Kundenzentrierung und das agile Mittagessen

Mein Sohn ist in der Ferienbetreuung im Dorf nebendran angemeldet. Ich bin es gewohnt, dass die Betreuungszeiten (außerhalb der Schulferien bei der verlässlichen Schulbetreuung 7:00 – 15 Uhr) keine Vollzeitbeschäftigung für beide Eltern zulassen, bin aber auch sehr froh, dass die Gemeinde „ausnahmsweise“ die Vorschulkinder (zu denen mein Sohn gehört) dieses Jahr zu der Ferienbetreuung zugelassen hat. Somit können wir zumindest ein bisschen von dem Berg an Arbeit, der sich von März bis Mai angesammelt hat, abarbeiten. Es gibt nur ein Problem. Die Verpflegung (also das Mittagessen) habe ich für die vier Wochen mitgebucht. Nach der ersten Woche hat das Kind festgestellt, dass seine Freunde zu Hause essen und er allein mit den anderen Kindern essen muss. Er bat mich darum, das Essen abzubestellen, essen könne er ja mit uns zu Hause. Eine Mail an die Gemeinde ergab die Antwort, dass „die Bestellung bereits abgegeben ist und keine Veränderungen vorgenommen werden können“. Für die gesamten vier Wochen.

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Veranstaltungshinweis: „Mehr Transparenz wagen!?“ – zum Stand der Informationsfreiheit in Freiburg i. B. und Baden-Württemberg

Herzliche Einladung zur Abendveranstaltung am 07. Oktober 2020, 19:30 Uhr, Theater Freiburg, Winterer-Foyer und im Livestream online

Sehr geehrte Damen und Herren,
der Freiburger Oberbürgermeister Martin Horn diskutiert mit Dr. Stefan Brink, dem Landesbeauftragten für die Informationsfreiheit, über aktuelle Entwicklungen rund um die Themen Transparenz, Informationsfreiheit & Open Government.

Was bedeutet Informationsfreiheit und wer profitiert davon?
Was hat Transparenz mit Verwaltung zu tun und wozu soll das gut sein? 

Diese und weitere Fragen sind Ausgangspunkt für eine Bestandsaufnahme und Diskussion, die von Veronika Lévesque, Forum Agile Verwaltung e. V., moderiert werden wird.

Die Veranstaltung lebt vom gemeinsamen Austausch, Fragen und Anmerkungen aus dem Publikum sind ausdrücklich erwünscht!

Wir laden Sie herzlich ein, bei der oben genannten Veranstaltung aktiv dabei zu sein, entweder
vor Ort in Freiburg i. B.: 
Theater Freiburg, Winterer-Foyer, Bertholdstr. 46, 79098 Freiburg
oder
im Livestream.

Alle weiteren Informationen und den Streaming-Link erhalten Sie nach Anmeldung.
Um Anmeldung wird daher gebeten unter: 

https://eveeno.com/mehrTransparenzWagen

Herbstkonferenz Agile Verwaltung am 4./5.11.2020 – Save the Date

Dieses Jahr ist Vieles anders und Vieles neu. Doch eines bleibt: gute Veranstaltungen. Nach dem großen Erfolg der Herbstkonferenz im letzten Jahr in Berlin, freuen uns, dass unsere Herbstkonferenz Agile Verwaltung dieses Jahr in Agilhausen stattfinden wird.

Neue Rahmenbedingungen ermöglichen neue Formate. Unsere Herbstkonferenz wird online live stattfinden. Um die Themenvielfalt und die Onlinezeit gut miteinander zu vereinen, wird die Konferenz an zwei Tagen durchgeführt. Dafür hat sich Agilhausen ordentlich rausgeputzt.

Weitere Informationen werden wir hier regelmäßig veröffentlichen. Der Ticketverkauf wird in Kürze starten.

Reserviere dir bereits jetzt deinen Termin im Kalender. Wir freuen uns auf dich.

Aus der agilen Methodenkiste: Multitalent Mikroartikel

„Wer schreibt, der bleibt.“ „Wer schreiben kann, der macht Karriere.“[1]. „In der Kürze liegt die Würze.“ Aussagekräftige Zusammenfassungen erstellen, Informationen bündeln oder Erfahrungen teilen – das sind berufliche Erfolgsfaktoren. Vielleicht beneidest Du die Menschen, die mit links in die Tasten hauen und Texte produzieren. Doch Dir und vielen anderen fällt Schreiben nicht leicht, obwohl es zum Job gehört. In diesem Beitrag möchte ich Dir den Mikroartikel vorstellen. Damit kannst Du Beiträge recht einfach und mit viel Mehrwert für andere verfassen. Wie ist ein Mikroartikel aufgebaut? Wie kannst Du ihn nutzen? Was kann der Mikroartikel sonst noch? Hier kommen die Antworten….

