Stehenbleiben oder abhauen? Zum Verständnis von Sicherheit in der Verwaltung

Ein Beitrag von Netsanet Berhane und Lila Sax dos Santos Gomes

Es ist allgemein bekannt, dass das menschliche Gehirn Veränderung oder Neuanpassung nicht leicht hinnimmt, Die vornehmliche Aufgabe des Gehirns ist „Energie zu sparen“ und möglichst nur „bekannten Situationen beziehungsweise Abläufen zu vertrauen“. Alles soll und muss in klar definierten Bahnen ablaufen, da dem menschlichem Gehirn damit – SICHERHEIT suggeriert wird.

Treten schlimme Zeiten ein (damals Säbelzahntiger oder Mammuts, heute vielleicht Naturkatastrophen), wird man mit unvorhersehbaren Umständen konfrontiert und man muss schnell und lebenserhaltend handeln. Vor allem aber muss man unbekanntes Terrain betreten. Das verlangt einem so viel Energie ab, dass es kein Wunder ist, wenn sich Menschen lieber schön gemütlich auf altbewährtes verlassen, Veränderungen und denen sich daraus ergebenden neuen Lebensumständen gegenüber skeptisch verhalten.

Der kleinste Funke von UNSICHERHEIT reicht schon aus, um im Hirnstramm die Verhaltensweisen „fliehen“ oder „angreifen“ zu signalisieren.    

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FAV-Buchprojekt „Agile Verwaltung 2040“: Ein erster Rohentwurf kann von euch begutachtet werden

Das Herausgeberteam des geplanten Buchs – als da sind Christiane Büchter, Peter Bauer, Alexander Joedecke, Jan Fischbach und Wolf Steinbrecher – also wir – sind froh, stolz, gerührt, begeistert, aufgewühlt, gespannt, zweifelnd – angesichts der Tatsache, dass wir nunmehr eine „Nullnummer“ unseres gemeinsamen Buchs erstellt wurde. Diese Nullnummer möchten wir euch hier vorstellen. Und wer sie lesen und begutachten möchte, kann sie in Form eines pdf bei uns anfordern.

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Berufseinsteigende oder Vorgesetzte: Wer ist ‚fauler‘?

Über Menschen und Arbeitswelten.
Insbesondere junge Erstere und hergebrachte Zweitere …

In diesem Blogartikel denke ich – wie hier versprochen – laut und öffentlich nach über junge Menschen frisch in der Arbeitswelt und die Reaktionen eben dieser Arbeitswelt auf sie.

  • Über ihre Werte.
  • Über das, was sie können und die Betriebe nicht und
    über das, was sie noch nicht können, die Betriebe aber schon.
  • Über die teilweise erschreckenden Missachtungen ihrer Motivation und ihrer dargebotenen mitgebrachten Möglichkeiten durch die Realitäten der «empfangenden» Organisationen bzw. Betriebe.
  • Über mögliche Gründe für das Phänomen, das mir gerade so oft begegnet,
  • und über Lösungsangebote dafür.

Zwei Beispiele aus der erfundenen Praxis sollen helfen, das Thema greifbarer zu machen:(‘erfundene Praxis’ heisst, die Beispiele sind ungefähr so tatsächlich passiert, aber so verfremdet, dass sie nicht auf echte Personen oder Fälle zurückgeführt werden können.)

Situation 1:
Ein Kunde rief mich an und sagte: «Wir brauchen deine Unterstützung, wir haben ein Problem, müssen etwas angehen, das uns vor Rätsel stellt.

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Gutes Schreiben

Vor fünf Jahren beschloss ich, besser zu schreiben. Mir half dabei ein in Deutschland nahezu unbekanntes Buch: „On Writing Well“ von William Zinsser. Obwohl es sich um ein amerikanisches Buch handelt, sind die Prinzipien von William Zinsser in der deutschen Sprache, in der öffentlichen Verwaltung und für diesen Beitrag hilfreich. Meine Geschichte über das Schreiben beginnt vor langer Zeit in einer kleinen Realschule in Düsseldorf.

