Krisenmanagement in Corona-Zeiten: Die Agile Verwaltung kann mit Komplexität besser umgehen

Bildrechte: Veronika Levesque

Die Corona-Krise treibt die öffentliche Verwaltung auf allen Ebenen kräftig um. Einer der Nebeneffekte: Sie macht die Schwächen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland mit Blick auf den Umgang mit komplexen Herausforderungen mehr als deutlich. Nicht nur im Blick auf das Thema Digitalisierung, sondern auch mit Blick auf die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit im Krisenmodus. Wer Kinder zu Hause hat, ahnt vermutlich, worauf ich hinaus will. Selbst Vater von zwei Kindergartenkindern, habe ich in den letzten Wochen das stark verbesserungsfähige Krisenmanagement der Stadtverwaltung meines Wohnorts nicht nur beobachtet, sondern auch live und in Farbe am eigenen Leib spüren dürfen.

Halten wir vorher fest: Ja, wir haben es mit einer komplett „neuartigen“ Situation zu tun. Die Kommunalverwaltungen – am untersten Ende der „Nahrungskette“ – mussten bzw. müssen nach wie vor immer noch in vielen Bereichen darauf hoffen, dass sie zeitnah Informationen vom Land bekommen, die oft auch nur bruchstückhaft und meist sehr kurzfristig bei diesen angekommen sind. Mit kurzen Vorlaufzeiten dann im Bereich der Kinderbetreuung zu reagieren, war und ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht einfach. Natürlich waren und sind die übergeordneten Stellen für die Situation selbst nur unzureichend gewappnet. Verwaltungsstrukturen sind nun mal auf langfristige und stabile Rahmenbedingungen ausgerichtet. Und dann kam Corona. Täglich neue Erkenntnisse, täglich neue Anpassung an die gewonnenen Erkenntnisse – neue Entscheidungen, die auf Basis der neuen Erkenntnisse permanent überprüft, angepasst oder gar vollständig neu getroffen werden mussten bzw. noch immer getroffen werden müssen. Nicht einfach. Überhaupt nicht. Mit anderen Worten, wir hatten und haben es immer noch mit einer hochkomplexen Situation zu tun. Dazu noch der enorme politische Druck. Ich bin mir also bewusst, es ist alles nicht einfach.

Und doch, denke ich an die letzten vier Monate zurück, bin ich hochgradig unzufrieden mit der örtlichen Krisenkommunikation. Mehrere Wochen, ja Monate, war von kommunaler Seite hier kaum etwas Vernünftiges zu erfahren. Informationen kamen bruchstückhaft, oft über inoffizielle Kanäle, zu den Eltern, die von jetzt auf gleich Beruf und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen mussten. Eine Herausforderung. Der örtliche Flurfunk ratterte enorm. Elternvertreter und Eltern bemühten, die spärlichen Informationen aus der sichtlich vollständig überforderten örtlichen Stadtverwaltung zu erhalten, die selbst kaum über geordnete Informationen verfügte. Und damit kommen wir zum Kern: Die örtliche Verwaltung in ihrer Struktur war nicht in der Lage, in dieser komplexen Situation eine geeignete Krisenkommunikation mit den Betroffenen zu erzeugen. Was ich erleben durfte, drückt ein Zitat von Cyril Northcote Parkinson ziemlich genau aus:


„Ein Vakuum, geschaffen durch fehlende Kommunikation, füllt sich in kürzester Zeit mit falscher Darstellung, Gerüchten, Geschwätz und Gift.“

Cyril Northcote Parkinson


Oder anders ausgedrückt: Viele Eltern – mich eingeschlossen – grollten, weil sie jedem Informationsfetzen hinterherlaufen mussten. Gerüchte und verwirrende Darstellungen waberten durch den Raum und führten zu noch mehr Unsicherheit bei allen Beteiligten und am Ende – und da bin ich mir sicher – zu erhöhten Nachfrageaufkommen und Aufwand bei der örtlichen Verwaltung.

