Krise für Fortgeschrittene

Die Corona-Pandemie hat in kurzer Zeit mehr in Bewegung gebracht als je eine politische Bewegung, ein Gesetz oder ein Krieg. Sie hat die Welt verändert – und sie hat uns alle bewusster gemacht für die Gegenwart, für das „Jetzt“. War das Jahr ein besonders intensives Training in Sachen Agilität? Welches Fazit können wir ziehen?

Ein Beitrag von Ursula Brummack und Christine Gebler, Foto von Gerd Altmann/pixabay

Was für ein Jahr… Wer bisher nicht darin geübt war, Situationen so zu nehmen, wie sie kommen, der war dieses Jahr mitunter gezwungen, die Kontrolle abzugeben. Wir alle mussten flexibel bleiben und uns darauf einlassen, morgen andere Entscheidungen zu treffen, als sie einen Tag zuvor sinnvoll gewesen wären. Wer bisher nicht wusste, was man unter der VUKA-Welt versteht, der weiß nun, wie es sich anfühlt, denn wir alle sind derzeit Teil davon: Während die Infektionsraten sich auf ungeahnt hohem Niveau bewegen, ist ungewiss, ob man sich das Virus selbst auch einfängt, ob die Corona-Maßnahmen überhaupt helfen und wie die Situation in drei Monaten sein wird. Das Infektionsgeschehen ist nicht nur global, sondern selbst regional komplex und die Situation wirkt sich bis ins persönliche Umfeld aus, auf einige positiver als gedacht, auf Andere katastrophal.

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Ist die Digitalisierung ein Instrument des Wandels? Oder des Gewandelt-Werdens?

„Digitalisierung“ ist kein Begriff mit scharf umrissener Bedeutung wie z. B. „Dampfmaschine“ Anfang des 19. Jahrhunderts es war. „Digitalisierung“ ist ein Begriffscontainer mit einer Vielzahl an Be-Deutungen, weil Innovation in Wissensprozessen anders funktioniert als bei operativen Arbeiten in der klassischen Industriewelt. Das birgt das Risiko von Missverständnissen und Illusionen.

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Agilität meets Forum meets Bildung meets neue Kooperationen – mit dem Trampolin auf zu neuen Ufern, und das nicht allein.

Das Leben ist dann spannend, wenn nicht alles klar umrissen und geregelt ist. Auch so wilde Metaphernbildmixe wie heute im Titel. Finde ich. So ist auch das Forum entstanden. Und viele Methoden, Konferenzen, Themenfelder, Communities of Practice und andere Projekte. Und wieder einmal betritt das Forum Agile Verwaltung – mit drei tollen Partnerorganisationen – neue Gefilde.

Am 16. Januar 2021 starten wir in die erste Koproduktion einer Tagung.
Online und in Farbe. Interaktiv und ergebnisoffen.
«Agilität und Bildung – zwischen Lernendenorientierung und Planungssicherheit» ist das Überthema.

Es hat eine Entstehensgeschichte:

Zunächst hatten Heinz Bayer und Otto Kraz hier unter dem Dach des Forums das Unterforum «Agil lernen und lehren» ins Rennen geschickt. Ihr lest hier immer wieder darüber.

Als nächstes hat sich in Zürich die erste Hochschule für Agile Bildung gegründet. Und mit ersten Studierenden ihre Arbeit aufgenommen. Und wir waren nah dran und haben staunend mitgeguckt.

Dann haben erstaunlich viele Menschen in erstaunlich kurzer Zeit völlig agil und mit Hilfe der zukünftigen Leserinnen und Leser über Social Media Inhaltswünsche und Autoren zusammengesammelt und ein umfangreiches Buch zum Thema «Agilität und Bildung» verfasst. Methodisches. Didaktisches. Philosophisches. Praktisches. Organisational-systemisches. Klassenzimmerprojekte. In wenigen Monaten. Es erscheint im Januar 2021 und wir werden hier informieren.

Und jetzt kommt die Tagung.
Agilität und Bildung – zwischen Lernendenorientierung und Planungssicherheit

So sieht sie aus (hier steht noch mehr, man kann den Link auch an seine Lieben verschicken, damit sie auch kommen oder sich selbst anmelden…..).

Eine Koproduktion von

  • Tbf + Partner AG
  • Hochschule Luzern – CreaLab
  • Forum Agile Verwaltung
  • HfaB Hochschule für agile Bildung
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Agilität in Verwaltungen: der kleine Unterschied zu Amazon & Co.