Der Straßenbahnmörder

Ich war 10 Jahre alt und schrieb eine Deutscharbeit. Das Thema war „Trivialliteratur“. Mir blieben 45 Minuten Zeit, in denen ich eine Kurzgeschichte im Stile eines „Jerry Cotton“ Romans schreiben sollte. In dieser Klassenarbeit bemerkte ich plötzlich etwas Seltsames. Schreiben macht Spaß. Ich überlegte nicht lange und entwickelte die Geschichte des „Straßenbahnmörders“. Zufrieden legte ich den Füllfederhalter aus der Hand. Das war wirklich schön! Vielleicht bekam ich jetzt eine bessere Note in Deutsch, etwa ein „Befriedigend“ oder sogar ein „Gut“?

Eine Woche später war es so weit. Mit ausdruckslosem Gesicht schubste mir die Deutschlehrerin die Arbeit über den Tisch. Das Heft rutschte mir entgegen und das Ergebnis brannte sich in mein Gedächtnis ein: „Mangelhaft“. Schreiben macht doch keinen Spaß, das war mir jetzt klar.

Ist Schreiben eine Begabung?

Meine Erinnerung an den Deutschunterricht führte zu Glaubenssätzen, an denen ich viel zu lange festhielt:

  • Schreiben erfordert Talent!
  • Schreiben ist etwas für Akademiker, nicht für Arbeiterkinder.
  • Emotionen gehören nicht in einen Text.
  • Formale Struktur schlägt Inhalt.
  • Schreibe nur, wenn es nicht anders geht.

Ich habe eine lange Zeit gebraucht, bis ich diese Glaubenssätze hinter mir lassen konnte. Ganz losgeworden, bin ich sie bis heute nicht.

Über gutes Schreiben

Im Jahr 2018 beschloss ich, ein besserer „Schreiber“ zu werden. Ich suchte ein Buch über „Gutes Schreiben“ und wurde ausgerechnet bei einem amerikanischen Buch fündig: „On Writing Well“ oder auf Deutsch, „Über gutes Schreiben“, von William Zinsser. Das Buch handelt vom Schreiben im „Non-Fiction Bereich“. Also vom Interview, über einen Meinungsartikel bis, hin zum Sachbuch.

Nach dem Lesen von „On Writing Well“ schrieb ich einen ersten Artikel auf dem Blog von t2informatik.de (Stoppt Agilität), bei dem ich die neugewonnenen Erkenntnisse ausprobierte. Und ich suchte mir Feedback, von meiner Freundin und von Michael Schenkel, der diesen Blog betreibt. Das Ergebnis war mehr als gut. Der Beitrag „Stoppt Agilität!“ wurde Blog des Jahre 2018.

Mein Tipp: Lerne von den Besten und hole dir aktives Feedback von deinen Besten.

Schreiben ist keine Kunst

Schreiben ist ein Handwerk. Und gutes Handwerk entsteht erst durch Übung. Daher ist es falsch, beim Schreiben auf eine Inspiration, zu warten. Viel besser ist es, regelmässig oder gar täglich zu schreiben. Ich nutze ein persönliches Tagebuch zur Reflektion. Schreiben erfordert also Übung und basiert nicht auf Inspiration oder einer Eingebung.

Meine Erkenntnis ist: Das Schreiben kommt beim Schreiben.

Schreiben ist eine Reise zu sich selbst

Schreiben hat mehr mit dem Autor, als mit dem Inhalt zu tun.
William Zinsser schreibt dazu:

„Auf den Punkt gebracht ist das, was ein Autor verkauft, nicht der Inhalt, sondern seine eigene Persönlichkeit“.

William Zinsser, On Writing Well

Ich schreibe mit Wärme und Empathie als Mensch für Menschen. Oder schärfer formuliert: Ich schreibe so, dass ich den Text selbst gerne lesen möchte. Wenn der Text auch noch anderen gefällt, dann ist das ein wunderbarer Nebeneffekt.

