Mein Wunsch nach einer elektronischen Aktenführung besteht seit meinem Berufsstart vor 10 Jahren. Nun bin ich an einer Dienststelle in Bayern, in der eine elektronische Aktenführung nicht nur Realität ist, sondern gefordert wird. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe des DMS VIS, welches nun auch in der Landesverwaltung in Baden-Württemberg implementiert werden soll. Allerdings im Gegensatz zu Baden-Württemberg, das die personenbezogene Aktenführung umsetzen willen, haben wir in Bayern eine vorgangsbezogene Aktenführung. Weiterlesen „Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg““
Monat: Oktober 2020
Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.
Manchmal gibt es Erzählungen, die sind spannend und lehrreich und anregend und werfen außerdem fundamentale Fragen auf, dass wir sie der FAV-Gemeinde unbedingt zur Verfügung stellen wollen. Aber nicht immer geht das, weil die/der Erzähler*in mit Repressalien zu rechnen hat, als Nestbeschmutzer*in gebrandmarkt würde etc. Dann nehmen wir den Kern der Story, verfremden sie und stellen sie unter unserem Namen hier ein. Frei erfunden sozusagen mit einem wahren Kern. Hier ist so einer dieser Geschichten. Weiterlesen „Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.“
Irgendwann müssen wir anfangen, „Arbeit“ neu zu definieren …
– ein Nachtrag zur Mini-Konferenz „Home-Office – ja oder doch nicht“ am 16. September 2020
Am 16. September 2020 hat das Forum agile Verwaltung zusammen mit der IMAP GmbH eine Onlinekonferenz zum Thema Home-Office veranstaltet. Rednerinnen waren Marla Hinkenhuis und Sanaz Rassuli von der IMAP GmbH. Moderiert haben Falk Golinsky und Lila Sax dos Santos Gomes vom FAV. Herausgekommen ist, dass wir beim Homeoffice auf die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Arbeitsebenen achten müssen, damit die Teamarbeit in einem Remote Setting gut funktioniert. Und, dass der Zusammenhalt im Team das ist, was unserer Arbeit Wert gibt.
Weiterlesen „Irgendwann müssen wir anfangen, „Arbeit“ neu zu definieren …“Nichts ist selbstverständlich, auch nicht die Teilnahme an Onlineveranstaltungen
Aufgrund der aktuellen Lage werden immer mehr Onlineveranstaltungen angeboten. Das bringt jedoch neue Herausforderungen mit. Wir stellen fest, dass es nicht selbstverständlich ist, an einer Onlinekonferenz teilzunehmen oder teilnehmen zu dürfen. Das ist uns insbesondere bei Menschen aus Verwaltungen und Behörden aufgefallen. Wie kann das sein?
Weiterlesen „Nichts ist selbstverständlich, auch nicht die Teilnahme an Onlineveranstaltungen“Der didaktische Zwilling, die kollaborative Improvisation und der Ereignishorizont der Motivation.
Kollaborative Improvisation
Ja, wer schon mal was von mir gelesen hat, der kennt meine Vorlieben für Neuwortkonstruktionen. Gemeinsam mit seinen Schüler/innen zu improvisieren, wie man trotz Corona zusammen einen guten Schuljob macht … das passiert an Schulen zur Zeit immer häufiger … meist wird es aber als reine Notlösung angesehen, um möglichst schnell zur klaren Plandidaktik zurückzukehren. Dabei steckt riesig viel Potenzial in der Idee, Schüler/innen mit ins Unterrichtsorganisationsboot zu holen.
Improvisation folgt einem klaren Muster, einem roten Faden .. im Falle des Unterrichts dem Lehrplan. Aber die Ausführung selbst ist natürlich nicht vorausgeplant. Agile Didaktik heißt: Lehrende entwickeln sie zusammen mit den Lernenden. Der Sinn? Mehr Sinn! Also für die Lernenden mehr Einbeziehung in den Unterrichtsablauf, um den Sinn herauszukitzeln. Der hinter dem Lehrplan steckt. Warum? Um gute Ergebnisse für alle zu erreichen. Mit viel Gefühl für den Sinn der Veranstaltung namens Schule. (Eigentlich sollte es Lehrpläne geben, die speziell für Schüler/innen gut lesbar sind. Finde ich.)