Soll die öffentliche Verwaltung von Amazon lernen? Und – das „Ja“ einmal vorausgesetzt (denn könnte es ein „Nein“ geben, das ein Lernen verbieten wollte?) – wo sollte das Lernen aufhören? /Anmerkung 1/ Anders gefragt: funktioniert Agilität im Öffentlichen Dienst grundlegend anders als in der Produktion für den (globalen) Markt?

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Ist Scrum in Kommunalverwaltungen anwendbar?

Dass auch Kommunalverwaltungen von der VUCA-Welt betroffen sind, hat sich herumgesprochen. Dass Agile Methoden helfen können, damit fertig zu werden, hat man auch schon gehört und vielleicht auch schon umgesetzt. Wie ist es aber mit Scrum? Lässt sich das Framework, das so erfolgreich bei IT-Projekten eingesetzt wird, gewinnbringend in der Verwaltung verwenden?

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Die Wurmloch-Strategie

Liebe Leser&innen

Heute nur kurz etwas aus unserer Bildungsecke. Ich mache aus aktuellem Anlass einmal Werbung für ein Buch. Thema: Hybridunterricht. Halb Präsenz, halb digital. https://visual-books.com/hybrid-unterricht-101/Das gibt es als freies eBook und auch als gedrucktes Buch. Wenn man im Moment so manchen Kultusbehörden zuschaut, bemerkt man die große Hilflosigkeit. Präsenzunterricht, Wechselunterricht. Au Backe. Man sollte sie dringend agil beraten. Anfang nächsten Jahres wird im selben Verlag das Buch „Agilität und Bildung“ erscheinen. Ich werde dann an dieser Stelle darüber berichten. Mein eigener Beitrag dort: Die Wurmloch-Strategie. 🙂 Ein kleiner Vorgeschmack in Form eines Bildchens. Die Grundidee: Wenn sich Schüler&innen zu selbstständigen agilen Warp-Teams zusammenschließen dürften, dann wären erstaunliche Dinge möglich. 🙂

Bleiben Sie gesund

Ihr Otto Kraz (alias Heinz Bayer)

BarCamp “New Work in der Verwaltung 2023/2033”

Wir möchten euch gerne zu einem Barcamp einladen, natürlich virtuell. Beim Titel fängt’s schon an: 2023 oder 2033? Eben beides. 

Es gibt viel Kritik daran, dass alles so zäh ist und so langsam vorankommt. Digitalisierung und all das, ihr wisst schon. Das Problem mit der Langsamkeit ist aber: Dort wo es schnell geht, ist es meist auch nicht gut. Einfach alter Wein in ganz digitalen Schläuchen (mit einem Schuss KI, versteht sich). 

Wir aber wollen neuen Wein, auch in neuen Schläuchen, klar doch. Dafür braucht es beides: den Blick ins Fernere (und durchaus nicht sichere), um den Aspekt der Neuheit dabeizuhaben. Und den Blick auf die nähere Zukunft, damit es aber auch schnelle Erfolge gibt. Nicht eines ohne das andere oder sogar gegeneinander.

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Die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern im Vergleich: Ein Lehrstück, wie man das gleiche DMS-Produkt unterschiedlich zurichten kann

Ko-Autor: Wolf Steinbrecher, Forum Agile Verwaltung

Wir beide – Manuela Hohlfeld und Wolf Steinbrecher – haben aus der Sicht zweier Bundesländer über die Einführung der E-Akte in den Landesbehörden berichtet /Anmerkung 1/. Beide Länder haben sich für das gleiche Produkt entschieden, nämlich das Dokumentenmanagementsystem VIS der Firma PDV aus Erfurt. Und trotzdem hat die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern ein deutlich unterschiedliches Profil erhalten. Ein Grund für uns, diese Unterschiede im Überblick zu reflektieren und die Leser einzuladen, mit uns einen Austausch über Good Practices in der E-Akte anzufangen.

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Agile, amtsübergreifende Kommunikationskulturen

Was Agilität, Kommunikation und Fahrräder miteinander zu tun haben.

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Vor einiger Zeit habe ich eine Kommune durch eine Führungskräfteklausur begleitet. Das übergreifende Thema war Kommunikation. Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern, Kommunikation mit externen Dienstleistern, Kommunikation untereinander, Kommunikation mit den MitarbeiterInnen. Der Schwerpunkt lag am Ende auf der Gestaltung von Meetings. Wie man sie besser organisiert, wie das Team die Ergebnisse besser festhält und vor allem nachhaltig umsetzt. Hier konnte ich ihnen einiges an die Hand geben, wie sie am besten ein Meeting organisieren, angefangen mit der Frage, ob ein Meeting überhaupt das richtige Kommunikationsformat ist für das, was sie besprechen wollen.

Aber die Auseinandersetzung mit der Meetingkultur war an sich weniger interessant an diesen beiden Tagen. Interessant war die Diskussion über … Fahrräder!

