Strategiearbeit, die Spaß macht – OKR in der Verwaltung

Die Verwaltung steht im Zentrum der aktuellen Umwälzungen der Arbeitswelt, Migrationsdruck, demografischen Entwicklung und Digitalisierung. Um weiterhin als Stütze der Gesellschaft für Zuverlässigkeit zu gelten, muss sie sich tiefgreifend verändern, um den künftigen Herausforderungen gewachsen zu sein.

Im Großen wie im Kleinen fehlt in vielen Organisationen die dafür erforderliche Fokussierung, Zusammenarbeit, Klarheit und Motivation. Strategien sowie Ideen, wie diese Strategien zum Leben erweckt werden können, sind selten zu finden. Bei all diesen Fragen kann die Methode Objectives & Key Results (OKR) helfen. Denn OKR ist Strategiearbeit, die Spaß macht.

Was ist OKR?

Aber was ist OKR eigentlich? Objectives & Key Results ist ein Framework für holistische (ganzheitliche) Strategiearbeit und moderne Mitarbeiterführung. Die Grundlage bilden Etappenziele (Objectives) und messbare Kernergebnisse (Key Results)

Objectives & Key Results zeichnen sich aus

• durch kurzfristige Planungszyklen,
• Fokussierung auf wenige Ziele sowie
• eigenständige Zielbildung auf Teamebene und dessen
• Ausrichtung auf gemeinsame Verwaltungsziele.

Dabei setzen sich OKRs aus zwei Komponenten zusammen:

• Objectives (Zielbeschreibungen) sind inspirierende Beschreibungen eines gewünschten Zielzustandes.
• Key Results (Kernergebnisse) sind Metriken, die sowohl Fortschritt als auch die Zielerreichung messbar machen. Pro Objective werden in der Regel zwischen 1 und 3 Key Results formuliert.

Was unterscheidet OKR von klassischen Zielsystemen?

Auch in klassischen Zielsystemen wird gemessen. Hier sind ein paar Beispiele für klassische Ziele:

• Die Einführung eines neuen Fachverfahrens ist bis zum 31.12.2024 abzuschließen.
• Das Sachgebiet S arbeitet bis zum 30.6.2024 mit dem neuen Dokumentenmanagementsystem.
• Bis zum 31.12.2022 sind 576 Lebensleistungen online zu beantragen (OZG).

Alle den oberen Zielen ist gemein, dass diese konkrete Arbeitsergebnisse beschreiben. Sie beschreiben nicht – und messen auch nicht – welche positive Wirkung diese Ziele entfalten sollen.

Fragen Sie sich selbst: Welche Ihnen bekannte positive Wirkung ist eigentlich mit dem Onlinezugangsgesetz verbunden? Und wenn ja, für wen eigentlich?

Bei OKR gilt ein Merksatz: Eine Arbeit, die keine Wirkung erzielt, ist Verschwendung oder ein fehlgeschlagenes Experiment. Unnütze Arbeit ist nicht nur Verschwendung, sondern kann auch demotivierend sein. Wollen wir denn nicht alle mit unserer Arbeit eine nützliche Wirkung erzielen?

Bei OKR geht es bei der Zielformulierung ausschließlich um Arbeitsergebnisse mit Wirkung.

Was sind Wirkungsziele?

Bei OKR werden Wirkungsziele auch Outcomes genannt. Ein Outcome ist die positive Wirkung, die ein Arbeitsergebnis entfalten soll. Nehmen wir dazu das Beispiel des Onlinezugangsgesetzes. Die positive Wirkung, die mit dem Onlinegesetz verbunden sein könnte, wäre, dass die Bürger und Unternehmen das Angebot nutzen. Sie ändern ihr Verhalten. Statt zum Amt zu gehen oder einen Antrag per Brief und Formular zu schreiben, nutzen sie den Onlineantrag.

Messbar wäre das folgendermaßen:

Objective: Bürger und Unternehmen nutzen die Onlinebeantragung
Key Result: Die Nutzung der Onlinebeantragung steigt von 3 % auf 20 %.

Interessant ist, dass die Anzahl der Lebensleistungen zunächst gar nicht relevant ist. Wir wollen, dass Bürger und Unternehmen online gehen. Vielleicht reichen 20 richtig fantastische Onlinezugänge, statt 576 mittelmäßige?

