Lean, Agile und Unternehmensdemokratie – was hat das mit öffentlicher Aufgabenerfüllung zu tun?

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Freiwillige Feuerwehr Wörth an der Donau, Quelle: wikimedia Creative-Commons-Lizenz CC0 1.0 Verzicht auf das Copyright

„Was hat Lean Management, agile Methoden und Unternehmensdemokratie – das verträgt sich doch alles nicht mit einem öffentlichen Auftrag“, war vor nicht allzu langer Zeit eine Aussage, die zu hören bekam, als ich in einem Gespräch auf das Forum Agile Verwaltung gekommen bin. Ist dem wirklich so? Wir vertreten beim Forum Agile Verwaltung eine gegensätzliche These und meinen sogar, dies unmittelbar aus der Praxis untermauern zu können. Anhand einer typischen öffentlichen Aufgabe wohlgemerkt: den Feuerwehren. Die Feuerwehr gehört zu den kommunalen Pflichtaufgaben (entsprechende landgesetzliche Regelungen in den jeweiligen Bundesländern – die sogenannten Feuerwehrgesetze regeln diese). Damit gehört die Feuerwehr zu den Aufgaben, die eine Stadt oder Gemeinde erfüllen muss und auch tatsächlich auf sehr hohem Niveau in aller Regel erfüllt. Und was noch viel erstaunlicher ist, die Kommunen erfüllen die Aufgabe mit Freiwilligen Feuerwehren, die sich dabei auf Freiwillige, soll heißen: ehrenamtlich tätige Männer und Frauen, stützen, die hierfür ihre Freizeit opfern.

Schauen wir uns einmal die Freiwillige Feuerwehr näher an. Was nämlich vielen gar nicht bewusst ist, sind eben diese ein Lehrstück dafür, wie öffentliche Aufgabenerfüllung mit den Ideen agiler Verwaltung harmoniert. Auf den ersten Blick haben wir es bei den Freiwilligen Feuerwehren mit straffen und hierarchischen Strukturen zu tun. Doch der Eindruck täuscht.

Klare Vision

Feuerwehren haben eine klare Vision ihres Auftrags, den sie auf eine einfache Formel bringen: Retten – Löschen – Bergen – Schützen. Jeder Produkteigentümer eines Scrumteams könnte blass vor Neid werden bei einer solch griffigen Vision. Diesen Auftrag nehmen die Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehren sehr ernst, sonst wären sie wohl kaum bereit, einen nicht gerade unerheblichen Anteil ihrer Freizeit zu opfern.

Crossfunctional und t-shaped

Die Mitglieder der Freiwilligen Feuerwehren haben durchweg eine einheitliche Grundausbildung, auf der vertiefende Lehrgänge aufsetzen, die sie zu Spezialisten bei bestimmten Themen und Aufgaben machen. Soll heißen, im Grundsatz kann jedes Mitglied ein anderes Mitglied der Feuerwehr unterstützen. Wären sie ein Scrumteam, würden wir von t-shaped sprechen: breite Basis mit Spezialkenntnissen. Jede Feuerwehreinheit ist so aufgebaut, dass sie die ihr zugedachte Aufgabe erfüllen kann. D. h. alle zur Erfüllung des Auftrags notwendigen Kenntnisse sind im Team vorhanden (ganz so, wie wir es uns von agilen Teams wünschen).

KVP und Kaizen

Werfen wir einen Blick auf die Ausrüstung und das Training, erinnert vieles an Lean Management. Sämtliche Prozesse, Abläufe sind darauf ausgerichtet, dass im Bedarfsfall keine unnötige Zeit verschwendet wird. Jeder Handgriff muss sitzen, jedes Hilfsmittel, jedes Werkzeug hat seinen festen angestammten Platz. Abläufe, Handgriffe werden ständig trainiert, optimiert. Im Einsatz zählt jede Minute. Entsprechend muss die Routinearbeit selbst im Schlaf sitzen.

Aber dabei wird es nicht belassen: Nach jedem Einsatz, nach jeder Übung wird darüber offen gesprochen, was der Einzelne und das Team verbessern kann. Wer dabei jetzt an KVP und Kaizen denkt, liegt nicht falsch. Es erinnert sehr an Lean Management, was hier praktiziert wird. Noch dazu, dass sich dabei alles an der Vision Retten Löschen Bergen Schützen ausrichtet.

Lean bei den Kernprozessen, agil im Einsatz

Dass die Freiwillige Feuerwehr höchst agil ist, beweist sie im Einsatz. Sicherlich werden einige einwenden, dass es bei Feuerwehren eine klare Kommandostruktur gibt. Richtig! Aber auch in einer agilen Organisation gibt es ein Management, das die Rahmenbedingungen definiert, die verschiedenen Teams koordiniert und die strategischen Prioritäten festlegt.