Die Idee des Mikroartikels stammt von Prof. Helmut Willke[2], einem Soziologen. Die Struktur eignet sich hervorragend, um nicht nur Informationen und Sachverhalte, sondern auch Erfahrungen im lehrenden und beruflichen Kontext weiterzugeben. Dieser Beitrag ist in der Form eines Mikroartikels verfasst, so kannst Du am konkreten Beispiel sehen, wie der Artikel aufgebaut ist: Die Überschriften zeigen die Struktur.

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Morgen 16.9.2020 15 Uhr: Mini-Webkonferenz – Ab ins Home-Office oder doch nicht?

Kleine Erinnerung für alle Kurzentschlossene

Alle reden vom Home-Office. Für die Einen ist es ein alter Hut, für die Anderen sind es neue Erfahrungen. Die aktuelle Zeit hat insbesondere Menschen in Verwaltungen neue Erfahrungen sammeln lassen. Wie funktioniert die Zusammenarbeit, wenn sich Menschen nicht jeden Tag im Büro begegnen? Wie hat sich die Kommunikation entwickelt? Welche Erfahrungen hat die Technik uns beschert?

Wir alle wissen, Home-Office ist eine Chance zeitlich und räumlich flexibler zu arbeiten. An welchen Stellen sollten wir noch die Stellschrauben drehen, dass es auch gut funktioniert?

Mit unserer Umfrage haben wir ein erstes Stimmungsbild erhalten. Nun wollen wir mit Euch gemeinsam einen weiteren Schritt gehen und laden euch herzlich zu unserer Mini-Webkonferenz zum Thema Home-Office ein.

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Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

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Wenn die Verwaltung Bedeutung hat. Manchmal scheint es Glückssache zu sein…

Aus der Praxis – ein Originalmail (kurz vor Ende eines bereits längeren Mailwechsels) eines Herrn an eine Verwaltung, das mich sehr beschäftigt im Moment:

„Guten Tag Frau Xyz,

als Anlage zur Sicherheit die Abmeldebescheinigung des Bürgerservice. Manchmal scheint es Glückssache zu sein, ob man mit einem Anliegen bei einer Behörde/Amt an einen Mitarbeiter gerät, der sich den Vorgang bis zum Ende durchliest, ihn versteht und praxisnah entscheidet, oder ob jemand gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.

Die erste Lösung verlangt zwar unter Umständen eigene Gedankenarbeit oder Vorsprache zur Entscheidung bei einem Vorgesetzten. Sie ist in jedem Fall der zweiten, von Ihnen gewählten Lösung vorzuziehen.

Das hat den nicht unwesentlichen Vorteil, dass man einen zufriedenen Antragsteller zurücklässt, der die erwartete Hilfe erfahren hat

– und der nicht nach ein paar solcher schlechter Erfahrungen als hirngeschädigter Reichsbürger durch die Straßen zieht und sich durch Staat und Verwaltung nicht mehr repräsentiert fühlt.

Sollten Sie die erste Lösung mal versuchsweise anwenden, werden Sie feststellen, dass sich eine gewisse Zufriedenheit einstellt
wenn man nicht nur im Büro anwesend war sondern etwas positives geleistet hat. Einfaches zitieren von Verwaltungsvorschriften ohne Suche nach einer Lösung ist da wenig zielführend. Positives Beispiel Bürgerservice. Es ist auf jeden Fall einen Versuch wert und würde Vorurteile in der Bevölkerung abbauen. Grüße…“

Mail Ende. Diskussion Anfang.

Verwaltung macht Reichsbürger?
Geht’s eigentlich noch? …

An diesem Punkt der Empörung oder auch des eifrigen zustimmenden Nickens liegt der Start für eine spannende Auseinandersetzung.

Illustrierende Gedanken dazu:

Bei automatisierten digitalisierten Prozessen nur nach Textwortsinn und ohne einordnenden Menschenverstand [Lösung 1 aus dem zitierten Mail entspricht dem, ganz gleich ob Mensch oder Maschine es ausspucken] bedient zu werden – wollen wir das wirklich? Und wenn wir es bei digitalisierten automatisierten Prozessen befürchten, warum nehmen wir das gleiche oft hin, wenn es ein Mensch tut?

