DMS und integrierte Workflowtools – passt das zusammen?

Symbolbild: Viele User nutzen die eingebaute Workflow-Engine eines DMS nicht. Warum? Quelle: Pixabay

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verfügen häufig über integrierte Workflowmodule. In der tagtäglichen Praxis werden diese Workflows aber selten verwendet, obwohl sie Teil eines bestehenden und nutzbaren Systems sind. Während die User das DMS selbst bald nicht mehr missen möchten, ist bei den integrierten Workflows, die bereits eine hohe systemische Integration  /Anmerkung 1/ aufweisen, paradoxerweise oft nicht einmal der Ansatz einer Verstetigung der Benutzung erkennbar.

Warum ist das so?

Die Antwort hierauf ergibt sich, wenn man einmal die drei wesentlichen Hauptnutzen, die ein performantes Workflow-System mit sich bringt, näher betrachtet und diese dann mit dem häufigen DMS-Implementierungsvorgehen in Beziehung setzt.

Die drei Hauptnutzen eines Workflow-Systems

…sind im Wesentlichen schnell erklärt – es ist

1.     Sicherheit bei der Ausführung von Prozessen

Ein vordefinierter Prozess transportiert die Information verlässlich von A nach B. Alle wichtigen Stellen sind eingebunden und bekommen die Information, die sie brauchen. Der User wird geführt und unterstützt in seinem Tun. Um das zu erreichen, muss jedoch zuerst Arbeit in die Prozessdokumentation und Prozess-Diskussion investiert werden! Auf diesen wichtigen Punkt kommen wir gleich zurück.

2.     Die Automatisierung

Moderne Workflow-Systeme (wie z.B. der Signavio Workflow Accelerator) können selbstständig Prozesse abarbeiten, dabei E-Mails verschicken, Dokumente erzeugen und Informationen mithilfe von vorgefertigten Bausteinen verarbeiten oder anreichern – all das oft ohne direkte Beteiligung eines Menschen und intelligent gestützt auf die Datenlage, die vorliegt. Diese mögliche und erlebbare Automatisierung spart Zeit, Ressourcen und Nerven.

3.     Die Auswertbarkeit des Workflows

Ein Workflow, der arbeitet, macht zugleich die Informationen auswertbar, die er transportiert. Moderne Workflowsysteme greifen diese aus der täglichen Praxis „so nebenbei“ gewonnenen Daten auf, und eine darauf basierende Datenanalyse erlaubt fundierte Entscheidungen.

Exzellente Workflow-Systeme zeichnen sich zusätzlich dadurch aus, dass sie dem User all diese Vorteile ohne großen zeitlichen Aufwand und ohne komplizierte Vorkonfigurationen bzw. Programmierkenntnisse schnell bieten können.

Warum können die in DMS integrierten Workflowtools da oft nicht mithalten?

DMS haben ihren Kernnutzen und ihre Leistung in der Bewirtschaftung von Dokumenten. Hier steht nicht der Prozess im Vordergrund, sondern die Ablage, das schnelle Finden und Bearbeiten von Dokumenten. Zudem wird bei der Einführung eines DMS oftmals die bestehende Ablagestruktur einfach übernommen – das geht am einfachsten und schnellsten. Die Prozesse werden dabei nicht hinterfragt, sondern es  wird prozessual wie vorher gearbeitet bzw. der gewohnte Prozess dient meist sogar in der Implementierungs- und Gewöhnungsphase  mit der neuen DMS-Software als stabilisierender Faktor.

Keine neuen Prozesse

Das hat zur Folge, dass der erste wichtige Nutzen (die Prozesssicherheit auch bei neuen Prozessen) nicht erlebbar wird. Warum soll ich als User einen Workflow bauen, der mir sagt, wie es läuft, wenn ich es doch schon weiß? Warum soll ich hier Arbeit investieren und mich gängeln lassen von einem System?

Keine Automatisierung

Zum zweiten stehen bei DMS die Metadaten eines Dokumentes im Vordergrund, nicht die des Vorganges. Das hat Auswirkungen auf das technische Framework. Konfigurierbare E-Mails, logisch komplexe Operationen an Dokumenten, selbst erstellte Dokumente? Das sind nicht die technischen Schwerpunkte eines DMS, so dass diese Fähigkeiten dem integrierten Workflowtool fehlen. Was motiviert mich dann als User, in meinem DMS Workflows zu erstellen? Nichts, er nimmt mir ja keine Arbeit ab.

