7 Tipps für den professionellen Auftritt in Videokonferenzen

Das kennt ihr mittlerweile alle: Der Remote-Termin startet, noch sind nicht alle da. Die eine fummelt an der Kamera, der andere nestelt am Mikrofon, fragt in die Runde: „Könnt ihr mich hören?“. Bei jeder Sitzung ist jemand dabei, den man kaum erkennen kann, so dunkel ist das Bild. Jemand anderes ist halb am unteren Bildrand versunken. Häufig bekommen wir auch Nasenloch-Perspektiven zu sehen, wenn Smartphone oder Tablett auf dem Tisch liegen. Nicht schön dieser Blickwinkel, es sei denn, es handelt sich um eine Online-Visite beim HNO.

Schade eigentlich! Denn es gehört gar nicht viel dazu, sich in Videokonferenzen gut zu präsentieren. Hier sind 7 Tipps, worauf ihr achten solltet.

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„Agiles Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung – (K)ein Widerspruch in sich!?“ Impulse für Praktiker*innen

Am 16. Dezember ist es soweit!

Nach etwas über drei Jahren Projektlaufzeit, in denen zum Thema „Agiles Arbeiten in der öffentlichen Verwaltung“ geforscht, getestet, experimentiert, reflektiert und implementiert wurde, findet nun unsere virtuelle Abschlussveranstaltung des Projekts „AgilKom“ (Experimentierräume in der agilen Verwaltung) am 16. Dezember 2021 statt.

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Magie statt Technologie – die Macht des Wortes

Man erhob „Digitalisierung“ in den Rang eines magischen Wortes.

Das hat einen ganz gravierenden Vorteil: Magische Worte muss man nur sagen, dann wirken sie. Man muss sich nicht auf konkrete Wortbedeutungen einigen, sich nicht mit Problemen herumschlagen, die sich aus einzelnen Begriffsdimensionen ergeben und nach technologischen Lösungen verlangen. Nein, man sagt einfach nur feierlich: Digitalisierung. Und schon ist die Zukunft hell, das Leben wunderbar und die Freude groß.

Peter Welchering kommentiert den Digital-Gipfel der Bundesregierung, 2020

Kommunikation als Grundlage erfolgreicher Projektarbeit

Egal ob agil oder nach Wasserfall, kollaborativ oder direktiv umgesetzt – Projekte sind das Mittel, um Veränderung herbeizuführen. Wesentlicher Aspekt der Projektarbeit ist dabei für alle Beteiligten die Kommunikation. In jeder Phase, jeder Iteration, vor, während und nach jedem Quality Gate gilt es, sich über Anforderungen, Verfahren und Ergebnisse zu verständigen. Somit ist eine erfolgreiche Kommunikation die Basis erfolgreicher Projektarbeit.

Gemeinsame Sprache als integraler Bestandteil der Kommunikation im Projekt

„Einer der Hauptgründe für schlechtes Verstehen liegt darin begründet, daß die Leute sich selbst nicht darüber im klaren sind, was sie überhaupt sagen wollen.“

Cyril Northcote Parkinson

Insbesondere Scrum als Methodik macht die Integration möglichst diverser, für das Vorhaben relevanter Fachexpertisen im Rahmen cross-funktionaler Teams erforderlich. Diese Erkenntnis ist jedoch bei genauerer Betrachtung nicht auf dieses Herangehen beschränkt. Diversität ist in den meisten organisationalen Systemen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für kreative Lösungsfindung und Zielerreichung.

Herausforderung ist folglich die Integration dieser diversen Standpunkte, Meinungen und Formen des Diskurses – etwas technokratisch zusammengefasst als domänenspezifische Sprachen zu bezeichnen.

Eine explizite Reflexion über die durch die gemeinsame Sprachausbildung angestrebten und zu verwirklichenden Ziele findet Ausprägungen auf vielen Ebenen – sei es sozial-identitätsstiftend am einen Ende des Spektrums durch die Entwicklung von Gruppenzusammenhalt, Kohärenz in Innen- und Außenwirkung bis hin zu funktionalen und unmittelbar projektrelevanten Zielen, die mit der Reduzierung von Friktionen und Gaps in der Erfüllung von Anforderungen liegen.

Werkzeuge für gemeinsame Sprache – das Glossar

Gemeinsame Begriffe zu finden für Entitäten und deren Wechselwirkungen kann also als ein wichtiger Ausgangspunkt für gelungene Kommunikation und damit gelungene Projektarbeit gesehen werden – natürlich nur als notwendige, aber nicht hinreichende Grundlage.

