Ist die Digitalisierung ein Instrument des Wandels? Oder des Gewandelt-Werdens?

„Digitalisierung“ ist kein Begriff mit scharf umrissener Bedeutung wie z. B. „Dampfmaschine“ Anfang des 19. Jahrhunderts es war. „Digitalisierung“ ist ein Begriffscontainer mit einer Vielzahl an Be-Deutungen, weil Innovation in Wissensprozessen anders funktioniert als bei operativen Arbeiten in der klassischen Industriewelt. Das birgt das Risiko von Missverständnissen und Illusionen.

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Die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern im Vergleich: Ein Lehrstück, wie man das gleiche DMS-Produkt unterschiedlich zurichten kann

Ko-Autor: Wolf Steinbrecher, Forum Agile Verwaltung

Wir beide – Manuela Hohlfeld und Wolf Steinbrecher – haben aus der Sicht zweier Bundesländer über die Einführung der E-Akte in den Landesbehörden berichtet /Anmerkung 1/. Beide Länder haben sich für das gleiche Produkt entschieden, nämlich das Dokumentenmanagementsystem VIS der Firma PDV aus Erfurt. Und trotzdem hat die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern ein deutlich unterschiedliches Profil erhalten. Ein Grund für uns, diese Unterschiede im Überblick zu reflektieren und die Leser einzuladen, mit uns einen Austausch über Good Practices in der E-Akte anzufangen.

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Die Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ ist gestartet

Anfang August hatten wir hier eine Einladung ausgesprochen zur Gründung einer Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ (bit.ly/31X4XAz). An einem ersten Kennenlerntreffen hatten sich 16 Teilnehmer:innen aus 12 Hochschulen beteiligt. Jetzt hat das erste Arbeitstreffen stattgefunden und eine Vorgehensweise beschlossen.

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Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg“

Mein Wunsch nach einer elektronischen Aktenführung besteht seit meinem Berufsstart vor 10 Jahren. Nun bin ich an einer Dienststelle in Bayern, in der eine elektronische Aktenführung nicht nur Realität ist, sondern gefordert wird. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe des DMS VIS, welches nun auch in der Landesverwaltung in Baden-Württemberg implementiert werden soll. Allerdings im Gegensatz zu Baden-Württemberg, das die personenbezogene Aktenführung umsetzen willen, haben wir in Bayern eine vorgangsbezogene Aktenführung. Weiterlesen „Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg““

Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg

Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!

Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.

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Wenn die Verwaltung Bedeutung hat. Manchmal scheint es Glückssache zu sein…

Aus der Praxis – ein Originalmail (kurz vor Ende eines bereits längeren Mailwechsels) eines Herrn an eine Verwaltung, das mich sehr beschäftigt im Moment:

„Guten Tag Frau Xyz,

als Anlage zur Sicherheit die Abmeldebescheinigung des Bürgerservice. Manchmal scheint es Glückssache zu sein, ob man mit einem Anliegen bei einer Behörde/Amt an einen Mitarbeiter gerät, der sich den Vorgang bis zum Ende durchliest, ihn versteht und praxisnah entscheidet, oder ob jemand gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.

Die erste Lösung verlangt zwar unter Umständen eigene Gedankenarbeit oder Vorsprache zur Entscheidung bei einem Vorgesetzten. Sie ist in jedem Fall der zweiten, von Ihnen gewählten Lösung vorzuziehen.

Das hat den nicht unwesentlichen Vorteil, dass man einen zufriedenen Antragsteller zurücklässt, der die erwartete Hilfe erfahren hat

– und der nicht nach ein paar solcher schlechter Erfahrungen als hirngeschädigter Reichsbürger durch die Straßen zieht und sich durch Staat und Verwaltung nicht mehr repräsentiert fühlt.

