Nichts ist selbstverständlich, auch nicht die Teilnahme an Onlineveranstaltungen

Aufgrund der aktuellen Lage werden immer mehr Onlineveranstaltungen angeboten. Das bringt jedoch neue Herausforderungen mit. Wir stellen fest, dass es nicht selbstverständlich ist, an einer Onlinekonferenz teilzunehmen oder teilnehmen zu dürfen. Das ist uns insbesondere bei Menschen aus Verwaltungen und Behörden aufgefallen. Wie kann das sein?

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Der didaktische Zwilling, die kollaborative Improvisation und der Ereignishorizont der Motivation.

Kollaborative Improvisation

Ja, wer schon mal was von mir gelesen hat, der kennt meine Vorlieben für Neuwortkonstruktionen. Gemeinsam mit seinen Schüler/innen zu improvisieren, wie man trotz Corona zusammen einen guten Schuljob macht … das passiert an Schulen zur Zeit immer häufiger … meist wird es aber als reine Notlösung angesehen, um möglichst schnell zur klaren Plandidaktik zurückzukehren. Dabei steckt riesig viel Potenzial in der Idee, Schüler/innen mit ins Unterrichtsorganisationsboot zu holen.

Improvisation folgt einem klaren Muster, einem roten Faden .. im Falle des Unterrichts dem Lehrplan. Aber die Ausführung selbst ist natürlich nicht vorausgeplant. Agile Didaktik heißt: Lehrende entwickeln sie zusammen mit den Lernenden. Der Sinn? Mehr Sinn! Also für die Lernenden mehr Einbeziehung in den Unterrichtsablauf, um den Sinn herauszukitzeln. Der hinter dem Lehrplan steckt. Warum? Um gute Ergebnisse für alle zu erreichen. Mit viel Gefühl für den Sinn der Veranstaltung namens Schule. (Eigentlich sollte es Lehrpläne geben, die speziell für Schüler/innen gut lesbar sind. Finde ich.)

Didaktik mit den Lernenden entwickeln? Ich höre die Zweifler laut rufen.

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Einführung der E-Akte in Kommunen: ein Schlaglicht auf den Nutzen

Vor einigen Tagen hatte ich eine Webkonferenz mit Kommunalvertreter:innen aus Süddeutschland. Dabei erhoben wir ganz spontan den Zufriedenheitsgrad der Anwesenden mit ihrem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Das Ergebnis spricht Bände.

Verbreitungsgrad von DMS

An der Konferenz nahmen knapp 60 Beschäftigte (keine Führungskräfte) vor allem aus süddeutschen Kommunen statt. Einige wenige kamen auch aus sonstigen Anstalten des öffentlichen Rechts und aus Landeseinrichtungen.

Das Thema war gar nicht die E-Akte, aber die Sprache kam darauf. Weil wir sowieso Mentimeter als Tool für schnelle Abstimmungen im Einsatz hatten, stellte ich die Frage, wie viele der anwesenden Verwaltungen schon ein DMS im Einsatz haben. Ergebnis:

36,4 %           hatten noch kein DMS in ihrer Verwaltung

23,6 %           der Verwaltungen hat ein DMS, aber die Teilnehmer:innen unserer Konferenz arbeiten nicht damit

40,0 %           der Teilnehmer:innen arbeiten aktiv mit dem DMS

Durchdringungsgrad des DMS

An diejenigen, die aktiv mit einem DMS arbeiten (in absoluten Zahlen etwas über 20 der Teilnehmer:innen), stellte ich dann die Frage: „Wie viel Prozent Ihrer Arbeitszeit arbeiten Sie im DMS?“

Das Ergebnis zeigt Abbildung 1. Das DMS ist bei weitem nicht dasjenige System, das – so wie es vorher Windows war – als „führendes System“ den Arbeitsalltag formt. Viele Beschäftigte arbeiten weniger als die Hälfte ihrer Arbeitszeit außerhalb des DMS. Dabei spielten Fachverfahren keine Rolle (laut meiner mündlichen Nachfrage), aber Outlook, Arbeit im Filesystem usw. Die Zeit fehlte, dem näher nachzugehen. Das wäre aber eine wichtige Fragestellung für eine andere Gelegenheit.

Subjektiver Anwendernutzen

Die zweite Mentimeter-Abfrage, die ich den DMS-Anwender:innen präsentierte, stellte eine Behauptung dar: „Ich persönlich empfinde die Arbeit im DMS deutlich besser als die unter Windows“. Die Teilnehmer:innen sollten diese Behauptung mit einer Bewertungsziffer zwischen 0 („stimme gar nicht zu“) und 10 („stimme voll zu“) versehen.