Jetzt kommt meine steile These, die ich in den Raum werfen möchte: Eine agile Verwaltung hätte die Krisenkommunikation besser beherrscht und die Situation besser in den Griff bekommen. Warum? Weil sie sich auf diese Komplexität einstellt und mit den Hilfsmitteln arbeitet, die speziell für diese Komplexität in Form von Prinzipien und Managementrahmen geschaffen wurden. Nicht aus Jux und Tollerei, nicht aus Spaß an der Freude, sondern eben um mit den Herausforderungen der Komplexität umgehen zu können. Was macht eine agile Verwaltung – wie wir sie im Forum Agile Verwaltung forcieren – aus? Sie kommuniziert transparent, ergebnisfokussiert und „nutzerzentriert“ mit allen Betroffenen. Nicht über – vergleichsweise – lange Zeiträume, so wie wir es erleben durften – fast drei Monate überhaupt keine offizielle Kommunikation – sondern in möglichst kurzen Intervallen und Zyklen. Sie sucht das aktive Gespräch, informiert, klärt auf, holt Feedback ab und entwickelt an Hand der ständig neugewonnenen Erkenntnisse Lösungen, die innerhalb der kurzen, bereits erwähnten Zyklen an die neuen Erkenntnisse angepasst werden. Es herrscht Transparenz über das vorhandene „Wissen“ – auch über die Organisation hinaus. Eine solche Verwaltung schreckt nicht davor zurück, auch „unperfekte“ Informationen zu teilen. Sie schreckt nicht davor zurück, die Dinge offen und ehrlich immer wieder aufs Neue zu hinterfragen und geht offen mit Irrtümern (die aus lückenhaftem Wissen und fehlenden Erkenntnissen resultieren) um, um die mit fortlaufender Zeit und daraus resultierenden neuen Erkenntnissen behoben werden können. Sie wartet nicht, bis sie die perfekte Lösung (die es ohnehin nie geben wird, da sie immer nur eine Momentaufnahme ist) gefunden hat. Sie versucht, das Problem im Hier und Jetzt zu lösen. Das schafft Vertrauen und Verständnis. Wichtig, um in der Situation der Komplexität, wie wir sie gerade erleben, handlungsfähig zu bleiben.

Eine agile Verwaltung hätte – wie es übrigens einige Verwaltungen vorgemacht habe, ohne sich mit dem Attribut der Agilität zu schmücken – in möglichst kurzen, aber regelmäßigen Abständen mit den Elternvertretern kommuniziert, über die aktuellen Erkenntnisse und Zwischenstände informiert und – im Rahmen der Möglichkeiten – wenn auch kleine „Unterstützungsangebote“ gemacht. Man mag einwenden, dass man hierfür Zeit und Ressourcen braucht. Aber jetzt mal ehrlich: Für die vielen Anrufen und Anfragen der Eltern von Kindergartenkindern, die auf dem Amt anrufen, brauche ich auch Zeit und Ressourcen. Und eine gute Krisenkommunikation, wie ich sie mir gewünscht hätte, wäre vermutlich zielführender und ressourcensparender gewesen. Ein Mal in der Woche eine 15-minütige Videokonferenz mit den Elternbeiräten, die wiederum die Informationen streuen, kostet nicht viel Zeit – hätte aber ungemein dazu beigetragen, Verständnis zu erzeugen und den – nicht gerade wenigen – widersprüchlichen kursierenden Flurfunkbotschaften entgegenzuwirken. Zentral dabei: Mit jeder „Iteration“, jeder „Kadenz“ hätte eine agile Verwaltung auch die Chance, ihr Vorgehen an neue Erkenntnisse, neue Ideen anzupassen und besser zu werden. Organisatorisch zu lernen. Erkenntnisse, die im Übrigen auch nach der Krise, in den Alltag transferiert werden. Auch diese Chance wurde in meinen Augen damit – im oben beschriebenen Falle – verpasst.