Ein gemeinsames Glossar ist ein passendes Artefakt, welches die Bemühungen um gemeinsame Sprache sinnvoll persistiert. Implizites wird explizit gemacht, und es bieten sich Ansatzpunkte zur Erstellung eines gemeinsamen Dokuments, idealerweise einer Tabelle, die gut strukturiert und – da filter- und durchsuchbar – gut zugänglich ist. Welche technische Umsetzung gewählt wird, hängt natürlich von den organisationalen Rahmenbedingungen ab. Denkbar sind Excel oder Google Sheets, aber auch SharePoint-Liste oder Wikis sind hervorragend geeignet.

Auf diese Weise niederschwellig im Zugang gehalten, kann das Glossar entstehen und wachsen. Eine redaktionelle Bearbeitung ist notwendig, etwa im Rahmen expliziter „Glossar-Termine“. Begleitend ist das implizite Fortschreiben notwendig, beispielsweise während und nach Meetings, in denen sich Bedeutungen geklärt haben. Eine wichtige Herausforderung bleibt, das Glossar zu begleiten und über Neuerungen zu informieren bzw. informiert bleiben – automatische Benachrichtigungen, Feeds oder geplante Austausche helfen an dieser Stelle sehr.

Wichtig ist, das Glossar lebendig zu halten – es muss genutzt, gepflegt und hinterfragt werden. Daraus ergibt sich natürlicherweise ein Betreuungsaufwand, für Redaktion und Qualitätssicherung. Gemindert werden kann dieser in der Wahrnehmung zusätzliche Aufwand, indem entsprechende Maßnahmen in die Rituale der gemeinschaftlichen Arbeit integriert werden, etwa durch Pflege des Glossars im Rahmen von Retrospektiven oder Reviews.

Das Glossar weitergedacht

Wir halten etwa unsere (deutschen) Gesetze und unser Recht aufgrund der schieren textuellen Masse für eine ausreichend spezifizierte, gemeinsame Grundlage im Verständnis der Welt und der Definition der Beziehungen untereinander. Überwiegend ist dieser Eindruck auch korrekt. Doch im Rahmen der Digitalisierung wird begriffliche Trennschärfe unabdingbar. So haben wir im behördlichen Kontext bei der Frage nach dem Einkommen einer Person je nach Perspektive die verschiedensten Bestandteile eines Einkommens zu berücksichtigen. Im Sozialbereich findet eine andere Definition Anwendung als im Bereich der Steuerverwaltung.

„Wie viel verdiene ich im Monat?“ Jeder Arbeitnehmer kann sich diese Frage durch einen Blick auf den Gehaltszettel oder den Kontoauszug ziemlich genau beantworten. Wenn aber in behördlichen Angelegenheiten, ob gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, dem Finanzamt oder dem Sozialamt nach dem Einkommen gefragt wird, ist die Antwort schon wesentlich komplizierter. Ist das Haushaltseinkommen gemeint oder nur das Einkommen des Antragstellers? Was ist mit Einkommensbestandteilen, wie etwa dem Jobticket, Nacht- und Feiertagszuschlägen? Muss ich auch meine Einkünfte aus der selbständigen Tätigkeit, aus Vermietung und Verpachtung oder aus Renten mit angeben? Ist das Einkommen eines bestimmten Kalenderjahres, eines bestimmten Monats oder gar das künftige vereinbarte Entgelt anzugeben?

Prof. Dr. Sabine Kuhlmann im Vorwort des Gutachtens des NKR zum digitaltauglichen Recht

Insbesondere wenn digitale Automatisierung in einem Projekt Aufgabe ist, kann begriffliche Unschärfe nicht mehr durch verstandliche Inferenz des Menschen ausgeglichen werden. Bedeutung muss eindeutig sein.

Vom Artefakt zum Verständigungsprozess

Es gilt, das Glossar als Artefakt eines Verständigungsprozesses zu verstehen. Dieser Prozess zieht die Komplexität der jeweiligen Projektaufgabe in ein methodisch greifbares Kontinuum. Dabei muss die Balance gewahrt werden – Modellbildung ist und bleibt ein nachgeordnetes Werkzeug. Der Austauschprozess über das gemeinsame Modell der Wirklichkeit steht im Mittelpunkt und darf weder der orientierungslosen Beliebigkeit noch der radikalen Standardisierung unterworfen werden.