Didaktik mit den Lernenden entwickeln? Ich höre die Zweifler laut rufen.
Weiterlesen „Der didaktische Zwilling, die kollaborative Improvisation und der Ereignishorizont der Motivation.“Einführung der E-Akte in Kommunen: ein Schlaglicht auf den Nutzen
Vor einigen Tagen hatte ich eine Webkonferenz mit Kommunalvertreter:innen aus Süddeutschland. Dabei erhoben wir ganz spontan den Zufriedenheitsgrad der Anwesenden mit ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Ergebnis spricht Bände.
Verbreitungsgrad von DMS
An der Konferenz nahmen knapp 60 Beschäftigte (keine Führungskräfte) vor allem aus süddeutschen Kommunen statt. Einige wenige kamen auch aus sonstigen Anstalten des öffentlichen Rechts und aus Landeseinrichtungen.
Das Thema war gar nicht die E-Akte, aber die Sprache kam darauf. Weil wir sowieso Mentimeter als Tool für schnelle Abstimmungen im Einsatz hatten, stellte ich die Frage, wie viele der anwesenden Verwaltungen schon ein DMS im Einsatz haben. Ergebnis:
36,4 % hatten noch kein DMS in ihrer Verwaltung
23,6 % der Verwaltungen hat ein DMS, aber die Teilnehmer:innen unserer Konferenz arbeiten nicht damit
40,0 % der Teilnehmer:innen arbeiten aktiv mit dem DMS
Durchdringungsgrad des DMS
An diejenigen, die aktiv mit einem DMS arbeiten (in absoluten Zahlen etwas über 20 der Teilnehmer:innen), stellte ich dann die Frage: „Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit arbeiten Sie im DMS?“
Das Ergebnis zeigt Abbildung 1. Das DMS ist bei weitem nicht dasjenige System, das – so wie es vorher Windows war – als „führendes System“ den Arbeitsalltag formt. Viele Beschäftigte arbeiten weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit außerhalb des DMS. Dabei spielten Fachverfahren keine Rolle (laut meiner mündlichen Nachfrage), aber Outlook, Arbeit im Filesystem usw. Die Zeit fehlte, dem näher nachzugehen. Das wäre aber eine wichtige Fragestellung für eine andere Gelegenheit.
Subjektiver Anwendernutzen
Die zweite Mentimeter-Abfrage, die ich den DMS-Anwender:innen präsentierte, stellte eine Behauptung dar: „Ich persönlich empfinde die Arbeit im DMS deutlich besser als die unter Windows“. Die Teilnehmer:innen sollten diese Behauptung mit einer Bewertungsziffer zwischen 0 („stimme gar nicht zu“) und 10 („stimme voll zu“) versehen.
Das Ergebnis zeigt Abbildung 2.
Ein Drittel der Befragten vergaben dabei vier Punkte oder weniger, das heißt sie empfanden das DMS als umständlicher als das Arbeiten unter Windows. Ein rundes Viertel sah keinen Unterschied (fünf Punkte). Und 43 Prozent sahen einen Fortschritt durch die Einführung des DMS.
Nur 43 Prozent? Oder immerhin 43 Prozent? Das mag jeder selbst bewerten. Auf jeden Fall untermauert diese kleine Befragung die Behauptung des Bundesverwaltungsamtes, dass DMS-Projekte, wenn sie scheitern, vor allem an der Nichtakzeptanz der Anwender:innen scheitern.
Die Statistik in Abbildung 2 kann auf keinen Fall den Anspruch erheben repräsentativ zu sein. Sie soll auch nicht dazu dienen, Antworten zu liefern. Sondern sie soll zum Weiterfragen anreizen. Ich bin sicher, dass eine solche Anwenderbefragung noch nie systematisch in einem DMS-Projekt durchgeführt wurde. Dabei wäre das doch entscheidend, wenn man den Nutzen der Einführung der E-Akte nicht einfach an der Anzahl der mit Lizenzen versehenen Arbeitsplätze messen will, sondern an den Verbesserungen an den Arbeitsmöglichkeiten der Beschäftigten.
