Die Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ ist gestartet

Anfang August hatten wir hier eine Einladung ausgesprochen zur Gründung einer Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ (bit.ly/31X4XAz). An einem ersten Kennenlerntreffen hatten sich 16 Teilnehmer:innen aus 12 Hochschulen beteiligt. Jetzt hat das erste Arbeitstreffen stattgefunden und eine Vorgehensweise beschlossen.

Vision und Scope

Als Vision haben wir formuliert:

  • Wir erstellen ein Gerüst für einen Hochschulaktenplan als Grundlage für eine strukturierte Ablage von Dokumenten und Vorgängen im DMS, auf Laufwerken und sonstigen Speichermedien.
  • Es soll ein abstrakter, prozessorientierter Aktenplan werden.
  • Systemunabhängig.
  • Soll zunächst die Verwaltung umfassen und auch auf “die Lehre” erweiterbar sein.
  • Wir entwerfen eine Vorgehensweise, wie eine einzelne Hochschule mit Hilfe des Gerüsts einen detaillierten Aktenplan für sich erarbeiten kann.

Wer sind unsere Stakeholder (für wen machen wir es)?

  • Für alle interessierten Hochschulen sollen die Ergebnisse öffentlich zugänglich sein.
  • Zielgruppe sind alle Beschäftigten in ihren unterschiedlichen Rollen. Das heißt, auch der lesende Zugriff sollte in der Breite gewährleistet sein.

In welchem Rahmen/Umfang machen wir es?

  • Wir beschränken uns beim Aktenplan auf eine Blaupause für die ersten zwei bis drei Ebenen (Hauptprozesse und Prozesse).
  • Er soll die Auffindbarkeit von Vorgängen ermöglichen (Verständlichkeit).
  • Er soll die Prozesse von Fakultäten und Instituten vorerst nicht abbilden; evtl. spätere Ergänzungen sind denkbar.
  • Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen (im DMS)
  • Zuweisung von Vorgängen im DMS an Sachbearbeitung / zuständige Stelle.
  • Einsatzszenarien für DMS bestimmen
  • Handlungsanleitungen für die Umsetzung in der einzelnen Hochschule (inkl. Change Management-Good Practice etc.)
  • Auch Kommunikationsplanung, Qualifizierung der Beschäftigten in Richtung einer aktiven alltäglichen Nutzung des Aktenplans. Ein Glossar erstellen.
  • Möglichkeiten zum Austausch des Ganzen (über AG hinaus?)
Aus vergangenen Jahren liegen schon Erfahrungen mit dem Erstellen von Aktenplänen an Hochschulen vor.

Eine Arbeitsplattform

Als Arbeitsplattform haben wir eine Reihe von Seiten auf unserem Wiki „Verwaltungswissen“ angelegt. Diese Seite ist frei im Netz lesbar, und auch Hochschulen, die jetzt aktuell keine Kapazitäten zur Mitarbeit, können sich dort jeweils aktuell informieren: https://agilesverwaltungswissen.org/wiki/Kategorie:Musteraktenplan_f%C3%BCr_Hochschulen

Arbeitsrhythmus

Die Arbeitsgruppe trifft sich alle zwei Wochen montags von 17 bis 19 Uhr virtuell auf der Videokonferenzplattform des FAV. Der nächste Termin ist der 9. November 2020. Wer sich noch an der AG beteiligen möchte, kann sich mit E-Mail an kontakt[ätt]agile-verwaltung.org, Betreff „Hochschulaktenplan“ anmelden.

Arbeitsplan

Ergebnis der AG sollen folgende „Produkte“ zum Aktenplan sein:

  1. Glossar der wichtigsten Begriffe
  2. Rahmenaktenplan
    1. Stufe 1
    2. Stufe 2
    3. Vorschläge für eine Stufe 3
  3. Zusatzinformationen
    1. Aufbewahrungsfristen
    2. (Zuständigkeiten und Berechtigungskonzept)
  4. Vorgehen bei der Einführung, Ergänzung und Pflege des Aktenplans
  5. Kommunikationsplan (fakultativ)

In 6×2 Wochen = 3 Monaten wollen wir das Ergebnis erreicht haben (die Weihnachtspause nicht eingerechnet).

Unterschied zur Community of Practice

Wir hatten vor ca. 2 1/2 Jahren eine Community of Practice ins Leben gerufen, die sich mit dem Thema „Digitalisierung und E-Akte“ befassen wollte. Am Anfang beteiligten sich zwischen 6 und 15 Kolleg:innen an den Treffen, aber zum Schluss bröckelte die Beteiligung. Die CoP hatte kein konkretes Ziel, sondern war eher wie ein Lean Coffee organisiert. Und die Wissensunterschiede zwischen den Verwaltungen war sehr groß: von Behörden, die schon sehr weit waren bei Einführung der E-Akte, bis hin zu Kommunen und Hochschulen, die noch nicht begonnen hatten. Das Geben und Nehmen wurde von einigen als nicht gut ausbalanciert empfunden.

Das könnte bei der jetzigen AG anders sein. Insbesondere ein klares Ziel ist vorhanden und damit auch eine begrenzte Lebensdauer. Es wird auf jeden Fall spannend, nicht nur das materielle Ergebnis „Aktenplan“, sondern auch die Kooperationen im Projekt zu reflektieren. 

Autor: Wolf Steinbrecher

Volkswirt und Informatiker. Zuerst als Anwendungsentwickler in Krankenhäusern und Systemhäusern tätig. Dann von 1995 bis 2008 Sachgebietsleiter für Organisation und Controlling in einem baden-württembergischen Landkreis (1.050 MA). Seitdem Berater für Teamarbeit und Dokumentenmanagement. Teilhaber der Common Sense Team GmbH Karlsruhe, www.commonsenseteam.de. Blogger bei www.teamworkblog.de.

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