Scrum und Bürgerschaftliches Engagement: Der Anfang eines Gedankenspiels

Markus ist seit vielen Jahren Beauftragter für Bürgerschaftliches Engagement in seiner Stadt. Enthusiastisch war er an die Aufgabe herangegangen und wollte das Ganze professionell mit einem richtig guten Projektmanagement angehen. Projektmanagement ist schon seit vielen Jahren sein Steckenpferd.

Aber so einfach, wie scheint, ist es leider nicht. Wenn es um Projekte geht, bei denen die Bürger und Einwohner der Stadt beteiligt sind, das lernte Markus schnell, gelten andere Rahmenbedingungen als in klassischen Projekten, die er noch aus seiner Zeit in einem großen Unternehmen kannte. Hierarchische Beziehungen erweisen sich als kontraproduktiv, laterale Führung und intrinsische Motivation bekommen eine zentrale Bedeutung. Und umfassende, aufwendige „Spielregeln“, Reporting und alles was sonst zu einem „guten“ Projektmanagement als Grundlage gehört, ist gerade in diesen Projekten eher abschreckend. All die Regeln, Dokumente, Gremien – sie wirken allzu oft bürokratisch, schwerfällig und letztendlich frustrierend auf Freiwillige, die eine gemeinsame Vision zusammenbringt  Auch ist es häufig schwierig, detaillierte Projektpläne zu erstellen, ist doch oft zu Beginn der Projekte unklar, was konkret im Projekt entstehen soll. Ständige Plananpassungen sind der Normalzustand. Es sind häufig ergebnisoffene Projekte. Das hatte er zu Beginn schwer unterschätzt. Und sich oft eine blutige Nase geholt. Also entscheidet er sich irgendwann, sich nach Alternativen umzusehen. Es muss doch einen Weg geben, der besser zu den Rahmenbedingungen passt. Einen Weg, der dem Team Raum lässt und in dem die hauptamtliche Kraft stärker in den Hintergrund tritt. Noch dazu – das ist seiner Meinung nach wichtig – braucht es frühe sichtbare Ergebnisse, damit die Motivation erhalten bleibt. Der Dialog zwischen allen Beteiligten, offen und transparent und immer auf Augenhöhe, das muss gewährleistet sein. Aber wie? Einen schlanken, auf Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung ausgerichteten Ansatz. Das ist es, was es bräuchte.

Und da Markus als Projektmanagemententhusiast gut vernetzt ist, hört er sich in der PM-Gemeinschaft um. Dadurch hört er zum ersten Mal von  Weiterlesen „Scrum und Bürgerschaftliches Engagement: Der Anfang eines Gedankenspiels“

Umfrage zu den Konferenzthemen Februar 2017: Die ersten Ergebnisse

Im April haben wir eine Umfrage unter unseren Leserinnen und Lesern gestartet. Wir wollten wissen, welche Themen Sie/euch interessieren könnten. Bis jetzt sind 160 Stimmen eingegangen. Hier die Ergebnisse:

Umfrageergebnissse

Wir würden uns freuen, wenn sich noch weitere Leser beteiligen (Artikel weiter unten https://agile-verwaltung.org/2016/04/29/umfrage-zu-themen-der-konferenz-agile-verwaltung-2017/). Auch weitere Themenvorschläge und Anmeldungen von Referenten sind willkommen.

Vorstellung von eduScrum auf dem Scrum-Day in Stuttgart

Dieser Artikel wurde von Jan Fischbach auf http://www.teamworkblog.de veröffentlicht und von mir für das Forum Agile Verwaltung leicht überarbeitet. (WS)

Zum Abschluss des Scrum Days 2016 in Stuttgart gab es bewegende Szenen. Der Erfinder von eduScrum Willy Wijnands traf mit seinen Schülern den Co-Erfinder von Scrum Jeff Sutherland. Weiterlesen „Vorstellung von eduScrum auf dem Scrum-Day in Stuttgart“

Wie kann man Agilität „ganz ganz kurz“ erklären?

Veronika und ich brüten gerade über einer reizenden Aufgabe: Wir verfassen einen Artikel für eine Fachzeitschrift und sollen darin „ganz ganz kurz“ erklären, was Agilität ist.