Sollten Sie die erste Lösung mal versuchsweise anwenden, werden Sie feststellen, dass sich eine gewisse Zufriedenheit einstellt
wenn man nicht nur im Büro anwesend war sondern etwas positives geleistet hat. Einfaches zitieren von Verwaltungsvorschriften ohne Suche nach einer Lösung ist da wenig zielführend. Positives Beispiel Bürgerservice. Es ist auf jeden Fall einen Versuch wert und würde Vorurteile in der Bevölkerung abbauen. Grüße…“

Mail Ende. Diskussion Anfang.

Verwaltung macht Reichsbürger?
Geht’s eigentlich noch? …

An diesem Punkt der Empörung oder auch des eifrigen zustimmenden Nickens liegt der Start für eine spannende Auseinandersetzung.

Illustrierende Gedanken dazu:

Bei automatisierten digitalisierten Prozessen nur nach Textwortsinn und ohne einordnenden Menschenverstand [Lösung 1 aus dem zitierten Mail entspricht dem, ganz gleich ob Mensch oder Maschine es ausspucken] bedient zu werden – wollen wir das wirklich? Und wenn wir es bei digitalisierten automatisierten Prozessen befürchten, warum nehmen wir das gleiche oft hin, wenn es ein Mensch tut?

#Fridays for Future und ähnliche nahezu flächendeckende Bewegungen.
#Black Lives Matter.
#Die vielen vielen privaten lokalen und regionalen Unterstützungsnetzwerke, die in sozialen Netzwerken aus zahllosen privaten Initiativen nach dem Beginn von Corona innert Tagen entstanden sind. In Basel zum Beispiel unter dem Namen „Gärn gschee Basel“. Sie haben nahezu in Echtzeit Einkaufsdienste für Senioren und Riskiopatienten in Quartieren und Stadteilen auf die Beine gestellt. Die schnell, nah, effizient waren und mit gutem Willen Nutzen brachten. Und Hoffnung. Und Austausch. Und Teilhabe. Und Kohäsion.

Immer wieder habe ich in den letzten Jahren erlebt, dass Gemeinderäte, Einwohnerversammlungen, gewählte Politikerinnen und -er oder Parlamente Entscheide trafen, die fast, aber nicht ganz in ihrer Kompetenz lagen.
Und wo die öffentliche Verwaltung mit Bauchweh und dennoch mit
„Jawoll!“
reagierte anstatt ihrer Aufgabe entsprechend und mit Selbstbewusstsein zu sagen:

„Hochverehrte gewählte Volksvertretende, die ihr in vielem unsere Auftraggebenden seid. Zu just dieser Sache seid ihr von Rechts wegen leider nicht die entscheidkompetente Stelle. Wir hören Eure Worte und Euren Willen und werden beide gerne umgehend an die zuständige Instanz weitergeben. So können wir in Eurem und im Sinne der Demokratie unser politisches und öffentliches System professionell und gemäss unserer Mission stützen.“

Wie können und sollen Gegenwart und Zukunft der öffentlichen Verwaltung sein?

Diese Fragen stellen sich tatsächlich:

  • Welchen Einfluss / Impact, welche Wirkung und Wirksamkeit hat die Verwaltung derzeit?
  • Welche sollte sie haben?
  • Wo sollte sie Deutungshoheit wahrnehmen können – und wie geht das?
  • Zu welchen Themen ist es wichtig, dass die öffentliche Verwaltung nicht den Entwicklungen hinterher läuft sondern im Sinne der Demokratie und des Gemeinwohls die öffentliche Diskussion mit führt, vielleicht sogar anstösst, Fakten und Möglichkeiten aufzeigt und Geltendes dabei hütet? Open Government, Open Data? Welche und wenn ja warum? Warum nicht?
  • Wie wichtig ist, dass sie: Präsent ist. Kompetenz zeigt (und nicht Bremsmacht). Vertrauen sich verdient. Mitten im Leben etwas mit den Menschen zu tun hat?

