Agile Silos aller (Bundes-)Länder*), vernetzt euch!

*) und Kantone

Seit etwa einem Jahr zeigt sich eine deutliche, beinah rasant zu nennende Zunahme agiler Initiativen aus der öffentlichen Verwaltung. Zum Teil branchenmäßig (Hochschulen, Bibliotheken, Museen), zum Teil regional und/oder nach Themen (#ANDI) schließen sich Leute zusammen, um gemeinsam agile Vorgehensweisen zu entwickeln, zu erproben und auszutauschen. Aber der Austausch unter ihnen ist noch vergleichsweise gering. Das birgt die Gefahr, dass an verschiedenen Stellen das Rad immer wieder neu erfunden wird. Was können wir besser machen? Weiterlesen „Agile Silos aller (Bundes-)Länder*), vernetzt euch!“

Je kleiner unser Unbekanntes, desto besser klappt es mit der Kommunikation. Vom Johari-Fenster …

Wenn wir von agilen Menschen sprechen, so meinen wir damit Menschen, die in einer besonderen Haltung gegenüber anderen Mitwirkenden unterwegs sind. Es geht um Wertschätzung, Kommunikation auf Augenhöhe, und Vertrauen. Dazu muss Mensch möglichst viel von sich preisgeben, aber auch das ehrliche Feedback Anderer einfordern, um sich selbst besser kennenzulernen. Zur weiteren Erklärung möchte ich hier auf das Johari-Fenster aufmerksam machen, das erklärt, wann Kommunikation besser funktioniert. Hier in einem kurzen Video von der Pink University GmbH erklärt, einem Unernehmen, das sich der agilen Personalentwicklung verschrieben hat:

Das Joharifenster ist ein Modell zur Darstellung des Zusammenhangs von Selbstwahrnehmung und Fremdwahrnehmung. Der Begriff setzt sich zusammen aus den Namen seiner „Erfinder“ JOseph Luft und HArry Ingham. Die beiden Sozialpsychologen haben in den 50er Jahren des vorigen Jahrhunderts das Johari Fenster entwickelt, um gruppendynamische Prozesse sichtbar zu machen.

Das folgende Beispiel, das uns Jutta Meister auf Hirnschrittmacher postete, macht den Nutzen des Feedbacks zum eigenen Wachsen deutlich:

Der Bereich des Un- und Unterbewussten, der sich sowohl unserer Selbstwahrnehmung und der des Partners entzieht. Interessant ist, dass sich auch dieser Bereich verkleinert, je mehr wir Feedback geben und zu unseren Schwächen stehen (Reduzierung Bereich 2 = Verbergen und Verstecken) und je mehr wir Feedback von anderen erhalten (Reduzierung Bereich 3 = blinder Fleck).

Dazu ein für mich sehr aufschlussreiches Beispiel:

Eine Trainingsteilnehmerin, nennen wir sie Frau K., kam nach einem Trainingstag zu mir, weil eine Kollegin mit deutlichen Ausnutzungstendenzen ihr Zeit und Nerven raubte. Diese Kollegin war schrecklich unorganisiert und bat Frau K. häufig, sie bei der Aufarbeitung ihrer Arbeitsrückstände zu unterstützen, damit sie gesetzte Termine noch einhalten konnte. Damit warf sie Struktur und Planung von Frau K. regelmäßig um und deren eigenen Aufgaben litten unter dem entstehenden Zeitdruck. Unterstützung von der Kollegin konnte Frau K. dabei selbstverständlich nicht erwarten, denn diese war ja selber “völlig überlastet”. Also eine sehr ungleiche Beziehung, in der nur eine, nämlich Frau K., half und die Lasten der anderen trug. Bislang hatte Frau K. gute Miene zum bösen Spiel gemacht, weil sie sich scheute, klar “Nein” zu sagen. Warum dies für sie als so schwierig und unangenehm empfand, war zu diesem Zeitpunkt noch nicht klar, denn Frau K. hatte keine übermäßige Tendenz, “nett” wirken zu wollen.

Meine Empfehlung an Frau K.: “Geben Sie ihr Feedback, wie ihr Verhalten auf Sie wirkt und sagen Sie klar, dass Sie in Zukunft nicht mehr bereit sind, für die Kollegin die Kastanien aus dem Feuer zu holen.” (siehe auch später: Ich-Botschaft) Dazu gab es noch zwei konkrete Beispiele aus der jüngeren Vergangenheit.

In der Folge machte Frau K. dann ernst damit, Bitten der Kollegin um Hilfe mit Hinweis auf ihre eigenen Aufgaben abzulehnen. Daraufhin konnte ihre Kollegin einige Termine nicht halten und bekam massiven Ärger mit ihrer gemeinsamen Vorgesetzten.

