Nicht auf den ausgetretenen Pfaden: Das Projekt “Digital Workplace” an der TH Nürnberg

Die Technische Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm befindet sich mitten in einem Projekt zur Einführung eines „Digital Workplaces“. Damit hat sie ein ganz anderes Vorgehen gewählt, als andere Hochschulen (oder auch Kommunalverwaltungen) es aktuell tun. Sebastian Schötteler von der Projektgruppe hat unsere Fragen dazu beantwortet.

Lieber Sebastian, du hast dich bereit erklärt, uns einige Auskünfte zu eurem Digitalisierungsprojekt an der Technischen Hochschule Nürnberg zu geben. Meine erste Frage kommt aus den Erfahrungen mit den “gängigen” Projekten ähnlicher Art, die ich kenne. Normalerweise beginnen Hochschulen mit der Einführung eines DMS, dann passiert lange gar nichts und dann überlegt man sich vielleicht Ergänzungen in Form von Messenger-Diensten oder Ähnlichem. Ihr geht gerade genau den umgekehrten Weg. Warum geht ihr so vor, und wie sehen eure Visionen aus?

Die Vision ist, alle notwendigen Tools der täglichen Kommunikation, Informationsverteilung und organisatorischen Vernetzung in einer Plattform wiederzufinden. Grund hierfür sind insbesondere unsere vergangenen Erfahrungen. 

Die TH Nürnberg hat historisch bedingt eine recht heterogene Systemlandschaft, wodurch die oben genannten Punkte stark erschwert wurden. Auch der Stichpunkt “DMS” ist hier interessant. Genau die von dir geschilderte Erfahrung haben wir ebenfalls gemacht. Bereits vor Jahren wurde ein DMS-Projekt ins Leben gerufen, nach langem Hin und Her hat sich dort aber relativ wenig getan. Da eine Hochschule relativ autark aufgebaut ist, wurde dieses Projekt relativ schnell von diversen “Insellösungen” überholt. Dies konnten wir nicht nur im DMS-Bereich beobachten. 

Deshalb haben wir uns dazu entschlossen, eine einheitliche und übergreifende Plattform für die gesamte Hochschullandschaft aufzustellen.  

Aus welchen Komponenten besteht euer “Digital Workplace”? Welche Funktionalitäten soll er bereitstellen für welche Zielgruppen?

Im Kern ist ein Digital Workplace eine Erweiterung des klassischen Intranets um kollaborative Möglichkeiten und Tools der täglichen Organisation. Kernfunktionalitäten sind hierbei etwa die klassische formelle Kommunikation via Blogs, die informelle Kommunikation und Kollaboration via Messenger-Diensten, Blogs, Wikis und Social Networking sowie Funktionalitäten wie das oben angesprochene DMS sowie eine Workflow-Engine. 

Die Funktionen eines Digital Workplace.

Aufgrund der Arbeitsweise an der TH Nürnberg sind alle diese Funktionalitäten sowohl Orts- als auch Endgeräte-unabhängig. Hier ist zu sagen, dass sich dieses Portfolio aus den Wünschen/Anforderungen der Hochschulangehörigen ergeben hat.

Ihr habt einen agilen Weg bei der Beschaffung beschritten, der sich vom klassichen “Wasserfall” abgrenzt. Worin bestehen die Hauptunterschiede?

Unsere agile Vorgehensweise lehnt sich sehr an Scrum an, und dies hat mehrere Gründe. Erstens sind wir so in der Lage, die Komplexität der TH-Landschaft weitaus besser einzufangen. Wir haben früh gemerkt, dass sich viele unserer gesammelten User Stories hinsichtlich ihrer Priorität und Akzeptanzkriterien ändern. Dadurch hatten wir die offensichtliche Gefahr, dass das Endprodukt nicht den realen organisatorischen Anforderungen entspricht – ein Problem, das uns in der Vergangenheit öfter erschienen ist. Als weiterer Punkt kann noch die Kundenzentriertheit genannt werden. Aufgrund unseres agilen Ansatzes waren wir in der Lage, die Belange und Wünsche unserer Kunden/Anwender in alle bisherigen Projektschritte intensiv zu involvieren, was aus unserer Sicht ein wichtiger Punkt der Akzeptanzschaffung und Vermarktung ist. Abschließend noch der Punkt “minimum viable product”. Wir möchten unseren Kunden schnellstmöglich anwendbare Inkremente/Mehrwerte liefern, und nicht (wie etwa im DMS-Projekt) Jahrelang verschwinden und das Projekt im Sande verlaufen zu lassen.

