Das ist das Ende! Vom guten oder glanzlosen Beenden von Projekten, von Ziehwegen, Tourenabbrüchen und allem dazwischen. Teil 8

Woran merken wir, dass wir mit unserer Arbeit, mit einem Projekt stecken geblieben sind? Woran können wir feststellen, dass nur noch ein letzter Schlenker, ein Ziehweg, ein bisschen zusätzliche Mühe fehlt, um ins Ziel einzufahren? Oder umgekehrt, wann wir lieber ein glanzloses Ende einleiten sollten – und dabei vielleicht einiges aus der Konkursmasse retten, statt vergeblich auf das gute Ende, den sonnigen Erfolg zu hoffen? Was kann helfen, ein glanzloses Ende zu vermeiden und was ist, wenn wir merken, dass lange Geplantes noch gar nicht angefangen, der Beginn verschoben und verschoben wurde? Dieses Thema von unterschiedlichen Seiten zu beleuchten, ist das Anliegen unser 8-teiligen Artikelserie.

Mit dem achten Teil sind wir am Ende unserer Artikelserie angekommen. Was tut man am Ende: Aufräumen! Entsprechend sind die Themen dieses Artikels:

  • Aufräumen mit KonMari für das Büro
  • Systemische Müllabfuhr: Inventur und regelmäßige Entrümpelung

Teil 8 – Aufräumen

Aufräumen mit KonMarie

Das Aufräumen mit der von Marie Kondo entwickelten Methode erfreut sich schon seit einigen Jahre zunehmender Beliebtheit. Zentraler Punkt des Aufräumens ist, dass jeder Gegenstand in die Hand genommen wird und man sich fragt, ob dieser Gegenstand „Freude bereitet“. Wenn nicht, weg damit. Auf diese Weise können gut zwei Drittel der Dinge das Hause verlassen.

Wichtig ist:

  • Schnell und konsequent vorgehen.
  • Das Aufräumen nach Kategorien (Stifte, Socken, Geschirr, …) organisieren und nicht nach Orten.
  • Die Dinge anfassen und spüren: Bringt es Freude?
  • Jedem Ding seinen Platz geben (und alles immer gleich dorthin ablegen: zum Beispiel Schuhe, Kleidung, Schlüssel nach dem nach-Hause-kommen gleich an ihren Platz legen).
  • Unnötige Dinge dankbar verabschieden.
  • Einen Altar für besondere Erinnerungsstücke aufbauen.
  • Aufräumen zu einer dauerhaften Tätigkeit machen.

Unschwer ist hinter der Methode buddhistisches Gedankengut zu erkennen, welches lehrt, man solle Abstand halten zum Besitz und sich nicht vom Materiellen abhängig machen.

Funktioniert das auch im Büro? Warum nicht, wäre die passende Gegenfrage. Könnte man nicht einmal im Jahr einen Aufräumtag im Büro veranstalten? Dabei nicht nur das Zimmer, sondern auch die elektronischen Ablagen entrümpeln.

In Anlehnung an KonMarie aufgeräumte Schränke

Ein Selbstversuch hat gezeigt, dass in Abwandlung der KonMarie-Methode folgende Fragen hilfreich sind:

  • Brauche ich das laufend beziehungsweise habe ich das in den letzten 3 Monaten benutzt?
  • Kann ich das (elektronisch) archivieren?

Das Ergebnis des Selbstversuchs sieht man im Bild oben. Die Schränke waren vor der Aufräumaktion randvoll mit Akten, Broschüren, Unterlagen, Büromaterial, Moderationsmaterial und vieles mehr.

Kernbotschaft

Die KonMari Methode funktioniert nicht nur zu Hause.

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Systemische Müllabfuhr: Inventur und regelmäßige Entrümpelung

Ein echtes Bild von einem Büroschrank. Vielleicht ein Extremfall, vielleicht auch nicht.

So wie jede Zelle von lebenden Organismen einen Mechanismus zur Abfuhr von nicht mehr benötigten oder sogar toxischen Substanzen hat, so benötigen auch Menschen und Organisationen systematische und kontinuierliche Entgiftung. Diese Idee geht auf Peter Drucker, Pionier der modernen Managementlehre, zurück.

Entgiftung bedeutet in Unternehmen: Regelmäßiges Aussortieren von Altem und Überflüssigem. Dabei geht es nicht nur um Akten (analog/digital) oder Büromaterial, sondern auch um Routinen:

  • Brauchen wir den monatlichen Report x noch?
  • Können wir das Mittwochs-Jour-Fixe vielleicht auch nur einmal im Monat machen?
  • Welche Sitzungen brauchen wir überhaupt noch?
  • Sind bestimmt Prozesse und Workflow noch notwendig? Können sie vielleicht entschlackt werden?
  • Brauchen wir diese oder jene Formulare und Vorlagen noch?
  • Braucht es mich persönlich in der Projektgruppensitzung oder kann ich das delegieren?
  • Welchen Mehrwert kann ich beim Thema y bringen?

