‚Methode Agilität‘ im Alltag – der Mensch als agiles Wesen?

Die Präsentationen agiler Methoden sind auf diesem Blog besonders viel gelesen. Heute möchte ich eine Art Methode zum Selbstmanagement und zur Selbstwirksamkeit zeigen. Denn in unserem (gemeint ist das Forum Agile Verwaltung) Verständnis von Agilität sind es nicht – oder nicht nur – die Methoden, die Spielräume zur Entwicklung bieten, sondern insbesondere auch der Brückenschlag zwischen Haltung, Kulturfragen und Handlung.

Seit fast 20 Jahren hängt ein von mir selbstgemaltes Bild über meinem Schreibtisch – es ist von Arbeitsstelle zu Arbeitsstelle bei jedem Bürowechsel mitgekommen und ich schaue tagtäglich darauf. Und nicht nur ich ….

Auf dem Bild steht, was ich brauche, um die Arbeit gut zu machen und um sie auch weiterhin und über längere Zeit gut machen zu können.
Gewisse Grundlagen und Prinzipen leiten das Handeln – innere Freiheiten, äussere Bedingungen und generelle Grundsätze.

Mich unterstützen diese ‚5 Freiheiten‘:

Die Freiheit zu sehen und zu hören, was im Moment wirklich da ist, 
– anstatt das, was sein sollte, gewesen ist oder erst sein wird.

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Können wir einfach agil loslegen? Vielleicht ja, vielleicht nein, es kommt darauf an.

Wie können wir an dem anknüpfen, wo wir gerade stehen? Vielleicht kennen Sie diese Aussage: „Wir sind ja eine IT-Abteilung, also können wir auch agil.“. So starten viele und dann gehen die Probleme erst richtig los. Bei jeder Veränderung, ob in der Transformation zu anderen Arbeitsweisen oder neuen Aufgaben wird stets ein Lernprozess in Gang gesetzt. Lernen braucht Zeit. Wie viel? Das kann ich Ihnen nicht sagen. Dafür ist der Lernprozess bei uns Menschen zu unterschiedlich. Hier müssen wir investieren. Nein, kein Geld, sondern Geduld.

Wie kann nun ein guter Start aussehen?

Kommen Sie mit in eine IT-Abteilung einer öffentlichen Verwaltung und schauen Sie den Akteuren über die Schultern. Begleiten Sie den internen Agile Coach Peter bei seinen ersten Schritten mit einem IT-Team.

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„Hilfe, mein Team ist nicht agil!“ Mit dem Delegation Board schonend Selbstorganisation fördern

Wenn Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen in unseren Seminaren und Workshops agile Methoden wie Kanban, Scrum & Co. kennenlernen, sind sie meist sehr „angefixt“: „Das würde unserer Verwaltung gut tun!“ Und im nächsten Moment meldet sich der Zweifel: „Aber dafür braucht es auch Mitarbeitende, die Verantwortung übernehmen wollen. Viele wollen aber lieber klare Vorgaben von mir als Führungskraft und würden sich von mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation überfordert fühlen“. Dann gebe ich zunächst gern augenzwinkernd zu bedenken, dass ihre Leute womöglich das Gleiche über sie sagen: „Wir würden ja gern, aber das würde unsere Führungskraft nicht zulassen …“ 😉

Zu sehen ist aber auch: Die öffentliche Verwaltung ist ein Umfeld, in dem Gesetze und Vorgaben einzuhalten sind, in dem das Sicherheitsbedürfnis stark ausgeprägt ist und das nach wie vor durch Hierarchiedenken geprägt ist. Hier ist es für Führungskräfte nicht einfach, Kontrolle abzugeben, denn sie selbst müssen schließlich für alles in ihrem Bereich „den Kopf hinhalten“. Und für Mitarbeitende ist es nicht einfach, auf die Absicherung „von oben“ zu verzichten. Selbstorganisation lässt sich nicht einfach „anknipsen“ oder „einfordern“.

Die Frage ist also, wie Sie als Führungskraft für Ihr Team und Ihre Aufgaben das jeweils richtige Maß im Spektrum zwischen Anweisung und Selbstorganisation finden können. Und wie Sie in kleinen Schritten und sehr schonungsvoll erproben können, wo mehr Übertragung von Verantwortung für beide Seiten gewinnbringend ist.

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Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region“

Am 23. Januar 2019 fand  in Freiburg eine Konferenz von Kommunalverwaltungen über alle Ebenen zum Thema „Digitalisierung“ statt. Eingeladen hatte die Wirtschaftsförderung Region Freiburg (WFR), eine Vereinigung aus Stadtkreis Freiburg, den Landkreisen Breisgau-Hochschwarzwald und Emmendingen sowie verschiedenen Städten und Gemeinden. Eingeladen waren alle Verwaltungen der Region, unabhängig ob Mitglied in der WFR oder nicht. Das regionale Format, verbunden mit einer vertikalen Durchlässigkeit (Großstadt und Kreise – Kreisstädte – kleinere Gemeinden), könnte eventuell auch anderen Regionen Anregungen vermitteln. Weiterlesen „Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region““

Zen and the Art of Weiterbildung

Agiles Arbeiten ist immer Arbeiten im Team. Ich möchte gerne Bücher vorstellen, die uns dabei helfen können, bessere Teams zu werden. Dabei stelle ich Fragen und schlage jeweils ein passendes Buch für den entsprechenden Aspekt vor. Die Bücher kommen meist nicht aus dem Umfeld der agilen Softwareentwicklung und sind trotzdem (oder gerade deswegen?!) gute Inspirationsquellen für die persönliche Weiterbildung.

Ich bin seit 3 Jahren Product Owner und war vorher mehr als 15 Jahre als Berater in unterschiedlichen Rollen in der Softwareentwicklung unterwegs (Von der Konzeption über Entwicklung bis zum Testen). Dabei habe ich immer wieder die Erfahrung gemacht, dass nicht die technischen Probleme die großen Blocker sind:

The major problems of systems work
are not so much technological as sociological.
(Tom DeMarco)

Frage 1: Welche Eigenschaften hat ein effektives Team-Mitglied?

Die Antwort darauf kann man im Buch The 7 Habits of Highly Effective People von Stephen Covey finden: 

  1. Sei proaktiv
  2. Beginne mit einem Ziel im Hinterkopf
  3. Setze Prioritäten
  4. Setzte auf Win-Win
  5. Versuche erst, andere zu verstehen und dann selbst verstanden zu werden
  6. Schaffe Synergien
  7. Schärfe deine Säge (Sorge dafür, dass Deine Wirksamkeit nicht nachlässt)

Frage 2: Welche Eigenschaften hat ein effektives Team?

Dazu empfehle ich, darauf zu achten, dass das Team keine der Eigenschaften aufweist, die in The Five Dysfunctions of a Team: A Leadership Fable von Patrick Lencioni beschrieben werden:

  1. Fehlendes Vertauen (die Basis)
  2. Furcht vor Konflikten
  3. Abwesenheit von (Selbst-)Verpflichtung
  4. Vermeidung der Übernahme von Verantwortung
  5. Fehlende Aufmerksamkeit gegenüber den Team-Ergebnissen

Frage 3: Wie sieht nun eine effektive Organisation aus?

Das Buch The 5th Discipline von Peter M. Senge gibt hier einen tiefen Einblick, wie eine lernende und sich dann selbst verbessernde Organisation aussehen muss. Leider ist es mir nicht möglich, hier eine sinnvolle Kurzbeschreibung zu geben. Ich kann es aber nur empfehlen, sich diesen „Wälzer“ mal anzuschauen.

Frage 4: Was ist effektive Führung?

Das wunderbar zu lesende Buch The Goal von Eliyahu M. Goldratt und Jeff Coxl beschreibt den fiktiven Weg eines Managers auf dem Weg, eine Fabrik vor der Schließung zu retten (und noch mehr …). Es geht um die folgenden Punkte:

  •  Finde Flaschenhälse im Prozess …
    … und elimeniere sie
  • Stelle Fragen, diskutiere die Antworten …
    … benutze Dialoge
  • Setze so gefundene gute Ideen im Arbeits- und Privatleben um …
    … probiere sie aus, verbessere sie kontinuierlich

Frage 5: Was hindert uns und andere daran, „einfach rational“ zu denken?

Daniel Kahneman beschreibt in Thinking, Fast and Slow ein Modell, mit dem er bestimmtes Denken in unseren Gehirnen erklären möchte:

  • „System 1“: Schnelles Denken, automatisch, permanent aktiv, emotional, in Stereotypen einteilend, unbewusst
  • „System 2“: Langsames Denken, Energie zehrend, eher selten aktiv, logisch, kalkulierend, bewusst durchgeführt

Wir brauchen bei unser Arbeit das „System 2“, welches uns aber Energie kostet und erschöpft und die schlechte Nachricht ist, dass wir die Welt um uns zunächst mit dem „System 1“ wahrnehmen. Dass sollte uns immer bewusst sein, das wir und alle anderen Menschen um uns so ihr Denken ausführen. Leider ist man dadurch nicht immer rational.

Frage 6: Wie sieht denn eine optimale Umgebung aus, die die Menschen und Prozesse in ihrer Reife wachsen lässt?

Mein Favorit dafür ist der Lean Primer von Craig Larman and Bas Vodde (siehe http://www.leanprimer.com/ ) und mein Lieblingssatz daraus ist:

Watch the baton, not the runners.

Es geht immer darum, herauszufinden „Was ist das eigentliche Ziel“ und darauf hin zu optimieren. Im Staffellauf zum Beispiel muss der Stab schnell zum Ziel und dabei durch die Hände der Läufer. Dieser Vorgang muss schnell und fehlerfrei durchgeführt werden und es geht nicht darum, die einzelnen Läufer in der Zeit zu optimieren, in der sie nicht (mehr) für die Erreichung des eigentlichen Ziels beitragen. Leider wird in vielen Organisationen das eigentliche Ziel aus den Augen verloren.

Es gibt sicherlich noch viel mehr Fragen zum agilen Arbeiten und genauso viel gute Literatur. Ich lade alle Wissensdurstigen ein, die sich eine der oben genannten Fragen stellen, sich das passende Buch zu besorgen und vielleicht eine oder mehrere Antworten zu entdecken.

Es lohnt sich.

Kommunale Services auf service-bw

Wertversprechen Teil 3:  Nutzungszufriedenheit messen

Im Public Service Design ist Nutzungszufriedenheit das zentrale Qualitätskriterium. Wenn keine Nutzungskennzahlen verfügbar sind, können Nutzer*innen-Tests Aufschluss geben.

„Wie zufrieden sind Nutzer*innen mit den kommunalen Service-Prozessen auf service-bw?“

Diese Frage hatten rund 50 Studierende der Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen in Ludwigsburg zu beantworten – als praktische Übung während der Lehrveranstaltung Digital Public Service Design am 15. und 16. November 2018. 
Im Gegensatz zu „normalen“ Benutzer*innen erhielten sie vorab eine allgemeine Einführung in die E-Government Plattform in Baden-Württemberg service-bw, sowie den Statusbericht Erste Ergebnisse aus dem Live-Betrieb. Für die anschließende Aufgabe standen 30 Minuten zur Verfügung – mehr Zeit, als „normale“ Nutzer*innen für Recherche und Nutzung einer Leistung zu investieren bereit sind.

Aufgabe

„Sucht euch einen Verwaltungsservice aus (am besten einen der kommunalen Pilotprozesse), recherchiert und testet diesen auf service-bw und schreibt einen Blog-Kommentar darüber.“

Ergebnisse

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Agil lernen – eine Sache der Haltung

Eine Sache der Haltung 2

Agil lernen wird oftmal völlig falsch als entspannte Gruppenarbeit abgetan. Das Gegenteil ist der Fall. Besucher/innen erzählen nach Hospitation bei Willy Wijnands in Alphen aan den Rijn, dass dessen Schüler/innen im ersten Jahr eduScrum-Praxis oft ziemlich stöhnen, weil jeder im Unterricht kontinuierlich arbeiten muss und sich nicht einfach berieseln lassen kann. Im zweiten Jahr haben sie sich daran gewöhnt und im dritten Jahr sind es eigentlich keine typischen Schüler/innen mehr. Sie kümmern sich selbstständig um ihre eigene Bildung. Willy schreibt dazu: „Ich gebe den Schülern Verantwortung für ihren eigenen Lernprozess, aber vor allen Dingen: Vertrauen. Die Schüler übernehmen Verantwortung für das, was sie tun und ich gebe ihnen Freiheit und Raum. Das Resultat: die Schüler sind engagierter, produktiver und ihre Ergebnisse sind besser. Um es kurz zu machen: brillant!“

Heinz Bayer