Definition von Wirkung:

Das ist Wirkung: Eine Wirkung oder ein Outcome ist eine Verhaltensänderung von Menschen (Bürger, Mitarbeiter, Führungskräfte, andere Behörden etc.), die zu positiven und guten Ergebnissen führen.

Es gibt weitere Unterschiede. Da wäre die Sache mit dem Fokus.

Fokus, Fokus, Fokus und immer an die Menschen denken …

Die Methode OKR legt Wert auf Fokussierung im Sinne der Festlegung auf wenige bedeutende Ziele. Auf der oberen Verwaltungsebene sollten es sogar nur ein oder zwei Ziele sein, die eine klare Entwicklungsrichtung anzeigen.

Fokussierung erfordert in der Praxis, zu ganz vielen Ideen und Themen erst einmal „nein“ zu sagen. Nur so haben die wirklich wichtigen Veränderungen eine realistische Chance zur Umsetzung.

Fokussierung funktioniert unserer Erfahrung dann am besten, wenn bereits eine klare Vision, Mission oder Leitbild vorliegt. Das schafft Orientierung und vereinfacht Entscheidungen.

OKR-Zyklus – ein kontinuierlicher Ablauf

Der OKR-Zyklus ist ein kontinuierlicher Ablauf und unterscheidet zwischen der Strategieentwicklung (links) und dem eigentlichen Zyklus (rechts), der üblicherweise mit einer Frequenz von drei bis vier Monaten läuft.

Die wichtigsten Elemente des OKR-Zyklus sind die folgenden:

• Leitbildentwicklung – Streng genommen kein Bestandteil der OKR-Methode, aber ein klares Leitbild ist eine wesentliche Voraussetzung für OKR. (Alle 5–10 Jahre)
• MOAL Planung – Das Mid-Term Goal (MOAL) ist das Bindeglied zwischen der langfristigen Vision der Organisation und den kurzfristigen, operativen OKR (meist 3–4 Monate).
• OKR Planung – Die gemeinsame Erarbeitung der Ziele für den nächsten Zyklus. Die Planung wird zunächst auf Verwaltungsebene und danach auf der Bereichs- oder Teamebene durchgeführt.
• OKR Alignment – Abgleich aller Ziele der Organisation. Hier gibt es, je nach Größe und Anzahl der Beteiligten, unterschiedliche Formate.
• OKR Check-in – Regelmäßige Bewertung des Fortschritts auf der Verwaltungs- und Teamebene, üblicherweise einmal pro Woche.
• OKR Review – Gemeinsame Besprechung aller Ziele und Zielerreichungen als Basis für gemeinsames Lernen in der Arbeit mit OKR.
• OKR Retrospektive – Reflexion der Arbeitsweise des Teams im abgeschlossenen Zyklus.

Der OKR-Prozess wird durch eine:n Mitarbeiter:in unterstützt, der das Team in der Nutzung der Methode unterstützt.

OKR in der Verwaltung? Na sicher!

Lange Zeit tat sich die öffentliche Verwaltung schwer, agile Methoden und Prinzipien zu nutzen. Sie denken nun vielleicht, dass Verwaltungsarbeit klaren Regularien unterliegt und nicht agil sein kann. Wir sehen keinen Widerspruch zwischen einem regulierten Umfeld und der Notwendigkeit des Lernens und Adaptierens – und falls Sie von agiler Arbeit bereits überzeugt sind, umso besser.

Weitergehende Informationen zu OKR in der öffentlichen Verwaltung

Konkrete Beispiele in der Praxis zum Thema OKR

• Podcast: https://andreclaassen.de/podcast/okr/okr-podcast-episode-21-okr-im-cyber-innovation-hub-der-bundeswehr-mit-patrick-jeschke/
• Podcast: https://andreclaassen.de/podcast/okr/okr-podcast-episode-26-learning-by-doing-das-team-dis-des-bundesverwaltungsamtes-berichtet-ueber-die-arbeit-mit-okr/

Sessions zu OKR

Online-Session am 29. März

Am 29. März 2023 von 12-13 Uhr findet im Rahmen unserer Reihe „Impulse in der Mittagspause“ eine kostenlose Session mit dem Autor statt. Anmeldung auf Eventbrite.

Session auf der Konferenz Agile Verwaltung am 11. Mai 2023

Auf unserer Konferenz in Ettlingen wird der Autor auf einer Session das Thema OKR vorstellen und zur Diskussion einladen. Das Konferenzprogramm findet ihr hier und den Link zur Anmeldung hier.