Auf dem Weg zur lernenden Organisation – Die Fachimpulse zur agilen Hochschulorganisation der Universität Rostock

Ein Gastbeitrag von Sabrina Keit und Sabrina Reich, Agility Lab Universität Stuttgart:

Wir alle wissen: „Wissen ist Macht“

– das war einmal.

Sich vernetzen und austauschen, Erfahrungen teilen, Wissen weitergeben, das ist, was uns als Menschen, aber auch und gerade in Organisationen weiterbringt. Noch dazu in solch komplexen Konstrukten wie Hochschulen, die natürlich sehr unterschiedlich, aber in vielen Punkten auch sehr ähnlich sind. In diesem Sinne haben das Organisationsberatungs-Team um Sybille Hambach und der Kanzler der Universität Rostock, Jan Tamm zu drei Fachimpulsen zur agilen Hochschulorganisation eingeladen. Gefördert wurde und wird dieser Austausch, der nach der Sommerpause weitergehen soll, durch die Jubiläumsinitiative des Stifterverbands „Wirkung hoch 100“ (https://www.stifterverband.org/wirkunghoch100), deren Motto „Miteinander statt Nebeneinander“ lautet.

Zum Hintergrund: Bereits seit 2012 machen sich die Kolleg*innen der Universität Rostock intensiv Gedanken darüber, wie das Miteinander von Wissenschaft und wissenschaftsunterstützendem Bereich durch eine Transformation eben dieses Bereichs verbessert werden kann. Seit 2018 hat das Team vermehrt einen agilen, systemischen Blick auf diesen Veränderungsprozess eingenommen und versucht, durch viele kleine Schritte Veränderung nicht mehr länger „nur“ zu planen, sondern jeden Tag zu leben. Dazu und über ihre konkreten Projekte haben Sybille und Jan auch schon 2018 hier im Forum gebloggt: https://agile-verwaltung.org/2018/12/10/die-zuv-veraendert-sich/. Nun also der nächste Schritt, nämlich sich in der Fachcommunity über die Erfahrungen dieses Prozesses auszutauschen und das Gelernte weiterzugeben. 

Die drei Fachimpulse, die im April, Mai und Juni stattfanden bauten anhand des Goldenen Kreises von Simon Sinek aufeinander auf, zuerst das „Warum und Wozu“, dann die Frage nach dem „Was“ und zuletzt nach dem „Wie“. 

„Warum und wozu eigentlich Hochschulen?“, das mutet zunächst eigentlich sehr simpel an und ist eigentlich mit einem Blick ins das jeweilige Landeshochschulgesetz mit Forschung, Lehre und mancherorts sogar Weiterbildung/Transfer relativ einfach zu beantworten. Auch die logisch daran anschließende Frage, warum sich Hochschulen verändern müssen, lässt sich relativ einfach beantworten:

Gleichzeitig ergibt sich aus der vermeintlich einfachen Antwort jedoch auch die komplexe Herausforderung, das System Hochschule ganzheitlich zu verändern. 

Im zweiten Fachimpuls zum Thema „Was machen Hochschulen und was müssen sie verändern“ präsentierten die Rostocker Kolleg*innen ihr Modell einer agilen Hochschulorganisation. Dieses besteht aus insgesamt acht Leistungsbereichen (Hochschulführung, Studium, Forschung, Gesellschaft, Personal, Ressourcen, IKT, Infrastruktur), drei sogenannter „Konkretisierungsebenen“ (Hochschule, Einzelorganisation in der Hochschule, Organisationseinheit in der Einzelorganisation) und vier Handlungsfelder (Zusammenarbeit, Kompetenzen, Prozesse, Digitalisierung). Diese vier Handlungsfelder bilden das Gerüst für einen Modernisierungsbauplan 

Im Plenum wurden dann verschiedene Schwerpunkte des Bauplans und weiterführende Themen diskutiert. Als Zwischenfazit und take home-Message wurde dabei deutlich: „Hochschule ist, was wir daraus machen.“ 

