„Hilfe, mein Team ist nicht agil!“ Mit dem Delegation Board schonend Selbstorganisation fördern

Wenn Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen in unseren Seminaren und Workshops agile Methoden wie Kanban, Scrum & Co. kennenlernen, sind sie meist sehr „angefixt“: „Das würde unserer Verwaltung gut tun!“ Und im nächsten Moment meldet sich der Zweifel: „Aber dafür braucht es auch Mitarbeitende, die Verantwortung übernehmen wollen. Viele wollen aber lieber klare Vorgaben von mir als Führungskraft und würden sich von mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation überfordert fühlen“. Dann gebe ich zunächst gern augenzwinkernd zu bedenken, dass ihre Leute womöglich das Gleiche über sie sagen: „Wir würden ja gern, aber das würde unsere Führungskraft nicht zulassen …“ 😉

Zu sehen ist aber auch: Die öffentliche Verwaltung ist ein Umfeld, in dem Gesetze und Vorgaben einzuhalten sind, in dem das Sicherheitsbedürfnis stark ausgeprägt ist und das nach wie vor durch Hierarchiedenken geprägt ist. Hier ist es für Führungskräfte nicht einfach, Kontrolle abzugeben, denn sie selbst müssen schließlich für alles in ihrem Bereich „den Kopf hinhalten“. Und für Mitarbeitende ist es nicht einfach, auf die Absicherung „von oben“ zu verzichten. Selbstorganisation lässt sich nicht einfach „anknipsen“ oder „einfordern“.

Die Frage ist also, wie Sie als Führungskraft für Ihr Team und Ihre Aufgaben das jeweils richtige Maß im Spektrum zwischen Anweisung und Selbstorganisation finden können. Und wie Sie in kleinen Schritten und sehr schonungsvoll erproben können, wo mehr Übertragung von Verantwortung für beide Seiten gewinnbringend ist.

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Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region“

Am 23. Januar 2019 fand  in Freiburg eine Konferenz von Kommunalverwaltungen über alle Ebenen zum Thema „Digitalisierung“ statt. Eingeladen hatte die Wirtschaftsförderung Region Freiburg (WFR), eine Vereinigung aus Stadtkreis Freiburg, den Landkreisen Breisgau-Hochschwarzwald und Emmendingen sowie verschiedenen Städten und Gemeinden. Eingeladen waren alle Verwaltungen der Region, unabhängig ob Mitglied in der WFR oder nicht. Das regionale Format, verbunden mit einer vertikalen Durchlässigkeit (Großstadt und Kreise – Kreisstädte – kleinere Gemeinden), könnte eventuell auch anderen Regionen Anregungen vermitteln. Weiterlesen „Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region““

Zen and the Art of Weiterbildung

Agiles Arbeiten ist immer Arbeiten im Team. Ich möchte gerne Bücher vorstellen, die uns dabei helfen können, bessere Teams zu werden. Dabei stelle ich Fragen und schlage jeweils ein passendes Buch für den entsprechenden Aspekt vor. Die Bücher kommen meist nicht aus dem Umfeld der agilen Softwareentwicklung und sind trotzdem (oder gerade deswegen?!) gute Inspirationsquellen für die persönliche Weiterbildung.

Ich bin seit 3 Jahren Product Owner und war vorher mehr als 15 Jahre als Berater in unterschiedlichen Rollen in der Softwareentwicklung unterwegs (Von der Konzeption über Entwicklung bis zum Testen). Dabei habe ich immer wieder die Erfahrung gemacht, dass nicht die technischen Probleme die großen Blocker sind:

The major problems of systems work
are not so much technological as sociological.
(Tom DeMarco)

Frage 1: Welche Eigenschaften hat ein effektives Team-Mitglied?

Die Antwort darauf kann man im Buch The 7 Habits of Highly Effective People von Stephen Covey finden: 

  1. Sei proaktiv
  2. Beginne mit einem Ziel im Hinterkopf
  3. Setze Prioritäten
  4. Setzte auf Win-Win
  5. Versuche erst, andere zu verstehen und dann selbst verstanden zu werden
  6. Schaffe Synergien
  7. Schärfe deine Säge (Sorge dafür, dass Deine Wirksamkeit nicht nachlässt)

Frage 2: Welche Eigenschaften hat ein effektives Team?

Dazu empfehle ich, darauf zu achten, dass das Team keine der Eigenschaften aufweist, die in The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable von Patrick Lencioni beschrieben werden:

  1. Fehlendes Vertauen (die Basis)
  2. Furcht vor Konflikten
  3. Abwesenheit von (Selbst-)Verpflichtung
  4. Vermeidung der Übernahme von Verantwortung
  5. Fehlende Aufmerksamkeit gegenüber den Team-Ergebnissen

Frage 3: Wie sieht nun eine effektive Organisation aus?

Das Buch The 5th Discipline von Peter M. Senge gibt hier einen tiefen Einblick, wie eine lernende und sich dann selbst verbessernde Organisation aussehen muss. Leider ist es mir nicht möglich, hier eine sinnvolle Kurzbeschreibung zu geben. Ich kann es aber nur empfehlen, sich diesen „Wälzer“ mal anzuschauen.

Frage 4: Was ist effektive Führung?

Das wunderbar zu lesende Buch The Goal von Eliyahu M. Goldratt und Jeff Coxl beschreibt den fiktiven Weg eines Managers auf dem Weg, eine Fabrik vor der Schließung zu retten (und noch mehr …). Es geht um die folgenden Punkte:

  •  Finde Flaschenhälse im Prozess …
    … und elimeniere sie
  • Stelle Fragen, diskutiere die Antworten …
    … benutze Dialoge
  • Setze so gefundene gute Ideen im Arbeits- und Privatleben um …
    … probiere sie aus, verbessere sie kontinuierlich

Frage 5: Was hindert uns und andere daran, „einfach rational“ zu denken?

