellung von Office 2003 auf Office 2010 funtioniert diese Methode nicht mehr, weil Winword die umbenannte Dokumentvorlage nicht mehr als Winword-Dokument erkennt.

forum2_fehlermeldung

Wir sind auf der Suche nach einem praktikablen Verfahren, um dieses Problem zu umgehen und hoffen, dass uns jemand helfen kann.

Mit freundlichen Grüßen

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

1 Kommentar zu „#Forum: Agiles Vorlagenmanagement“

  1. Lieber Leser,
    zuerst einmal eine Vorbemerkung für alle anderen Leser, die sich mit agilem Informationsmanagement noch nicht beschäftigt haben: Unter folgendem Link
    https://www.dropbox.com/s/zbbios2aet1l6hy/Praxisbuch_Informationsmanagement_Auszug.pdf?dl=0
    findet ihr unseren Leitfaden und darin in Abschnitt 6.4 ein paar Tipps zum Ablegen von sog. Prozessdokumenten (Vorlagen, Checklisten usw.).

    Nun zur konkreten Frage:
    Die Dokumente im Vorlagenordner (im Beispiel der Ordner „Prozessdokumente internes Besprechungswesen“) dürfen nicht im dot-Format (also im Windows-Vorlagenformat), sondern müssen im doc-Format (bzw. docx oder docm) abgelegt werden. Ab Office 2007 schon klappt das Umbenennen eines dot-Dokuments in ein doc-Dokument nicht mehr; Word bekommt dann Probleme, sein eigenes Kind zu erkennen (ist bei Excel übrigens das Gleiche).
    Also nur wenn im Vorlagenordner doc-Dokumente liegen und man diese dann in den Vorgangsordner rüberzieht (so wie ihr es gut beschreibt), funktioniert die Technik.
    Der Vorteil, den man bei dot-Dokumenten hatte, nämlich dass man sie nicht irrtümlich überschreiben konnte, geht damit leider verloren.
    Herzliche Grüße
    Wolf Steinbrecher

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