Kein Feuerwehrkommandant und kein Einsatzleiter wird seinen Löschtrupps bzw. Einsatzteams im Detail vorschreiben, was sie just in dem Moment zu tun haben, wenn sie sich dem Brandherd nähern. Er konzentriert sich darauf, die Rahmenbedingungen zu schaffen, die es braucht, dass die Feuerwehrleute agieren können. Die Führung konzentriert sich darauf, dass die Mannschaften effizient und effektiv, ungestört ihre Arbeit machen können. Sie können sich voll und ganz auf den ihnen gestellten Auftrag konzentrieren, während andere im Hintergrund auftretende Hindernisse beseitigen.

Die Feuerwehrleute vor Ort entscheiden eigenständig über das Wie. Der Einsatzleiter oder Kommandeur bestimmt das Was. Insofern agieren Feuerwehren selbstorganisiert agilen Teams gleich.

Das unternehmensdemokratische Moment

Dass die Arbeits- und Vorgehensweise von Freiwilligen Feuerwehren Elemente besitzt, die an Lean und Agile erinnern, konnten wir bereits zeigen. Aber es fehlt noch ein Element, welches wir bisher ausgeklammert haben: das unternehmensdemokratische Element. Wenn Sie dachten, dass der Feuerwehrkommandant einer Gemeindewehr einfach so bestimmt wird, irren Sie sich gewaltig. Die Feuerwehrgesetze aller Bundesländer kennen vergleichbare Regelungen, wie das Feuerwehrgesetz Baden-Württemberg in § 8 Absatz 2:

(…) Der ehrenamtlich tätige Feuerwehrkommandant und sein Stellvertreter oder seine Stellvertreter werden aus der Mitte der Einsatzabteilungen durch die Angehörigen der Einsatzabteilungen der Freiwilligen Feuerwehr der Gemeindefeuerwehr, die Abteilungskommandanten und deren Stellvertreter durch die Angehörigen der jeweiligen Einsatzabteilung aus deren Mitte auf die Dauer von fünf Jahren in geheimer Wahl gewählt und nach Zustimmung des Gemeinderats zur Wahl durch den Bürgermeister bestellt. (…)

D. h. die Führungsebene der Feuerwehr wird durch die Mitglieder der Feuerwehr und den Gemeinderat aus den eigenen Reihen bestimmt. Noch dazu mit einer befristeten Amtszeit von fünf Jahren. Hier taucht das unternehmensdemokratische Element auf. Führungskräfte werden gewählt! Interessanterweise arten diese Wahlen in aller Regel kaum in Wahlkämpfe aus. Ganz im Gegenteil. Oft herrscht eine hohe Einigkeit innerhalb der Feuerwehren, wer in der Lage ist, die Aufgabe am ehesten auszufüllen. Das mag daran liegen, dass wir es hier mit einer „homogenen“ Struktur zu tun haben. Jeder verfügt über die gleiche Basis, ist sich der Verantwortung bewusst und hat ein hohes Interesse daran, dass die Führungsstruktur in der Lage ist, im Krisenfall adäquat zu reagieren. Und dass es funktioniert, das beweisen die Freiwilligen Feuerwehren tagtäglich aufs Neue.

Fazit

Es ist uns hoffentlich gelungen zu zeigen, dass sich die Ideen agiler Verwaltung durchaus mit der öffentlichen Aufgabenerfüllung vertragen. Ja, sogar in Teilen unbewusst bereits Teil des Alltags sind. Was hindert uns daran, diese Idee auch in die Kernverwaltung zu tragen?

„Wenn Du loslässt, hast Du plötzlich zwei Hände frei“ – Führung und andere Baustellen

In den letzten Wochen häufen sich die Anfragen nach Workshops und Inputs oder Begleitung, in denen es darum geht, wie es gelingen kann

  • bei anstehender Veränderung mitzuhalten,
  • nicht der Angst vor dem fremdneuen handlungslähmend nachzugeben oder
  • in den veränderten Umwelten einen Platz und eine Rolle zu finden.

Besonders Führung ist vieldiskutiert als statisch – hierarchisch – veraltet – uncool unagil… Führungskräfte – und meiner Erfahrung nach insbesondere Führungskräfte von Führungskräften – sind spürbar verunsichert.  Weiterlesen „„Wenn Du loslässt, hast Du plötzlich zwei Hände frei“ – Führung und andere Baustellen“

Agil Schule leiten

Ein kleiner Teil unseres Forums agil lernen und lehren hat sich 2013  den Genuss einer fiktiven Laborschule am fiktiven Ort Weit im Winkl gegönnt, um dort Ideen frei von behördlichen Vorgaben in ein Schulprogramm schreiben zu können. Wir haben dort auf www.aufeigenefaust.com auch eigene Unterrichtslektionen hochgeladen, um auszuprobieren, wie sich „Flip the Classroom“ anfühlt. Wir haben ausprobiert, angepasst, verworfen, neu ausgerichtet, diskutiert, verglichen, verworfen, experimentiert … in kurzen Zeitabschnitten.

