Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg“

Mein Wunsch nach einer elektronischen Aktenführung besteht seit meinem Berufsstart vor 10 Jahren. Nun bin ich an einer Dienststelle in Bayern, in der eine elektronische Aktenführung nicht nur Realität ist, sondern gefordert wird. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe des DMS VIS, welches nun auch in der Landesverwaltung in Baden-Württemberg implementiert werden soll. Allerdings im Gegensatz zu Baden-Württemberg, das die personenbezogene Aktenführung umsetzen willen, haben wir in Bayern eine vorgangsbezogene Aktenführung.Die Struktur des DMS ist systematisch aufgebaut. Es gibt eine Akte, zu der gehören Vorgänge und es können bei uns (im Unterschied zu Baden-Württemberg) auch Untervorgänge angelegt werden. Zu den Vorgängen gehören Dokumente, die im System hinterlegt werden.


Die Anordnung der Vorgänge, Untervorgänge und Dokumenten richtet sich nach dem Aktenzeichen und dem Erstellerdatum: der jüngste Vorgang und das jüngste Dokument stehen immer an erster Stelle. Es erfolgt keine alphabetische Sortierung. Es kann gemeinsam an Vorgängen und Dokumenten gearbeitet werden und es können über den Geschäftsgang Fragen geklärt werden. Das Mitzeichnungsverfahren erfolgt über den elektronischen Geschäftsgang entweder linien- oder sternförmig, es können von jeder Person zusätzliche Personen hinzugefügt werden. Auch einfache z.K.-Möglichkeiten bestehen. Ich weiß nicht, wie viele Personen maximal in einen Geschäftsgang einbezogen werden können, mein bisheriges Maximum lag bisher bei 10 Personen. Alle Schritte werden durch das System durch einen Zeitstempel dokumentiert.

Zugriff zu den Akten, Vorgängen und Dokumenten haben nur die Personen, die für die Bearbeitung notwendig sind. Es besteht eine Art Grundberechtigung für eine Organisationseinheit, die die Federführung für ein Thema hat, und alle weiteren erhalten über den Geschäftsgang die Zugriffsberechtigung der Bearbeitung. Das Einsehen von Akten fachfremder Akten ist grundsätzlich auch möglich, nur die Bearbeitungsfunktion ist gesperrt. Für sensible Bereiche ist das Einsehen der Akten und Vorgänge aber nicht möglich.

Es kann vorkommen, dass ein Vorgang im System zwei Mal angelegt wird. Das kommt vor, wenn zwei Bereiche unterschiedliche Tätigkeiten bei diesem Vorgang zu erledigen haben. Diese können sich dann aber über die Bezügefunktion miteinander verknüpfen. Das hat den Vorteil, dass diese sich stets gegenseitig über den aktuellen Stand informieren können. Es gilt das Gebot, dass nur die Person die Information erhält, die sie wirklich benötigt.

Was ich noch nicht verstanden habe, ist die Archivierung. Wenn ein Vorgang oder eine Akte abgeschlossen ist, soll die Person dies „zum Akt“ geben, dann läuft die Frist zur Aussonderung. Mir konnte allerdings noch niemand sagen, was passiert, wenn die Aussonderungsfrist abgelaufen ist. Auch ist die Bereitschaft, elektronische Daten auszusondern scheint noch geringer zu sein, als Papierakten zu entsorgen. Bei dieser Diskussion ist zu beachten, dass auch Datenspeicher Raumkapazitäten in Anspruch nehmen und dass Energieressourcen und Personal zur Sicherung der Daten und der Technik benötigt werden. Schlussendlich bindet dies alles zusammen HH-Mittel.

Die vorgangsbezogene Art zu arbeiten bringt Vorteile, die übergreifende Zusammenarbeit wird beschleunigt und besser dokumentiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass im Fall einer Abwesenheit einer Person auch von der Vertretung o.ä. in den Akten gearbeitet werden kann. Auch kann ich Zugriff auf die Informationen meiner anderen Abteilungsmitglieder haben, dass erleichtert mir die Arbeit, da ich auf Nachfragen und E-Mailverkehr verzichten kann.

Vor welchen Herausforderungen wir derzeit stehen bei Einführung der E-Akte, ist der Umgang mit Plänen ab A2 und bei umfangreichen Dokumenten ab 50 Seiten. Weitergehend führen wir aktuell eine Vorgangsanalyse durch, u.a. mit dem Ziel, ähnlich gelagerte Vorgänge einheitlich elektronisch in der Organisation umzusetzen. Außerdem sollen auch Schnittstellen und Medienbrüche aufgedeckt werden, die es zukünftig zu meiden gilt. Alles lässt sich aber nicht elektronisch umsetzen, da entweder die rechtlichen Rahmenbedingungen fehlen oder andere Behörden noch nicht soweit sind. Wenn jemand zu diesen unterschiedlichen Fragestellungen Ratschläge geben könnte, wäre ich für einen Austausch offen.