Als Frau K. mir dies zerknirscht und “schuldbewusst” berichtete, kam sie durch ein Feedback von mir über die Wirkung des Berichtes selbst auf den Grund für ihre Schwierigkeiten, der Kollegin “Nein” zu sagen. Wenn sie eine Bitte ablehnte, fühlte sie sich verantwortlich für daraus entstehende Schwierigkeiten des Bittstellers. Ein Muster, das sie, wie sie mir dann berichtete, zur Genüge aus ihrer Kindheit kannte, wenn ihre Mutter sie über eingeredete Schuldgefühle manipulierte, dass zu tun, was sie wollte, weil sie sonst schuld war, wenn es der Mutter in irgendeiner Weise schlechter ging.

Dies Beispiel zeigt uns, wie durch das Feedback an die Kollegin der Bereich der öffentlichen Person wuchs, der Bereich des Verbergens und Versteckens schrumpfte, durch meine Rückmeldung der blinde Fleck abnahm und dadurch die unbewussten Antriebe für ihr früheres Verhalten zum Vorschein kamen und sich auch der Bereich des Un- und Unterbewussten reduzierte. Zusätzlich hatte die Kollegin meiner Trainingsteilnehmerin die Chance, sich und ihr Arbeitsverhalten zu verbessern.

Eine andere Form des Feedbacks wird in den Retrospektiven, wie sie als Zeremonie der SCRUM Methodik angewendet wird, nutzen. Diese dient dem Wachsen des Teams. Dazu hatte Thomas Michel hier geschrieben: Aus der agilen Methodenkiste: Kontinuierliche Verbesserung durch Retrospektiven

Agile Projekte in öffentlichen Verwaltungen- Eine Bestandsaufnahme – Teil 1

Als „IT-Projektmanagerin“ für Digitalisierungs- und E-Government-Projekte in einer öffentlichen Verwaltung, nebenberufliche Masterstudentin im Studiengang Medieninformatik und Mitglied der Forschungsgruppe „Research Group for Agile Software Development and User Experience” an der Hochschule Emden/Leer kam ich Ende 2017 auf die Idee, mein Wissen in den unterschiedlichen Bereichen zusammenzubringen. Ich kannte nur zu gut die Probleme in Projekten der öffentlichen Verwaltung. Im Rahmen meines wissenschaftlichen Projektes im Studium und im Hinblick auf meine Masterarbeit, entwickelte ich die Idee, zunächst eine Bestandsaufnahme durchzuführen, mit dem Ziel, den IST-Zustand des Projektmanagements in öffentlichen Verwaltungen zu erfassen und Optimierungspotenzial durch den Einsatz agiler Methoden zu identifizieren.

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Agile Verwaltung und Kommunalpolitik: Stratgische-operative Zielsteuerung mit Objectives and Key Results (OKR)

Wie könnte die strategische Steuerung in einer Kommunalverwaltung aussehen, die die Brücke zwischen dem kommunalpolitischen Steuerungsgremium Gemeinderat auf der einen Seite und der vollziehenden Verwaltung auf der anderen Seite schlägt? Wie könnte ein kontinuierlicher Dialog zwischen den Beteiligten auf der strategischen Ebene aussehen, der Transparenz und Klarheit für alle Beteiligten schafft und den Austausch zwischen allen Beteiligten ermöglicht? Hierzu haben wir uns ein paar Gedanken gemacht.

OKR als Verbindung zwischen Strategie und Vision

Hierfür haben wir uns an Objectives and Key Results, einem iterativ-inkrementellen Ansatz zur strategischen Steuerung von Organisationen, orientiert, der den Anspruch erhebt, die operative Ebene mit den strategischen Zielen der Organisation eng zu verzahnen. Bei dem sogenannten OKR-Modell handelt es sich um eine Weiterentwicklung des Management by Objectives mit agilen Elementen, die im Silicon Valley entwickelt und durch große Unternehmen wie Google bekannt gemacht worden ist. Im Folgenden werden wir skizzieren, wie eine Adaption im kommunalpolitischen Kontext aussehen könnte.

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And the Winner is?

Es geht nicht immer ums Gewinnen. Oft ist es schon eine große Wertschätzung und Anerkennung, dabei sein zu dürfen. So ist es auch bei dem Deutschen Zukunftspreis für Technik und Innovation des Bundespräsidenten. Für diesen Preis kann sich niemand bewerben. Durch Gremien, das Kuratorium und die Jury werden die Nominierungen ausgesprochen und die Gewinner ausgewählt. Allein zu den Nominierten gehören zu dürfen, ist eine große Anerkennung.

Ähnlich ist es auch mit der Teilnahme an der Preisverleihung. Karten gibt es nicht zu kaufen. Es bedarf einer persönlichen Einladung vom Bundespräsidenten. Das kommt durch eine entsprechende Empfehlung. Um so erstaunter und stolz zugleich waren wir, als uns als Forum Agile Verwaltung e. V. solch eine Einladung erreicht hat. Es scheint, als ob wir in den vergangenen Jahren eine Menge richtig gemacht haben. An dieser Stelle: Danke für die Einladung. Es ist uns eine große Ehre.

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