Eine kleine Herausforderung
Wir vom FAV würden gerne mit einer Verwaltung, die die E-Akte weitgehend flächendeckend eingeführt hat, gemeinsam den erzielten Nutzen aus Anwendersicht evaluieren und dann hier publizieren. Der ersten Verwaltung, die sich dafür bei uns meldet, schenken wir zwei kostenlose Personentage zur Unterstützung.
Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg
Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!
Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.
#AusDerAgilenMethodenkiste: Mit Meta-Retrospektiven Interessensgruppen einbinden
Vor längerer Zeit bin ich zufällig im Blog von Stefan Wolpers über eine Idee gestolpert: Die Meta-Retrospektive.
Worum geht es genau? Der Scrum Guide definiert zum Ende jedes Sprints ein Ereignis, dass sich Retrospektive nennt. Die Retrospektive dient der Reflexion der Zusammenarbeit im Team. D. h. externe Teilnehmer sind nicht eingebunden. So wird ein sicherer Raum geschaffen, der es dem Team erlaubt, offen über die Herausforderungen, Schwierigkeiten und Defizite im operativen Tun zu sprechen und Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Die Anspruchsgruppen außerhalb des Teams sind in aller Regel über den Review in den Prozess eingebunden. Allerdings wird im Review über die Ergebnisse des Sprints gesprochen und reflektiert und nicht über die Zusammenarbeit zwischen Team und Anspruchsgruppen. Diese würde den Rahmen des Reviews sprengen, der dazu dient, konkretes Feedback zum Sprintergebnis zu generieren, dass bei der Planung des Folgesprints einfließen soll.
Was fehlt, ist ein Rahmen, in dem das Team mit Vertretern der Anspruchsgruppen gemeinsam reflektiert, wie die Zusammenarbeit zwischen Team und Interessensgruppen – also den diversen Anspruchsgruppen – funktioniert. Gerade diese Schnittstellen zu den verschiedenen Anspruchsgruppen können in der Praxis erhebliche Probleme und Reibungen erzeugen, die die Produktivität das Teams schmälern. Insbesondere dann, wenn ein agiles Team in eine – eher „klassische“ Umfeldstruktur eingebunden, die mit der agilen Arbeitsweise noch nicht vertraut ist, eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Genau hier kann eine Meta-Retrospektive die Lücke schließen.
Die Herausforderung besteht meist darin, dass der Teilnehmerkreis einer Meta-Retrospektive schnell sehr groß werden kann. Wie haben es nicht mit einem klar abgegrenzten Team mit maximal 9 Personen zu tun, sondern mit einem deutlich größeren Kreis von Personen. Schnell kommt man auf einen Teilnehmerkreis 15 und mehr Vertretern der unterschiedlichen Fraktionen. Da es in einem großen Plenum mit mehr als 8 Personen schwierig ist, produktiv ergebnisorientiert zu arbeiten, bieten sich – auf Gruppenarbeit basierende – Moderationstechniken an. Die Meta-Retrospektive sollte daher sehr gut vorbereitet sein und von einem erfahrenen Moderator begleitet werden, der auch die Fallstricke entsprechender Gruppendymamiken einordnen kann.
Auch bei der Meta-Retrospektive bietet sich an, sich an den fünf Phasen einer Retrospektive zu orientieren. Die Eröffnung erfolgt dann zum Beispiel im Plenum über ein Stimmungsbild in Form eines Raumdiagramms. Danach werden Gruppen bis zu acht Personen gebildet, die in die Phasen 2 und Phasen 3 jeweils reflektieren. Die Aufgabenstellung orientiert sich meist an den den entsprechenden Fragestellungen, wie wir sie in der Team-Retrospektive zur Anwendung bringen: Wobei der Fokus insbesondere auf der Zusammenarbeit liegt.
Hilfreiche methodische Ansätze finden sich zum Beispiel im Methodenkoffer der Liberating Structurs. Aber auch die Bearbeitung mit Großgruppenmoderationstechniken wie World Café bietet sich an.
Da Meta-Retrospektiven aufwendiger sind, macht es wenig Sinn, sie in derselben Häufigkeit stattfinden zu lassen, wie im Falle einer Team-Retrospektive. Trotzdem bietet sich an, diese regelmäßig durchzuführen, beispielsweise einmal im Quartal oder beim Erreichen eines „Meilensteines“. Es gibt immer etwas, was man verbessern und weiterentwickeln kann – auch in der Zusammenarbeit.
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