E-Akte: Einladung zu einem Austausch über die DMS-Software enaio

Aus drei Projekten heraus ist das Interesse an einem Austausch über die Einführungsstrategien der E-Akte geäußert worden. Bei diesen Projekten wurde die Software „enaio“ beschafft und – offenbar ganz unterschiedlich – implementiert. Dabei sind eine ganze Reihe von Fragen zu Schnittstellen usw. aufgetaucht.
Wir vom FAV unterstützen dieses Anliegen gerne und geben es an unsere Leserschaft weiter. Im Folgenden findet ihr eine Liste der bisher aufgetauchten Fragen und ein Kontaktformular zur Anmeldung.

Aufgeworfene Fragen

• Es gibt offenbare unterschiedliche Ablagestrukturen, die mit enaio realisiert wurden. Zum einen die Anlage verschiedener „Aktenschränke“ nach Abteilungen (Ablage nach Organigramm), zum anderen die Anlage eines gemeinsamen Aktenschranks für die Gesamtverwaltung (bisweilen mit Ausnahme der Personalakten) und Ablage nach Prozessen. – Was sind eure Erfahrungen mit diesen Strukturen? Bestimmt hat jede Struktur ihre spezifischen Vor- und Nachteile.
  • Welchen Aktenplan wendet ihr an? Bietet insbesondere der aktuelle Aktenplan der KGSt Vorteile gegenüber den Landesaktenplänen (Boorberg in BW, EAPl in Bayern usw.)?
    • Schnittstellen. Zum Beispiel wünschen sich in einem Projekt die Bauabteilungen (Hochbau, Gebäudewirtschaft, Grünflächen, Stadtentwicklung, Entwässerung …) eine Schnittstelle von enaio zu ihrem CAD-Programm. Das betreuende Systemhaus behauptet, das ginge nicht. Gibt es irgendwo Gegenbeispiele, dass es dort doch gelungen ist?
    • Welche Erfahrungen habt ihr überhaupt mit der fachlichen und technischen Betreuung seitens der Systemhäuser von Optimal Systems? Wie steht es mit Responsezeiten? Wie mit den Fähigkeiten (und der Bereitschaft) zur spezifischen Anpassung von z.B. Masken an die jeweiligen spezifischen Anforderungen?

Betroffene Projektleitungen haben bestimmt noch eine Reihe von anderen Anliegen.

Vorgehen und Ziele

Statt diese Fragen per E-Mail-Pingpong an verschiedenste Kontakte zu verteilen und die Antworten wieder einzusammeln, möchten wir die agile Methode des „Cross-funktionalen Teams“ anwenden. Wir laden ein zu einem ersten Treffen. Wer Interesse hat, füllt unten das Kontaktformular aus. Dann machen wir eine Doodle-Abfrage mit verschiedenen Terminvorschlägen ab zweiter Januarhälfte für diejenigen, die sich bei uns gemeldet haben.

Das Ziel wäre aus unserer Sicht, alle Fragen zu sammeln und die jeweiligen Antworten (oder Antwort-Varianten, falls es verschiedene Meinungen gibt) zu dokumentieren und zu veröffentlichen. Vielleicht noch mit einem Hinweis auf Projekte, die sich mit diesen Fragen schon beschäftigt haben: so eine Art „gelbe Seiten“ für enaio-Projekte.

Die Ergebnisse sollten wir so publizieren, dass möglichst viele Betroffene dort bedienen (auch die beim Treffen nicht dabei waren).
Für das erste Treffen fangen wir mit einem Miroboard o.ä. an und schauen, wie weit uns das vielleicht schon ausreicht. Der Nutzen wäre für viele Beteiligte vermutlich ziemlich groß, bei ganz überschaubarem Aufwand.