Ergebnis der Konferenz „Agile Verwaltung 2018“: Community of Practice für „Digitalisierung und E-Akte“ wird vorbereitet

Am Nachmittag der Konferenz fanden sich ca. 20 Teilnehmerinnen und Teilnehmer sowie ich als Referent vom Vormittag zu einem vertiefenden Workshop „Einführung der E-Akte: Ein agiler Blick“ zusammen. Wir hatten 45 Minuten Zeit, so sehr vertiefend konnte es also nicht werden.

So nahmen wir uns die letzten 10 Minuten, um Möglichkeiten einer weiteren Zusammenarbeit zu besprechen. Ergebnis: wir wollen prüfen, ob eine Community of Practice (CoP) eine Form ist, die möglichst Vielen mit möglichst wenig Verpflichtung und Aufwand möglichst großen Nutzen bringt.

Als Community of Practice bezeichnet man eine Gruppe von Fachleuten, die sich „quer zum Organigramm“ zusammentun und in mehr oder weniger regelmäßigen Treffen ihr Wissen austauschen. Zum Beispiel „alle Scrum-Master in einer großen Verwaltung“ oder im gewerblichen Bereich „alle leitenden Entwicklungsingenieure eines Maschinenbaukonzerns aus allen Business Units“. Oft besteht ihre Aufgabe auch in der Standardisierung von Vorgehensweisen in einer Organisation – also Entwurf gemeinsamer Vorlagen oder Aufbau einer Wissensdatenbank.

Zu Beginn des Workshops auf der Konferenz sammelten wir die Themen und Fragen, die die einzelnen mitgebracht hatten. Es ergab sich eine stattliche Sammlung:

Eine Sammlung von Themen und Herausforderungen, die Projektleiter im Bereich „E-Akte und DMS-Einführung“ mit sich herumtragen

Klar war, dass wir die nicht alle würden diskutieren können (im Ergebnis konnten wir zwei davon diskutieren). Sollten wir deshalb die über 20 weiteren Fragen unter den Tisch fallen lassen? So dass jeder einzelne dann an seinem Arbeitsplatz wieder darüber brüten muss?

Auf der anderen Seite schien die Zusammensetzung der Runde durchaus kompetent. Vor allem, weil einige noch ganz am Anfang ihres Projekts standen und andere schon sehr weit fortgeschritten waren. Eine gegenseitige Beratung ist also vor allem dann vielversprechend, wenn auch Erfahrenere an einer Gruppe teilnehmen. Eine gewisse Bereitschaft des Gebens und nicht nur des Nehmens ist also notwendiges Fundament einer CoP.

Andererseits gibt es auch Herausforderungen. Klar ist, dass physische Treffen der CoP ausgeschlossen sind. Also Video- oder zumindest Audio-Konferenzen. Die gängigen Tools dafür (wie Skype oder Google-Hangouts) sind in vielen Verwaltungen nicht zugelassen und werden – wenn sie die Installation einer Software auf dem Client erfordern – regelmäßig durch die Firewall der Verwaltung geblockt. Im Vorfeld müssen also „Experimente“ stattfinden, wie man am einfachsten eine solche Konferenz technisch organisieren kann. Derartige Experimente wurden schon mit einigen Teilnehmern für die nächsten Wochen vereinbart. Aber klar ist, dass die CoP nicht vor – sagen wir: Ende April – wird starten können.

Wir hatten sowieso vereinbart, dass wir die praktische Gründung der Community of Practice erst zwei Monate nach der Konferenz angehen wollen. Bis dahin werden sich bei jedem die Ergebnisse gesetzt haben, und wir können leichter beurteilen, ob die anfängliche Begeisterung nicht vielleicht nur ein Strohfeuer war.

Was wir aber jetzt schon in diese Hinsicht tun können, ist: Interessentinnen und Interessenten ermöglichen, sich bei uns zu melden. Und ein Product Backlog aufzubauen, also ganz simpel eine Liste der Fragen, deren Behandlung sich die Teilnehmer wünschen.

Der bisherige Stand der Fragenliste (d.h. die Fragen, die auf  der Konferenz offen geblieben sind):

Liste der interessierenden Fragen zur Einführung der E-Akte vom 22. Februar 2018

Welche Fragen würden Sie gerne mit anderen zusammen klären?

Wenn Sie dringende Anliegen haben, die nicht bis Ende April Zeit haben, dann stellen Sie sie am Besten in unserer Facebook-Gruppe „Forum Agile Verwaltung | Austausch und kollegiale Beratung“ zur Diskussion: https://www.facebook.com/groups/255095214935786/

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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