#Fridays for Future und ähnliche nahezu flächendeckende Bewegungen.
#Black Lives Matter.
#Die vielen vielen privaten lokalen und regionalen Unterstützungsnetzwerke, die in sozialen Netzwerken aus zahllosen privaten Initiativen nach dem Beginn von Corona innert Tagen entstanden sind. In Basel zum Beispiel unter dem Namen „Gärn gschee Basel“. Sie haben nahezu in Echtzeit Einkaufsdienste für Senioren und Riskiopatienten in Quartieren und Stadteilen auf die Beine gestellt. Die schnell, nah, effizient waren und mit gutem Willen Nutzen brachten. Und Hoffnung. Und Austausch. Und Teilhabe. Und Kohäsion.

Immer wieder habe ich in den letzten Jahren erlebt, dass Gemeinderäte, Einwohnerversammlungen, gewählte Politikerinnen und -er oder Parlamente Entscheide trafen, die fast, aber nicht ganz in ihrer Kompetenz lagen.
Und wo die öffentliche Verwaltung mit Bauchweh und dennoch mit
„Jawoll!“
reagierte anstatt ihrer Aufgabe entsprechend und mit Selbstbewusstsein zu sagen:

„Hochverehrte gewählte Volksvertretende, die ihr in vielem unsere Auftraggebenden seid. Zu just dieser Sache seid ihr von Rechts wegen leider nicht die entscheidkompetente Stelle. Wir hören Eure Worte und Euren Willen und werden beide gerne umgehend an die zuständige Instanz weitergeben. So können wir in Eurem und im Sinne der Demokratie unser politisches und öffentliches System professionell und gemäss unserer Mission stützen.“

Wie können und sollen Gegenwart und Zukunft der öffentlichen Verwaltung sein?

Diese Fragen stellen sich tatsächlich:

  • Welchen Einfluss / Impact, welche Wirkung und Wirksamkeit hat die Verwaltung derzeit?
  • Welche sollte sie haben?
  • Wo sollte sie Deutungshoheit wahrnehmen können – und wie geht das?
  • Zu welchen Themen ist es wichtig, dass die öffentliche Verwaltung nicht den Entwicklungen hinterher läuft sondern im Sinne der Demokratie und des Gemeinwohls die öffentliche Diskussion mit führt, vielleicht sogar anstösst, Fakten und Möglichkeiten aufzeigt und Geltendes dabei hütet? Open Government, Open Data? Welche und wenn ja warum? Warum nicht?
  • Wie wichtig ist, dass sie: Präsent ist. Kompetenz zeigt (und nicht Bremsmacht). Vertrauen sich verdient. Mitten im Leben etwas mit den Menschen zu tun hat?

Sind solche nicht Themen und Entwicklungen, die zumindest teilweise die Handlungsfelder der öffentlichen Verwaltung im Sinne des Gemeinwohlschutzes betreffen. Betreffen sollten. Betreffen könnten. ? .
Wo es der Verwaltung selbst, den Menschen, der Politik und der Demokratie wohl täte, könnte sie in den Themen als öffentliche Hand zugegen sein anstatt gefühlt oder tatsächlich reagierend hinterherzulaufen? Oder dass sie – aus Überforderung, Verzweiflung oder anderen Gründen – „gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.“ ?

Und jetzt mein Ruf hinaus ins Forum:
– Wie könnte Agilhausen sich hier zeigen?
– Welche konkreten Ideen haben die werten Kolleginnen und Kollegen dort?
Erste Antworten – hoffentlich, gell Forumsfreundinnen & -e und hier Schreibende?! – demnächst hier… 🙂

 

Moderation und Mediation in der Verwaltung

Ich bin Mareile Kilger und möchte gerne meine Projektarbeit, die ich
im Rahmen des Studiums zum Veränderungsmanager/in
bei der Studiengemeinschaft Werner Kamprath Darmstadt GmbH geschrieben habe, kurz vorstellen. Das Thema ist die Nutzung von Moderation und Mediation als Unterstützungsmethoden, um Geschäftsprozesse in der Kommunalverwaltung zu optimieren.

Strukturen in der alltäglichen Sachbearbeitung werden manchmal nur aufgezeichnet, um der Revision die Prüfung auf geschehene Fehler zu ermöglichen. Mit einer geeigneten Moderation wäre es ein Leichtes, diese Rückwärtsgewandtheit in die Zukunft umzudenken und sich damit zu befassen, wie Prozesse ablaufen sollen, damit zum einen weniger Fehler passieren, zum anderen aber auch effektiv und effizient gearbeitet werden kann.

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