Quellen

Buchprojekt Agile Verwaltung 2040 – Was gibt es Neues?

Das Projekt schreitet voran! Am 18. Oktober 2021 haben sich 21 engagierte Autorinnen und Autoren in spe zum Projektworkshop getroffen, um sich auf den neusten Stand zu bringen und die nächsten Schritte zu diskutieren. Im Einzelnen wurde über folgende Themen diskutiert:

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Ist Diversity and Inclusion die neue Interkulturelle Kommunikation?

Ein Agile Framework für mehr Gleichberechtigung in der Verwaltung

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Was ist Diversity and Inclusion?

Als ich vor einigen Jahren noch als Personalentwicklerin bei einer kommunalen Verwaltung arbeitete, stand ein Workshop an. „Interkulturelle Kommunikation“ war die Überschrift und ich war sehr gespannt, was da alles drankommen würde. Ich bin selbst auf fünf Kontinenten großgeworden, meine Kinder wachsen dreisprachig auf, ich muss noch Briefe vom Finanzamt für meine Eltern „übersetzen“ und ich kenne das Gefühl, zwischen den Stühlen aufzuwachsen. Bei dem Workshop ging es dann zum Teil um Sprache und „Kultur“, es ging aber vor allem um Wertevorstellungen. Ich weiß noch, wie wir dazu aufgefordert wurden, Sprüche aus unserer Kindheit zu zitieren. Während die Sprüche meiner Kolleginnen sich um Sparen und Arbeiten drehten, zitierte ich den Spruch „Ein Schiff, das im Hafen liegt, ist sicher. Aber dafür werden Schiffe nicht gebaut.“ Dieses Zitat, das mich durch meine Kindheit begleitet hatte, war in diesem Kreis völlig unbekannt. Und obwohl wir in dem Workshop sehr viel mehr übereinander erfahren haben, als wir es im Alltag getan hätten, tat sich da eine Trennwand auf – zwischen der Kultur der „Risikoaversen“ und der Kultur der „Risikofreudigen“. Zwischen dem Spargeist und der Einkaufslust. Zwischen mir und ihnen.

Kritik am alten Paradigma

Interkulturelle Kommunikation – Interkulturelle Öffnung – Interkulturalität ist ein Paradigma, das seit vielen Jahren in öffentlichen Verwaltungen und im Unternehmen eingesetzt wird, um in der Belegschaft ein Umdenken anzuregen: hin zu mehr Empathie für Menschen, die eine andere Sozialisierung erfahren haben als sie. Eine Sozialisierung, geprägt von anderen Werten, anderen Normen, einer anderen Sprache und einer anderen „Kultur“.

Entstanden aus der Ausländerpolitik der 80er Jahre[1] und weiterentwickelt zu dem Versuch der „Integration“, basiert interkulturelle Kommunikation auf der Annahme, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche kulturelle Verhaltensmuster haben und dass wir sie a) verstehen können (und müssen) und b) Angebote entwickeln müssen, damit die Übernahme mehrheitlich akzeptierter Verhaltensmuster gelingt. Die „Leitkulturdebatte“, die zum Teil daraus entstanden ist, zeigt die Gefahren dieses Paradigmas[2]. Zuerst der latente Unterton, dass Minderheitskulturen nur so lange toleriert werden, wie sie die Mehrheitskultur nicht „stören“. Und zweitens, dass Menschen in binäre Kategorien eingeteilt werden können, die zum Teil an nationalen Grenzziehungen festgemacht werden („Deutsche“ und „Ausländer*innen“) – was bereits vorhandene diskriminierende Praktiken im Straf-, Steuer- und Wahlrecht, um nur einige wenige Bereiche zu benennen,[3] verschärft.

Diversität

Diversität hingegen versucht, das Unterscheidungsmerkmal „Ethnizität“ (was hier mit „Kultur“ etwa gleichgesetzt werden kann) als ein einzelnes Merkmal in einem viel weiter gefassten Feld von persönlichen Eigenschaften zu sehen. Das inzwischen bekannte „Diversity Wheel“[1] – in der Abbildung mit den Englischen Bezeichnungen – zeigt die Vielfalt der möglichen Merkmale, durch die Menschen sich selbst definieren oder als fremd bezeichnet werden.