Bildrechte: Veronika Levesque

Auch hat eine agile Organisation auf diesem Wege die Chance, auch kleine Verbesserungen, erste Zwischenschritte auszuprobieren und Feedback einzuholen, ob der Lösungsweg verbesserungsfähig ist. Denn im Dialog mit den Beteiligten ergeben sich nicht selten viele Optionen, die – das liegt in der Natur der Komplexität – noch gar nicht auf dem Schirm der Entscheider sind. Im konkreten Fall hätte dies bedeutet, dass die Verwaltung, die bereits damit beschäftigt ist, Lösungen für den Tag x zu erarbeiten, hier auch das Feedback der eigentlich Betroffenen und internen Beteiligten bereits hätte einfließen lassen können. Dann hätte man bereits im frühen Stadium Irrtümer (Denkfehler, falsche/lückenhafte Annahmen, mögliche Lücken u. ä.) identifiziert. (Ich bin mir sicher, dass kaum ein(e) Erzieher:in tatsächlich bei der Lösungsentwicklung beteiligt war.) Ganz nebenbei lassen sich auf diesem Wege sogar erste „Mehrwerte“ für alle Betroffenen erzeugen, die das Signal setzen, dass man sich der Herausforderung bewusst ist und sich bemüht – im Rahmen der Gegebenheiten – eine Lösung zu finden. Diese mag noch nicht ideal sein, aber mildert den Druck bei den Betroffenen und ist ein klares Signal der Wertschätzung.

Mein Fazit: Die „tradierten“ Strukturen der öffentlichen Verwaltung sind auf Stabilität ausgerichtet. Krisen, wie wir sie derzeit erleben, lassen sich deutlich besser meistern, wenn auf Ansätze gesetzt wird, die explizit auf Komplexität ausgerichtet sind. Oder mit anderen Worten: Krisenmanagement kann die agile Verwaltung deutlich besser und bietet damit das Potenzial die Handlungsfähigkeit der Verwaltung in komplexen Situationen zu erhöhen.

Man muss loslassen, dann hat man plötzlich zwei Hände frei.

Offener Brief an die oberste Bildungsbehörde von Baden-Württemberg

Sehr geehrte Frau Dr. Eisenmann
Wir unternehmen zum aktuellen Anlass mit diesem Blogbeitrag den Versuch, bis ins Zentrum unserer baden-württembergischen Bildungsburg durchzudringen. Möglicherweise ist in diesen unsicheren Corona-Zeiten die Ziehbrücke doch nicht ganz hochgezogen, weil die Burgherrin ja insgeheim auf umwerfende neue Ideen aus dem Ländle wartet.

(Wir: Ein alter Schulmeister, seine Tochter und zwei schulpflichtige Enkelkinder.
Inhaltliche Verortung: Forum agil lernen und lehren

Bundesbildungsministerin Anja Karliczek meinte vor einigen Tagen. „Jede Schule in jedem Land muss sich ein Ziel setzen: Nach den Ferien muss überall ein strukturierter Unterricht angeboten werden – und zwar so, dass möglichst ein volles Schulprogramm gewährleistet ist. Wie auch immer.“ (Rheinischen Post) Klar … „schwierig“, sagte sie. „Aber wir leben einfach in einer Ausnahmesituation und da muss jetzt alles mobilisiert werden, damit die Kinder und Jugendlichen wieder verlässlich unterrichtet werden.“ Es müsse vor Ort intensiv an Lösungen gearbeitet werden, damit der Schulbetrieb „mit einer Mischung aus Präsenz- und Digitalunterricht“ wieder umfassend laufen könne.
„Die Sommerferien können die Schulen auch nutzen, mehr Raumkapazitäten zu schaffen, indem sie zum Beispiel Container aufstellen“, meinte Frau Karliczek. “ … Soweit ein paar Ideeneindrücke aus Berlin als Einstieg für diesen Blogbeitrag.