Gar nicht so einfach. Jede von uns arbeitet seit Jahren mit agilen Methoden. Aber das mal auf den ▪ zu bringen?

Also gehen wir die Herausforderung doch selbst agil an: Wir machen einen Versuch und holen uns Feedback, um uns zu verbessern. Feedback von wem? Natürlich von unseren geschätzten Leserinnen und Lesern! Weiterlesen „Wie kann man Agilität „ganz ganz kurz“ erklären?“

In eigener Sache: Möglichkeiten zum Einklinken

Wir vom Forum Agile Verwaltung haben einige Anfragen erhalten, welche Möglichkeiten zur Beteiligung es gibt. Das freut uns, weil es eine Wertschätzung für uns, vor allem aber für das Thema ausdrückt, das wir vertreten.

Unsere Leser sind oft vielbeschäftigt und können und wollen sich nicht groß festlegen. Deshalb haben wir uns eine nicht verpflichtende Möglichkeit der Kontaktaufnahme überlegt. Wir bieten jedem Leser an, an unseren Redaktionstreffen teilzunehmen. Wir haben jeden Monat eine Telefonkonferenz von einer knappen Stunde. Und alle Vierteljahre ein Vororttreffen.

Wir haben eine neue Seite „Termine“ eingerichtet. Dort stehen auch die Einwahlmodalitäten für die Telkos. Wer darüber hinaus einen Artikel schreiben möchte, kann an einen der Redakteure eine E-Mail schreiben. Dann wird er als Autor freigeschaltet.

Muss Agilität nicht überhaupt scheitern – an den Mitarbeitern?

Bisweilen, wenn ich vom Forum Agile Verwaltung berichte, schlägt mir Skepsis entgegen. Teilweise unverhohlene  – „Agilität in einer Verwaltung – das kann doch nie klappen“ -, manchmal wohlwollend und etwas schulterklopfend: „Übernimmst du sich da auch nicht? Bei den vielen Bürokraten in den Behörden …“

Ein Anlass, sich dem Thema ernsthaft zu stellen: Kann Agilität an „den Menschen“ scheitern? Unterscheiden sich Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst, quasi charakterlich, von den agilen Hüpfern in den Startups und Softwareschmieden?
Gibt es so etwas wie eine Beamtenpersönlichkeit?

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Agile Methoden im Unterricht – Seminar zu eduScrum

eduScrum ist eine Methode, agile Arbeitstechniken im Schulalltag einzusetzen. Sie wird seit einigen von Willy Wijnands und Kollegen in den Niederlanden, am Ashram College in Alphen aan den Rijn, entwickelt.

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Umfrage zu Themen der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“

Das Forum Agile Verwaltung möchte eine Konferenz voraussichtlich im Februar 2017 veranstalten, mit der Praktiker aus öffentlichen und Kirchenverwaltungen im deutschsprachigen Raum angesprochen werden sollen. Als Konferenzort ist Frankfurt am Main (oder Umgebung)  angedacht. Die Dauer ist auf einen Tag ausgelegt.

Wir vom Forum haben uns einige Themen überlegt, die uns selbst interessieren und zu denen wir Beiträge liefern könnten. Diese Themen stehen unten.

Jetzt seid ihr, unsere Leser, am Zuge. Wir wünschen uns von euch, dass ihr euch die Themen anschaut und euch dann an der Abstimmung beteiligt: Welche Themen interessieren euch? Das heißt, für welche Themen würdet ihr 90 bis 120 Minuten eurer Lebenszeit investieren, um mehr über sie zu erfahren und sie mit anderen zu erörtern?

Denn alle Themen werden wir an einem Tag nicht durcharbeiten können, sondern wir werden eine Auswahl treffen müssen.

Wenn ihr meint, dass in unserer Liste wichtige Punkte fehlen, so fügt euren Themenwunsch in Form eines Kommentars zum Artikel hinzu. Wir nehmen ihn dann in die Themenliste auf. Im Umfrageformular habt ihr zwar auch einen Punkt „other“, um eigenständig Punkte aufzunehmen. Aber dort ist nur Platz für einen ganz kurzen Text und eine genauere Beschreibung fehlt dann.