Daniel Kahneman beschreibt in Thinking, Fast and Slow ein Modell, mit dem er bestimmtes Denken in unseren Gehirnen erklären möchte:

  • „System 1“: Schnelles Denken, automatisch, permanent aktiv, emotional, in Stereotypen einteilend, unbewusst
  • „System 2“: Langsames Denken, Energie zehrend, eher selten aktiv, logisch, kalkulierend, bewusst durchgeführt

Wir brauchen bei unser Arbeit das „System 2“, welches uns aber Energie kostet und erschöpft und die schlechte Nachricht ist, dass wir die Welt um uns zunächst mit dem „System 1“ wahrnehmen. Dass sollte uns immer bewusst sein, das wir und alle anderen Menschen um uns so ihr Denken ausführen. Leider ist man dadurch nicht immer rational.

Frage 6: Wie sieht denn eine optimale Umgebung aus, die die Menschen und Prozesse in ihrer Reife wachsen lässt?

Mein Favorit dafür ist der Lean Primer von Craig Larman and Bas Vodde (siehe http://www.leanprimer.com/ ) und mein Lieblingssatz daraus ist:

Watch the baton, not the runners.

Es geht immer darum, herauszufinden „Was ist das eigentliche Ziel“ und darauf hin zu optimieren. Im Staffellauf zum Beispiel muss der Stab schnell zum Ziel und dabei durch die Hände der Läufer. Dieser Vorgang muss schnell und fehlerfrei durchgeführt werden und es geht nicht darum, die einzelnen Läufer in der Zeit zu optimieren, in der sie nicht (mehr) für die Erreichung des eigentlichen Ziels beitragen. Leider wird in vielen Organisationen das eigentliche Ziel aus den Augen verloren.

Es gibt sicherlich noch viel mehr Fragen zum agilen Arbeiten und genauso viel gute Literatur. Ich lade alle Wissensdurstigen ein, die sich eine der oben genannten Fragen stellen, sich das passende Buch zu besorgen und vielleicht eine oder mehrere Antworten zu entdecken.

Es lohnt sich.

Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen

Die Meinung ist weit verbreitet, dass die gängigen DMS-Produkte auf dem Markt für Kommunalverwaltungen doch so alle ziemlich das Gleiche leisteten. Insbesondere größere Anbieter würden doch jetzt schon seit Jahrzehnten die Anforderungen kennen, die sich aus den Verwaltungsprozessen ableiten ließen, und da würde ja schon der Wettbewerb eine Tendenz zur Angleichung befeuern.

Ich habe in meinen Projekten, in denen ich Verwaltungen bei der DMS-Einführung begleitet habe, diese Erfahrung nicht gemacht. Im Gegenteil: es gibt einige wichtige Unterscheidungskriterien, etwa fünf an der Zahl. Eines davon will ich heute beleuchten: die Fähigkeit zur semantischen Suche. Weiterlesen „Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen“

OER, Hattie und agil lernen und lehren

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Das Schöne am agilen Arbeiten ist, dass man sich oftmals einfach in die richtige Richtung mit einem klaren Ziel treiben lassen kann, ohne die einzelnen Schritte vorher genau zu kennen. Das Ziel unseres Forums agil lernen und lehren  – einem Unterforum des FAV – ist es, agiles Denken, Handeln und agile Haltung unter die Menschen zu bringen, weil wir glauben, dass es den lehrenden Menschen und damit auch den lernenden Menschen sehr gut tut und nebenbei ein sehr effektiver Ansatz ist.

Und weil es natürlich uns selbst gut tut, sich über zeitgemäße Bildung auszutauschen. (Übrigens höchste Effektstärke bei Hattie – siehe Spitze der oberen Hattie-Rakete)

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Stressfreie Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld

Kommunikation und agile Werte sind wichtige Bausteine für eine gelungene Transformation zu einem agil arbeitenden und wirkenden Arbeitsumfeld. Der Weg ist jedoch nicht immer leicht. Lassen wir an dieser Stelle eine Person berichten, die den Weg gegangen ist.,

Hallo, mein Name ist Jolanda, und ich bin seit vielen Jahren in einer Kommunalverwaltung unterwegs. Ich schaue auf meinen Kalender, es ist der 11. Januar 2021. Vor mir steht mein morgendlicher Bürokaffee, und ich lasse meine Gedanken schweifen. Wir arbeiten schon seit einigen Jahren agil und alles funktioniert, meine Kollegen und ich ziehen an einem Strang. Die Kommunikation ist wertschätzend, konstruktiv und fördernd. Um es kurzzufassen: „Es läuft.“ Doch wenn ich mich recht erinnere, war das nicht immer so. Besonders als wir begonnen haben, uns zu „transformieren“, war es alles andere als harmonisch. Jeder wollte irgendwie sein Ding durchbringen. In unserer Verwaltung waren früher die Hierarchien stark ausgeprägt und kulturell verankert. Da war es nicht leicht, die Augenhöhe herzustellen. Doch genau das war und ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Transformation.

Wir haben im Sommer 2018 begonnen, uns den agilen Arbeitsweisen zu widmen. Im agilen Manifest steht: „Individuen und Interaktionen gehen vor Prozesse und Werkzeuge.“ Dies war für uns der Auftrag, dass wir uns mit uns selbst, unseren Interaktionen und insbesondere unserer Kommunikation auseinandersetzen wollen.

Wie kommen wir dazu, eine förderliche Kommunikation zu entwickeln?

Es wäre doch toll, stressfreier zu kommunizieren. Ein interessanter Gedanke. Weiterlesen „Stressfreie Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld“

Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist. Weiterlesen „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“