Sind solche nicht Themen und Entwicklungen, die zumindest teilweise die Handlungsfelder der öffentlichen Verwaltung im Sinne des Gemeinwohlschutzes betreffen. Betreffen sollten. Betreffen könnten. ? .
Wo es der Verwaltung selbst, den Menschen, der Politik und der Demokratie wohl täte, könnte sie in den Themen als öffentliche Hand zugegen sein anstatt gefühlt oder tatsächlich reagierend hinterherzulaufen? Oder dass sie – aus Überforderung, Verzweiflung oder anderen Gründen – „gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.“ ?

Und jetzt mein Ruf hinaus ins Forum:
– Wie könnte Agilhausen sich hier zeigen?
– Welche konkreten Ideen haben die werten Kolleginnen und Kollegen dort?
Erste Antworten – hoffentlich, gell Forumsfreundinnen & -e und hier Schreibende?! – demnächst hier… 🙂

 

Die agile Schultüte für das Schuljahr 2020/21

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Mit Baden-Württemberg und Bayern kommen jetzt bald die Schüler/innen und Lehrer/innen zurück an ihre Schule und fragen sich etwas bang: Was steckt wohl alles in der riesigen Schultüte für das Schuljahr 2020/21? Sie scheint zumindest voll von Versprechungen zu sein. Eine 10€ Flatrate für Schüler/innen, damit Homeschooling – falls Unterricht zwischenrein wieder coronadicht gemacht wird – fließend funktionieren kann? Ach ja, dieser gewaltige Schub, den es geben könnte. Wie schön wäre das. Aber wird es schön? Zu wenig Lehrer seien im Einsatz … ja klar, die fehlten ja schon vor Corona. Und dann würde die rechtliche Sicherheit für Lehrkräfte fehlen, wenn sie mit ihren Schüler/innen Online-Meetings machen wollten. Stimmt, da wurde ja in vielen Bundesländern noch immer nicht wirklich nachgelegt. So von außen betrachtet scheint es für mich ziemlich verrückt. Ist das denn wirklich so schwierig? Technisch gesehen? Das Kultusministerium Baden-Württemberg hat allen Schulen die Videoplattform BigBlueButton mit Moodle zusammen zur Verfügung gestellt. Und den Messenger Threema. (Samt 300.000 digitale Endgeräte für Schüler/innen zum Ausleihen) Nicht weit weg von einer
 öffentlich-rechtliche Plattform für alle Schulen. Chapeau.
2020/21 geht es nun darum, an den Schulen damit aktiv zu experimentieren.
Zusammen mit den Schüler/innen. Nicht darum, erst einmal auf Fortbildungen zu warten.

Ich würde mir als Opa zweier schulpflichtiger Enkelkinder für deren Schultüte etwas von allen Verantwortlichen wünschen: Kommen Sie in der Realität an. Und lernen Sie, zu improvisierenVerlassen Sie die üblichen Pläne, sie werden 2020/21 nur Frust erzeugen. Die Schulen benötigen Freiräume für eigene Entscheidungen. Jede Schule steht vor ganz speziellen Herausforderungen. Und die können nur vor Ort gelöst werden.
Was von den Behörden geleistet werden kann, sind die Rahmenbedingungen:
Freiräume für die Schulen und rechtlich abgesicherte Plattformen für alle.
Auf denen ein Lehrer ein Klassenzimmer mit Gruppenräumen nachbilden kann, zwischen denen Lehrende und Lernende hin- und herwechseln können. Und für die Schulen wünsche ich mir, dass sie realistisch die Bedingungen sehen, unter denen jetzt unterrichtet werden sollte …

… mit den erschwerten Bedingungen, dass man ab und zu immer wieder schließen muss. ( weshalb die 10€ Flat für Schüler/innen ja eine super Sache wäre)  