Abb. 1: Diversity Wheel – Johns-Hopkins-University

Entscheidend dabei ist die Intersektionalität – also das gleichzeitige Wirken unterschiedlicher Merkmale, die sich durchaus auch gegenseitig verstärken können, nicht nur im positiven Sinne, sondern auch im negativen. So werden einzelne vermeintlich homogene Gruppen („Frauen“ oder „Männer“) plötzlich vielfältiger (heterosexuelle, verheiratete und in einer monogam-gelebten Beziehung lebende Frauen mit leiblichen Kindern im Vergleich zu heterosexuellen, geschiedenen und in einer der Ehe gleichgestellten Beziehung lebende Frauen mit nicht-leiblichen Kindern). Was am Anfang als eine übermäßige Nutzung von Bindestrichen erscheint, ist am Ende der Versuch zu zeigen, dass unterschiedliche Menschen unterschiedliche Lebensrealitäten haben. Sowohl auf Grund der eigenen Zuschreibungen, aber auch – und das ist zentral für die Frage nach Inclusion – der Zuschreibungen anderer, vor allem Menschen in Machtpositionen.

Agilität: Gleichberechtigung als neue Orientierungsmuster

Agile Methoden leisten einen wertvollen Beitrag zu der Diskussion um Diversity und Inclusion. Ein Kerngedanke, der in beiden Frameworks mitschwingt, ist der Ansatz, Meinungsvielfalt nicht nur zuzulassen, sondern bewusst zu fördern. Es reicht nämlich nicht mehr aus, als öffentliche Institution einen bunten Hochglanzprospekt zu drucken und zu verkünden, man sei nun tolerant. Vielmehr ist gefragt, wie denn die tatsächlich gelebte Realität für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Bürgerinnen und Bürger in und mit dieser Institution gestaltet wird. Gibt es Raum für Rückmeldungen, die den Status Quo in Frage stellen? Ist man und frau dazu bereit, vom „so haben wir es schon immer gemacht“ abzuweichen und sich aus der Komfortzone hinauszuwagen? Werden Meinungsverschiedenheiten als wesentlicher Teil der Unternehmenskultur gesehen und Methoden zur Verfügung gestellt, diese Konflikte im geschützten und strukturierten Rahmen auszutragen? Wenn wir Gleichberechtigung als neue Orientierungsstruktur nehmen möchten, brauchen wir einen methodischen Rahmen, um nicht nur die Gipfel zu erklimmen, sondern auch durch die Täler zu kommen.

Denn Diversität kann auch konfliktreich sein. Diverse Teams sind nicht nur effizienter und resilienter, sondern tragen ein viel höheres Konfliktpotential. Das muss erkannt und begleitet werden, in dem Raum angeboten wird, nicht nur über inhaltliche Themen zu sprechen, sondern auch über die Zusammenarbeit als Team, die Rollenzuteilung und die Arbeitslast. Alle agilen Methoden sehen Feedback-Zyklen vor. Diese stellen durch einen methodischen Rahmen sicher, dass a) das Produkt und den Prozess nicht aus den Rudern läuft aber auch, dass b) über die Zusammenarbeit gesprochen wird. Ein sukzessives einführen solcher Methoden kann – auch übrigens in nicht diversen Teams – viel zur Zusammenarbeit beitragen.

Reflexion über die Autorschaft dieses Artikels

Als weiße, heterosexuelle, cis-normative Frau, die diesen Blogartikel im Eigenheim mit den Stimmen (und dem Geschrei) der leiblichen Kinder im Hintergrund schreibt, ist es ziemlich einfach, von einem Standpunkt aus zu schreiben, der ziemlich neutral und objektiv klingt. Die Verwendung von Fremdwörtern und das Anklingen eines akademischen Hintergrundes – untermauert durch den Hinweis auf weiterführende Literatur in den Fußnoten – verleiht dem Blogartikel eine Art „Expertenglanz“. Diversität und die Diskussion über Diskriminierung sind immer verbunden mit dem Erkennen der eigenen Privilegien. Und obwohl ich durch meine eigene Migrationsgeschichte geprägt bin und selbst oft über die Frage „wo ich denn herkomme“ stolpere, unterscheidet sich meine Lebensrealität auf Grund meiner blonden Haare und meiner grünen Augen, meines Bildungshintergrundes und desjenigen meiner Eltern sowie vieler anderer Faktoren nochmals von der Situation vieler anderer Menschen, die eine Migrationsgeschichte mit sich tragen. Zu dem Thema Diversität und Inklusion bin ich durch meine praktischen Erfahrungen mit und in Verwaltungen gekommen, weniger durch akademische Studien und Erfahrungen in der freien Wirtschaft oder im Bildungswesen, wo andere Herausforderungen zu meistern sind.


