Digitale Plattformen der Kollaboration – die nächsten Konferenzen

Die Webkonferenz am vergangenen Mittwoch, 25.03.2020, mit ihren knapp 100 Teilnehmer*innen aus allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung (und auch einigen Berater*innen) hat uns gezeigt, dass hier ein Bedarf vorliegt. Dem wollen wir – im Rahmen unserer ehrenamtlichen Ressourcen – gerne nachkommen. Wir stellen hier einige Themen zu Abstimmung unter unseren Lesern. Die drei am höchsten bewerteten Themen bieten wir in den nächsten Wochen an – kostenlos und auf eigene Gefahr. Weiterlesen „Digitale Plattformen der Kollaboration – die nächsten Konferenzen“

Digitale Plattformen der Kollaboration – Ergebnisse der Webkonferenz vom 25.03.2020

Letzten Montag haben wir damit begonnen, Informationen zu diesem Thema zusammenzustellen (welche-plattformen-eignen-sich-um-trotz-corona-die-zusammenarbeit-zu-organisieren/). Für Mittwoch zwischen 15 und 16 Uhr hatten wir zu einer öffentlichen Webkonferenz eingeladen, um uns mit Prakter*innen aus der Verwaltung über das Thema

„Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen“

auszutauschen. Knapp 100 Interessierte kamen. Hier die Ergebnisse in Kürze.Zu Beginn haben wir von Meinrad Rombach aus Staufen eine Einführung in das Tool erhalten, mit dem wir die Konferenz selbst durchgeführt haben („Blackboard Collaborate“). Eine solche Konferenz war für uns eine neue Erfahrung und bestimmt für viele Teilnehmende auch, und schon das praktische Ausprobieren eines solchen Tools sollte ein wichtiger Bestandteil der Konferenz sein.

Dann teilten wir uns in drei Arbeitsgruppen nach Themen auf:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen 

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

AG 3: Tools für Online-Lehre

Hier die Ergebnisse in Kürze:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen

Die Moderator*innen, Heike und Nico, hatten eine Folie mit den Anforderungen an Konferenztools vorbereitet:

Denn wir hatten im Vorfeld diskutiert: Viele Diskussionen über „gute Tools“ ermangeln einer Struktur, weil oft Äpfel mit Birnen verglichen werden („Das Tool ist kostenlos.“ – „Ja, aber dafür ist die Teilnehmerzahl begrenzt.“ – Usw.). Eine Liste von Anforderungen, anhand von denen man (auch in der gebotenen Eile wie derzeit) die Plattformen vergleichen kann, erschien uns deshalb wichtig und letztlich zeitsparend.

Die Anforderungen aus der Tabelle wurden auf die von uns zusammengestellte Liste der Tools angewendet:

 

In Wirklichkeit reichte die Zeit nur für drei Tools. Aber inclusive Vorarbeiten kam als Resultat eine Excel-Tabelle mit einer ersten (lückenhaften) Bewertung der Tools heraus (hier zum Downloaden Konferenztools _ Übersicht 25032020 ). An dieser Liste wollen wir weiter arbeiten und bitten unsere Leser*innen um kritische Durchsicht und Ergänzung.

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

In der Gruppe waren seitens des FAV Falk als Moderator und Wolf als Protokollant.  Auch wir begannen mit einer Liste der Anforderungen an Teamboards:

Dazu kam die Liste der Tools, die wir in diesem Zusammenhang bekannt sind:

In der AG ging es nicht so systmatisch zu wie in AG 1. Einige Punkte aus der Mitschrift:

Hinweise auf weitere Anforderungen:
  • Bei uns spielt auch IT-Grundschutz eine Rolle -> Informationssicherheit. Wir sind BSI zertifiziert
  • Zusammenarbeit mit anderen externen Partnern ist wichtig. Das fehlt noch in den Anforderungen.
  • Mich interessieren auch Tools zum Zusammenarbeiten, beispielweise gemeinsame Textarbeit (GR-Vorlagen, Dienstanweisungen, Artikel) oder virtuelle Standupmeetings oder Workshops. Dafür war m.E. keine passende Rubrik vorgesehen.

Auch ein Einwand wurde geäußert: „Man muss erstmal Dinge gesehen haben, um Anforderungen formulieren zu können.“

Wenn man spontan Tools einführt, ohne Strukturen zu definieren, geht der Schuss evtl. nach hinten los
  • Wir haben in einer Gruppe von ca 50 TN Slack getestet. Das war sehr zeitintensiv. Viel Information. Wenig strukturiert. Sehr zeitintensiv – lesen, suchen etc. // Wie kann ich das vermeiden?
  • Wir haben aus der (Corona)Not geboren auch einfach mal ein Slack „aufgesetzt“. Bisher als Alternative zum fehlenden Bürotalk für uns brauchbar :-). Die Einführung ist aber relativ unstrukturiert gelaufen.
  • Wir führen grade Microsoft Teams ein und haben ähnliche Erfahrungen gemacht. Ohne Regeln und regelmäßige Reflexionen geht es nicht.
Einige Fragen blieben offen
  • Ich habe gute Erfahrungen gemacht, die digitalen Tools mit analogen zu kombinieren – Brownpaper als Taskboard oder KanBan-Board – welche Erfahrungen macht ihr damit?
  • Ich habe mir miro angesehen. Miro zielt ja noch mehr auf gemeinsame Arbeit im virtuellen Raum ab. Nicht ganz trivial im Handling. Hat jemand Erfahrungen damit?
    Bei Miro habe ich nur bei einer finnischen Designagentur gesehen, dass sie es nutzen. Die waren sehr begeistert („Hellon“, aus Helsinki)
    Das heißt aber nicht direkt, dass es in der Verwaltung auch funktioniert.