Nützliche Leitfrage beim Entgiften:

  • Was von dem, was ich heute tue, würde ich nicht mehr neu beginnen, wenn ich es nicht schon täte?
  • Was würden ich nicht mehr anfangen, wenn ich nicht schon mittendrin steckte?
  • Wovon muss/kann/sollte ich mich daher trennen?
  • Warum tue ich, was ich tue? Warum tun wir, was wir tun?
  • Was muss/kann/sollte ich schlicht beenden und stoppen?

Tipp: Warum nicht einmal jährlich eine „Abteilungs-Putzaktion“ machen. Telefon und Mail abstellen, Schränke ausmisten, gemeinsam Routinen auf den Prüfstand stellen und wegwerfen oder abstellen, was nicht mehr gebraucht wird.

Kernbotschaft

Regelmäßiges „Entgiften“ befreit und schafft Raum (physisch und psychisch) für Neues.

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Über das Autorenteam

Christina Lindner


Seit Juni 2021 Amtsleiterin des Personal- und Organisationsamts der Stadt Karlsruhe. Nach dem Studium an der Universität Koblenz-Landau zunächst als Projektmanagerin und in Karlsruhe als wissenschaftliche Mitarbeiterin am ZKM tätig. Ab 2012 Leitung der Kommunalen Statistikstelle der Stadt Pforzheim und ab 2015 Abteilungsleitung der Personalplanung und -entwicklung der Stadt Mannheim.

Julia Mättler

Seit 2017 bei der Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamtes der Stadt Karlsruhe (nach Studium Public Management in Kehl), absolvierte eine Zertifizierung im Projektmanagement im Jahr 2020 und ist Ansprechpartnerin u.a. für das Themenfeld „Gesamtstädtisches Projektmanagement“.

Peter Bauer

Seit 2013 Mitarbeiter der Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamts der Stadt Karlsruhe, davor 10 Jahre Mitarbeiter des Bereichs Information und Kommunikation des Gartenbauamts. Studierte Architektur an der TU Braunschweig und war als Mitarbeiter in verschiedenen Architekturbüros und mit eigenem Architekturbüro tätig. Mitglied im Forum agile Verwaltung.

Zum Schluss

Damit sind wir am Ende der Artikelserie. Wie so oft war der schwierigste Part, Dinge wegzulassen, sich auf eine kleine Auswahl dessen zu fokussieren, was man zu dem Thema sagen könnte. Uns hat es jedenfalls unheimlich viel Spaß gemacht, zum Thema zu schreiben. Nun bleibt nur noch zu sagen, dass Feedback willkommen ist! Wir freuen uns darauf eure Meinung zu hören.

Die Artikelserie

Autor: diedreiteam

Christina Lindner Seit Juni 2021 Amtsleiterin des Personal- und Organisationsamts der Stadt Karlsruhe. Nach dem Studium an der Universität Koblenz-Landau zunächst als Projektmanagerin und in Karlsruhe als wissenschaftliche Mitarbeiterin am ZKM tätig. Ab 2012 Leitung der Kommunalen Statistikstelle der Stadt Pforzheim und ab 2015 Abteilungsleitung der Personalplanung und -entwicklung der Stadt Mannheim. Julia Mättler Seit 2017 bei der Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamtes der Stadt Karlsruhe (nach Studium Public Management in Kehl), absolvierte eine Zertifizierung im Projektmanagement im Jahr 2020 und ist Ansprechpartnerin u.a. für das Themenfeld „Gesamtstädtisches Projektmanagement“. Peter Bauer Seit 2013 Mitarbeiter der Organisationsentwicklung des Personal- und Organisationsamts der Stadt Karlsruhe, davor 10 Jahre Mitarbeiter des Bereichs Information und Kommunikation des Gartenbauamts. Studierte Architektur an der TU Braunschweig und war als Mitarbeiter in verschiedenen Architekturbüros und mit eigenem Architekturbüro tätig. Mitglied im Forum agile Verwaltung.

Ein Gedanke zu „Das ist das Ende! Vom guten oder glanzlosen Beenden von Projekten, von Ziehwegen, Tourenabbrüchen und allem dazwischen. Teil 8“

  1. Danke für diesen wunderbaren Artikel! Ich persönlich liebe Aufräumen und Ausmisten, und die Anregung, dass wir alle das per Regeltermin auch im Büro/am Arbeitsplatz/im Projekt durchführen sollten, ist eine tolle Idee.

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