World Café zum Buchprojekt „Verwaltung 2040“ – Ergebnisse

3 Veranstaltende und etwa 20 Teilnehmende diskutierten am Abend des 12. Juli in 3 Runden an 3 Tischen 10 Werte./1/ Die Gruppen waren bunt gemischt und hatten mit 7 bis 8 engagiert diskutierenden Teilnehmenden eine gute Größe. Neben der Diskussion der einzelnen Werte gab es auch eine ganze Reihe übergreifender Fragen und Beiträge.

Das Foyer des World Cafés

Dieser Blogartikel fasst die Feedbacks, Fragen und Beiträge zusammen und erläutert, wie wir die Rückmeldungen verarbeiten und welche Schlussfolgerungen wir daraus für unser Buchprojekt ziehen. Die Feedbacks der drei Tische/Räume haben wir in ein zusammenfassendes Miro-Board verschoben./2/ Last but not least stellen wir die überarbeitete Fassung des Werterahmens vor und geben einen Ausblick auf die nächsten Schritte.

Übergreifende Fragen und Beiträge

In diesem Abschnitt haben wir thematisch gruppiert das Feedback zusammengefasst, das sich auf den Werterahmen als Ganzes bezieht.

Agilität

Auch wenn in keinem der zehn diskutierten Werte „Agilität“ explizit genannt wird, war das doch in den Diskussionsrunden ein wichtiges übergreifendes Thema, nicht zuletzt, weil die Werte in Anlehnung an das Agile Manifest formuliert sind.

Nach dem Verständnis der Arbeitsgruppen im World-Café ist die Verwaltung 2040 nicht automatisch gleichzusetzen mit einer agilen Verwaltung. Auch ist Agilität an sich kein Ziel. Vielmehr stellen agile Werte und Prinzipien eine Art Grundströmung auf dem Weg zu einer Verwaltung 2040 dar; mal kaum wahrnehmbar, mal sichtbar und kräftig. Deswegen ist das Buchprojekt ohne Agilität und das Agile Manifest kaum vorstellbar.

Buchbeiträge könnten sich mit folgenden Fragestellungen auseinandersetzen:

  • Von welcher Agilität reden wir eigentlich?
  • Was ist eine agile Haltung, was können die Leser:innen damit in ihrem Umfeld erreichen / machen?
  • Wo und wie können agile Werte und Prinzipien helfen, dass wir uns der Vision der Verwaltung 2040 nähern?
  • Wer sind Treiber und Sponsoren der Agilität?
  • Worin besteht der Unterschied zwischen Bedarf an Beteiligung und Bedarf an Agilität?

Werte, Prinzipien oder Thesen?

Viel diskutiert wurde die Frage, ob es sich bei den zehn Punkten wirklich um Werte oder nicht eher um Prinzipien oder Thesen handelt. Vielleicht sind es einfach Überzeugungen, die wir gemeinsam – wenigstens überwiegend – teilen. Ohne die Frage abschließend zu beantworten, ist es auf jeden Fall so, dass sie Wertungen enthalten – die durchaus nicht für alle Menschen aus Verwaltungen anschlussfähig sind.

Die Rückmeldungen aus dem Word-Café bilden auf jeden Fall eine wichtige Basis für die Überarbeitung der zehn Werte beziehungsweise Überzeugungen.

Verwaltung, Bürgerinnen und Bürger, Kundinnen und Kunden

Verwaltung ist so vielfältig, dass die Werte/Überzeugungen womöglich nicht auf alle Spielarten von Verwaltung passen. Also eine erste Einschränkung: Es geht im Kern um die öffentliche Verwaltung. Hier gibt es – wie in jeder Organisation – Einheiten, „innere oder zentrale Dienste“, die für die Arbeitsfähigkeit derjenigen Einheiten zuständig sind, die – zumeist im Kontakt mit ihren „Kund:innen“ – die eigentlichen Leistungen erbringen, für die die jeweilige Organisation geschaffen wurde. Ganz offensichtlich ist diese Unterscheidung bei der Berufsfeuerwehr oder der Polizei, aber es gibt sie auch in jeder anderen Organisation – auch jenseits der öffentlichen Verwaltung.