Das Ergebnis zeigt Abbildung 2.

Ein Drittel der Befragten vergaben dabei vier Punkte oder weniger, das heißt sie empfanden das DMS als umständlicher als das Arbeiten unter Windows. Ein rundes Viertel sah keinen Unterschied (fünf Punkte). Und 43 Prozent sahen einen Fortschritt durch die Einführung des DMS.

Nur 43 Prozent? Oder immerhin 43 Prozent? Das mag jeder selbst bewerten. Auf jeden Fall untermauert diese kleine Befragung die Behauptung des Bundesverwaltungsamtes, dass DMS-Projekte, wenn sie scheitern, vor allem an der Nichtakzeptanz der Anwender:innen scheitern.

Die Statistik in Abbildung 2 kann auf keinen Fall den Anspruch erheben repräsentativ zu sein. Sie soll auch nicht dazu dienen, Antworten zu liefern. Sondern sie soll zum Weiterfragen anreizen. Ich bin sicher, dass eine solche Anwenderbefragung noch nie systematisch in einem DMS-Projekt durchgeführt wurde. Dabei wäre das doch entscheidend, wenn man den Nutzen der Einführung der E-Akte nicht einfach an der Anzahl der mit Lizenzen versehenen Arbeitsplätze messen will, sondern an den Verbesserungen an den Arbeitsmöglichkeiten der Beschäftigten.

Eine kleine Herausforderung

Wir vom FAV würden gerne mit einer Verwaltung, die die E-Akte weitgehend flächendeckend eingeführt hat, gemeinsam den erzielten Nutzen aus Anwendersicht evaluieren und dann hier publizieren. Der ersten Verwaltung, die sich dafür bei uns meldet, schenken wir zwei kostenlose Personentage zur Unterstützung.

Praktischtheoretisch, studierendengesteuert, entwicklungsorientiert: Lehrer:innenbildung an der Hochschule für agile Bildung (HfaB)

Der folgende Beitrag handelt von der Neugründung der Hochschule für agile Bildung (HfaB) in Zürich. Er wurde für die „Musterwandler in Hochschulen“ geschrieben. Darin werden aber so viele grundsätzliche Fragen agiler öffentlicher Dienstleistungen berührt, dass wir ihn unseren Lesern unbedingt zur Kenntnis bringen wollen.

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Kundenzentrierung und das agile Mittagessen

Mein Sohn ist in der Ferienbetreuung im Dorf nebendran angemeldet. Ich bin es gewohnt, dass die Betreuungszeiten (außerhalb der Schulferien bei der verlässlichen Schulbetreuung 7:00 – 15 Uhr) keine Vollzeitbeschäftigung für beide Eltern zulassen, bin aber auch sehr froh, dass die Gemeinde „ausnahmsweise“ die Vorschulkinder (zu denen mein Sohn gehört) dieses Jahr zu der Ferienbetreuung zugelassen hat. Somit können wir zumindest ein bisschen von dem Berg an Arbeit, der sich von März bis Mai angesammelt hat, abarbeiten. Es gibt nur ein Problem. Die Verpflegung (also das Mittagessen) habe ich für die vier Wochen mitgebucht. Nach der ersten Woche hat das Kind festgestellt, dass seine Freunde zu Hause essen und er allein mit den anderen Kindern essen muss. Er bat mich darum, das Essen abzubestellen, essen könne er ja mit uns zu Hause. Eine Mail an die Gemeinde ergab die Antwort, dass „die Bestellung bereits abgegeben ist und keine Veränderungen vorgenommen werden können“. Für die gesamten vier Wochen.

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Veranstaltungshinweis: „Mehr Transparenz wagen!?“ – zum Stand der Informationsfreiheit in Freiburg i. B. und Baden-Württemberg

Herzliche Einladung zur Abendveranstaltung am 07. Oktober 2020, 19:30 Uhr, Theater Freiburg, Winterer-Foyer und im Livestream online

Sehr geehrte Damen und Herren,
der Freiburger Oberbürgermeister Martin Horn diskutiert mit Dr. Stefan Brink, dem Landesbeauftragten für die Informationsfreiheit, über aktuelle Entwicklungen rund um die Themen Transparenz, Informationsfreiheit & Open Government.

Was bedeutet Informationsfreiheit und wer profitiert davon?
Was hat Transparenz mit Verwaltung zu tun und wozu soll das gut sein? 