Und zwar ist die Gemeinde folgendermaßen aufgeteilt: Einige zentrale Dienste (Verwaltungsstab, Hoch – und Tiefbau, Zentrale Dienste) sitzen alle im Rathaus. Hier sind die Kommunikationswege kürzer, einiges wird zwischen Tür und Angel geklärt, der „kleine Dienstweg“ wird öfters gewählt. Die anderen Dienste sind verteilt über die ganze Gemeinde. Diese sind vor allem die Kitas und die Horte, das Jugendhaus aber auch andere soziale Dienste und die Bibliothek.

Als es um die interne Kommunikation ging, wurde folgendes Beispiel erläutert:
Kurz vor Lockdown wurde festgestellt, dass die Fahrräder der Führungskräfte und die Mitarbeiterinnen in der Kita, die immer an einer bestimmten Stelle abgestellt wurden, ein Brandrisiko darstellten. Im Rathaus wurde zwischen dem Verwaltungsleiter und dem Brandschutzbeauftragten kurz abgesprochen, dass sie von der Tür wegmussten. Im Laufe des Tages wurden sie an eine andere Stelle hingebracht, die etwas schlechter zugänglich war als die ursprüngliche Stelle. Als die betroffenen Mitarbeiterinnen am Nachmittag aus der Betreuung kamen, fanden sie keine Fahrräder mehr vor. Das fanden sie nicht so toll, und beschwerten sich beim Verwaltungsleiter. Er erklärte, dass die Fahrräder eine Brandschutzgefahr darstellten, also mussten sie weg. Der Brandschutzbeauftragte kam dazu und bestärkte die Argumente vom Verwaltungsleiter. Der Verwaltungsleiter konnte nicht verstehen, warum die Mitarbeiterinnen den Brandschutz anscheinend in Frage stellten. Die Mitarbeiterinnen konnten nicht verstehen, warum sie nicht in den Entscheidungsprozess mit eingebunden waren.

Als ich dazu kam, waren sie zwar nicht mehr wütend aufeinander, aber unter der Oberfläche brodelte es.

Im Grunde genommen ging die Situation um eine fehlende Kommunikation. Und zwar an der Stelle, an der das Problem erkannt wurde, aber bevor die gefundene Lösung eingeleitet wurde. Eine Mitteilung, oder noch besser, die Einbindung der betroffenen Mitarbeiterinnen in die Lösungsfindung – und auch wenn es genau so ausgegangen wäre, wie es ausging – wäre von Vorteil. Aber die Komplexität ging tiefer. Die räumliche Trennung der Entscheidungswege wurde von einer geschlechtsspezifischen Zuordnung der unterschiedlichen Berufe untermauert. Im Rathaus, wo die eher technischen Ämter angesiedelt waren, arbeiteten überwiegend Männer. Alle drei Amtsleiter, sowie der Oberbürgermeister, waren Männer. Tür-und-Angel-Gespräche, der kurze Dienstweg und schnelle Absprachen waren hier an der Tagesordnung. In den dezentralen Ämtern arbeiten überwiegend Frauen und fast alle Führungskräfte sind hier Frauen. Untereinander tauschten sie sich oft aus, verabredeten sich zum Mittagessen, klärten vieles durch informelle Zweiergespräche.

Solange Schwierigkeiten in den jeweiligen Zuständigkeiten auftauchten, oder solange Probleme nur in einer der zwei „Sphären“ auftauchen, konnten sie relativ schnell und für alle zufriedenstellend geöst werden.

Bei übergreifenden Problemen kamen oft Reibereien hoch. Diese wurde auf ihre Meetingkultur geschoben.

Diese Konstellation ist sehr gut geeignet, um zu überlegen, welche unterschwellige Kommunikationskulturen in amtsübergreifenden Projekten zusammenkommen. Ich habe hier als Unterscheidungspunkt die Geschlechter erwähnt, genauso gut könnte ich aber auf die Sozialisierungsprozesse in sozialen Berufen im Vergleich zu technischen Berufen eingehen. Oder die Kommunikationskulturen, die in abgeschlossenen Gebäuden wie Rathäusern entstehen im Vergleich zu Diensten, die dezentral verteilt sind. Das Eintauchen in die agile Welt fordert und fördert oft cross-sektionale Arbeitsgruppen. Interdisziplinarität, Matrixstrukturen, Querschnittsthemen. Diese bringen Menschen an einen Tisch zusammen, die in der Regel in unterschiedlichen Kommunikationskulturen sozialisiert worden sind. Ein Blick darauf, bevor man mit der Arbeit beginnt, kann in der weiteren Gestaltung vieles erleichtern.