[1] https://www.researchgate.net/figure/Diversity-Wheel-as-used-at-Johns-Hopkins-University-12_fig1_320178286


[1] http://www.i-iqm.de/dokus/Expertise.pdf

[2] https://www.bpb.de/apuz/26535/leitkultur-als-wertekonsens

[3] Mehr zu Diskriminierungserfahrungen in Deutschland hier https://www.antidiskriminierungsstelle.de/SharedDocs/downloads/DE/publikationen/Expertisen/expertise_diskriminierungserfahrungen_in_deutschland.pdf?__blob=publicationFile&v=8

Herbstkonferenz Agile Verwaltung am 30.11./1.12.2021 – Das Programm

Wir nehmen Agilität unter die Lupe. Nicht überall wo agil drauf steht, ist agil drin. Es muss nicht immer agil draufstehen, damit es agil ist. Ja was denn nun? Ist Agilität jetzt nun eine Haltungsfrage oder die Methoden?

Die Bandbreite an Angeboten rund um das Thema Agilität ist groß. Es kommt nicht selten vor, dass hier der Überblick verloren geht. Lässt sich das Thema Agilität überhaupt noch überblicken?

Mit unseren Angeboten und Konferenzen möchten wir insbesondere Menschen aus Verwaltungen und Menschen, die mit Verwaltungen zusammenarbeiten, einen Überblick über die Themenvielfalt und deren praktischen Bezug geben.

Am 30. November und 1. Dezember 2021 ist es wieder soweit. Agilität kann sich wie ein roter Faden durch alle Bereiche einer Verwaltung ziehen. Es ist egal, ob du in das Thema Agilität gerade einsteigst oder du dich zu den Fortgeschrittenen zählst.

Unser Programm zeigt eine spannende Themenvielfalt und wird von Menschen gestaltet, die die Herausforderungen von Verwaltungen verstehen und Verwaltungen aktiv mitgestalten. Du hast die Möglichkeit in den direkten Austausch zu treten, dich zu vernetzen, zu diskutieren und eine tolle Zeit mit neugierigen und muten Menschen zu verbringen.

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Brutkasten der Hoffnung – In fünf Schritten zum gelingenden Experiment

Titelbild: Jackie Ramirez, pixabay

Im Zusammenhang mit agilen Vorgehensweisen werden Experimente als eine Möglichkeit beschrieben, Ideen zu testen. Bei dem Wort „Experiment machen“ klingeln in Verwaltungen allerdings die Alarmglocken. Für viele gehören Experimente in Labore oder wenigstens in ein Innovation Lab, aber nicht in den Verwaltungsalltag. Möglicherweise liegt das an falschen Vorstellungen vom richtigen Ausprobieren. Wie Experimente nicht nur Gedanken bleiben, sondern tatsächlich gelingen und welche Nebeneffekte sie bringen, das erwartet Dich in diesem Beitrag.

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Agilität am Scheideweg: Um den gesellschaftlichen Herausforderungen gerecht zu werden, müssen unsere agilen Methoden besser werden

Anlass dieses Beitrags ist eine Frage, die vor einigen Jahren von Richard Nelson aufgeworfen worden war:

“Warum bringen es Gesellschaften, die innovative Großtaten wie die erste Mondlandung realisierten, nicht zustande, gesellschaftliche Herausforderungen wie die Existenz von Slums oder das Analphabetentum zu besiegen oder auch nur organisiert anzugehen?” /Anmerkung 1/

Daraus folgen für mich zwei Fragen für unsere heutige Situation:

  1. Sind die vor uns liegenden großen Herausforderungen – Klimawandel, Pandemie, Digitalisierung, autoritärer Populismus – eher von der Art „Mondlandung“ oder von der Art „Slums und Analphabetentum“? Also können wir sie voraussichtlich ohne fundamentalen gesellschaftlichen Wandel bewältigen oder laufen sie wohl oder übel auf tiefgreifende Änderungen in unserer gesamten Lebensweise hinaus?
  2. Einmal angenommen, diese Änderungen wären vom zweiten Typ: Sind unsere agilen Methoden ausreichend, um diese gesellschaftlichen Änderungen so zu moderieren, dass wir nicht ins Chaos gleiten, die Änderungen also nicht „disruptiv“ werden?
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