Schreiben erfordert Reduktion

Meine Texte sind zu lang. Es fällt mir schwer, auf den Punkt zu kommen. Wir sagen im Deutschen gerne: „In der Kürze liegt die Würze“. William Zinsser formuliert es so:

„Schreiben bedeutet, jeden Satz auf die einfachsten Komponenten zu reduzieren.“

William Zinsser, On Writing Well.

Zinsser geht noch weiter und sagt: Für Gott gibt es keine minimale Satzlänge.

Der schlimmste Fehler sind langwierige Umschreibungen und ein Übermaß an Fremdwörtern. Fasse dich kurz, sagte die alte Deutsche Post einmal. Sie hatte recht!

Liebe Verben und vermeide Adjektive

Das stärkste Wort für jeden Autor ist das „Verb“. Verben erzeugen ein Momentum und eine Kraft, die eine Geschichte antreibt. Starke Verben führen auch zu klaren Aussagen und zu einer eigenen Position.

Adjektive sind das Gegenstück zu Verben. Adjektive können Krafträuber sein. Nutze Adjektive zur Präzisierung von Sachverhalten und vermeide die „blümerante“ Ausschmückung. Adjektive können Imagination zerstören.

Das liebe „Ich“

Mir wurde im Deutschunterricht beigebracht, dass das Wort „Ich“ in der schriftlichen Kommunikation vermieden werden sollte. Dabei ist das „Ich“ stark, weil damit eine Position bezogen wird. Und eine klare Position sorgt für Emotionen.

Mein Tipp: Wenn das „Ich“ nicht verwendet werden kann, gibt es einen einfachen Trick: „Denke an das Ich und schreibe es dann anders“.

Beziehe eine Position

Positionen sind stark. Sie schaffen Klarheit oder sorgen für Reibung. Ich bin immer für klare Positionen in einem Blogartikel, in einer Entscheidungsvorlage, in einem Fachartikel. Relativierende Begriffe, „könnte“, „müsste“ oder „sollte“ schwächen den Text. Es ist völlig in Ordnung, unterschiedliche Standpunkte darzustellen, aber ein guter Text empfiehlt klar einen Standpunkt.

Unsere Sprache hat einen Rhythmus

Mit einem Punkt hat mich William Zinsser überrascht. Zinsser sagt, dass jeder Text einen Rhythmus hat. Und dieser Rhythmus wird erst beim Lautlesen erkennbar.

Mein Tipp: Lesen Sie ihre Texte laut vor. Achten Sie auf die Sprachmelodie. Wie klingt das eigentlich? Ändern Sie den Text, damit er einen Rhythmus oder Takt entfalten kann. Ähnlich, wie bei einem Gedicht.

Ein Satz treibt den Nächsten

Jeder Satz hat seine Aufgabe. Der Satz soll so interessant sein, dass der Leser auch den nächsten Satz lesen möchte. Wenn das gelungen ist, dann sind Sie einen Riesenschritt weiter. Der Leser liest einen interessanten Satz nach dem anderen. Er bleibt am Text dran und liest zu Ende. Und es gibt einen besonders wichtigen Satz.

Der erste Satz ist wichtig

Der erste Satz ist der wichtigste Satz. Er entscheidet, ob der Leser den Beitrag weiterliest oder zum nächsten Beitrag weiterzieht. Idealerweise ist der erste Satz so stark und hat so viel Kraft, dass der Leser Lust verspürt, auch den zweiten Satz zu lesen.

Was funktioniert gut für erste Sätze?

Gute erste Sätze sind eine starke Position oder eine interessante Situation aus der Welt des Lesers. Hervorragend sind auch eigene persönliche Erlebnisse, die zum Kontext passen. Der erste Satz darf sogar die ganze Geschichte erzählen.

Hier ist ein starker erster Satz aus der Bibel:

„Im Anfang schuf Gott den Himmel und die Erde.“

(Genesis, Kapitel 1, Vers 1)

Mein Tipp: Nehmen Sie sich für den Anfang eines Artikels etwas mehr Zeit. Insbesondere für den ersten Satz.