Die Story der Laborschule und die pädagogischen Vorstellungen haben wir des öfteren für Lehrerfortbildungen benutzt … in Form einer Zukunftswerkstatt. In Schülerberatungen funktionierte sie oft als Trost – frei nach dem Motto: „In Weit im Winkl hättest du jetzt kein Problem“. Ein Konzept, um schulische Probleme zu relativieren und nach aktuellen Lösungen zu suchen. Die Story der Laborschule ist als Science Fiction geschrieben und findet sich hier.

Für diesen Blog neu geschrieben haben wir aktuell die Aufstellung der Schulleitung in Weit im Winkl unter agilen Aspekten.

Heinz Bayer / Veronika Lévesque Weiterlesen „Agil Schule leiten“

Stakeholder Engagement –  Nachhaltigkeit weiterdenken, gemeinsame Ziele erreichen

Ich habe vor einiger Zeit an einem empfehlenswerten Seminar Stakeholder Engagement teilnehmen dürfen, über dessen Inhalte ich auch gerne hier berichten möchte. Das Seminar wurde angeboten vom Potsdamer Collective Leadership Institute, das sich mit Methoden befasst, wie Änderungen in gesellschaftlichen Strukturen nachhaltig bewirkt werden können, seien es Organisation wie Firmen, Regierungsinstutionen oder Nichtregierungsorganisationen. Beteiligung ist dabei das Zauberwort.

Praktische Arbeit an konkreten Projekten

Was das Seminar für mich so spannend machte, war die große Spannbreite der Projekte, mit denen sich die Teilnehmer beschäftigten. Denn durch die Variationen der Perspektiven wurde das Denken für mögliche Lösungen im Entscheidungsprozess immer wieder befeuert. So lernte ich u.a. durch praktische Arbeiten an den im Seminar behandelten Projekten über eine Maßnahme des WWF in Afrika, in dem fünf Staaten durch Fördermittel der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KWF) eine Berichtsplattform erstellen, die zur Steuerung Zwecks Stabilisierung von Umwelt und Wirtschaft in ihren gemeinsamen Schutzgebieten rund im die Viktoriawassserfälle dienen soll. Ein Projekt der Weiterlesen „Stakeholder Engagement –  Nachhaltigkeit weiterdenken, gemeinsame Ziele erreichen“

KVP und Kaizen – die Geisteshaltung macht den Unterschied

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Kaizen – Quellennachweis: von Majo statt Senf [CC BY-SA 4.0 (https://creativecommons.org/licenses/by-sa/4.0)], Wikimedia Commons

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) und Kaizen – für viele sind die Begriffe identisch. Ich persönlich differenziere etwas und bemühe mich Kaizen in seinem ursprünglichen Kontext zu verstehen – obwohl ich alles andere als ein Experte für die japanische Kultur bin. Weiterlesen „KVP und Kaizen – die Geisteshaltung macht den Unterschied“

Wert versprechen

Auf der Suche nach der „guten“ digitalen Verwaltungsleistung

Dass unsere derzeitigen digitalen Verwaltungsleistungen wirklich gut für Bürger*innen, Wirtschaft und Verwaltung sind, ist zweifelhaft. „Super“, „darauf haben wir gewartet“, geäußert aus tiefstem Herzen und von allen Beteiligten – kennen Sie ein Beispiel? Eines, das nicht aus dem Baltikum, Skandinavien oder Singapur stammt?  Eines, das mit  überzeugenden Nutzungszahlen punktet? Dann freue ich mich auf den Link hier im Blogkommentar. Best practice aus deutschen Landen sind nämlich rar.

Weder mit Geschäftsprozessoptimierung noch mit akribischer Empirie sind überzeugende, „coole“ Angebote entstanden. Ausnahme bilden mitunter halblegale aber sinnvolle digitale Services, die sich streng an den Bedarfen der Nutzenden und weniger an Gesetzesnormen orientieren. Ihre Macher*innen warten in manchen Fällen bis heute auf die erste Klage und genießen solange zufriedene Kundschaft und Entlastung der Verwaltung.

Eine gute digitale Verwaltungsleistung ist die, die entweder massenhaft genutzt wird, großen Aufwand reduziert oder signifikant Mehrwert generiert (oder alles zusammen). So trivial stellt sich der Zielrahmen dar. Menschenzentriertes Design und agiles Teamworking werden für die Umsetzung gebraucht. Gutes Performance Monitoring, im Idealfall visualisierte Open Data, sorgt für nachhaltige Qualität (vgl GOV.UK). Weiterlesen „Wert versprechen“

Community of Practice „Digitalisierung und E-Akte“ ist gestartet

Am vergangenen Mittwoch 9. Mai von 15 bis 16 Uhr hat die erste Konferenz dieser CoP stattgefunden. Für uns vom Forum Agile Verwaltung ist das eine richtige Premiere. Denn vielleicht bewährt sich das Format und nützt auch anderen Agilisten in der Verwaltung, um sich untereinander zu vernetzen. Weiterlesen „Community of Practice „Digitalisierung und E-Akte“ ist gestartet“