Man sollte gleich zu Beginn mit den Schüler/innen zusammen trainieren, wie das gehen kann, sich in Teams zusammenzuschließen, um bei erneutem zwischenzeitlichen Homeschooling nicht wieder in Isolation gehen zu müssen. Sondern einen Bereich zu nutzen, der auch ohne Corona für die Zukunft der Bildung natürlich eine sehr wichtige Rolle einnehmen wird. Denn nur mit diesen Möglichkeiten der digitalen Ergänzung des analogen Unterrichts wird Schule der Aufgabe gerecht werden können, individualisiertes Lernen umzusetzen. Oder eben mit einer viel größeren Zahl an Lehrpersonen.
Ich finde, genau jetzt ist die Zeit gekommen, in der man den großen WUMMS in Sachen Blickwinkeländerung an Schulen vollziehen sollte. 😎😎

  1. Den Schulen selbst viel Gestaltungsfreiraum geben 
  2. Starke digitale Plattformen für Schulen einrichten und auch aktiv nutzen
  3. Die Lernenden mit einbeziehen !!!
  4. Kollaborativ improvisieren

E13C14B9-3516-4BAF-8EE2-6FB258F9E305Ich spiele das einmal für Lehrkräfte im Matheunterricht einer 5. Klasse durch. Ich habe mich vor kurzem mit einem jungen Kollegen ausgetauscht, der zum ersten Mal eine 5. Klasse in Mathematik unterrichten wird und Zweifel daran hatte, ob man Ideen wie eduScrum auf einer digitalen Plattform umsetzen könnte. Ob das nicht erst in höheren Klassen funktionieren würde. Genau das hatte ich Willy Wijnands von eduScrum vor einem Dreivierteljahr gefragt … ich hatte erfahren, dass er seine Scrum-Teams in den Klassen zu einem großen Teil nicht mehr mit analogen Scrum-Boards organisieren ließ, sondern online mit learnbeat.com/. „Nein, ganz im Gegenteil“ meinte Willy … und das hat selbst mich erstaunt. „Am leichtesten setzen das meine Fünftklässler um.“ 

Ich stelle dieses konkrete Mathe-Beispiel hier ein, in der Hoffnung, das das jemand liest, der versteht, wie man den Digitalpakt völlig anders angehen könnte als mit den üblichen Vorstellungen. Denn speziell im nächsten Schuljahr geht es nicht um die Digitalisierung der Schule, um die Ausstattung der Schule mit Technik, sondern um die Digitalisierung des Lernumfelds. Und da hat sich in den letzten Monaten erstaunlich viel getan. Jetzt geht es um die Umsetzung. Meine Ansicht: Es geht um Teamarbeit und die Erkenntnis, welch exzellente Lehrer/innen Schüler/innen sein können. Selbst wenn die Schule selbst überhaupt keine brauchbare technische Ausstattung hat, geht Homeschooling bei der richtigen Vorbereitung. Denn da geht es ja genau um das digitalen Lernumfeld.
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Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen

Zurzeit sind einige Hochschulen dabei, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Wir vom Forum Agile Verwaltung denken, eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit könnte Einiges an Doppelarbeit sparen. Weiterlesen „Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen“

In Agilhausen gehen die Lichter aus

„Wir machen in Agilhausen jetzt die Lichter aus, um sie anschließend wieder anzumachen.“ Das ist ein Satz, der vor einiger Zeit bei uns in Agilhausen für ordentlich Wirbel gesorgt hat. Rumwirbeln trifft es ganz gut. „Wir haben Einiges in Bewegung gebracht.“ sagt Susanne.

Im Rathaus von Agilhausen wird Unternehmenskultur bewusst gelebt. Dabei gibt es wichtige Orientierungen für die Zusammenarbeit. Die 12 agilen Prinzipien sind eine solche Orientierung. Als Ergebnis gehen auch mal die Lichter aus. Was haben Agilität und Unternehmenskultur mit Licht zu tun? Susanne, Nick und Alexander treffen sich zu ihrem regelmäßigen Austausch und lassen die letzte Zeit Revue passieren.

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