Schreiben heißt überarbeiten

Ich habe lange geglaubt, dass ein guter Autor seine Texte einfach schreibt und diese dann nach kurzer Korrektur fertig sind. Das war ein Irrglaube. Die Wahrheit ist, dass die eigentliche Arbeit erst nach dem Entwurf des ersten Textes beginnt.

J.R.R Tolkien, der Autor vom „Herrn der Ringe“, hat seine Texte wieder und wieder überarbeitet. Einige Texte soll er mehrfach neu geschrieben haben. Handschriftlich! Jeder, der den kleinen Hobbit oder Herr der Ringe gelesen hat, weiß, die Texte sind großartig. (Das gilt übrigens für alle Kinderbücher, denn ich lese gerade den Räuber Hotzenplotz von Preußler)

Mein Tipp: Planens Sie Zeit für die Überarbeitung ein. Kürzen Sie!

Die Erzählung ist immer eine Geschichte über den Erzähler

Heute weiß ich, dass mein Aufsatz „Der Straßenbahnmörder“ formal fehlerhaft war und deutliche Rechtschreib- und Grammatikfehler hatte. Aber die Geschichte, die war gut.

Ein guter Text muss und sollte nicht jedem gefallen. Gleichzeitig birgt das eine wunderbare Chance. Jeder Text beschreibt eine Perspektive. Wenn meine Perspektive nicht gefällt, dann ist genug Raum für eine andere Perspektive da. Der Diskurs belebt das Geschäft.

Ultimately the product that any writer has to sell is not the subject being written about, but who he or she is.

William Zinsser

Agiles Sommerhäppchen – Impromptu Networking oder Alle kommen ins Gespräch, alle fokussieren sich

Wie aktiviere ich eine Gruppe und fokussiere sie auf das Event. Impromptu Networking aus dem Liberating Structure Sammlungen bietet einen strukturierten Ablauf

Wenn jemand eine Reise tut, so kann er was erzählen …

So lauten die Anfangszeilen von dem Gedicht von Matthias Claudius

Aber was erzählt man sich, wenn keine Reise / Sommerurlaub hinter einem liegt?
Oder vielleicht will man nicht jedem davon berichten.
Gerade in Gruppen-Veranstaltungen gibt es gute Möglichkeiten, um schnell mit mehreren Menschen in das Gespräch zu kommen.

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Die Sache mit dem Biss


Zum Schulbeginn ein Input für Agile Eltern

Der Bissfaktor

Als ich noch im aktiven Schuldienst war, habe ich meine Schüler:innen nach dem Abitur immer wieder gefragt, welcher Abitursschnitt wohl herausgekommen wäre, wenn sie sich kontinuierlich ins Zeug gelegt hätten. Wenn sie in den letzten zwei Jahren den richtigen Biss gehabt hätten. Die Antwort war fast immer ähnlich: Breites Grinsen und: «So richtig gelernt habe ich meist nur auf die Klausuren. So richtig kontinuierlich angestrengt habe ich mich selten, wenn ich ganz ehrlich bin. Mein Abizeugnis hätte deshalb natürlich viel besser sein können.» Mir ging es übrigens nie um den Abitursschnitt an sich, eher um die Biss-Analyse, die ja leider fast nirgendwo erhoben wird. Denn es gibt keine Studie weltweit, die einen Zusammenhang zwischen Schulnoten und beruflichem Erfolg zeigt. Und schon gar nicht eine Korrelation zum eigenen Lebenserfolg. Deshalb sollten Schulnoten nie zu hoch bewertet und besser nur als Wegweiser gesehen werden.

