Tool zur Einführung der E-Akte: die „Kriterienliste“

Mittlere oder kleinere Verwaltungen (Kommunen, Hochschulen, kleine Kreisverwaltungen) wählen ein DMS oft sehr pragmatisch aus: Der Projekt-Verantwortliche – meist jemand aus der IuK – hört sich um. Er fragt bei den Nachbarn, was die denn so beschafft haben. Er erkundigt sich beim kommunalen Rechenzentrum des Landes. Oder er geht auf eine Messe und schaut, was es so an Produkten gibt. Für mehr ist nicht Zeit.

Meistens ist nicht einmal ein Lastenheft vorhanden, geschweige denn eine Vision, wie wir künftig in der E-Akte arbeiten wollen. Wer sollte ein solches Lastenheft denn auch erstellen? Die IuK-Abteilungen ertrinken schon in den Routinearbeiten.

Die Ergebnisse der Beschaffung sind mäßig bis schlecht. Gerade die Marktführer unter den Produkten sind unübersichtlich, langsam, decken die heutigen Hauptbedürfnisse kaum ab. Deshalb stellen wir jetzt hier ein Tool vor, mit dem man schnell Kriterien für die DMS-Auswahl aufstellen und eine Marktabfrage machen kann. Und wir laden ein zu einer kurzen kostenlosen Konferenz im Juni, auf ihr Fragen stellen könnte. Das ist auch eine Möglichkeit für Projektleiter:innen, sich untereinander zu vernetzen.

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Des Verwaltungspudels Kern – oder: wo (überall) ist ein Hund begraben?

Folgende Geschichte ist mir begegnet. Es klingt ein bisschen wie eine Episode aus einer Sitcom: Sie will einen nicht-deutschen Mann heiraten und so verlangt das deutsche Standesamt ein Ehefähigkeitszeugnis vom Zukünftigen. Das bekäme sie, beziehungsweise er beim für ihn zuständigen Konsulat seines Herkunftslandes. Zwar fand sie, die Ehefähigkeit ihres Auserwählten würde sie eigentlich gern persönlich selbst feststellen, aber gut. Also Fahrt zum nächstgelegenen Konsulat zur Bestellung des Ehefähigkeitszeugnisses (dafür braucht es einen Ferientag wegen der Entfernung und der Öffnungszeiten und einen dreistelligen Eurobetrag). Tatsächlich kam nach wenigen Wochen das bestellte Ehefähigkeitszeugnis.

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Wenn der Bierdeckel die Arbeit erleichtert…  

Von Essenz, Strategie und vom Fokushalten in der Praxis
Ein Beitrag von Veronika Levesque und Christine Gebler

Drei Menschen sitzen in der Gastwirtschaft am Stammtisch «Kein Bier vor Vier» und genießen den Feierabend. Abelia Abteilleit, die einen Bereich in einer Behörde leitet, Lennie Liest, interessierter Verwaltungsmensch und Blogleser des Forums Agile Verwaltung und Beate Berate, die Organisationsberaterin ist. Es herrscht hörbar gute Stimmung.

Abelia Abteilleit
Mensch Lennie, hör mal, ich muss dir was erzählen. Ich hab bei der Arbeit jetzt endlich auch einen Bierdeckel. Richtig toll. Einen selbst entwickelten!

Lennie Liest  
Ja, klar, wir sitzen hier in einer Kneipe!  

Abelia Abteilleit
Nein, so mein‘ ich das nicht – einen Bierdeckel mit unserer Vision und Ausrichtung für unsere Arbeit.  Ja, Du hast richtig gehört. Das Thema Bierdeckel hatten wir schon mal – erinnert ihr Euch?? Da wollte so´n Politiker die Steuererklärung total einfach machen; hat leider nicht geklappt. Aber wir haben´s geschafft. Wir haben eine strategische Ausrichtung entwickelt, die auf einen „Bierdeckel“ passt. 

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QR-agil … unbürokratisch, kreativ, sofort

Im Moment kommen Hunderttausende ukrainische Schulkinder in Europa an.

Ursprünglich wollte ich aufbauend auf meinen letzten Blogbeitrag von der Weiterentwicklung der sprechenden Physikmagazine schreiben. Weil ich doch inzwischen noch die QR-Code-Möglichkeit eingesetzt habe und dann sehr einfach mit Hilfe von epubli.de auch Magazine ausdrucken lassen kann. Eigentlich eine Weiterbildungsidee für unsere Hochschule für agile Bildung in Zürich. Aber eigentlich auch direkt umsetzbar für ukrainische Schulkinder?

Denn ja, diese QR-Code-Technik kann jede:r ganz leicht einsetzen. Das funktioniert auch für Arbeitsblätter. Man kann Arbeitsblätter „zum Sprechen“ bringen und damit den Lernenden die Möglichkeit eröffnen, zeitlich unabhängig von der Lehrperson zu lernen. Und als Lehrperson bekommt man damit die Möglichkeit, leistungsstarke Schüler:innen mit agilen Ansätzen „von der Pädagogenleine“ zu lassen. Um sie später wieder als „Lehr-Assistent:innen“ einzubeziehen. Ich ziehe übrigens vor epubli den Hut, weil man einerseits schnell Hefte online und kostenlos als pdf zur Verfügung stellen, aber auch gleichzeitig denselben Inhalt „on demand“ als gedrucktes Magazin bzw Workbook bestellen kann. Mehr dazu unter aufeigenefaust.com/physik/

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FAV-Frühjahrskonferenz: Das Programm steht und der Link zum Ticketshop funktioniert jetzt auch!