Auf genau diesen Punkt wollte ich jetzt zu sprechen kommen. Ihr habt einen extrem ehrgeizigen Zeitplan. Ihr habt Anfang 2020 mit dem Projekt begonnen und jetzt kurz vor Weihnachten den Zuschlag für eine Softwarelösung erteilt. Wie sollen die weiteren Phasen aussehen, und bis wann rechnet ihr mit einer weitgehenden Einführung in der TH?

Als nächstes startet die agile Entwicklungsphase zusammen mit dem externen Anbieter. Diese Phase verläuft in Sprints von 3 Wochen. Dadurch, dass wir nicht ein Endprodukt sondern ein ständig wachsendes Inkrement ausliefern, rechnen wir bis circa Juli 2021 mit einer ersten funktionsfähigen Lösung. Weil wir die Low-Hanging-Fruits zuerst abgreifen (hochpriorisierte User-Stories, die relativ einfach umzusetzen sind), wird diese erste Version voraussichtlich schon relativ früh hohe Mehrwerte erzielen können. Anschließend findet eine Einführungsveranstaltung und mehrere Anwenderschulungen statt. Auch Feedbackrunden sind geplant, um das Produkt stets an den Anforderungen anzupassen. Natürlich wird das Produkt gemäß dem agilen Ansatz stets inkrementell weiterentwickelt. Ich würde sogar behaupten, dass aufgrund der sich ergebenden Dynamiken dass Produkt nie wirklich “final” sein wird, sondern sich mit der Organisation mitentwickelt.

Für Leser*innen, die vor ähnlichen Projekten stehen, sind vermutlich mehr Fragen aufgetaucht, als sie am Anfang hatten. Dürfen sich Interessent*innen an euch wenden, um sich mehr Informationen zu holen? Aufgrund eures schlanken Projektansatzes müsstet ihr für solche Dinge jetzt reichlich Zeit haben…

Sehr gern. Hierfür fallen mir spontan zwei Möglichkeiten ein. Erstens könnt Ihr mich auf dem Barcamp “New Work in der Verwaltung 2023/2033”” am 2. März 2021 dazu befragen, wo wir das Thema nochmals genauer vorstellen. Ansonsten könnt Ihr mich auch gerne auf dem klassischen Wege kontaktieren: sebastian.schoetteler@th-nuernberg.de

Die Fragen stellte Wolf Steinbrecher, FAV.

Link zum Barcamp: https://barcamp.kompetenzmanufaktur-agileverwaltung.org/

Autor: Sebastian Schötteler

Sebastian Schötteler begann sein Wirtschaftsinformatik-Studium an der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm im Jahre 2012 und schloss dieses 2018 mit einem Masterabschluss ab. Bereits während seiner Studienzeit sammelte er langjährige und umfangreiche Praxiserfahrungen innerhalb der verschiedenen Facetten der Digitalisierung bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken und entsprechende Projekterfahrungen bei der Elektrobit Automotive GmbH und der Siemens AG. Im Anschluss an seiner Masterarbeit mit dem Titel „Entwicklung eines Konzeptes zur digitalen Transformation bei der IHK Nürnberg für Mittelfranken“ sammelte er weitere Praxiserfahrungen bei der N-ERGIE AG und beschäftigte sich dort primär mit der Digitalisierung und Weiterentwicklung von Kundenprozessen via SAP. 2019 entschloss er sich, den zunehmenden Einfluss der Digitalisierung auf das Arbeitsleben näher zu untersuchen und schloss sich deshalb dem FAU-Lehrstuhl für Digitalisierung als externer Doktorand an. Parallel dazu agiert er als wissenschaftlicher Mitarbeiter und Projektmitarbeiter an der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm und beschäftigt sich dort mit der Implementierung neuer digitaler Lösungen zur Verbesserung der internen Zusammenarbeit. Dies ermöglicht ihm eine direkte Verknüpfung zwischen theoretischer Forschung und praktischer Erfahrung.

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