AG 3: Tools für Online-Lehre

Die Arbeitsgruppe wurde moderiert von Tobias und Veronika.

Das Ergebnis wurde zeichnerisch dargestellt:

Wie wir weiter machen wollen

Wir vom FAV werden uns Folgekonferenzen überlegen, die wir in den nächsten Wochen veranstalten. Dabei soll jeweils ein konkreteres Thema behandelt werden, und der Zeitrahmen soll großzügiger sein (zwei Stunden statt 1:30 Stunden). Unsere Ideen veröffentlichen wir hier demnächst zur Abstimmung.

Digital zusammen arbeiten im Hackathon #wirvsvirus – ein Erfahrungsbericht

Agiles Arbeiten in Verwaltungen bedeutete für mich bisher meist analoges Zusammenarbeiten und face-to-face-Kontakte über die Silogrenzen hinweg: beispielsweise in Workshops und in der täglichen Arbeit Teamergebnisse visualisieren oder Prototypen bauen. Das liegt auch daran, dass die Digitalisierung schleppend läuft und dass gerade in Kommunen, in denen Kollegen meist kurze Wege zu einer Besprechung haben, virtuelle Zusammenarbeit weniger gebräuchlich war. Bis zum vergangenen März-Wochenende fragte ich mich daher, wie sich übergreifendes, gemeinsames Arbeiten in Verwaltungen während der Corona-Krise „retten“ ließe, da alle Workshop-Aktivitäten für ungewisse Zeit eingestellt sind. Doch mit der Krise ändert sich auch genau das: durch die ins homeoffice verlagerte Arbeit ist momentan nur noch virtuelle Kooperation möglich. Im Hackathon #wirvsvirus habe ich erlebt, wie das mit den passenden Apps digital gehen kann.

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Welche Plattformen eignen sich, um trotz Corona die Zusammenarbeit zu organisieren?

Alle Verwaltungen sind derzeit auf der Suche nach Lösungen für ihre Kollegen im Homeoffice, damit die sich weiter im Team austauschen können. Auf unserem Teammeeting am Freitag flogen die Pingpong-Bälle auch so hin und her: „Welches Tool habt ihr gerade im Einsatz? Habt ihr schon xyz getestet? Wir haben jetz abc im Einsatz, aber der Server geht dauernd in die Knie.“ Und so weiter.

Auf einmal fiel uns auf: so wie wir gerade sind gerade vermutlich auch 1.000 Verwaltungen dabei, sich mit 3.000 anderen Verwaltungen auszutauschen. Also haben wir gedacht: Alle Informationen zu Collaboration Platforms stellen wir auf einer Seite zusammen. Auch wenn sie noch nicht 100%ig vollständig sind, ist das schon mal ein nützliches „minimales Anfangsprodukt“. Hinter jede Information zu einem Produkt schreiben wir die Kontaktdaten des oder der Verfasser: dann kann sich jede*r, die oder der sich spezieller kundig machen möchte, dorthin wenden.

Für kommenden Mittwoch 25.03.2020, von 15 bis 16 Uhr, laden wir ein zu einer Webkonferenz zu diesem Thema. Wir möchten nicht nur Kolleg*innen einladen, die auf der Suche sind. Sondern auch diejenigen, die schon gute Lösungen gefunden haben – so können wir solidarisch gute Hilfestellungen organisieren. Eine Anmeldung ist nicht nötig. Einfach folgenden Link verwenden: (die Webkonferenz hat mittlerweile stattgefunden, der Link ist jetzt nicht mehr gültig, 26.03.2020).

Und jetzt zu unserer neuen Seite. Sie  soll wachsen mit Hilfe unserer Leser. Ihr findet sie hier.

