Muss Agilität nicht überhaupt scheitern – an den Mitarbeitern?

Bisweilen, wenn ich vom Forum Agile Verwaltung berichte, schlägt mir Skepsis entgegen. Teilweise unverhohlene  – „Agilität in einer Verwaltung – das kann doch nie klappen“ -, manchmal wohlwollend und etwas schulterklopfend: „Übernimmst du sich da auch nicht? Bei den vielen Bürokraten in den Behörden …“

Ein Anlass, sich dem Thema ernsthaft zu stellen: Kann Agilität an „den Menschen“ scheitern? Unterscheiden sich Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst, quasi charakterlich, von den agilen Hüpfern in den Startups und Softwareschmieden?
Gibt es so etwas wie eine Beamtenpersönlichkeit?

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Agile Methoden im Unterricht – Seminar zu eduScrum

eduScrum ist eine Methode, agile Arbeitstechniken im Schulalltag einzusetzen. Sie wird seit einigen von Willy Wijnands und Kollegen in den Niederlanden, am Ashram College in Alphen aan den Rijn, entwickelt.

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Umfrage zu Themen der Konferenz „Agile Verwaltung 2017“

Das Forum Agile Verwaltung möchte eine Konferenz voraussichtlich im Februar 2017 veranstalten, mit der Praktiker aus öffentlichen und Kirchenverwaltungen im deutschsprachigen Raum angesprochen werden sollen. Als Konferenzort ist Frankfurt am Main (oder Umgebung)  angedacht. Die Dauer ist auf einen Tag ausgelegt.

Wir vom Forum haben uns einige Themen überlegt, die uns selbst interessieren und zu denen wir Beiträge liefern könnten. Diese Themen stehen unten.

Jetzt seid ihr, unsere Leser, am Zuge. Wir wünschen uns von euch, dass ihr euch die Themen anschaut und euch dann an der Abstimmung beteiligt: Welche Themen interessieren euch? Das heißt, für welche Themen würdet ihr 90 bis 120 Minuten eurer Lebenszeit investieren, um mehr über sie zu erfahren und sie mit anderen zu erörtern?

Denn alle Themen werden wir an einem Tag nicht durcharbeiten können, sondern wir werden eine Auswahl treffen müssen.

Wenn ihr meint, dass in unserer Liste wichtige Punkte fehlen, so fügt euren Themenwunsch in Form eines Kommentars zum Artikel hinzu. Wir nehmen ihn dann in die Themenliste auf. Im Umfrageformular habt ihr zwar auch einen Punkt „other“, um eigenständig Punkte aufzunehmen. Aber dort ist nur Platz für einen ganz kurzen Text und eine genauere Beschreibung fehlt dann.

Ein Interessent hatte dort das Thema „Digitale Umlaufmappe“ eingetragen. Das haben wir jetzt als einen Punkt in die „Digitale Verwaltung“ aufgenommen.

Hier sind die Themen: Weiterlesen „Umfrage zu Themen der Konferenz „Agile Verwaltung 2017““

Statt Workflow-Mythos: Raus aus den Silos!

Ich habe kürzlich in einem Post ein halb-fiktives Fallbeispiel eines Workflows geschildert. Dabei ging es um eine Beschaffung, deren Ablauf ganz komfortabel und modern in einem DMS abgebildet war. Im Beispiel stritten sich ein Herr Leichtenberger vom Vermessungsamt und ein Herr Helming von der Beschaffungsstelle darum, was wohl ein angemessener Preis für ein zu beschaffendes Tachymeter sein dürfe und welche Qualität das Vermessungsamt verlangen könne. (siehe https://agile-verwaltung.org/2016/03/24/mythos-workflows-das-ewige-unerfuellte-versprechen/)

Am Ende hatte ich den DMS-Workflow als Scheinlösung für einen tatsächlich verkorksten Prozess bezeichnet und die Frage gestellt: „Was wäre eine agile Antwort auf diese Situation? Was würden wir Herrn Leichtenberger und Herrn Helming empfehlen? Und was wäre eine gute, nachhaltige Methode der Prozessverbesserung?“ Weiterlesen „Statt Workflow-Mythos: Raus aus den Silos!“

Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld

 

Von Hürden und Chancen

Die Umkooperativstellung eines Betriebs oder einer Verwaltung von einer klassischen Aufbauorganisation zu einer agilen Matrix ist ein riesiges Unterfangen. Schon die schlichte Grösse der Aufgabe wirkt oft auf Entscheiderinnen und Entscheider und auch auf Mitarbeitende abschreckend – zumal häufig nur einzelne Beteiligte eine praktische Vorstellung davon haben, was ‚agile Organisation‘ denn in Tat und Wahrheit bedeutet. Oft ist es gerade in der öffentlichen Verwaltung aus rechtlichen und politischen Gründen – zumindest gefühlt – gar nicht möglich.