Die dritte und vorerst finale Session gehörte der Frage nach dem „Wie?“ – wie funktionieren Hochschulen und v.a. auch „Wie kann Veränderung von Hochschulen gelingen?“. Die Rostocker Antwort auf diese Frage ist so einfach wie komplex: Durch die Transformation des gesamten wissenschaftsunterstützenden Bereichs zu einer lernenden Organisation. Und dieses Lernen wiederum wird organisiert durch Agilität – vor allem durch agile Werte, aber auch durch agile Methoden. Fehler als die größten Helfer zu erkennen, sich auf Ziele und weniger auf Termine zu committen, in kleinen Schritten Rituale und Routinen zu verändern, jeden zu fragen, jedem das Gefühl zu geben, gehört zu werden, dies sind die vielen kleinen und doch aus Rostocker Erfahrungen entscheidenden Schritte, mit denen sich eine ganze Universität verändern kann.

Aus Kanzler-Sicht gab Jan Tamm indes auch zu bedenken, dass sich agiles Handeln nicht unbedingt mit der Logik eines Rechnungshofs vertrage und man sich hier mitunter in einem Spannungsfeld bewege. Ebenso machte er deutlich, dass Agilität kein Synonym für Demokratie sei. Sein Tipp: Nicht jeden um Zustimmung zu einem Vorschlag bitten, sondern nach Widerstand fragen, der auf einer Skala einzutragen sei. Auch so könne man als Kanzler dem Prinzip, jeden zu hören, gerecht werden ohne dabei die Handlungsfähigkeit, die es in dieser Position braucht, einzuschränken. 

In Eigenregie der Gruppe soll es im September in eine neue Austauschrunde gehen und vielleicht ist das erste Thema genau die Frage, die sich an die Beobachtungen von Jan anschließt: Wie muss sich das System, in das Hochschulen eingebettet sind, ganzheitlich verändern, um in der digitalisierten VUCA-Welt bestehen zu können? Wir sind gespannt! 

Workflow mit digitalem Mindset in Musterhausen

In der Musterhausener Stadtverwaltung arbeiten bekanntlich viele kluge Köpfe. Und doch, und doch, ist man auch in diesem sympatischen Städtchen von der Corona-Krise auf dem falschen Fuß erwischt worden. Plötzlich sitzen halbe Ämter wechselweise im Home-Office und die Kolleg*innen sehen sich oft tage- oder wochenlang nur noch in Videokonferenzen.

Für Besprechungen ist das vielleicht kein Problem, wohl aber bei einer der Lieblingsdiziplinen jeder Verwaltung: Die Mitzeichnung. Mit ihr werden die Beschlüsse von den Führungskräften freigegeben. Und diese Freigabe erfolgt auch in Musterhausen meistens noch auf Papier.

Damit sind wir beim Problem: Im Home-Office-Modus taugt Papier als Unterschriftträger nichts. Mit einem Filzstift auf dem Bildschirm unterschreiben ist keine Lösung. Was also tun?

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«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht

«Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch:
Es freut einen schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.»
Alte Projektleitungsweisheit.

Dafür gibt es diverse Gründe. Hier ein paar nicht abschliessende Beispiele:

Störfaktor Projekt – Projekte sind Fremdkörper in den Zahnrädchen der Organisation. Sie verfolgen eigene Ziele, haben eine eigene Methodik und eine eigene Auftragslage.
Genau dafür gibt es sie – wenn sie nicht etwas anderes als das Gewohnte brächten, bräuchte man kein Projekt. Bequeme Nachbarn sind sie dabei aber nicht.

Stiefkind Projekt – Viele Projekte erblicken nur das Licht der Welt,
– weil es mit „Dann nennen wir es halt Projekt“-Etikett eventuell ausser der Reihe ein zusätzliches Budget gibt,
– weil das Thema unangenehm ist und niemand aus der Linie sich das auf die Fahne schreiben und zuständig sein möchte oder
– weil im Regelsystem relevantes KnowHow fehlt.
Schon bevor so ein Projekt geboren ist, will es eher keiner haben.