In der Diskussion zeigte sich, dass in einem Teil der Werte/Überzeugungen der Fokus mehr auf die Bürger:innen gelegt ist (oder Teilmengen davon wie Studierende und Lehrende im Falle der Hochschulverwaltungen), weil dies eben der Kernauftrag der öffentlichen Verwaltung ist. Wenn wir aber die Verwaltung verändern wollen, geht es auch um interne Prozesse und interne Kund:innen, Nutzende, Betroffene usw.

Und wir sehen die Rolle der Bürger:innen im Kern eben nicht nur als Leistungsempfangende, sondern als (Kernprozess-)Beteiligte.

Keine Frage: Eine ganze Reihe von Serviceleistungen lassen sich automatisieren. Aber alle Bürger:innen, die solche halb- bis vollautomatisierten Prozesse durchlaufen (haben), sollen um Feedback gebeten werden, das dann nicht nur abgeheftet, sondern transparent bewertet und nachvollziehbar für die Verbesserung der Services genutzt wird.

Ein wichtiger Gedanke ist das Bild einer proaktiven Verwaltung, die die Bürger:innen und ihre Lebenslagen ins Zentrum stellt – im Kontrast zum heutigen Alltag, in dem die Bürger:innen zumeist als Antragstellende in Erscheinung treten. Proaktives Verwaltungshandeln ist im Kern auch demokratischer als antragsbasiertes Handeln, da es kein Wissen bei den Bürger:innen voraussetzt, wo sie welche Anträge stellen müssen.

Was bedeutet das für unser Buch?

Wir brauchen eine gemeinsame, ausformulierte Vision. Sie ist getragen von den zehn Überzeugungen (ehemals: Werte).

Aus der Vision leiten wir gemeinsam die Themen/Abschnitte des Buchs ab.

Was noch geklärt werden muss sind die Fragen

  • nach den Zielgruppen: An wen wendet sich das Buch? Was wollen potenzielle Leser:innen erfahren? Sind es Innovator:innen in der Verwaltung? Oder Kund:innen, Bürger:innen, Lieferanten oder auch die Wirtschaft?
  • nach dem Scope: Geht es um Moderne Verwaltung oder speziell agile Verwaltung. Scope des Manifests/der Werte: Agil oder moderne Verwaltung allgemein?
  • Was gehört ins Buch? Wo hört der Scope auf?
  • Schreiben wir über Visionen und mögliche Wege sie umzusetzen? Oder gibt es auch konkrete Handlungsempfehlungen, Beschreibungen der Strukturen und Bedarfe (z.B. wie müssten Ebenen-übergreifende Cloudlösungen aussehen, Tipps, was die Einzelnen in ihrem Umfeld agil lösen können, Erfahrungen, was besser bottom up, top down oder aus beiden Richtungen angegangen wird)?

Anmerkungen und Überlegungen zu den einzelnen Werten

World Café – Zusammenfassung des Feedbacks

Wert 1

Wir halten den Aufbau komplexer, durchaus widersprüchlicher Strukturen und Beziehungen zwischen den gesellschaftlichen Akteuren
für eher geeignet, gesellschaftliche Stabilität
im Sinne einer Machtbalance zu befördern,
als die Einhegung unterschiedlicher Interessen und Lebenslagen in feste Regelwerke.

Die Diskussion zeigt, dass dieser Wert sehr unterschiedlich gelesen wird. So wird der Begriff Regelwerke als zu hart empfunden, während die andere Seite darauf verweist, dass auch zur Agilität Regeln gehören. Andere Beiträge werfen die Frage nach der Verhandelbarkeit beziehungsweise Starrheit von Regeln/Konzepten auf oder verweisen darauf, dass Regelwerke auch die In- und Umsysteme im Blick haben müssen.

Dieser Wert sollte konziser gefasst werden, um die Spannweite der (zu weit führenden) Konnotationen einzugrenzen. Die Überarbeitung des Werts steht noch aus.

Wert 2

Wir halten die aktive Einbeziehung aller Einwohner:innen in ihrer Diversität
für wichtiger
als das Streben nach formalisierter Integration.  

