Kaizen – die Philosophie des permanenten Lernens und Weiterentwickelns als Teil der agilen Verwaltungskultur

Eine der Kernideen des Lean Managements, die sich auch in der agilen Welt als fester Bestandteil wiederfindet, ist die Idee des Kaizen. Kaizen, dieses Wort ist aus dem Japanischen entlehnt und bedeutet in etwa Veränderung, Wandel zum Besseren. Es wird gerne mit kontinuierlichem Verbesserungsprozess übersetzt, wobei nach meinem Empfinden diese Übersetzung der dahinterstehenden Philosophie nicht gerecht wird. Eine handelt sich um eine Philosophie, die ein ganzheitlicheres Verständnis aufweist, als es die Übersetzung als kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nahelegt.

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Save the Date! Die FAV-Frühjahrskonferenz findet am 18. Mai 2021 in @tlingen statt.

Der Februar fällt dieses Jahr in den Mai. In vergangenen Jahren hatten wir unsere Frühjahrskonferenz immer in der zweiten Februarhälfte abgehalten. Zuerst in Stuttgart an der Hochschule der Medien, dann in der Buhlschen Mühle in Ettlingen. Dieses Jahr findet sie im Mai statt und zwar in der virtuellen Kopie von Ettlingen, @tlingen eben.

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Aneinander vorbeigeredet

Kommunikation als kulturelle Orientierung und der agile Ansatz

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Seit einiger Zeit betreue ich ein Team von internationalen Führungskräften, die wiederkehrenden Konflikte haben. Das Team hat viele Jahre in Deutschland zusammengearbeitet. Auf Grund der Coronakrise und verschiedener Umstrukturierungsmaßnahmen im Unternehmen ist ein Teil der Gruppe jetzt im Ausland „gestrandet“ und die Kommunikation findet per Onlinekonferenz statt. Die Konflikte, die es bereits in Präsenz gab, sind im Onlineformat verstärkt.

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Digitalisierung als Rolle rückwärts? Die süße Versuchung der „Standardisierung“

Durch verschiedene Anlässe bin ich in letzter Zeit auf dieses Thema gestoßen, auf ganz verschiedenen Verwaltungsebenen: Ein Amtsleiter, der seine Mitarbeiter:innen per E-Akte zu der Ordnung zwingen will, die er für sich am besten hält; ein Bundesland, das alle Landesbehörden über einen Kamm scheren will; ein anderes Landesprojekt, das (fast) alle Hochschulen des Landes zur Einführung der gleichen Software verpflichten möchte – soweit ein paar Stichworte. Was versprechen sich die Verantwortlichen davon? Und welche Folgen hat es für die E-Akten-Projekte?

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2 Webinare zum Management von E-Akten-Projekten

Ein Webinar trägt den Titel „10 todsichere Methoden, um ein E-Akten-Projekt gegen die Wand zu fahren“. Das andere behandelt teamorientierte Methoden des Dokumentenmanagements und von Collaboration Platforms insgesamt unter dem Titel „Erst die Strukturen, dann die Tools“.

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«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht

«Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch:
Es freut einen schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.»
Alte Projektleitungsweisheit.

Dafür gibt es diverse Gründe. Hier ein paar nicht abschliessende Beispiele:

Störfaktor Projekt – Projekte sind Fremdkörper in den Zahnrädchen der Organisation. Sie verfolgen eigene Ziele, haben eine eigene Methodik und eine eigene Auftragslage.
Genau dafür gibt es sie – wenn sie nicht etwas anderes als das Gewohnte brächten, bräuchte man kein Projekt. Bequeme Nachbarn sind sie dabei aber nicht.

Stiefkind Projekt – Viele Projekte erblicken nur das Licht der Welt,
– weil es mit „Dann nennen wir es halt Projekt“-Etikett eventuell ausser der Reihe ein zusätzliches Budget gibt,
– weil das Thema unangenehm ist und niemand aus der Linie sich das auf die Fahne schreiben und zuständig sein möchte oder
– weil im Regelsystem relevantes KnowHow fehlt.
Schon bevor so ein Projekt geboren ist, will es eher keiner haben.