Ich selbst habe immer einen Zusammenhang zwischen dem natürlichen oder dem erlernten Biss und den Abitursnoten vermutet und diesen Zusammenhang auch einige Male für einzelne Klassen zeigen können. Ich hatte in meinen 5. Klassen als Klassenlehrer häufig Biss-Noten erstellt – also alle Fachlehrer:innen der Klasse befragt, wie sie den Ich-streng-mich-richtig-an-Faktor meiner Schüler:innen einschätzten. Daraus habe ich dann ein differenziertes Biss-Zeugnis gebastelt und zusammen mit dem normalen Zeugnis herausgegeben. Zur Orientierung gab es dort auch eine anonymisierte Biss-Statistik für die gesamte Klasse. Mittelmäßige Noten und ein magerer Bissfaktor hieß dann in der positiven Erläuterung etwa so: «Du hast noch einen starken Joker im Ärmel. Zieh ihn. Du wirst dich wundern.» Und zum Abitur habe ich diese Bissnoten dann wieder aus der Schublade gezogen. Und dabei gesehen, dass nicht die Fachnoten, sondern die Bissnoten der 5. Klasse eine viel höhere Korrelation zu den Abitursnoten aufwiesen. «Mittelmäßige» Fünftklassschüler:innen mit hohem Bissfaktor standen am Ende oft mit einem Einserabitur auf der Bühne. «Überfliegerfünftklässler:innen» mit kleinem Bissfaktor verließen das Gymnasium aber locker auch mit einem Dreierabitur.

An dieser Biss-Schulung haben wir dann mit unseren kollegialen Teams immer weiter herumgebastelt. Feedback-Hefte dazu entwickelt. Oft sehr erfolgreich damit experimentiert.

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Raus aus dem Silo und rein in den Austausch – virtuelles Lean Coffee des Forums Agile Verwaltung

Raus aus dem Silo und rein in den Austausch ist das Motto unseres monatlichen virtuellen Lean Coffees, das wir seit über einem Jahr an jedem letzten Montag im Monat anbieten. Wir wollen eine Plattform bieten, die es den agilen Menschen in der Verwaltung erlaubt, sich über Ideen, Gedanken und Problemstellungen unkompliziert und niederschwellig auszutauschen. Einen Rahmen für kollegiale Beratung bieten, der den Erfahrungsaustausch in die Breite bringt.

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Warum haben wir uns für Lean Coffee als Format entschieden? Das einfache Format ermöglichst es, dass jeder unkompliziert seine Themen, die unter den Nägeln brennen, einfach in die Runde werfen kann. Gemeinsam priorisieren wir und erstellen so unsere Agenda für unsere Mini-Konferenz. Innerhalb einer Timebox (begrenzte Zeitfenster) pro Thema diskutieren wir Thema um Thema in der zur Verfügung stehenden Zeit, bis das große Zeitfenster von 1,5 h vorbei ist. Die Teilnehmenden bestimmen die Reihenfolge und Priorität des Themas selbstorganisiert und selbstbestimmt. Eine ausführliche Beschreibung zum Lean Coffee haben wir als PDF für Interessierte zur Verfügung gestellt, sodass das Lean Coffee-Format übernommen werden kann.

Weil wir zu Beginn der COVID-Pandemie gestartet sind und viele Amtsstuben noch nicht aufgerüstet waren, eine nicht unerhebliche Zahl der Teilnehmer noch mit privater Hardware von zu Hause arbeiten musste, sind wir mit einem Abendtermin gestartet. Das hat sich zum Glück geändert. Auch ist die anfängliche Euphorie, die eine Vielzahl von Angeboten aus dem Boden hat schießen lassen, einer gewissen “Zoom Fatigue” gewichen. Nachvollziehbar. Wer den ganzen Tag in Videokonferenzen verbringt, braucht seine Auszeiten auf der virtuellen Welt.

Darauf wollen wir reagieren und werden unsere virtuelles Lean Coffee vom Abend auf den Morgen verlegen. Mit einer Tasse Kaffee, bevor es richtig losgeht, erholt und gut gelaunt den Tag beginnen. Mit einem virtuellen Lean Coffee mit gleichgesinnten agilen Menschen – nicht nur aus der öffentlichen Verwaltung – in den Austausch treten. Deshalb starten wir ab September 2022 jeden letzten Montag im Monat um 8 Uhr neu durch und freuen uns auf einen bunten Blumenstrauß. Unser Lean Coffee steht übrigens auch Menschen offen, die nicht in der öffentlichen Verwaltung tätig sind und den sektorenübergreifenden Austausch wertschätzen.