Bedrohung Projekt – die Geschichte mit der Zuständigkeitsfalle. Was ein Projekt darf und wo die Regelhierarchie entscheidet, ist oft eine ungeklärte Grauzone mit Potential zum dauerschwelenden Konflikt.

Stresstreiber Projekt – Projektteams haben eigene Deadlines. Die Teammitglieder arbeiten oft teils im Projekt und teils an ihren Regelaufgaben. Und rund um Projekttermine ist der Spagat der Einzelnen zwischen Projekt und Stammorganisation besonders heftig und für die Personen und beide Systeme belastend – Schuld ist dann das jeweils andere, zumindest in der Wahrnehmung.

Start-up-Gründung ‘Projekt’ – ein Projekt ist eine temporäre eigene Organisation in der Organisation

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Der Weg von Agilhausen in die agile Transformation – ein (fiktives) Interview

Agilhausen hat sich bereits einen Namen als agilste Stadtverwaltung Deutschlands erarbeitet. Scrum, Kanban, OKR – um nur einige agilen Managementrahmenwerke zu nennen, die man dort bereits ausprobiert hat – sind dort nicht unbekannt. Wir haben heute die Ehre, ein Interview mit Alexander M., Fachamtsleiter in Agilhausen zu führen, der von Beginn an die Reise in die Agilität in Agilhausen begleitet.

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Konferenz Agile Verwaltung – Willkommen in Agilhausen – Nachlese

Der 4. und 5. November 2020 waren zwei ganz besondere Tage. Warum? Weil viele tolle, neugierige, aufgeschlossene, kreative und mutige Menschen unser neues Konferenzformat angenommen haben. Unsere Herbstkonferenz Agile Verwaltung – Willkommen in Agilhausen war unsere erste virtuelle Konferenz und wir sind dankbar, dass wir so unsere 6. Auflage durchführen konnten.

Damit haben alle gezeigt, dass die Verwaltung in Bewegung ist, die digitale Teilhabe einfach dazugehört und Agilität sehr gut passt. Das Netzwerk der Agilisten in der Verwaltung ist wieder ein Stück gewachsen.

Das zeigt auch das Ergebnis unserer Umfrage auf der Konferenz:

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Herbstkonferenz Agile Verwaltung am 4./5.11.2020 – Der Ticketshop hat geöffnet

Herzlich willkommen in Agilhausen. Wir öffnen am 4. und 5. November 2020 unsere Türen. Mit der Herbstkonferenz Agile Verwaltung geben wir dir die Möglichkeiten viele Einblicke, Impulse und Facetten der Agilität mitzunehmen.

Agilität kann sich wie ein roter Faden durch alle Bereiche einer Verwaltung und natürlich auch durch Agilhausen ziehen. Wie das aussehen kann, zeigen wir dir auf der Konferenz. Wir freuen uns riesig, dass dieser rote Faden von tollen Menschen aktiv mitgestaltet wird.

Ab jetzt kannst du dein ganz persönliches Ticket buchen. Der Ticketshop ist ab sofort geöffnet.

Alles zur Konferenz und wie du an Tickets kommst, erfährst du hier.

Wir freuen uns auf dich.

Herbstkonferenz Agile Verwaltung am 4./5.11.2020 – Save the Date

Dieses Jahr ist Vieles anders und Vieles neu. Doch eines bleibt: gute Veranstaltungen. Nach dem großen Erfolg der Herbstkonferenz im letzten Jahr in Berlin, freuen uns, dass unsere Herbstkonferenz Agile Verwaltung dieses Jahr in Agilhausen stattfinden wird.

Neue Rahmenbedingungen ermöglichen neue Formate. Unsere Herbstkonferenz wird online live stattfinden. Um die Themenvielfalt und die Onlinezeit gut miteinander zu vereinen, wird die Konferenz an zwei Tagen durchgeführt. Dafür hat sich Agilhausen ordentlich rausgeputzt.

Weitere Informationen werden wir hier regelmäßig veröffentlichen. Der Ticketverkauf wird in Kürze starten.