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Im Erstkontakt mit der agilen Arbeitswelt

Ich bin als Trainerin und Moderatorin in der Öffentlichen Verwaltung unterwegs. Seit knapp zwei Jahren laufen bei mir verstärkt– insbesondere aus den Kommunalverwaltungen – Anfragen zu agilen Themen ein. Ich bin echter „agile Fan“ und nehme solche Anfragen daher gern an.  Allerdings stelle ich ein ums andere Mal fest, dass der Start in die agile Welt über ein Seminar nicht so ganz ohne ist. Einige meiner Erfahrungen möchte ich mit euch teilen: Weiterlesen „Im Erstkontakt mit der agilen Arbeitswelt“

Die öffentliche Verwaltung nach Corona

Ein gedanklicher Spaziergang zur besonderen Situation der Verwaltung in Corona und nach Corona. Wissen hat da niemand. Antworten schon gar nicht. Aber wir nehmen gern alle Interessierten und Zugewandten mit auf eine Gedankenwanderung.

Wir befinden uns im virtuellen Kaffeeraum des Forum Agile Verwaltung. Drei Menschen pusten den Dampf von ihren Tassen und philosophieren dabei über einen Brückenschlag zwischen Vorher, Jetzt und Später. Da sind Wolf in Karlsruhe im sehr ruhigen eigenen Büro, Vero im nicht ganz freiwilligen HomeOffice in Basel und Otto in Hinterwendlingen in seiner Pensionistenklause. Falk hält die drei moderierend von Frankfurt an der Oder aus sanft am Zügel, damit die Gedankengänge nicht ins gar zu Wilde davon galoppieren… .

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„Wie können Hochschulen kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen etablieren?“ – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020

Viele Hochschulen haben durchaus Erfahrungen mit Online-Angeboten von Vorlesungen oder Seminaren. Jedoch sind diese oft begrenzt auf einzelne besonders digital-affine Lehrende Veranstaltungen oder Studiengänge. Wie kann es demgegenüber gelingen – aufbauend auf den schon vorhandenen Erfahrungen zu virtuellen Vorlesungs- und Seminarangeboten – kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen zu etablieren?

Genau diesen Schatz gilt es jetzt in extrem kurzer Zeit zu heben, das Wissen zu transferieren und für eine ganze Hochschule nutzbar zu machen. Dazu bieten wir eine Webkonferenz an. Weitere Angebote zu anderen Themen folgen in den nächsten Tagen. Weiterlesen „„Wie können Hochschulen kurzfristig große Volumina von Online-Veranstaltungen etablieren?“ – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020″

Nextcloud und Kanban in der Lehre

Grundfunktionen der Nextcloud

Nextcloud ist eine Sharing- und Sync-Plattform. Im Kern geht es also immer um Dateien, die gemeinsam bearbeitet oder geteilt werden. Dabei lassen sich andere Funktionen wie ein Chat mit der Datei verbinden, um sich über die Datei abzustimmen. Wie auch bei anderen Plattformen lassen sich für jede Datei Links erzeugen, die wiederum in anderen Content-Management-Systemen eingebunden werden können.

Nextcloud ergänzt Moodle in der Lehre

Die Lehre findet in diesem Semester unter besonderen Bedingungen statt – plötzlich ist digital en vogue und alle sind froh, dass es das Web gibt. Und vieles was wir machen, müssen wir erst ausprobieren – auch das ist neu: wir dürfen experimentieren! Insofern stelle ich ihnen etwas vor, von dem ich noch nicht genau weiß, wie es die Lernenden aufnehmen werden. Die Didaktik versucht man natürlich mitzudenken, aber erst einmal geht es um eine Idee, möglichst schnell online gehen zu können.

