Die Diskussion um das Thema „Wie kann die Verwaltung die Digitalisierung vorantreiben – und vor allem warum?“ spielt auf unserem Blog eine zunehmende Rolle. Einige Beiträge sind dazu erschienen. /Anmerkung 1/ Auf unserer Jubiläumskonferenz „Agile Verwaltung 2023“ wird es eine Rolle spielen.
Die praktische Frage, die sich viele engagierte Innovator:innen in den Verwaltungen stellen, lautet: „Wie können wir praktisch anfangen? Wir sind von Blockaden umgeben – wie können wir damit umgehen?“ – Eine mögliche Antwort darauf liefert der Front-Line-Ansatz.
Das Cynefin Framework ist mehr, als eine theoretische Grundlage um uns durch die komplexe Welt unserer Entscheidungen zu navigieren. Es ist ein Kompass für Führungskräfte. Wie es hilft, Wohnungsbrände zu löschen, lest Ihr im Artikel.
Im Sommer 2017 reiste ich im Auftrag des Deutschen Landkreistages ins europäische Ausland. Ich tat dies, weil es mir nicht gelungen war, für das Benchlearning der 103 kommunalen Jobcenter vorzeigbare Best-Practice-Beispiele für gelungene Digitalisierungsprojekte im Inland aufzutreiben. Ich fuhr nach Frankreich, zum Pôle Emploi in Paris, und entsandte Kolleginnen und Kollegen nach Dänemark, Belgien, Österreich und in die Niederlande. Beklommen kehrten wir zurück. Dass Deutschland in Sachen staatlicher Digitalisierung hinterherhinkte, war uns bewusst gewesen. Das Ausmaß unserer Rückständigkeit jedoch nicht.
Kürzlich erreichte mich die Frage, wie man sich in das Thema „Agile Transformation“ einlesen könne. Zu Scrum und Agilität habe ich bereits eine Leseliste im Teamworkblog veröffentlicht./1/ Welche Bücher kann ich für das Thema Transformation empfehlen? Meine Antwort fällt diesmal deutlich länger aus, um den größeren Rahmen dafür aufzuzeigen. Aber am Schluss komme ich mit nur 3 Literaturtipps aus.
Diesen Satz hörte ich neulich nach einem Klimapuzzle-Workshop von einer Teilnehmerin, die sich bereits seit Jahren mit dem Klimawandel auseinandersetzt. Das ist erstaunlich – und gleichzeitig kann ich für mich selbst das gleiche behaupten. Ich weiß, dass ich weniger Plastik verbrauchen, weniger Auto fahren und nicht mehr fliegen sollte. Mir ist bewusst, all das sollte ich zugunsten des Klimas und für das Weiterbestehen unserer Erde tun. Wie CO2-Emmissionen mit Überschwemmungen und Dürreperioden zusammenhängen, war mir bis vor kurzem aber ehrlich gesagt nicht im Detail klar.
Spielerisch Ursachen und Wirkungen erarbeiten
Und dann bekam ich im Rahmen von WOL4Climate die Gelegenheit, an einem Climate Fresk (Klimapuzzle) teilzunehmen. Der französische Dozent Cédric Ringenbach hat diesen spielerischen Ansatz 2015 entwickelt. Er wollte seinen Studierenden auf Basis des Weltklimaberichts die Fakten des Klimawandels vermitteln und ist mit herkömmlichen Methoden gescheitert. Das hat ihn veranlasst, einen anderen Weg zu erproben, der einfacher, aber dennoch wissenschaftlich fundiert ist. Das Ergebnis ist das Klimapuzzle.
In einem dreistündigen Workshop erarbeiten 5-8 Teilnehmer*innen mit Hilfe von 42 Karten die Ursache- und Wirkungszusammenhänge des Klimawandels. Sie diskutieren in fünf aufeinanderfolgenden Phasen, wie die einzelnen Ereignisse miteinander in Zusammenhang stehen und erarbeiten sich so ein Bild.