 

Autor: Manuela Hohlfeld

motivierte Agilistin im Anfängermodus

7 Kommentare zu „Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg““

  1. Die Archivierung ist in allen Systemen/Konzepten soweit ich weiß ähnlich geregelt: Am Ende der Aufbewahrungsfrist, hier im Artikel Aussonderungsfrist genannt, erfolgt eine Nachricht an das zuständige Archiv – je nach Behörde das Bundes-, Landes-/Staats- oder Kommunalarchiv. Hier in Rheinland-Pfalz muss diese Nachricht aktiv aus der Behörde von den zuständigen Mitarbeitern angestoßen werden, in der Regel sind das Mitarbeiter der Registratur, des Geschäftszimmers o.ä. Hier wurden auf Ministerialebene sogenannte „Servicestellen Schriftgutverwaltung“ eingerichtet, die die Funktion von Kanzlei, Registratur, Poststelle und Digitalisierungsdiensten bündeln. Sobald das Archiv den Eingang bestätigt hat, können die Mitarbeiter die entsprechenden Vorgänge bereit stellen, so dass sie vom Archiv abgeholt werden können. Der Zugriff bei der Abholung erfolgt in der Regel über eine entsprechende Schnittstelle im eAkten-System, auf die Nutzer mit der Rolle ‚Archiv’/’Archivar’/etc. zugreifen können, dabei ist es erst einmal unerheblich, ob die Abholung vor Ort auf Speichermedien oder via Fernzugriff erfolgt. In diesem Schritt erfolgt u.U. auch schon eine erste Löschung, wenn im eAkten-System die einzelnen Aktenplanpositionen schon mit Blick auf ihre Archivwürdigkeit bewertet worden sind. Für die Vorgänge ohne Vorbewertung entscheidet der/die zuständige Facharchivar*in über die Archivwürdigkeit. Im Anschluss an diesen Arbeitsschritt werden alle Inhalte der Vorgänge aus dem eAkten-System gelöscht. Im e-Akten-System verbleiben dann lediglich die Metadaten des Vorgangs, u.a. Vorgangsnummer, Vorgangstitel, Laufzeit, Bewertungsentscheidung etc. Damit kann künftig im Bedarfsfall der Verbleib nachgewiesen werden.
    Hier in RLP gibt es neben der Möglichkeit Vorgänge „z.d.A“ – „zu den Akten“ – zu legen – im Artikel ‚zum Akt‘ genannt -, auch die Möglichkeit Vorgänge auch mit ‚wegl.‘ – ‚weglegen‘ – zu kennzeichnen. Diese verbleiben dann lediglich ein Jahr im System, bevor sie automatisiert gelöscht werden.
    Dass die Aussonderung in den Behörden jetzt noch keine oder nur eine geringe Rolle spielt, liegt vermutlich daran, dass die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen > 10 Jahre sind. So lange dürfen Vorgänge auch nicht vernichtet werden. Wenn man sich ernsthaft Gedanken um den Speicherplatz macht, kann man sich jedoch auch am Prinzip der ‚Aktenrelevanz‘ orientieren und nur Unterlagen zum Vorgang geben, die auch tatsächlich entscheidungserheblich sind. Das kann auch bedeuten e-Mails nicht ständig mit dem gesamten Gesprächsverlauf abzulegen, sondern letztlich nur den Teil mit der Entscheidung zum Vorgang zu nehmen und den Rest vor der Ablage im Vorgang zu löschen. Dabei hilft es, wenn Sachverhalte auch in der Kommunikation stark voneinander getrennt werden – auch wenn das heißt mehrere E-Mails in kurzer Zeit an den-/dieselbe Gesprächspartner*in zu schicken.
    Mehr Information für Bayern bieten die Seiten der Generaldirektion der staatlichen Archive Bayerns:
    Digitale Unterlagen: https://www.gda.bayern.de/fachinformationen/digitale-unterlagen/
    Aktenplan und Aufbewahrungsfristen: https://www.gda.bayern.de/publikationen/einheitsaktenplan

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  2. Wir können den Erfahrungsaustausch auf LinkedIn führen, aber da sind wenige Verwaltungskollegen unterwegs. Und vielleicht wollen ja auch noch andere mitmachen. Vom FAV haben wir die Facebook-Gruppe „Forum Agile Verwaltung | Austausch und kollegiale Beratung“. Dort sind schon einige Hundert Mitglieder dabei. Ich könnte euch gerne einladen.

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  3. Wir können uns gerne vernetzen über LinkedIn oder Twitter. Ich habe beim Einführungsprojekt der E-Akte Bund mitgemacht und kann Ihnen sicherlich einige Fragen zur E-Akte beantworten. Ich finde es erstaunlich welche Ähnlichkeit ihr Produkt zur Bund Lösung hat. Gerne anschreiben.

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  4. Ich bin im Bundesverwaltungsamt tätig und habe beim Einführungsprojekt des BMI mitgewirkt. Kann Ihnen einiges über die E-Akte Bund berichten. Wie können wir uns vernetzen? Haben Sie Twitter oder LinkedIn?

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  5. Sehr interessanter Artikel. Sehr spannend finde ich die Möglichkeit Subvorgänge zu bilden. Das kommt auch bei uns vor, lässt sich aber mit unserem DMS nicht ohne weiteres abbilden. Ich würde gerne mehr über das DMS VIS erfahren. Beispielsweise, wie Workflows abgebildet/gebaut werden und wie die grafische Oberfläche ist.

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