Keine Auswertbarkeit

Die technisch oftmals fehlende Auswertbarkeit kommt dazu, sodass auch diese letzte Motivation fehlt, um Workflows zu erstellen.

Zusammenfassung

Zusammengefasst sind es also vor allem fehlende Automatisierung und fehlende Auseinandersetzung vorab mit den Prozessen – beides sorgt letztendlich dafür, dass integrierte Workflowtools von DMS nicht genutzt werden. Workflows in Verwaltungs-DMS steuern nur, sie ersparen keine Arbeit; sie bilden den herkömmlichen hierarchischen Mitzeichnungsweg ab, den ein Beschlussdokument vom Sachbearbeiter über den Amtsleiter und evtl. Dezernenten und wieder zurück durchläuft. Das Ziel ist nicht Arbeitsersparnis für die Sachbearbeiter, sondern nur Sicherstellung der hierarchischen Ausübung von Entscheidungsmacht.

Ein eigenständiges, ausgereiftes Workflowsystem (durchaus auch in Kombination mit einem DMS) dagegen hat ein sehr hohes Potential, viel mehr als die Summe seiner Teile zu sein und die Mitarbeiter zu entlasten – wenn man die Einführung eines Workflowsystems als Chance begreift, um auch die eigenen Prozesse zu hinterfragen.

Anmerkung

Anmerkung 1: Hiermit ist gemeint, dass ein DMS sich gut in die bestehende IT-Infrastruktur einfügt.

Ein Gedanke zu „DMS und integrierte Workflowtools – passt das zusammen?“

  1. Hier kommt ein ganz großes HMMM von einem, der seit 1992 im Workflow- und Dokumentenmanagementmarkt unterwegs ist. Und dieser Markt ist riesig. Es gibt allein in Deutschland einen dichten Wald von 200 Anbietern. Und da gibt es alle Schattierungen von Eher mehr Workflow und wenig revisionssichere Ablage bis zu performanter Suche bei extrem vielen Dokumenten und guter Aktenverwaltungsfunktione. So haben alle System irgendwo ihre Stärken als auch Schwächen.

    Aber allen ist eines gemein: Sie tun das, wie man sie konfiguriert. D.h. wenn ich meine alten Strukturen 1:1 in solchen System abbilde, und meine Prozesse vorher nicht gut waren, dann sind sie hinterher eben nur elektronisch nicht gut.

    Wenn ein Dokumentenmanagementsystem ein integriertes Workflow-System mit an Bord hat, dann ist dieses zwar nicht so ausgereift, wie ein System, das vorrangig für die Prozesssteuerung entwickelt wird, aber es hat zwei große Vorteile:
    1. Eine gemeinsame Benutzer- und Rechteverwaltung, die sonst zwischen zwei sich fremdstehende Systeme abgeglichen werden muss.
    2. Das Mapping zwischen Dokumentattributen und Prozessattributen ist gleich vorhanden.

    Das Dokumentenmanagementsystem hat dann noch in der Regel eine deutlich ausgereiftere Handhabung in der Klammerung von Akten und Vorgängen. Darüber hinaus ist der Lebenszyklus der einzelnen Dokumenttypen besser geregelt, Stichworte Retentionmanagement.
    Und ja, in der Regel wird hier weniger ausgewertet als bei puren Workflow-Management-Systemen.
    Diese Auswertungen, so meine Erfahrung beginnen erst bei Unternehmen und Organisationen ab ca. 5.000 Mitarbeitern. Und dann auch meist nur dort, wo die Prozesse relativ stabil sind. Denn Auswertung wie Workflows werden teuer, wie laufend Anpassungen vorgenommen werden müssen. Und hier scheuen sind gerade Unternehmen vor, die laufend neue Prozesse hinzunehmen und alte abstoßen.
    Ich habe mich in den ersten Jahren gewundert, warum DMS sich leichter verkaufen lässt als Workflow. Am Ende ist mir bewusst geworden, dass ein Workflow-System mit meist zu starren Prozessen ein Killer von Innovation, von Anpassung ist.
    Wenn die Dokumente dagegen Fürstentümer-übergreifend erreichbar sind, schnell gefunden werden können, dann können „manuelle gesteuerte“ Prozesse schnell mal anders laufen.

    Am Ende kommt es eben darauf an, was mit einem System verwaltet werden soll. Ist das Ding mit Hammer und Nagel …

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