Anmeldung und Termine findet man unter folgendem Link: https://agile-verwaltung.org/virtuelles-lean-coffee/

Macht und Aufmerksamkeit – Urkräfte gegen Veränderung

Ich weiß nicht, wie oft ich das schon gelesen habe: „Die Digitalisierung der Verwaltungen geht zu langsam voran“. Und leider stimmt es! Da wird öffentlichkeitswirksam an OZG-Frontends gebastelt, während hinter den Rathaustüren noch Bescheide wie bei den antiken Römern [1] dreifach auf Steintafeln gemeißelt werden. Nur um sie dann – wenigstens ein bisschen modern – zu scannen und in einem der 3.000 Boorberg-Aktenzeichen zu versenken. Selbst da, wo es gelungen ist, medienbruchfreie Prozesse zu gestalten, stellt sich nicht selten heraus: Das Prozedere ist digital, die Logik dahinter aber immer noch mehr Steintafel, als Ausschöpfen der Vorteile elektronischer Systeme zu Wohle der Allgemeinheit – eigentlich der Verfassungsauftrag der Verwaltung. [2]

Auch wo es nicht um Digitalisierung geht, ist ein schwer nachvollziehbares Beharrungsvermögen tradierter Denkweisen und Strukturen festzustellen. Fokus online machte – angesichts des behördlichen Chaos nach der Flutkatastrophe im Ahrtal 2021 – „Strukturen aus Preußens Glanzzeit“ als wesentliche Ursache für die Schwierigkeiten bei der Koordination der Aufräumarbeiten aus.

Dabei haben nicht wenige Menschen in den Verwaltungen durchaus bemerkt, dass viele Aufgaben deutlich komplexer geworden sind: Bei Projekten sitzen plötzlich viel mehr Akteurinnen und Stakeholder am Tisch, Menschen aus der Stadtgesellschaft wollen aktiv mitmischen, schwierige Probleme müssen in kürzester Zeit gelöst werden, klare Ziele sind oft nicht auszumachen, viele sich widersprechende Aspekte müssen in stimmige Lösungen zusammengeführt werden, es besteht die Notwendigkeit organisationsübergreifender Kommunikation und Zusammenarbeit auf Augenhöhe und so weiter.

Obwohl diese Veränderungen offensichtlich sind, brechen sich an ihren Klippen regelmäßig die hergebrachten Strukturen und Denkweisen – nachzulesen in unzählige Publikationen und Studien zum Thema.

Die beliebteste Reaktion der Verwaltung darauf: Wir brauchen mehr Personal! Und dann wird weitergemacht, wie bisher.

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Unser Blog: Wir suchen Autor:innen fürs nächste Jahr

Unsere Redaktion stellt gerade den Redaktionsplan vom 1. Oktober 2022 bis 31. Dezember 2023 auf. Dafür suchen wir Autor:innen, die ihre Erfahrungen, Gedanken, Ideen und Spinn-Weben mit der Visionsgemeinschaft all unserer Leser:innen teilen möchten.

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Megatrends: Ihre Bedeutung für kommunale Strategien

Die aktuelle Situation enthält auch für Verwaltungen auf „unterer“ Ebene – Gemeinden, Städte, Hochschulen – einige Lehren. Wir sind in unseren Planungen stark abhängig von globalen Faktoren – sowohl von langfristigen Entwicklungen (Klima, Demografie) als auch von plötzlichen „Zeitenwenden“ (Pandemie, Ukraine-Krieg).

Häufig erwischt es uns kalt – da stehen auf einmal 1.000 Ukraine-Flüchtlinge auf dem Marktplatz und wollen unterstützt werden. Und solche disruptiven Ereignisse wird es auch weiter geben – das ist unser VUKA-Schicksal /Anmerkung 1/.

Aber gleichzeitig könnten wir auf die langfristigen Trends stärker hinschauen – damit wir nicht ganz naiv durch die Welt gehen wie ein Frosch durchs Ufergras. Die Entwicklung der Storchenpopulation ist für Froschstrategen nämlich nicht ganz ohne Interesse. Auch wenn der einzelne Storch dann doch noch ein Überraschungsmoment auf seiner Seite hat. Leider.

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