Das Feedback zu diesem Wert konzentrierte sich auf ergänzende und präzisierende Hinweise. Die Frage ist, was unter „formalisierter Integration“ genau zu verstehen ist. Teilhabe, Einladung, Angebote und Optionen sind wichtig, Bevormundung muss vermieden werden. Wichtig ist auch, das eigene Bias zu überwinden. Im Prozess muss die Verwaltung dahin gehen, wo die Menschen sind.
Der Begriff „formalisierte Integration“ sollte genauer definiert werden.

Wert 3

Wir halten gemeinsames, schrittweises Entwickeln von Lösungen, auch um den Preis möglicher Fehler,
für wichtiger
als den Anspruch auf Perfektion.

Das Feedback zu diesem Punkt dreht sich zumeist um sehr konkrete Fragen. Lassen rechtliche Rahmenbedingungen in der Verwaltung eine erweiterte Fehlerkultur zu? Welche Elemente braucht die Fehlerkultur? Braucht es Definitionen, wann ein Fehler ein Fehler ist? Wie fehlerlos müssen unsere Produkte sein? Brauchen wir auch eine Feedbackkultur? Wie kann die weit verbreitete Risikoaversion überwunden werden?

Der Wert kann unverändert bleiben.

Wert 4

Wir halten die Bürger:innen eher für einen Teil von gemeinsam entwickelten nachhaltigen Lösungen,
als dass sie Teil eines zu beseitigenden Problems sind. 

Mehrere Beiträge befassen sich mit dem Begriff „nachhaltig“, der noch zu definieren ist. Konkrete Formulierungsvorschläge: „Nachhaltig im Sinne von ausbau- und entwicklungsfähig“, „nachhaltigen Lösungen mit dem gemeinsamen Fokus auf Service“.

Bürger:innen als „Teil eines zu beseitigenden Problem“ wurde von einigen als entwertend empfunden. Konkrete Formulierungsvorschlage: „nicht nur Objekt von Verwaltungshandeln“, „als dass sie Serviceempfangende sind“.

Andere Beiträge gehen bereits in Richtung einer Vision: „Kocreation: Sei da wo die Bürger:innen sind“, „partizipative Gemeinwohlorientierung (Sinnstiftend nach innen)“, „Individuelle Perspektive berücksichtigen“.

Neue Fassung des Werts:

Wir halten die Bürger:innen für einen Teil von gemeinsam entwickelten nachhaltigen Lösungen
und nicht nur
für ein Objekt von Verwaltungshandeln. 

Wert 5

Wir halten das Bild von Bürger:innen, die auch in schwierigen Situationen und Lebenslagen Anspruch auf tätige aufsuchende Unterstützung haben,
für humaner
als das Bild der Bürger:innen als „Kund:innen“.  

Bürger:innen als Kund:innen zu sehen, ist aus Sicht einiger Teilnehmenden durchaus erstrebenswert. Möglicherweise hilft hier die Unterscheidung zwischen einfachen Verwaltungsleistungen (Personalausweis, KFZ anmelden …) und besonderen Lebenslagen, in denen gemeinsam mit den Bürger:innen und auf Augenhöhe systemübergreifend passende Unterstützungsmöglichkeiten entwickelt werden („Menschen statt Fälle“).

Konkrete Vorschläge für eine griffigere, einfachere Formulierung dieses Wertes wurden nicht formuliert, auch nicht für die „tätige aufsuchende Unterstützung“.  Auf Basis des Feedbacks haben wir eine Umformulierung des Werts vorgenommen:

Wir halten eine Verwaltung, die Bürger:innen holistisch in das Zentrum rückt und proaktiv – auch aufsuchend – unterstützt
für humaner
als das Bild der Bürger:innen als „Kund:innen“ in verschiedenen Lebenslagen.  

Wert 6

Wir halten die Beteiligung von Bürger:innen bei der Beratung und Bearbeitung ihrer Anträge
für genauso wichtig
wie die schnelle, weil hochstandardisierte und halbautomatisierte Erstellung von Bescheiden. 