Ein Bild, das erschrecken kann, wenn man registriert, dass die eigene Familie in Norddeutschland schon in wenigen Jahren dort nicht mehr leben kann, wo sie derzeit ihr Haus bewohnt. Daher nimmt der Workshop sich Zeit, neben Faktenwissen für den Kopf auch auf die entstandenen Emotionen einzugehen. Der Workshop schließt damit, gemeinsam zu überlegen, wie jede*r einzelne im individuellen Kontext – ob beruflich oder privat – aktiv werden kann.
Gemeinsam aktiv werden
Was hat dies nun mit einer agilen Verwaltung zu tun? Ganz einfach: „Klimaschutz ist eine gesamtgesellschaftliche Aufgabe.“ (Umweltbundesamt)
Allein können wir es nicht schaffen; wir sind als Gemeinschaft gefragt. Jan hat dazu bereits einige Gedanken vor knapp einem Jahr hier im Blog veröffentlicht . Am Beispiel der Stromproduktion zeigt er auf, dass „Zivilgesellschaft, Unternehmen, Politik und Verwaltung zusammenarbeiten“ müssen.
Für einen solchen gemeinschaftlichen Prozess kann das Klimapuzzle ein Einstieg sein.Gemeinsam mit Bürger*innen, Unternehmer*innen und Politiker*innen – oder auch hausintern – lässt sich hiermit ein faktenorientierte Basis schaffen, die den Startpunkt für gemeinsame Maßnahmen bildet.
Klimapuzzle ausprobieren
Neugierig geworden? Dann lade ich Sie herzlich ein, selbst an einem Klimapuzzle teilzunehmen.
Der Workshop ist kostenfrei und auf maximal acht Teilnehmer*innen begrenzt (first come – first serve). Bei Interesse schicken Sie mir bitte eine E-Mail . Weitere Informationen erhalten Sie dann per E-Mail.
Stell dir vor, du seist Sachbearbeiter in einer öffentlichen Verwaltung und hast eine Entscheidung zu treffen. Die Entscheidung aber, die dir die gesetzlichen Regelungen vorschreiben, widerspricht deinem „gesunden Menschengefühl“: sei es, dass die Situation außergewöhnlich ist und die Vorschriften dem konkreten Fall nicht angemessen erscheinen; sei es, dass eine regelkonforme Entscheidung deiner Meinung nach eine unbillige Härte für den konkret Betroffenen darstellte – also moralisch nicht vertretbar. Wie verhältst du dich? Passt du deinen Beschluss der Regel an, auch wenn sie deinem „Wertekanon“ widerspricht? Oder setzt du dich über die Vorschriften hinweg und folgst deinem eigenen Gefühl?
Heute gibt es für euch eine echte Erfolgsstory, denn wenn innovative Ideen auf ein dynamisches Team und aufgeschlossene Führungspersönlichkeiten treffen, dann ist in der Verwaltungsarbeit vieles möglich. Wie man neue Impulse setzen und welche Tools man nutzen kann, um Arbeitsprozesse agiler zu machen, erfahrt ihr in diesem Erfahrungsbericht zu unserem Consulting der Stadtverwaltung Coesfeld.
Am 23. März 2023 startet das Creative Bureaucracy Festival mit dem Digital Kick-Off Day in ein neues Jahr der Innovationen im öffentlichen Sektor. Das Programm des Tages umfasst mehr als 30 deutsche und internationale Sessions, die die Festival Jury aus über 200 Nominierungen aus 37 Ländern auswählen wird. Kostenloser Livestream auf der Homepage des Festivals unter: https://creativebureaucracy.org/digital-kick-off-day/
Was wir anstreben, ist ein kontinuierlicher Fluss der „Arbeitspakete“ durch unser Arbeitssystem. Damit dieser gewährleistet ist, bemühen wir uns als agiles Team möglichst alle Abhängigkeiten zu vermeiden. Das gelingt mal mehr und mal weniger.