Diese und weitere Fragen sind Ausgangspunkt für eine Bestandsaufnahme und Diskussion, die von Veronika Lévesque, Forum Agile Verwaltung e. V., moderiert werden wird.

Die Veranstaltung lebt vom gemeinsamen Austausch, Fragen und Anmerkungen aus dem Publikum sind ausdrücklich erwünscht!

Wir laden Sie herzlich ein, bei der oben genannten Veranstaltung aktiv dabei zu sein, entweder
vor Ort in Freiburg i. B.: 
Theater Freiburg, Winterer-Foyer, Bertholdstr. 46, 79098 Freiburg
oder
im Livestream.

Alle weiteren Informationen und den Streaming-Link erhalten Sie nach Anmeldung.
Um Anmeldung wird daher gebeten unter: 

https://eveeno.com/mehrTransparenzWagen

Morgen 16.9.2020 15 Uhr: Mini-Webkonferenz – Ab ins Home-Office oder doch nicht?

Kleine Erinnerung für alle Kurzentschlossene

Alle reden vom Home-Office. Für die Einen ist es ein alter Hut, für die Anderen sind es neue Erfahrungen. Die aktuelle Zeit hat insbesondere Menschen in Verwaltungen neue Erfahrungen sammeln lassen. Wie funktioniert die Zusammenarbeit, wenn sich Menschen nicht jeden Tag im Büro begegnen? Wie hat sich die Kommunikation entwickelt? Welche Erfahrungen hat die Technik uns beschert?

Wir alle wissen, Home-Office ist eine Chance zeitlich und räumlich flexibler zu arbeiten. An welchen Stellen sollten wir noch die Stellschrauben drehen, dass es auch gut funktioniert?

Mit unserer Umfrage haben wir ein erstes Stimmungsbild erhalten. Nun wollen wir mit Euch gemeinsam einen weiteren Schritt gehen und laden euch herzlich zu unserer Mini-Webkonferenz zum Thema Home-Office ein.

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Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

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Wenn die Verwaltung Bedeutung hat. Manchmal scheint es Glückssache zu sein…

Aus der Praxis – ein Originalmail (kurz vor Ende eines bereits längeren Mailwechsels) eines Herrn an eine Verwaltung, das mich sehr beschäftigt im Moment:

„Guten Tag Frau Xyz,

als Anlage zur Sicherheit die Abmeldebescheinigung des Bürgerservice. Manchmal scheint es Glückssache zu sein, ob man mit einem Anliegen bei einer Behörde/Amt an einen Mitarbeiter gerät, der sich den Vorgang bis zum Ende durchliest, ihn versteht und praxisnah entscheidet, oder ob jemand gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.

Die erste Lösung verlangt zwar unter Umständen eigene Gedankenarbeit oder Vorsprache zur Entscheidung bei einem Vorgesetzten. Sie ist in jedem Fall der zweiten, von Ihnen gewählten Lösung vorzuziehen.

Das hat den nicht unwesentlichen Vorteil, dass man einen zufriedenen Antragsteller zurücklässt, der die erwartete Hilfe erfahren hat

– und der nicht nach ein paar solcher schlechter Erfahrungen als hirngeschädigter Reichsbürger durch die Straßen zieht und sich durch Staat und Verwaltung nicht mehr repräsentiert fühlt.

Sollten Sie die erste Lösung mal versuchsweise anwenden, werden Sie feststellen, dass sich eine gewisse Zufriedenheit einstellt
wenn man nicht nur im Büro anwesend war sondern etwas positives geleistet hat. Einfaches zitieren von Verwaltungsvorschriften ohne Suche nach einer Lösung ist da wenig zielführend. Positives Beispiel Bürgerservice. Es ist auf jeden Fall einen Versuch wert und würde Vorurteile in der Bevölkerung abbauen. Grüße…“

Mail Ende. Diskussion Anfang.

Verwaltung macht Reichsbürger?
Geht’s eigentlich noch? …

An diesem Punkt der Empörung oder auch des eifrigen zustimmenden Nickens liegt der Start für eine spannende Auseinandersetzung.

Illustrierende Gedanken dazu:

Bei automatisierten digitalisierten Prozessen nur nach Textwortsinn und ohne einordnenden Menschenverstand [Lösung 1 aus dem zitierten Mail entspricht dem, ganz gleich ob Mensch oder Maschine es ausspucken] bedient zu werden – wollen wir das wirklich? Und wenn wir es bei digitalisierten automatisierten Prozessen befürchten, warum nehmen wir das gleiche oft hin, wenn es ein Mensch tut?