Können wir mit dieser Hürde konstruktiv umgehen und uns nicht abschrecken lassen?

Die Idee ist zu erproben, wie agile Arbeitsformen in der nicht-agilen Organisation eingebettet werden könnten. So wird Agilität erlebbar und Erfahrungen können live und in Farbe gemacht werden.

Wie kann das aussehen? ‚Agil‘ ist ja mehr ein Handlungsrahmen denn eine Methode. Es gibt viele Möglichkeiten agil zu arbeiten. Und auch, den Strukturen und der Einordnung des Betriebes dabei treu zu bleiben.

Erfundene Praxis – Beispiel 1: Die „Interessengemeinschaft Qualität

Immer wieder hat die Leitung sich bemüht, das Thema Qualität einem Bereich hierarchisch anzugliedern oder aber Projekte zu lancieren, die die Qualitätsaufgaben klar be- und festschreiben sollten.

Da sind zahlreiche Fach- und Führungskräfte und auch Stäbe, die in ihrem Führungsbereich Pflichten und Ziele haben, die Qualitätsaufgaben betreffen. Es ist ein Thema, das  durchaus allen schon auch irgendwie echt wichtig ist. Gleichzeitig ist es schwer zu fassen und wenn man den Faden ‚Qualität ‚ aufnimmt, führt er tief in die Prozesse und auch in die historisch gewachsenen Anliegen des Verwaltungsbetriebs.

„Schwer absehbar, was genau soll Qualitätsarbeit können, das ist verhängt mit diversen anderen Themenbereichen, es gibt gar unterschiedliche Interessen in den verschiedenen Verwaltungsebenen, ist gefühlt unplanbar, eventuell eine grosse Kiste, wohin überall führt das…“

Projektleitende zu finden war nahezu unmöglich. Die Verpuffungseffekte nach jedem neuen Weiterlesen „Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld“

Agile Teamorganisation mit Personal Kanban – ein Überblick

Wenn von agilen Methoden gesprochen wird, neigen viele dazu agile mit Scrum gleichzusetzen. Dabei gibt es neben Scrum noch eine Vielzahl weiterer Ansätze, die nicht minder interessant sind. Einer dieser Ansätze ist Personal Kanban, das anders als Scrum nicht aus dem Bereich der Produktentwicklung stammt, sondern eher die Organisation des Tagesgeschäfts in Visier hat. Wesentliches Kernelement von Kanban ist die Visualisierung der Wertströme und der Prozessabläufe. Die Visualisierung hilft dabei, die Abläufe sichtbarer zu machen und erleichtert damit die Arbeitsplanung ungemein. Ich selbst organisiere mich nach den Personal Kanbanprinzipien und bin begeisterter Anwender. Gerade in kleinen Teams ist Personal Kanban eine gute Möglichkeit der agilen Koordination.

Grundstruktur

Kabanboard
Beispiel für ein Kanbanboard

Wesentliches Kernelement von Personal Kanban ist das Kanbanboard. Eine Tafel, die auf folgender Grundstruktur basiert:

  • Aufgabenspeicher (Backlog)

  • In Bearbeitung

  • Erledigt

Es gibt eine Menge elektronischer Hilfsmittel, die für eine virtuelle Kanbantafel verwendet werden können. Die Erfahrung aber zeigt, dass eine analoge Tafel für den Einstieg am besten geeignet ist. Dafür braucht es nicht gleich ein Whiteboard. Ein großes Plakat reicht aus. Für die Aufgabenkarten sind häufig schon Post-its ausreichend.

Im Aufgabenspeicher werden alle Aufgaben gesammelt, die die anfallen und bearbeitet werden sollen. Die Spalte In Bearbeitung beinhaltet alle Aufgaben, die gerade im Augenblick bearbeitet werden. Die Spalte Erledigt hingegen umfasst alle Aufgaben, die abgeschlossen worden sind. Diese Struktur lässt sich übrigens beliebig anpassen, sodass die einzelnen Bearbeitungsschritte ebenfalls in eigenen Spalten dargestellt werden können. Für den Anfang empfiehlt es sich jedoch mit der einfachen Gliederung aus Backlog – In Bearbeitung – Erledigt zu beginnen.