Diesen Artikel haben wir schon einmal am Montag veröffentlicht. Aber shit happens: der Link zum Ticketshop lief auf eine falsche Seite. Der richtige Link lautet: https://en.xing-events.com/OWBDCER. Und noch einmal die Informationen in Gänze.

Am Mittwoch, dem 15. Juni 2022, von 9:45 bis 17:00 Uhr, findet die Frühjahrskonferenz des Forums Agile Verwaltung statt. Geplant ist ein Hybridformat, d.h. gleichzeitig eine Präsenzveranstaltung in der Buhlschen Mühle in Ettlingen und ein Onlineformat im schönen @ttlingen.

Das aktuelle Programm als pdf-Download findet ihr hier:

Der Ticketshop zum Anmelden befindet sich hier: https://en.xing-events.com/OWBDCER. Und die Konferenzseite mit allen zusätzlichen Informationen – z.B. zu reservierten Hotelzimmern usw. – findet ihr hier.

Wenn ihr Fragen habet oder Anregungen, dann schreibt uns bitte eine E-Mail an konferenz[ett]agile-verwaltung.org.

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Einen Josefspfennig für Deinen Nutzen!

Kennen Sie den Josefspfennig? Nein – keine Angst – sie sind damit nicht allein, wobei das zugrundeliegende Prinzip der Überlegung wohl vertraut ist. Das Gedankenspiel geht so: Hätte Josef – der Vater von Jesu Christi – zu dessen Geburt (also im Jahre 0) einen „Pfenning“ (oder einen €-Cent für unsere bessere Vorstellung) zu jährlichen Zinsen angelegt, wie hoch wäre dann heute das angesparte Kapital? Es geht dabei natürlich um Zinseszinsrechnung und exponentielles Wachstum (das kennen wir dank Corona-Infektionsgraphiken ja jetzt auch alles zur Genüge).

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FAV-Frühjahrskonferenz: Das Programm steht und der Ticketshop ist eröffnet!

Am Mittwoch, dem 15. Juni 2022, von 9:45 bis 17:00 Uhr, findet die Frühjahrskonferenz des Forums Agile Verwaltung statt. Geplant ist ein Hybridformat, d.h. gleichzeitig eine Präsenzveranstaltung in der Buhlschen Mühle in Ettlingen und ein Onlineformat im schönen @ttlingen.

Das aktuelle Programm als pdf-Download findet ihr hier:

Der Ticketshop zum Anmelden befindet sich hier: https://en.xing-events.com/OWBDCER. Und die Konferenzseite mit allen zusätzlichen Informationen – z.B. zu reservierten Hotelzimmern usw. – findet ihr hier.

Wenn ihr Fragen habet oder Anregungen, dann schreibt uns bitte eine E-Mail an konferenz[ett]agile-verwaltung.org.

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Führen auf Distanz und Kollaboration in virtuellen Settings. Das bedeutet KnowHow, Arbeit, Rahmung – und Haltung.

Viele unserer Arbeitsabläufe basieren darauf, dass wir Arbeiten linear oder parallel denken und organisieren.  Denn solange Papierdossiers arbeitsprägend waren, war der Zugang zu Information und Verlauf limitiert. Schon wenn die Bearbeitenden nur in unterschiedlichen Büros tätig waren, musste die Zusammenarbeit entweder nacheinander oder gleichzeitig zusammenkommend passieren. Von unterschiedlichen Abteilungen gar nicht zu reden. Übersicht, Legitimation – oder oft eher Aufsicht und Kontrolle – spielten hier eine zentrale Rolle. Insbesondere wenn mehrere Abteilungen oder Bereiche beteiligt waren, musste das über die Hierarchiestufen geklärt, abgeglichen, erlaubt und organisiert werden. Viele unserer derzeitigen Prozesse und Arbeitsformen fussen instinktiv auf diesen Gesetzmässigkeiten.  

Digital geprägte Arbeitsformen könn(t)en aber einer anderen Logik folgen – und tun es häufig, auch wenn niemand sie absichtlich einführt. Denn digital zu arbeiten, hat nur wenig mit Technik zu tun – aber sehr viel mit Alternativen und variablen oder neuen Vorgehensweisen, die durch technische Errungenschaften möglich und sinnvoll werden:

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Erfolgsfaktoren für DMS-Projekte – Mitschreiber:innen gesucht

In den letzten Wochen wurden bereits einige Blogbeiträge zur Einführung von DMS-Projekten veröffentlicht. Darin sind einige wichtige Voraussetzungen und Faktoren für die erfolgreiche Einführung von Dokumentenmanagement-systemen (DMS) in der öffentlichen Verwaltung beschrieben worden:

Ich arbeite seit einigen Jahren in unterschiedlichen Rollen in so einem Einführungsprojekt und sehe noch viel mehr Erfolgsfaktoren. Und da ich das DMS für eine ganz zentrale Grundlage der digitalen Transformation einer Verwaltung halte, möchte ich dieses Thema gerne im Rahmen des Buchprojekts Agile Verwaltung 2040 vertiefen und suche dafür diskutierfreudige Mitschreiber:innen.

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