Viele Teilnehmende wiesen darauf hin, dass beides wichtig ist, zumal Automatisierung Schnelligkeit erwarten lässt. Wenn einfache Verfahren standardisiert und weitgehend automatisiert werden, ist dies möglicherweise auch eine Voraussetzung für die Beteiligung bei komplexen Sachverhalten. Auch geht es nicht um die Beteiligung bei der Bescheidung, sondern um die Beteiligung bei der Beratung und Bearbeitung von Vorgängen. Gewünscht wurde, dass bei der Digitalisierung von Prozessen regelmäßig echtes Feedback eingeholt wird.

Wert 7

Wir halten die Bereitstellung einer modernen digitalen Verkehrsinfrastruktur (Netze, Clouds, Suchmaschinen, Märkte)
eher für eine Aufgabe des Staates
als die Bereitstellung von Leistungen, deren Erzeugung den Gesetzmäßigkeiten des Marktes unterworfen wird.    

Die Wichtigkeit einer digitalen Infrastruktur, verknüpft mit einem Anrecht auf Teilhabe an ihr, wird grundsätzlich bejaht. Die Meinungen darüber, ob der Staat beziehungsweise die Verwaltungen bei der Bereitstellung eine wesentlich aktivere Rolle spielen sollen als bisher, gehen auseinander. Die Diskussion zeigt, dass das eigentlich gemeinte durch die Formulierung nicht transportiert wird, nämlich die Frage, ob man Amazon, Google, Facebook und Co. die Gestaltung unserer Art, online zu kommunizieren und einzukaufen, überlässt, wodurch sie wesentlich durch kommerzielle Absichten der Anbietenden geprägt sind.

Der Wert sollte in Richtung des Feedbacks umformuliert werden, um eine größere Anschlussfähigkeit zu erreichen. Es besteht ansonsten die Gefahr, sich in politischen Diskussionen zu verstricken. Wir haben den Wert wie folgt umformuliert:

Wir halten die Bereitstellung und Gestaltung einer modernen digitalen Verkehrsinfrastruktur (Netze, Clouds, Suchmaschinen, Märkte)
eher für eine Aufgabe des Staates
als deren Bereitstellung und Gestaltung durch Anbietende, die den Gesetzmäßigkeiten des Marktes unterworfen sind.  

Wert 8

Wir halten die (ernst gemeinte) Mitgestaltung und Aneignung von Veränderungen durch alle Beschäftige
für wichtiger
als die Aufrechterhaltung hierarchischer Strukturen.  

Der Wert/die Hypothese wird grundsätzlich bejaht. „Ernst gemeint“ sollte aus dem Text herausgenommen werden. In der Diskussion wird darauf verwiesen, dass es dazu ein Empowerment der Mitarbeitenden, eventuell auch ausformulierte Rollenmodelle braucht.

Neue Version:

Wir halten die Mitgestaltung und Aneignung von Veränderungen durch alle Beschäftigte
für wichtiger
als die Aufrechterhaltung hierarchischer Strukturen.  

Wert 9

Wir halten das Arbeiten in selbstorganisierten Teams
für motivierender und menschenwürdiger
als die Vorstellung des isoliert agierenden und völlig selbstverantwortlichen Einzelnen.

Die Ideen hinter diesem Wert werden zwar grundsätzlich bejaht, von vielen wird aber die Frage gestellt, ob hier das richtige Gegensatzpaar aufgespannt ist. So wird angemerkt, dass „Einzelarbeit“ nicht per se schlecht ist.  Auch wird diskutiert, ob nicht eher Selbstorganisation versus Fremdorganisation gestellt werden sollte oder ob es nicht heißen müsste: Aufgabenbezogene, teamorientierte Zusammenarbeit ist wichtiger und motivierender als das Arbeiten in Einzelzuständigkeiten. Auf operativer Ebene wurde der Hinweis gegeben, dass bei manchen Mitarbeitenden selbstorganisierte Teamarbeit Widerstände auslöst.

Neue Version des Werts auf Basis des Feedbacks:

Wir halten die aufgabenbezogene, teamorientierte Zusammenarbeit
für motivierender
als das Arbeiten in Einzelzuständigkeiten

Wert 10

Wir halten das Grundverständnis für die Vereinbarkeit gegensätzlicher Sichten und Standpunkte
für produktiver
als eine Auffassung, dass von zwei Standpunkten immer nur einer der richtige sein kann und das Ringen um die Wahrheit ein Nullsummenspiel mit Gewinnenden und Verlierenden ist. 

Dieser Wert findet eine positive Resonanz. In der Diskussion wird ergänzt, dass hier viele kulturelle Fragen angesprochen werden wie Fehlerkultur, Experimentier- und Lernkultur, Kommunikations- und Diskussionskultur. Als alternative Formulierungen werden genannt: „Komplexitätsverständnis und Ambiguitätstoleranz [sind] wichtiger als Eindeutigkeit“ und „Eine konstruktive Konfliktkultur ist produktiver als das Ringen um die eine richtige Position“

Neufassung des Werts:

Wir halten das Grundverständnis für die Vereinbarkeit gegensätzlicher Sichten und Standpunkte
für produktiver
als eine Auffassung, dass von zwei Standpunkten sich immer nur einer (als der richtige oder wichtigste) durchsetzen soll.

Der neue Werterahmen

Alle Versionen findet ihr im Projektwiki: https://agilesverwaltungswissen.org/wiki/Die_Agile_Verwaltung_2040_-_Projektseite#Werterahmen

Nächster Schritt:
Sprint 0 – Wir erarbeiten eine Vision und bilden Teams für einzelne Buchbeiträge

Vision

Der Werterahmen ist ein wichtiges Fundament für unser Buchprojekt. Er muss ergänzt werden um eine Vision zu Struktur, Arbeitsweise und Mitgliedern der Verwaltung im Jahr 2040. Diese möchten wir in der nächsten Veranstaltung, dem Sprint 0, gemeinsam mit allen Interessierten erarbeiten.

Ausgangspunkte für diese Vision sind neben den Beiträgen und Diskussionen zum Werterahmen die Leitsätze des Forums agile Verwaltung:

  • Das Ganze in den Blick nehmen,
  • cross-funktionale Teams bilden,
  • mit überschaubaren Änderungen und Teilergebnissen experimentieren,
  • die Anspruchsberechtigten einbeziehen,
  • sich regelmäßiges Feedback von innen und außen verschaffen und so
  • sein System immer angemessener machen.

Warum ein Sprint 0?

Wir, die Herausgebenden, haben schon viele Projekte durchgeführt und auch einzelne Bücher geschrieben. Aber so ein Projekt, in dem wir mit vielen Beteiligten in mehreren Sprints ein Buch schreiben, ist neu für uns. Im Sprint 0 wollen wir daher neben der inhaltlichen Arbeit die geplante Vorgehensweise erproben. Es gibt einen Rahmen aus Vision, Werten und thematischer Gliederung. Innerhalb dieses Rahmens schreiben Tandems oder auch größere Teams innerhalb eines Sprints einzelne Buchbeiträge, zu denen im nächsten Review Feedback eingeholt wird. In der anschließenden Retrospektive überlegen wir, ob und wie wir unsere Zusammenarbeit verbessern können und planen wir den nächsten Sprint.

Wie viele Sprints wir brauchen und wie lange ein Sprint dauert, klären wir im Sprint 0. … Und einen Scrum Master brauchen wir auch noch.

Termin von Sprint 0 und Anmeldung

Das Treffen zum „Sprint 0“ findet am Dienstag, 7. September 2021, von 17:00-19:30 Uhr online statt.

Wer sich noch zum Projekt anmelden möchte, findet hier ein Kontaktformular.

Anmerkungen

/1/ Eine Übersicht über die bisherigen Beiträge und Aktivitäten zum Buchprojekt ist hier zu finden: https://agile-verwaltung.org/wir-wollen-ein-buch-schreiben-und-darin-eine-vision-fur-eine-agile-verwaltung-2040-erarbeiten-wer-macht-mit/

/2/ Euer Feedback beim World-Café haben wir in einem Miro-Board zusammengefasst: https://miro.com/app/board/o9J_l1I6n4Q=/

Autor: Buchprojekt Agile Verwaltung 2040

Wir sind die "Product Owner" des Buchprojekts Agile Verwaltung 2040. Wir, das sind Christiane Büchter, Wolf Steinbrechen und Peter Bauer.

2 Kommentare zu „World Café zum Buchprojekt „Verwaltung 2040“ – Ergebnisse“

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