Reserviere dir bereits jetzt deinen Termin im Kalender. Wir freuen uns auf dich.

Wenn die Verwaltung Bedeutung hat. Manchmal scheint es Glückssache zu sein…

Aus der Praxis – ein Originalmail (kurz vor Ende eines bereits längeren Mailwechsels) eines Herrn an eine Verwaltung, das mich sehr beschäftigt im Moment:

„Guten Tag Frau Xyz,

als Anlage zur Sicherheit die Abmeldebescheinigung des Bürgerservice. Manchmal scheint es Glückssache zu sein, ob man mit einem Anliegen bei einer Behörde/Amt an einen Mitarbeiter gerät, der sich den Vorgang bis zum Ende durchliest, ihn versteht und praxisnah entscheidet, oder ob jemand gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.

Die erste Lösung verlangt zwar unter Umständen eigene Gedankenarbeit oder Vorsprache zur Entscheidung bei einem Vorgesetzten. Sie ist in jedem Fall der zweiten, von Ihnen gewählten Lösung vorzuziehen.

Das hat den nicht unwesentlichen Vorteil, dass man einen zufriedenen Antragsteller zurücklässt, der die erwartete Hilfe erfahren hat

– und der nicht nach ein paar solcher schlechter Erfahrungen als hirngeschädigter Reichsbürger durch die Straßen zieht und sich durch Staat und Verwaltung nicht mehr repräsentiert fühlt.

Sollten Sie die erste Lösung mal versuchsweise anwenden, werden Sie feststellen, dass sich eine gewisse Zufriedenheit einstellt
wenn man nicht nur im Büro anwesend war sondern etwas positives geleistet hat. Einfaches zitieren von Verwaltungsvorschriften ohne Suche nach einer Lösung ist da wenig zielführend. Positives Beispiel Bürgerservice. Es ist auf jeden Fall einen Versuch wert und würde Vorurteile in der Bevölkerung abbauen. Grüße…“

Mail Ende. Diskussion Anfang.

Verwaltung macht Reichsbürger?
Geht’s eigentlich noch? …

An diesem Punkt der Empörung oder auch des eifrigen zustimmenden Nickens liegt der Start für eine spannende Auseinandersetzung.

Illustrierende Gedanken dazu:

Bei automatisierten digitalisierten Prozessen nur nach Textwortsinn und ohne einordnenden Menschenverstand [Lösung 1 aus dem zitierten Mail entspricht dem, ganz gleich ob Mensch oder Maschine es ausspucken] bedient zu werden – wollen wir das wirklich? Und wenn wir es bei digitalisierten automatisierten Prozessen befürchten, warum nehmen wir das gleiche oft hin, wenn es ein Mensch tut?

#Fridays for Future und ähnliche nahezu flächendeckende Bewegungen.
#Black Lives Matter.
#Die vielen vielen privaten lokalen und regionalen Unterstützungsnetzwerke, die in sozialen Netzwerken aus zahllosen privaten Initiativen nach dem Beginn von Corona innert Tagen entstanden sind. In Basel zum Beispiel unter dem Namen „Gärn gschee Basel“. Sie haben nahezu in Echtzeit Einkaufsdienste für Senioren und Riskiopatienten in Quartieren und Stadteilen auf die Beine gestellt. Die schnell, nah, effizient waren und mit gutem Willen Nutzen brachten. Und Hoffnung. Und Austausch. Und Teilhabe. Und Kohäsion.

Immer wieder habe ich in den letzten Jahren erlebt, dass Gemeinderäte, Einwohnerversammlungen, gewählte Politikerinnen und -er oder Parlamente Entscheide trafen, die fast, aber nicht ganz in ihrer Kompetenz lagen.
Und wo die öffentliche Verwaltung mit Bauchweh und dennoch mit
„Jawoll!“
reagierte anstatt ihrer Aufgabe entsprechend und mit Selbstbewusstsein zu sagen:

„Hochverehrte gewählte Volksvertretende, die ihr in vielem unsere Auftraggebenden seid. Zu just dieser Sache seid ihr von Rechts wegen leider nicht die entscheidkompetente Stelle. Wir hören Eure Worte und Euren Willen und werden beide gerne umgehend an die zuständige Instanz weitergeben. So können wir in Eurem und im Sinne der Demokratie unser politisches und öffentliches System professionell und gemäss unserer Mission stützen.“

Wie können und sollen Gegenwart und Zukunft der öffentlichen Verwaltung sein?

Diese Fragen stellen sich tatsächlich:

  • Welchen Einfluss / Impact, welche Wirkung und Wirksamkeit hat die Verwaltung derzeit?
  • Welche sollte sie haben?
  • Wo sollte sie Deutungshoheit wahrnehmen können – und wie geht das?
  • Zu welchen Themen ist es wichtig, dass die öffentliche Verwaltung nicht den Entwicklungen hinterher läuft sondern im Sinne der Demokratie und des Gemeinwohls die öffentliche Diskussion mit führt, vielleicht sogar anstösst, Fakten und Möglichkeiten aufzeigt und Geltendes dabei hütet? Open Government, Open Data? Welche und wenn ja warum? Warum nicht?
  • Wie wichtig ist, dass sie: Präsent ist. Kompetenz zeigt (und nicht Bremsmacht). Vertrauen sich verdient. Mitten im Leben etwas mit den Menschen zu tun hat?

Sind solche nicht Themen und Entwicklungen, die zumindest teilweise die Handlungsfelder der öffentlichen Verwaltung im Sinne des Gemeinwohlschutzes betreffen. Betreffen sollten. Betreffen könnten. ? .
Wo es der Verwaltung selbst, den Menschen, der Politik und der Demokratie wohl täte, könnte sie in den Themen als öffentliche Hand zugegen sein anstatt gefühlt oder tatsächlich reagierend hinterherzulaufen? Oder dass sie – aus Überforderung, Verzweiflung oder anderen Gründen – „gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.“ ?

Und jetzt mein Ruf hinaus ins Forum:
– Wie könnte Agilhausen sich hier zeigen?
– Welche konkreten Ideen haben die werten Kolleginnen und Kollegen dort?
Erste Antworten – hoffentlich, gell Forumsfreundinnen & -e und hier Schreibende?! – demnächst hier… 🙂

 

In Agilhausen gehen die Lichter aus

„Wir machen in Agilhausen jetzt die Lichter aus, um sie anschließend wieder anzumachen.“ Das ist ein Satz, der vor einiger Zeit bei uns in Agilhausen für ordentlich Wirbel gesorgt hat. Rumwirbeln trifft es ganz gut. „Wir haben Einiges in Bewegung gebracht.“ sagt Susanne.

Im Rathaus von Agilhausen wird Unternehmenskultur bewusst gelebt. Dabei gibt es wichtige Orientierungen für die Zusammenarbeit. Die 12 agilen Prinzipien sind eine solche Orientierung. Als Ergebnis gehen auch mal die Lichter aus. Was haben Agilität und Unternehmenskultur mit Licht zu tun? Susanne, Nick und Alexander treffen sich zu ihrem regelmäßigen Austausch und lassen die letzte Zeit Revue passieren.

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#GeschichtenAusAgilhausen: Kollegiale Beratung zur Projektportfolio-Steuerung mit Kanban

Vor ein paar Wochen hatte ein Kollege aus der benachbarten Stadt bei Alexander angerufen: „Servus Alexander. Hier ist Robert Müller. Du hattest auf dem Amtsleitersprengel vor zwei Tagen was erzählt, das mich aufhorchen hat lassen. Ich würde gerne dazu mehr hören. Hättest Du mal ein oder zwei Stunden Zeit für mich?“ Seit dem Anruf waren ein paar Tage vergangen. Natürlich hatte Alexander seine Hilfe angeboten und hatte mit Robert vereinbart, dass sie sich heute im 10 Uhr im Rathaus von Agilhausen treffen wollten.

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