Die entscheidende Rahmenbedingung ist, es geht nur digital – die synchrone und die asynchrone Kommunikation. Und natürlich möchte man die Lernenden nicht allein lassen. Also einfach nur die Dateien auf Moodle bereitstellen, genügt daher nicht. Es müssen also Tools her, mit denen ich beide Kommunikationsformen abbilden kann. In meiner Vorlesung müssen die Lernenden eine Projektarbeit machen, die ich auch begleiten möchte. Darüber hinaus sollen die Lernenden en passant Projektmanagement lernen und verstehen. Dies war der Moment für eine Nextcloud. Neben den Grundfunktionen bietet diese Webplattform auch die Möglichkeit ein Kanban-Board anzulegen. Meine Studierenden erhalten über das Kurs-weite Kanban-Board eine komplette Übersicht über alle Aufgaben (Hausaufgaben, Projektaufgaben etc.) und sind so hoffentlich immer im Bilde, ob ihre persönlichen Ressourcen noch zu den Aufgaben passen. In Verbindung mit Moodle, wo ich auch themenspezifische Diskussionsforen eingerichtet habe, lässt sich so die asynchrone Kommunikation bewerkstelligen.

Fehlt noch die synchrone Kommunikation. Auch hier verlasse ich mich auf die Webkonferenz-Funktion der Nextcloud. Mit der App Talk lässt sich eine sehr einfach zu bedienende Webkonferenz einrichten. Ein kritischer Faktor ist dabei die Anzahl der Teilnehmer einer Webkonferenz. Ich werde meine Vorlesung maximal 60 Min. als Webkonferenz (ich gebe meinen Bildschirm frei) halten. Die Teilnehmer bitte ich dann, ihr Mikrofon und Bild auszuschalten. Fragen sind dann nur per Chat erlaubt. Zu den anschließenden Q&A-Sessions gebe ich genaue Zeitfenster vor und reduziere die Gruppe auf kleinere Formate. Dann können auch online Fragen gestellt werden.

Um den Lernenden jederzeit für Fragen zur Verfügung zu stehen, kann die Chat- und Konferenzfunktion auch mobil genutzt werden –  Talk gibt es auch als mobile App für das Smartphone.

Meiner ersten Einschätzung nach erhält man mit der Nextcloud eine sichere und stabile Lösung, mit der der Sprung in das digitale Zeitalter nicht allzu schwierig ist.

Links:

  1. Mehr zur Nextcloud
  2. Mehr zu Moodle

Process Mining in einer (agilen) Verwaltung – Teil 1

In diesem und einem weiteren Artikel möchte ich Ihnen einen Einstieg in das Thema Process-Mining geben. Mir geht es dabei nicht um eine wissenschaftliche Betrachtung, sondern vielmehr um eine anschauliche Darstellung, welcher tatsächliche Nutzengewinn hinter diesem Verfahren steckt. Weiterlesen „Process Mining in einer (agilen) Verwaltung – Teil 1“

Smart City Goslar und die Arbeitsgruppe GoSMART – ein crossfunktionales Team

Die Stadtverwaltung Goslar /Anmerkung 1/, das  ist eine Kommune, am nördlichen Harzvorrand in Niedersachsen gelegen, mit rund 50.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und drei UNESCO-Welterbestätten: unsere Altstadt, unser Bergwerk Rammelsberg und unsere Oberharzer Wasserwirtschaft.

Bergbautradition im Rathausbüro

Viel Historie und Industriegeschichte und die vierte industrielle Entwicklungsstufe vor der Haustür: die „Digitalisierung“. Im Jahr 2017 fassten wir den Entschluss, dieses Thema und seine Herausforderungen für die Stadtverwaltung und die Stadtgesellschaft Goslar anzugehen. Weiterlesen „Smart City Goslar und die Arbeitsgruppe GoSMART – ein crossfunktionales Team“

Ist agile Schule zeitgemäße Schule?