Bedrohung Projekt – die Geschichte mit der Zuständigkeitsfalle. Was ein Projekt darf und wo die Regelhierarchie entscheidet, ist oft eine ungeklärte Grauzone mit Potential zum dauerschwelenden Konflikt.

Stresstreiber Projekt – Projektteams haben eigene Deadlines. Die Teammitglieder arbeiten oft teils im Projekt und teils an ihren Regelaufgaben. Und rund um Projekttermine ist der Spagat der Einzelnen zwischen Projekt und Stammorganisation besonders heftig und für die Personen und beide Systeme belastend – Schuld ist dann das jeweils andere, zumindest in der Wahrnehmung.

Start-up-Gründung ‘Projekt’ – ein Projekt ist eine temporäre eigene Organisation in der Organisation

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Die agile Methode Retrospektive in der (öffentlichen) Verwaltung

Krisen bewältigen. Entscheidungen reflektieren. Arbeitswelt gestalten.

Krisen, wie die Covid-19-Pandemie, erfordern schnelles und agiles Handeln der Beschäftigten öffentlicher Verwaltungen sowohl auf kommunaler als auch auf Landes- und Bundesebene. Neben der konkreten Bewältigung von Aufgaben, wie die Überarbeitung von Pandemieplänen, erfordern die äußeren Umstände auch eine Änderung der Zusammenarbeit und eine Anpassung der Arbeitsweisen innerhalb kürzester Zeit, wie die Einführung mobilen Arbeitens und die Etablierung neuer digitaler Kommunikationswege. „Eine Rückkehr zur vollständigen Präsenzkultur wird es wohl nicht geben“, sagt Inga Dransfeld-Haase, Präsidentin des Bundesverbands der Personalmanager.

Die „Corona-Krise“ bringt eine Vielzahl an neuartigen Entscheidungsnotwendigkeiten und Veränderungen mit sich. Einige Veränderungen werden von Beschäftigten der Unternehmen und Verwaltungen positiv bewertet und sollten beibehalten werden, wie insbesondere die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort oder die aktive Weiterentwicklung der betrieblichen Digitalisierung. Einige andere Entscheidungen werden rückblickend durchaus kritisch oder ambivalent gesehen, wie z.B. die möglicherweise entstehende soziale Isolation, und sollte für die künftigen Entwicklungen einbezogen werden. „Alle Verwaltungen haben Erfahrungen gesammelt, welche Auswirkungen die Corona-Krise hat und noch haben kann. Es gilt, die Lernerfahrung dieser Krise zu nutzen, um gestärkt aus ihr hervorgehen zu können“, sagt Doreen Molnár, Referentin in der Abteilung Digitalisierung und Arbeitswelt im Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

  • Welche Veränderungen und neue Arbeitsweisen haben sich bewährt, werden als positiv bewertet und sollen beibehalten werden?
  • Welche Probleme und Herausforderungen sind aufgetreten?
  • Welche Veränderungen und neue Arbeitsweisen haben sich nicht bewährt, werden kritisch bewertet und sollen wieder verworfen werden?

Mit Hilfe der Methode „Retrospektive“ können die Erfahrungen aus dem Arbeitsumfeld der Beschäftigten, und zwar nicht nur während einer Krise, systematisch reflektiert werden. Sie eignet sich für Führungskräfte und Personaler*innen, um die mitunter intensiven Erfahrungen der Mitarbeitenden im Team zu reflektieren und gemeinsam zu entscheiden, welche Veränderun-gen und neue Arbeitsweisen auch jenseits der Krise beibehalten oder verworfen werden sollen.

Die kurze Handlungsempfehlung „Krisen bewältigen. Entscheidungen reflektieren. Arbeitswelt gestalten. Anwendung der Methode Retrospektive in der (öffentlichen) Verwaltungumfasst neben der Darstellung der Methode auch konkrete Praxistipps, die aus Erfahrungen der Kreisverwaltung Soest, Praxisorganisation im Projekt AgilKom, gewonnen werden konnten.

Die Handlungsempfehlung steht auf der Website des ifpm Institut für Public Management der FOM Hochschule unter „Publikationen“ zum Download zur Verfügung.