Aufgabenbeschreibung

Für jede Aufgabe wird eine Karte erstellt, die die Weiterlesen „Agile Teamorganisation mit Personal Kanban – ein Überblick“

Agile Methoden in der Flüchtlingsfrage: auch die Betroffenen sind Stakeholder

Veronika und ich beschäftigen uns gerade mit der Frage, wie ein „Manifest Agile Verwaltung“ aussehen könnte. (Mitarbeit daran würde uns natürlich freuen, aber das nur nebenbei.) Dabei ist uns aufgefallen, dass ein ganz wichtiges Element von Agilität darin besteht, jeweils alle Stakeholder in die Lösungssuche einzubeziehen.

Zufällig stieß ich gleich danach auf eine Rede, die die Berliner Publizistin Meli Kyiak bei den Frankfurter Römerberggesprächen gehalten hatte, und bei der es ebenfalls um die Rolle der „Betroffenen“ in der Flüchtlingsfrage ging. Frau Kyiak hat sicher mit Agilität nicht viel zu tun; und mein Anliegen ist hier keine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem komplexen Problem. Mir leuchtete nur der methodische Hinweis von Frau Kyiak ein, dass Flüchtlinge in der öffentlichen Wahrnehmung oft nur als Objekte von Behandlung auftauchen, aber nicht als aktive Beteiligte bei der Lösungssuche.

Hier ein paar Auszüge aus der Rede:

„Im Fall der Flüchtlinge haben wir es erstmal mit einem europäischen Problem zu tun, bei dem die Hilfsbedürftigen, die auf Solidarität angewiesen sind, in keiner Form am Verhandlungstisch sitzen. Die Flüchtlinge warten an den Grenzen, in Lagern oder Aufnahmeeinrichtungen. Es gibt keine institutionalisierte Form, in der sie für sich sprechen können. Sie haben aufgrund ihrer Situation auch nicht die Möglichkeit, sich in Protestformen wie Demonstrationen zu organisieren. Ihre Barrieren sind auch durch ihr Sprachdefizit begründet. Wir kennen nur ihre Bilder. (…) Die Flüchtlinge sind aufgrund ihrer Lage gezwungen, ihre Finger durch Maschendraht zu stecken, sie weinen, sie sind durchnässt, es ist das pure Bild von Verzweiflung, von Armut. (…)
Wir haben es bei den Flüchtlingen mit einer politischen Interessensgruppe zu tun, die weder über ein politisches noch parlamentarisches Instrument verfügt. Aber auch über kein wirtschaftliches oder politisches Druckmittel. Sie haben keine Organisation, die Überblick über ihre Situation geben kann. Sie haben keine Sprachrohre, über die sie sich in den aktuellen Diskursen der jeweiligen Länder äußern können. Hin und wieder hält ihnen ein Reporter entlang den Fluchtwegen ein Mikro hin, in das sie vorerst mit wenigen Englischkenntnissen ihre Grundbedürfnisse nach Nahrung und Decken formulieren. Nach Bitte um Aufnahme. Immer individuell, nie kollektiv. Sie haben keinerlei Handhabe im Ringen um politische Argumente teilnehmen zu können. Dadurch bringen sie Jene, die für sie Wort ergreifen, immer in die Lage, Fürsprecher zu sein.
In einem ausgewogenen politischen Diskurs muss es aber politische Gesprächspartner auf Augenhöhe geben, die für die eigene Interessensgruppe sprechen. Außerdem bedarf es eines politischen Rahmens, in dem der politische Partner sein Anliegen äußern kann. Beides existiert nicht. Weder der Sprecher, noch der politische Rahmen. Nur zur besseren Illustration: Wir sehen den politischen Verhandlungspartner Flüchtling höchstens in seinem politischen Rahmen Doppelstockbett, erste Etage, Notunterkunft. Tatsächlich gehört er aber an den Verhandlungstisch.“

Quelle: http://www.fr-online.de/kultur/mely-kiyak-auch-fluechtlinge-gehoeren-an-den-verhandlungstisch,1472786,33999684.html