Ein Interessent hatte dort das Thema „Digitale Umlaufmappe“ eingetragen. Das haben wir jetzt als einen Punkt in die „Digitale Verwaltung“ aufgenommen.

Hier sind die Themen: Weiterlesen „Umfrage zu Themen der Konferenz „Agile Verwaltung 2017““

Statt Workflow-Mythos: Raus aus den Silos!

Ich habe kürzlich in einem Post ein halb-fiktives Fallbeispiel eines Workflows geschildert. Dabei ging es um eine Beschaffung, deren Ablauf ganz komfortabel und modern in einem DMS abgebildet war. Im Beispiel stritten sich ein Herr Leichtenberger vom Vermessungsamt und ein Herr Helming von der Beschaffungsstelle darum, was wohl ein angemessener Preis für ein zu beschaffendes Tachymeter sein dürfe und welche Qualität das Vermessungsamt verlangen könne. (siehe https://agile-verwaltung.org/2016/03/24/mythos-workflows-das-ewige-unerfuellte-versprechen/)

Am Ende hatte ich den DMS-Workflow als Scheinlösung für einen tatsächlich verkorksten Prozess bezeichnet und die Frage gestellt: „Was wäre eine agile Antwort auf diese Situation? Was würden wir Herrn Leichtenberger und Herrn Helming empfehlen? Und was wäre eine gute, nachhaltige Methode der Prozessverbesserung?“ Weiterlesen „Statt Workflow-Mythos: Raus aus den Silos!“

Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld

 

Von Hürden und Chancen

Die Umkooperativstellung eines Betriebs oder einer Verwaltung von einer klassischen Aufbauorganisation zu einer agilen Matrix ist ein riesiges Unterfangen. Schon die schlichte Grösse der Aufgabe wirkt oft auf Entscheiderinnen und Entscheider und auch auf Mitarbeitende abschreckend – zumal häufig nur einzelne Beteiligte eine praktische Vorstellung davon haben, was ‚agile Organisation‘ denn in Tat und Wahrheit bedeutet. Oft ist es gerade in der öffentlichen Verwaltung aus rechtlichen und politischen Gründen – zumindest gefühlt – gar nicht möglich.

Können wir mit dieser Hürde konstruktiv umgehen und uns nicht abschrecken lassen?

Die Idee ist zu erproben, wie agile Arbeitsformen in der nicht-agilen Organisation eingebettet werden könnten. So wird Agilität erlebbar und Erfahrungen können live und in Farbe gemacht werden.

Wie kann das aussehen? ‚Agil‘ ist ja mehr ein Handlungsrahmen denn eine Methode. Es gibt viele Möglichkeiten agil zu arbeiten. Und auch, den Strukturen und der Einordnung des Betriebes dabei treu zu bleiben.

Erfundene Praxis – Beispiel 1: Die „Interessengemeinschaft Qualität

Immer wieder hat die Leitung sich bemüht, das Thema Qualität einem Bereich hierarchisch anzugliedern oder aber Projekte zu lancieren, die die Qualitätsaufgaben klar be- und festschreiben sollten.

Da sind zahlreiche Fach- und Führungskräfte und auch Stäbe, die in ihrem Führungsbereich Pflichten und Ziele haben, die Qualitätsaufgaben betreffen. Es ist ein Thema, das  durchaus allen schon auch irgendwie echt wichtig ist. Gleichzeitig ist es schwer zu fassen und wenn man den Faden ‚Qualität ‚ aufnimmt, führt er tief in die Prozesse und auch in die historisch gewachsenen Anliegen des Verwaltungsbetriebs.

„Schwer absehbar, was genau soll Qualitätsarbeit können, das ist verhängt mit diversen anderen Themenbereichen, es gibt gar unterschiedliche Interessen in den verschiedenen Verwaltungsebenen, ist gefühlt unplanbar, eventuell eine grosse Kiste, wohin überall führt das…“

Projektleitende zu finden war nahezu unmöglich. Die Verpuffungseffekte nach jedem neuen Weiterlesen „Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld“