Agil unterwegs – Die Agile Woche in der Stadtverwaltung Leipzig

In der Stadtverwaltung Leipzig hat vom 10. bis 14. September 2018 eine „Agile Woche“ stattgefunden. 5 Workshops, moderiert von Leuten des FAV, mit jeweils einem anderen Themenschwerpunkt pro Tag.

„Spielerisch, inspirierend, interaktiv, ermutigend“ – so fassen Teilnehmer/innen der agilen Woche ihre Erlebnisse zusammen. 65 Neugierige haben sich vom 10.09. bis 14.09.2018 mit agilen Grundsätzen auseinandergesetzt, agile Werte erlebt und agile Methoden ausprobiert. Erste Erfahrungen konnten zeigen, wie agiles Arbeiten dabei hilft, komplexe Themen und Projekte bei sich ständig ändernden Anforderungen erfolgreich zu bewältigen. Konkret ging es darum, die Nutzerbedürfnisse auf neue Art in den Vordergrund zu stellen, in kurzen Feedbackschleifen zu arbeiten, Arbeitsabläufe zu visualisieren und einfache Regeln und klare Rollen zu nutzen. Dabei greift agiles Arbeiten auf Altbewährtes zurück und rückt die Kommunikation im Team sowie gemeinsames Lernen in den Mittelpunkt.

Von der Idee zur Realisierung

Die Idee der Agilen Woche entstand nach meiner Teilnahme an der 2. Konferenz “Agile Verwaltung”, am 22.02.2018 in Stuttgart, in meinem Kopf. Im April 2018 wurde sie als konkretes Projekt von Haupt- und Personalamt der Stadt Leipzig real. Es brauchte zu Beginn etwas Zeit und Fingerspitzengefühl, um die Führungskräfte des Haupt- und Personalamts von dem Konzept und der Idee der Agilen Woche zu überzeugen.
Es hat geklappt. Wichtige Erfolgsfaktoren waren hier:

  • die Nutzung gezielter und bekannter Netzwerke,
  • eine motivierende und persönliche Einladung zur agilen Woche, um die richtigen Neugierigen anzusprechen
  • und ein didaktisch gut durchdachtes Konzept.

In der Zusammenarbeit mit dem Forum Agile Verwaltung entstand dann schnell aus einem groben Konzept ein detailliertes Seminarprogramm für fünf Tage.

Die Tagesthemen

Die Agile Woche startete am 10.09.2018 mit einem digitalen Grußwort von Herrn Hörning, Bürgermeister für Allgemeine Verwaltung. Auf unterschiedlichen Flughöhen ging es dann in vielfältigen Formaten ans Ausprobieren der Grundlagen des agilen Arbeitens. Der Dienstag, 11.09. 2018, baute auf den Grundlagen vom Montag auf. Agiles und klassisches Projektmanagement im Vergleich standen auf der Tagesordnung. Am Mittwoch, 12.09.2018, ging es um agiles Informationsmanagement, um die Grundlagen für den Donnerstag, 13.09.2018, zu schaffen. Hier ging es im Detail um die agile Einführung der E-Akte, ein wesentlicher Arbeitsschwerpunkt der Stadt Leipzig. Am Freitag, den 14.09.2018 endete die agile Woche mit einem Lesson Learned aus allen vier Tagen.

Da die Teilnahme an den einzelnen Tagen freiwillig war und nicht jeder die Möglichkeit hatte, an allen Tagen teilzunehmen, bot der Freitag die Gelegenheit, von den Erfahrungen der Teilnehmer zu partizipieren. Der Freitag wurde genutzt, um sich darüber Gedanken zu machen, was läuft bereits gut, was braucht es noch und was könnte in zwei Jahren passiert sein.

Wie ging es nach der Woche weiter?

Am Freitag (14.09.) ging ein “Ruck” durch die Teilnehmenden, welche mit Neugier und Motivation die Themen weiterverfolgen will.

Am 20.09.2018 erfolgte eine Feedbackrunde mit Teilnehmern und Interessierten, die nicht an der Agilen Woche teilgenommen haben. Die Feedbackrunde orientierte sich am Ablauf der Retrospektive.

Außerdem wurde die Agile Woche auch in der Auswertungsrunde zum Creative Bureaucracy Festival (07.-08.09.2018) in Berlin, am 19.09.2018, mit Herrn Hörning, aufgegriffen. So wurden in der Auswertungsrunde die Erkenntnisse aus beiden Veranstaltungen zusammengeführt und überlegt, was es nun braucht.

Zum ersten Ausprobieren wurde das Meetup-Format „AgiLECOS“ der Lecos GmbH, dem IT-Dienstleister der Stadt Leipzig, von Teilnehmern aus der Agilen Woche am 08.10.2018 genutzt, um weitere kleine „Babysteps“ zum agilen Arbeiten zu gehen.

Folgende wichtige Aspekte leitet die Stadt Leipzig nun aus der Agilen Woche ab:

  • weitermachen und ausprobieren
  • das entstandene Netzwerk pflegen und damit den Zusammenhalt in der Verwaltung stärken
  • Wissen und Erfahrung aus der agilen Woche mit der Verwaltung teilen
  • effektive und zielführende Aufträge, Themen und Projekte priorisieren
  • eine eigene Definition für agiles Arbeiten erarbeiten

Folgende Fragen sind noch offen:

  • Zusammenarbeits-Räume für agiles Arbeiten gestalten, aber wie?
  • Wie komplex muss ein Thema sein, um es agil zu bearbeiten?
  • Führungskräfte und Agilität – Wie kommen sie zusammen?
  • Kooperation vor Planung – Gibt es einen Trampelpfad dazwischen?
  • Wozu genau und wie viel Mut braucht es für agiles Arbeiten?

Was machen wir in der Stadt Leipzig damit?

Wir machen weiter und nehmen uns vor, folgende Dinge in der Stadt Leipzig auszuprobieren:

  • Agile Tage veranstalten, um Wissen und Erfahrungen zu vertiefen.
  • Im Netzwerk gemeinsam agiles Arbeiten ausprobieren und daraus für den eigenen Verwaltungsalltag lernen.
  • Angebote für Führungskräfte konzipieren, um sie mit ins Boot zu holen.
  • Multiplikatoren im Netzwerk als Botschafter für agiles Arbeiten in den Dezernaten gewinnen und befähigen.

Was geben wir Ihnen mit?

Einfach machen und bei Fragen im Wie, können Sie sich gerne an mich wenden, vanessa.burgardt@leipzig.de

 

Herzlichen Dank ans Forum Agile Verwaltung für die Realisierung der ersten Agilen Woche, bei uns in der Stadt Leipzig!

 

Bericht vom Treffen der „Musterwandler in Hochschulverwaltungen“ am 4. Oktober 2018 in Köln

Der Anfang ist gemacht. Erstmals haben sich Vertreter/innen aus Hochschulverwaltungen in ganz Deutschland über neue Arbeits -und Führungsmethoden ausgetauscht. Bei einem  Vernetzungstreffen an der Kunsthochschule für Medien Köln am 04.10.2018 haben rund 30 Teilnehmer/innen aus Universitäten, Fachhochschulen, Hochschulen in den privater Trägerschaft, Kunst- und Musikhochschulen sowie der Dualen Hochschule Baden-Württemberg über Herausforderungen für ihre Verwaltungen diskutiert und sich über neue Methoden und Lösungsansätze ausgetauscht.

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Neues aus Weit im Winkl – Folge 2.2

Ja wir spinnen diese Idee des agilen Schulverwaltens einfach einmal weiter. Nicht als Blaupause für ein tatsächliches Konzept, eher als Anregung für ein Neudenken von Altmustern. „Haben wir doch schon gemacht. Vor 13 Jahren. Verwaltungsreform,“ rufen jetzt manche Insider aus Baden-Württemberg.

Wikipedia meint dazu: „Die Verwaltungsstrukturreform in Baden-Württemberg zum 1. Januar 2005 erweist sich in Hinsicht auf die Vernetzung einer Vielzahl von Spezialisten unter einem Dach als besonders vorteilhaft, indem sie sich bewusst für den Beibehalt einer 3-gliedrigen Verwaltungsstruktur und gleichzeitig für das Auflösen zahlreicher Sonderbehörden entschied, mit dem Ziel, dem Bürger als Verwaltungspartner, abhängig von der Aufgabe, entweder Landratsämter oder Regierungspräsidien anzubieten. Damit sollte das Kernziel der Reform einer bürgerfreundlichen, effizienten Verwaltung unter dem Motto:
Ein Haus
Ein Gebiet
Eine Behörde
Eine Entscheidung
erreicht werden. Die klaren Strukturen und Zuständigkeiten sowie die damit erzeugten Bündelungen führen zu einer größeren Verwaltungseffizienz, Klarheit und Akzeptanz der Verwaltungsentscheidungen und -strukturen bei Unternehmen, Verbänden und den Bürgern. Durch die hierarchische Struktur können innerhalb des Regierungspräsidiums bereits Interessensunterschiede entschieden werden, womit die Regierungsebene entlastet wird.“

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Agilität in der Verwaltung – Fokus nicht nur auf den Kunden, sondern auch auf den Anwender

Spätestens seit dem „Neuen Steuerungsmodell“ Mitte der 90er ist der Kundenbegriff fester Bestandteil des Repertoires der öffentlichen Verwaltung geworden. Moderne Verwaltungen streben Dienstleistungs- und Kundenorientierung an. Und dennoch ist der Begriff des Kunden und seine Anwendbarkeit in der öffentlichen Hand nicht unumstritten. Cornelia Vonhof hat bereits in einem vergangenen Blogpost das Thema aus Sicht der Bürgerorientierung näher beleuchtet und auf die Problematik des Kundenbegriffs, wie er im Neuen Steuerungsmodell angewandt wird, hingewiesen.

Auch die Prinzipien des Agilen Manifests und agile Managementrahmen wie Scrum nutzen den Begriff des Kunden, allerdings zumeist im weiteren Sinne, indem sie zusätzlich den Nutzer bzw. Endanwender – implizit – einbeziehen. Diese Erweiterung kann auch der öffentlichen Verwaltung helfen, sich mit dem Begriff des Kunden auszusöhnen und die mit der Anwendung des Kundenbegriffs verbundenen Herausforderungen lösen.

Der Kundenbegriff – eine Definition

Das Gabler Wirtschaftslexikon definiert den Kunden als „tatsächlicher oder potenzieller Nachfrager auf Märkten. Kunden können Einzelpersonen oder Institutionen (organisationales Kaufverhalten) mit mehreren Entscheidungsträgern sein.“ (Quelle: https://wirtschaftslexikon.gabler.de/definition/kunde-37108/version-260551)

Die Kundenbeziehung ist nach dieser Definition durch eine Wirtschaftsbeziehung basierend auf Leistung und Gegenleistung gegründet, die auf einem Markt geknüpft wird. Es findet also ein ökonomischer Tausch statt, bei dem der Kunde für eine Leistung bezahlt und der auf einem Aushandlungsprozess basiert. Der Kunde ist also derjenige, der „bezahlt“ und in die Rolle des Auftraggebers tritt.

Der Kundenbegriff in der öffentlichen Verwaltung

Basierend auf der Definition wird klar, warum der Kundenbegriff sich in der öffentlichen Verwaltung so schwer tut. Weiterlesen „Agilität in der Verwaltung – Fokus nicht nur auf den Kunden, sondern auch auf den Anwender“

Was passiert genau bei der digitalen Transformation? Eine Artikelrezension

Der Begriff Digitale Transformation geistert irgendwie rum. Aber ich bin mir nicht sicher, ob die Beteiligten ein gutes Verständnis von den Zusammenhängen haben. Bei meiner Recherche ist mir ein Artikel besonders aufgefallen, weil die Autoren dort sehr gut beschreiben, was passiert, wenn Dienstleistungen digitalisiert werden.

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Agile Entscheidungen – langfristige Kurzweil

In Wien unterwegs – wunderbare Stadt… . Hier schlendere ich bewusst und absichtsvoll völlig planlos durch die Stadt. Und dadurch passieren mir hier immer wieder Begegnungen und Trouvaillen, die ich im Alltag selten finde. Liegt das an der Einzigartigkeit Wiens? Oder liegt das an der Offenheit und dem Freiraum, die durch meine Planlosigkeit entstehen? Mit Verlaub: ich glaube, beides.

Manchmal, wenn ich an einem besonders originellen oder lauschigen Ort vorbeikomme, spüre ich leicht zupfend den Reflex, den Ort zu notieren, vielleicht doch eine Liste von Lieblingsorten zu verfassen. Dann stelle ich mir vor, wie ich beim nächsten Wienbesuch die Liste zücke und an Lieblingsorte zurückkehre……… Und dann schüttele ich über mich selbst den Kopf. Weiterlesen „Agile Entscheidungen – langfristige Kurzweil“

Neues aus Weit im Winkl – Folge 2.1

Liebe Leser/innen

Wahrscheinlich wundern Sie sich als Verwaltungsinteressierte, warum hier im Blog immer mal wieder Beiträge aus dem Bereich agil lernen und lehren auftauchen. Also aus einem Gebiet, das doch so weit entfernt von Verwaltungen und Silos scheint. Mit ein paar neuen Folgen aus unserer fiktiven Laborschule in Weit im Winkl wollen wir diesen Zusammenhang für Sie herstellen.

agil schulverwalten

Und uns dabei an die Vision einer agil angehauchten Schulverwaltung wagen. Die mit einem eher geringen Aufwand so Vieles an den von ihnen verwalteten Schulen sich erfolgreich bewegen lassen könnte. Das Bild dazu gibt es hier. https://www.aufeigenefaust.com/2018/07/02/agil-schulverwalten/

Folge 2.1 – Wie alles begann.

Die Story

Wir schreiben das Jahr 2033. Zwanzig Jahre ist es nun her, dass das Laborgymnasium in Weit im Winkl, kurz vor Basel erstes Tal rechts – also direkt an der Schweizer Grenze, zur „teilautonomen“ Schule wurde. Insiderkreise sprachen schon gar nicht mehr von Schule, sondern vom Café L.

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