Der Blick auf agile Abläufe durch die Brille des dreibeinigen Trampolins

Vorspann: „Ach wieder dieser Pädagoge vom FAV“, werden manche der regelmäßigen Blogleser/innen sagen. „Und sagt heute nix zu Corona und Schulschließung?“ Als ich diesen Artikel eingestellt habe, war Corona noch weit weg. Aber natürlich habe ich auf unseren pädagogischen Kanal des Forums agil lernen und lehren schon seit Anfang der Woche begonnen, ehemalige Schüler/innen von mir mental in Sachen dreibeiniges Trampolin&Co in diesen unwirklichen Zeiten zu begleiten.  Und natürlich dürfen alle anderen mitlesen. Falls Sie also Kinder zu Hause sitzen haben, sagen Sie denen doch einmal, dass ich behaupten würde, dass man durch Blickwinkeländerungen im eigenen Kopf Schule nach der Coronapause mit ganz anderen Augen sehen könnte. Und damit Schule viel einfacher würde. Otto Kraz

Wer das Forum agile Verwaltung schon länger kennt, der weiß, dass ich als Gründungsmitglied einen sehr speziellen Part im FAV spiele … den mit der ganz eigenen Außensicht – ohne wirklich tieferes Verständnis von Verwaltungsabläufen zu besitzen, aber ausgestattet mit einem sehr hohem Interesse an funktionierenden Verwaltungen – speziell natürlich Bildungsverwaltungen – quasi als ganz normaler Verwaltungskunde. Ein Part von mir im FAV: Agile Denkmuster mit verschiedenen Blickwinkeln zu beleuchten. Ich selbst komme aus dem Bildungsbereich. Deshalb habe ich auch die Rolle des Betriebssystems im Forum agil lernen und lehren übernommen. In der pädagogischen Abteilung des FAVs. Bis 2015 war ich Gymnasiallehrer und Schulentwickler. Ich zeichne gerne, ich visualisiere mit Hochgenuss komplexe Zusammenhänge, um sie verständlicher zu machen. Zeitgemäße Bildung ist komplex, die Welt ist komplex, Verwaltungen müssen zeitgemäß auf eine komplexe Welt reagieren lernen.

Für meine persönliche Beschreibung der Schulentwicklung im Lande füge ich ein Bild ein und überlasse Ihnen als Betrachter die Interpretation.
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Wenden wir uns aber nun der Verwaltung zu. Ich habe für die Tagungschronik unserer diesjährige Jahreskonferenz in Ettlingen nach einem roten Faden gesucht und habe dabei den Fokus nicht auf die Effektivität agiler Prozessabläufe gerichtet, sondern auf den persönlichen Mehrwert für jeden Einzelnen, der sich auf agile Prozesse einlässt.

Weil der persönliche Mehrwert der stärkste Treibstoff für Veränderungen ist. Dabei fiel mir als Beobachtungsgrundlage die Selbstbestimmungstheorie ein, die in den 80er Jahren entstand und seither als eine feste Größe in der Motivationsforschung gilt. Weil ich in Sachen Visualisierung immer auf der Suche nach neuen Möglichkeiten bin und gerade über ein Animations-App gestolpert war, entstanden das dreibeinige Trampolin als Visualisierungsidee. Inzwischen denke ich, dass dieses Trampolin für so manchen Zeitgenossen eine schnelle Methode sein könnte, um agiles Mindset zu erklären und weiterzuentwickeln. Um im Job Erfolg zu haben und sich gleichzeitig etwas Gutes zu tun. Motivation ist persönlicher Treibstoff und dieser Treibstoff tut gut. Sich was Gutes tun ist auch ein echter Gesundheitsfaktor und wenn sich dann noch die eigene Behörde stark dabei entwickeln kann, dann passt es doch für alle.

Näheres habe ich Ihnen als Fünfminutenfilm zusammengebastelt.
Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich.

Heinz Bayer alias Otto Kraz

 

Neues aus Agilhausen – so gehen wir die Zeit der Schulschließungen an

Nun ist es soweit, alle Schulen und Kindertagesstätten werden geschlossen. Auch bei uns in Agilhausen haben wir einen Krisenstab eingerichtet und werden ab dieser Woche den Schulbetrieb und die Betreuung in den Kindertagesstätten gemäß den Handlungsanweisungen stark einschränken. Es ist insgesamt eine seltsame Situation. Doch diese aktuelle Situation ist auch hoch spannend. Zum einen, weil wir alle nicht wirklich wissen was, wann und wie kommen wird. Die Lage ist komplex und nicht wirklich prognostizierbar. Das ist VUCA in Reinform. Sollen wir experimentieren und mutig sein? Wenn es um die Gesundheit unserer Mitmenschen in Agilhausen geht, dann wagen wir keine Exeprimente, sondern gehen mit Ruhe und mit aus jetziger Sicht angemessenen Maßnahmen voran.

Wenn es jedoch um den Schulbetrieb geht, dann sind Exeprimente genau das Richtige, um die Schule 4.0 mit Leben zu erfüllen. Da war doch was mit Digitalisierung und so. Dann lauschen wir einfach mal einem Gespräch mit tollen Ideen.

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Ein Grundverständnis von Kanban bekommen

Kanban wird oft auf eine Technik reduziert, bei der man auf ein Board verschiedene Spalten zeichnet und mit maximalen Aufgabenmengen versieht, die sich in jeder Spalte befinden dürfen. Aber um ein Team zu befähigen, wirklich aktiv mit dieser Technik zu spielen und sie selbst weiter zu entwickeln, ist ein wirkliches Grundverständnis unumgänglich. Weiterlesen „Ein Grundverständnis von Kanban bekommen“