#Fridays for Future und ähnliche nahezu flächendeckende Bewegungen.
#Black Lives Matter.
#Die vielen vielen privaten lokalen und regionalen Unterstützungsnetzwerke, die in sozialen Netzwerken aus zahllosen privaten Initiativen nach dem Beginn von Corona innert Tagen entstanden sind. In Basel zum Beispiel unter dem Namen „Gärn gschee Basel“. Sie haben nahezu in Echtzeit Einkaufsdienste für Senioren und Riskiopatienten in Quartieren und Stadteilen auf die Beine gestellt. Die schnell, nah, effizient waren und mit gutem Willen Nutzen brachten. Und Hoffnung. Und Austausch. Und Teilhabe. Und Kohäsion.

Immer wieder habe ich in den letzten Jahren erlebt, dass Gemeinderäte, Einwohnerversammlungen, gewählte Politikerinnen und -er oder Parlamente Entscheide trafen, die fast, aber nicht ganz in ihrer Kompetenz lagen.
Und wo die öffentliche Verwaltung mit Bauchweh und dennoch mit
„Jawoll!“
reagierte anstatt ihrer Aufgabe entsprechend und mit Selbstbewusstsein zu sagen:

„Hochverehrte gewählte Volksvertretende, die ihr in vielem unsere Auftraggebenden seid. Zu just dieser Sache seid ihr von Rechts wegen leider nicht die entscheidkompetente Stelle. Wir hören Eure Worte und Euren Willen und werden beide gerne umgehend an die zuständige Instanz weitergeben. So können wir in Eurem und im Sinne der Demokratie unser politisches und öffentliches System professionell und gemäss unserer Mission stützen.“

Wie können und sollen Gegenwart und Zukunft der öffentlichen Verwaltung sein?

Diese Fragen stellen sich tatsächlich:

  • Welchen Einfluss / Impact, welche Wirkung und Wirksamkeit hat die Verwaltung derzeit?
  • Welche sollte sie haben?
  • Wo sollte sie Deutungshoheit wahrnehmen können – und wie geht das?
  • Zu welchen Themen ist es wichtig, dass die öffentliche Verwaltung nicht den Entwicklungen hinterher läuft sondern im Sinne der Demokratie und des Gemeinwohls die öffentliche Diskussion mit führt, vielleicht sogar anstösst, Fakten und Möglichkeiten aufzeigt und Geltendes dabei hütet? Open Government, Open Data? Welche und wenn ja warum? Warum nicht?
  • Wie wichtig ist, dass sie: Präsent ist. Kompetenz zeigt (und nicht Bremsmacht). Vertrauen sich verdient. Mitten im Leben etwas mit den Menschen zu tun hat?

Sind solche nicht Themen und Entwicklungen, die zumindest teilweise die Handlungsfelder der öffentlichen Verwaltung im Sinne des Gemeinwohlschutzes betreffen. Betreffen sollten. Betreffen könnten. ? .
Wo es der Verwaltung selbst, den Menschen, der Politik und der Demokratie wohl täte, könnte sie in den Themen als öffentliche Hand zugegen sein anstatt gefühlt oder tatsächlich reagierend hinterherzulaufen? Oder dass sie – aus Überforderung, Verzweiflung oder anderen Gründen – „gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.“ ?

Und jetzt mein Ruf hinaus ins Forum:
– Wie könnte Agilhausen sich hier zeigen?
– Welche konkreten Ideen haben die werten Kolleginnen und Kollegen dort?
Erste Antworten – hoffentlich, gell Forumsfreundinnen & -e und hier Schreibende?! – demnächst hier… 🙂

 

Moderation und Mediation in der Verwaltung

Ich bin Mareile Kilger und möchte gerne meine Projektarbeit, die ich
im Rahmen des Studiums zum Veränderungsmanager/in
bei der Studiengemeinschaft Werner Kamprath Darmstadt GmbH geschrieben habe, kurz vorstellen. Das Thema ist die Nutzung von Moderation und Mediation als Unterstützungsmethoden, um Geschäftsprozesse in der Kommunalverwaltung zu optimieren.

Strukturen in der alltäglichen Sachbearbeitung werden manchmal nur aufgezeichnet, um der Revision die Prüfung auf geschehene Fehler zu ermöglichen. Mit einer geeigneten Moderation wäre es ein Leichtes, diese Rückwärtsgewandtheit in die Zukunft umzudenken und sich damit zu befassen, wie Prozesse ablaufen sollen, damit zum einen weniger Fehler passieren, zum anderen aber auch effektiv und effizient gearbeitet werden kann.

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