Agile Projekte in öffentlichen Verwaltungen- Eine Bestandsaufnahme – Teil 1

Als „IT-Projektmanagerin“ für Digitalisierungs- und E-Government-Projekte in einer öffentlichen Verwaltung, nebenberufliche Masterstudentin im Studiengang Medieninformatik und Mitglied der Forschungsgruppe „Research Group for Agile Software Development and User Experience” an der Hochschule Emden/Leer kam ich Ende 2017 auf die Idee, mein Wissen in den unterschiedlichen Bereichen zusammenzubringen. Ich kannte nur zu gut die Probleme in Projekten der öffentlichen Verwaltung. Im Rahmen meines wissenschaftlichen Projektes im Studium und im Hinblick auf meine Masterarbeit, entwickelte ich die Idee, zunächst eine Bestandsaufnahme durchzuführen, mit dem Ziel, den IST-Zustand des Projektmanagements in öffentlichen Verwaltungen zu erfassen und Optimierungspotenzial durch den Einsatz agiler Methoden zu identifizieren.

Es sollte die übergeordnete Frage beantwortet werden, ob sich agile Methoden in öffentlichen Verwaltungen etablieren lassen und Mitarbeiter*innen bereit sind agile Methoden anzuwenden. Die Anwendung agiler Methoden wäre somit ebenfalls ein Ansatzpunkt, damit Bürger*innen als Endbenutzer in die Planung und Durchführung von E-Government-Projekten leichter eingebunden werden könnten.

Als Forschungsmethode fiel die Wahl auf die Durchführung einer Umfrage mit Hilfe eines Fragebogens. Die Konstruktion des Fragebogens erfolgte auf Basis zuvor aufgestellter Thesen. Diese Thesen basieren einerseits auf den Erfahrungen aus der Projektarbeit in öffentlichen Verwaltungen und andererseits auf den Grundsätzen agiler Vorgehensmodelle.

Als Zielgruppe für die Durchführung der Umfrage wurden Mitarbeiter*innen in öffentlichen Verwaltungen definiert. Insgesamt nahmen 38 Personen aus öffentlichen Verwaltungen an der Umfrage teil. Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass die Teilnehmer*innen Mitarbeiter*innen aus der IT, der Organisation oder den Fachabteilungen sind.

Im Rahmen der „Mensch und Computer 2018“ in Dresden veröffentlichte ich die Ergebnisse gemeinsam mit Eva-Maria Schön und Jörg Thomaschewski und gerne möchte ich diese Ergebnisse nun hier teilen. Die kommenden vier Blogartikel basieren auf zwei Veröffentlichungen aus dem Jahr 2018 und 2019.

Looks, H., Schön, E.-M. & Thomaschewski, J., (2018). Agile Projekte in öffentlichen Verwaltungen – Eine Bestandsaufnahme. In: Hess, S. & Fischer, H. (Hrsg.), Mensch und Computer 2018 – Usability Professionals. Bonn: Gesellschaft für Informatik e.V. Und German UPA e.V.. (S. 415-426). DOI: 10.18420/muc2018-up-0156

Looks, H., Fangmann, J., Thomaschewski, J. & Schön, E.-M., (2019). Agilität und Nutzerzentrierung in der öffentlichen Verwaltung. In: Fischer, H. & Hess, S. (Hrsg.), Mensch und Computer 2019 – Usability Professionals. Bonn: Gesellschaft für Informatik e.V. Und German UPA e.V.. DOI: 10.18420/muc2019-up-0301

Erfahrung mit agilen Methoden in der öffentlichen Verwaltung

Die Auswertung der Umfrage zeigte, dass bereits 37% der Befragten Mitarbeiter*innen aus öffentlichen Verwaltungen mit agilen Methoden in Berührung gekommen sind.  (s. Abbildung 1). Über 50% der Befragten haben noch keine Erfahrung in der Verwendung von agilen Methoden in öffentlichen Verwaltungen und 11% (N=4) der Befragten konnten keine Aussage treffen.

Abbildung 1: Erfahrung mit agilen Methoden

Arbeit im Projektteam

Das Item „Möchten Sie überhaupt in einem Projektteam arbeiten?“ basiert auf der Annahme, dass gerade in der öffentlichen Verwaltung die Aufgabenteilung selten zu einer Teamarbeit führt.

Es stellt sich jedoch als klare Aussage heraus, dass 90% (N=34) der Befragten in einem Projektteam arbeiten möchten (s. Abbildung 2). Lediglich 5% (N=2) der Befragten möchten nicht in einem Projektteam arbeiten und weitere 5% (N=2) sind sich unsicher. Dadurch ist bei den Teilnehmer*innen eine eindeutige Bereitschaft zur Teamarbeit vorhanden.

Abbildung 2: Arbeit im Projektteam

Interdisziplinäre Teams

Diese These, dargestellt in Abbildung 3, wurde gewählt, da beispielsweise in Scrum die interdisziplinäre Zusammenarbeit im multifunktionalen Team im Fokus steht. Das Item zeigt den Wunsch nach interdisziplinärer Teamarbeit. Der These stimmen über 50% der Befragten vollkommen zu. 40% (N=15) der Befragten stimmen “eher zu” und 3% (N=1) der Befragten stehen der Aussage neutral gegenüber. Insgesamt zeigt sich, dass Keiner der Befragten der Aussage negativ gegenüber steht.

Die Digitalisierung, eines der großen Themen in öffentlichen Verwaltungen, ebnet den Weg für eine andere Art der Projektorganisation. Der Weg weg vom reinen Zuständigkeitsdenken, hin zu interdisziplinären Teams, bestehend aus Fachbereich, Organisation und IT. Anhand der Ergebnisse ist das Potential intrinsischer Motivation der Befragten erkennbar. Die Ergebnisse weiterer Items des Fragebogens zeigen auf, das allerdings durch ein striktes Hierarchiegefälle, klassische bzw. auch gar keine Projektmanagementmethoden, sowie unzureichende interne Kommunikation, die intrinsische Motivation verringert wird.

Abbildung 3: Interdisziplinäre Teams

Gut nutzbare Software

Mehr als 50% der Befragten sehen eine gut nutzbare Software als sehr wichtig an (s. Abbildung 4). Lediglich 2,6% der Befragten bewerteten gut nutzbare Software als nicht sehr wichtig.

Abbildung 4: Gut nutzbare Software

Insgesamt wird jedoch eine gut nutzbare Software und eine die Anforderungen erfüllende Software in der Wichtigkeit schlechter bewertet, als eine am Projektende funktionierende Software.

In einem folgenden Artikel werden die Ergebnisse zur „Einbindung von Nutzern“, „Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, „Scheitern von Projekten“ und der aus den Ergebnissen folgenden Diskussion dargestellt: https://agile-verwaltung.org/2020/01/06/agile-projekte-in-oeffentlichen-verwaltungen-eine-bestandsaufnahme-teil-2/

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