Unser Ziel ist es, dass es möglichst keine Abhängigkeiten nach außen gibt. Da wir uns mit agilen Teams oft in einem komplexen Umfeld bewegen, wissen wir nicht immer zu Beginn, ob es Abhängigkeiten zu Dritten oder andere extern verursachten Blockaden gibt. Erst durch das erkundende Vorgehen erkennen wir, dass es Zuarbeit von dritter Seite benötigt oder Entscheidungen an anderer Stelle erforderlich sind, bevor wir weiterarbeiten können. In diesen Fällen wird der Arbeitsfluss blockiert. Um dies besser erkennen zu können, hilft die Visualisierung der Blockade auf dem Scrum- oder Kanbanboard weiter.
Hoppla, wo sind wir denn jetzt? Wer oder was versteckt sich hinter dieser Titelansage? Noch ein paar Hinweise nötig? OK, hier:
Geburt 2016: klein, neugierig, am Ausprobieren
Kindergarten 2017: erster sichtbarer Schritt in die Welt, viele Fragen…
Schuleintritt 2018: nächste Etappe, auch schon mit Antworten
Schulabschluss 2019: schon ziemlich erwachsen, …
Ein paar haben es sofort erkannt (vermutlich die, die auf der Mitgliederversammlung – siehe unten – waren). Die Rede ist vom Forum Agile Verwaltung selbst. Kurzes Biopic:
2016 – Netzwerk als Funke am Anfang: «Ich möchte in meiner Verwaltung so viele Sachen machen, aber ich bin hier mit neuen Ideen so allein, wer ist auch allein?»
Auf einen Blogaufruf beim Common Sense Team hin hat sich im Februar 2016 eine kleine Gruppe von 7 Menschen, die sich nicht kannten, zusammengefunden. Sie hatten alle in oder mit Verwaltung zu tun. Mit dem Vorhaben, interessierte Praktikerinnen (Männer sind klaro immer mit gemeint) zu finden, die aktiv werkeln wollen. Da, wo es schwierig ist, nach bekanntem Verwaltungsvorgehen in veränderungsreichen Innovationszeiten professionelle Ergebnisse zu erzielen.
Ganz zentral dabei: erfahrungsbasiert sollte das sein. Nicht theoretische Abhandlungen, lange Vorstudien und Abwägungen. Relativ schnell ins Tun gehen. Das ist einfacher, wenn man ein Netzwerk hat. Wenn man Menschen hat, wo man schnell anrufen kann und sagen: «denk mal rasch mit mir, gib mal Feedback, hast du noch eine Idee mehr?». Das ist eine Kleinigkeit, die viel praktische Kraft hat und die eine Kultur legt, auf der das Forum seither fährt. Wir wollten gemeinsam austauschen, zusammen denken, Ideen und Methoden entwickeln, im Kontakt sein, nicht einsam sein mit unseren Anliegen. Netzwerk sein.
Zum Beispiel begannen wir Gedanken-Ping-Pong in Blogform. Damals waren es oft unfertige Denkschnipsel oder Fragen ohne Antworten, die im Blog publiziert wurden. Und immer freitags, als Erleichterungsseufzer am Ende der Woche, die Vkon, unsere Videokonferenz (jaaa, wir hatten das schon 2016!!!) zum gemeinsamen Spinnen und Plaudern. Zuerst 6, dann bald 10 oder mehr, die da zusammenkamen. Eine echte Energietankstelle am Ende der Arbeitswoche. Dann die verrückte Idee: Es geht uns so gut zusammen, gemeinsam denken hilft, erste Früchte unseres Tuns werden spürbar in unserer eigenen täglichen Arbeit – wir fragen mal den Rest der Verwaltung. Also wieder ein Blogaufruf: Wer aus der Verwaltung mag zur ersten Konferenz Agile Verwaltung kommen und erfahren, was wir tun…
2017 – die erste FAV-Konferenz: «Am Anfang muss man ein bisschen Rebell sein, um Grenzen weniger prägend zu machen»
Agile Verwaltung 