Ich war einmal Geografie-, Mathematik- und Physiklehrer und heute als Unruheständler und Vierfach-Opa fände ich es ganz wunderbar, wenn man die Möglichkeiten von agilem Lernen und Lehren schon ganz normal in die ganz normalen Schulen geholt hätte. Und das geht auch immer mehr Lehrer/innen so, weil sie im Schulalltag merken, dass dieses überall geforderte und für VUCA-Zeiten absolut notwendig individuelle Lernen mit dem normalen gewohnten Unterrichten nicht mehr zu machen ist. Leider merkt man die Mangelerscheinung bei den Lernenden erst nach der Schulzeit, weshalb der Druck auf die Schulen nicht so groß ist wie etwa bei den öffentlichen Verwaltungen. Aber wenn man einmal Lehrpersonen nach der Zufriedenheit mit ihrer pädagogischen Arbeit fragt, dann erfährt man sehr wohl die aktuelle Dringlichkeit. Wenn man sich die Schulen anschaut, die in den letzten Jahren den Deutschen Schulpreis bekommen haben und sich in den prinzipiellen Vorstellungen von agilem Lernen und Lehren ein wenig auskennt, dann wird klar: Da wurden immer agil aufgestellte Schulen ausgezeichnet. Meist sind es einzelne Direktor/innen, die den Mut aufbringen, sich mit einem aufgeschlossenen Kollegium auf einen Weg zu machen, den man ja nicht wirklich kennt. Schuttertal ist jüngst so ein Beispiel aus meiner eigenen Region. Die Grundschule Schuttertal. Sie werden dort natürlich nicht das Wort agile Schule finden, aber im Sinne der Vorstellung von unserem Forum agil lernen und lehren ist sie das natürlich. Zeitgemäße Bildung könnte man auch schlicht und treffend dazu sagen, wie es Déjan Mihajlovic aus unserem Forum gerne benennt.

Für einen wie mich, der Schulentwicklung Richtung zeitgemäßer Schule auch nach meiner Pensionierung noch äußerst spannend findet, nicht zuletzt weil meine Enkelkinder sich in den alten Schulstrukturen bewegen, stellt sich für mich die Frage: Warum tun sich eigentlich alle Beteiligten so schwer mit dem „Schule neu denken“?

In viel zu vielen Familien finden im Moment wieder diese heißen Diskussionen über die richtige weiterführende Schulwahl statt – außer da steht eine satte Gymnasialempfehlung im Raum. Dann zögern die meisten Eltern auch heute nicht. Mit dem großartigen „Auf dem Gymnasium hat mein Kind die Zukunft in der Tasche“-Gefühl. Was natürlich alles andere als „mein Kind wird jetzt für seine Zukunft fit gemacht“ bedeutet.

Wenn ich mir wünschen dürfte, wie der Übergang zu den weiterführenden Schulen ablaufen sollte, dann träume ich mit einem Bild einmal für Sie vor mich hin.  Zusammen mit dem Blogtext und einem Link zu Split4WinWin dürfte es sich selbst erklären.

Agile Schule

 

Ich erzähle Ihnen zum Verständnis auch noch Geschichte namens „Grundbildung“, die sich an meiner Schule vor einem Vierteljahrhundert abgespielt hat.

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Wie agil ist Tradition? Die Schweiz und ihre Beteiligungskultur

In letzter Zeit fanden sich an dieser Stelle vielfach Artikel zu Bürgerräten, Partizipation, Beteiligungsverfahren und lebendiger Demokratie. Wie macht das … die Schweiz? Die Insel der Basisdemokratie, die Heimat der Volksabstimmungen.

Die Willensnation.

Ist das nicht ein wundervoller Begriff? Willensnation – ich habe mich sofort verliebt! Nicht über Herrscher, Kriege, adlige Hochzeiten entstanden, sondern Willensnation – mit immerhin vier verschiedenen Sprachregionen. Eidgenossen, die kollaborieren, damit sie frei bleiben können.

Das Konzept der Willensnation zieht sich mehr oder weniger direkt durch viele politische Prozesse. Was ist das?

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