Warum ist das Thema Agile Transformation für die Verwaltung wichtig?

Kürzlich erreichte mich die Frage, wie man sich in das Thema „Agile Transformation“ einlesen könne. Zu Scrum und Agilität habe ich bereits eine Leseliste im Teamworkblog veröffentlicht./1/ Welche Bücher kann ich für das Thema Transformation empfehlen? Meine Antwort fällt diesmal deutlich länger aus, um den größeren Rahmen dafür aufzuzeigen. Aber am Schluss komme ich mit nur 3 Literaturtipps aus.

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Wie man ein neues Leitbild agil erarbeitet – das Beispiel Coesfeld

Heute gibt es für euch eine echte Erfolgsstory, denn wenn innovative Ideen auf ein dynamisches Team und aufgeschlossene Führungspersönlichkeiten treffen, dann ist in der Verwaltungsarbeit vieles möglich. Wie man neue Impulse setzen und welche Tools man nutzen kann, um Arbeitsprozesse agiler zu machen, erfahrt ihr in diesem Erfahrungsbericht zu unserem Consulting der Stadtverwaltung Coesfeld.

Weiterlesen lohnt sich also, versprochen!

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Agilität und Verwaltung, neugierige Spielfreude und profunde Kompetenz – Vorsätze für 2023 !?!!

Hoppla, wo sind wir denn jetzt? Wer oder was versteckt sich hinter dieser Titelansage? Noch ein paar Hinweise nötig?
OK, hier:

  • Geburt 2016:                 klein, neugierig, am Ausprobieren
  • Kindergarten 2017:         erster sichtbarer Schritt in die Welt, viele Fragen…
  • Schuleintritt 2018:          nächste Etappe, auch schon mit Antworten
  • Schulabschluss 2019:    schon ziemlich erwachsen,  …

Ein paar haben es sofort erkannt (vermutlich die, die auf der Mitgliederversammlung – siehe unten – waren).
Die Rede ist vom Forum Agile Verwaltung selbst. Kurzes Biopic:

2016 – Netzwerk als Funke am Anfang:
«Ich möchte in meiner Verwaltung so viele Sachen machen,
aber ich bin hier mit neuen Ideen so allein,
wer ist auch allein?»

Auf einen Blogaufruf beim Common Sense Team hin hat sich im Februar 2016 eine kleine Gruppe von 7 Menschen, die sich nicht kannten, zusammengefunden. Sie hatten alle in oder mit Verwaltung zu tun. Mit dem Vorhaben, interessierte Praktikerinnen (Männer sind klaro immer mit gemeint) zu finden, die aktiv werkeln wollen. Da, wo es schwierig ist, nach bekanntem Verwaltungsvorgehen in veränderungsreichen Innovationszeiten professionelle Ergebnisse zu erzielen.

Ganz zentral dabei: erfahrungsbasiert sollte das sein. Nicht theoretische Abhandlungen, lange Vorstudien und Abwägungen. Relativ schnell ins Tun gehen. Das ist einfacher, wenn man ein Netzwerk hat. Wenn man Menschen hat, wo man schnell anrufen kann und sagen: «denk mal rasch mit mir, gib mal Feedback, hast du noch eine Idee mehr?». Das ist eine Kleinigkeit, die viel praktische Kraft hat und die eine Kultur legt, auf der das Forum seither fährt. Wir wollten gemeinsam austauschen, zusammen denken, Ideen und Methoden entwickeln, im Kontakt sein, nicht einsam sein mit unseren Anliegen. Netzwerk sein.

Zum Beispiel begannen wir Gedanken-Ping-Pong in Blogform. Damals waren es oft unfertige Denkschnipsel oder Fragen ohne Antworten, die im Blog publiziert wurden. Und immer freitags, als Erleichterungsseufzer am Ende der Woche, die Vkon, unsere Videokonferenz (jaaa, wir hatten das schon 2016!!!) zum gemeinsamen Spinnen und Plaudern. Zuerst 6, dann bald 10 oder mehr, die da zusammenkamen. Eine echte Energietankstelle am Ende der Arbeitswoche. Dann die verrückte Idee: Es geht uns so gut zusammen, gemeinsam denken hilft, erste Früchte unseres Tuns werden spürbar in unserer eigenen täglichen Arbeit – wir fragen mal den Rest der Verwaltung. Also wieder ein Blogaufruf: Wer aus der Verwaltung mag zur ersten Konferenz Agile Verwaltung kommen und erfahren, was wir tun…

2017 – die erste FAV-Konferenz: «Am Anfang muss man ein bisschen Rebell sein, um Grenzen weniger prägend zu machen»
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Ausbruch aus den Routinen – wie Bildungsverwaltung innovativ und handlungsfähig bleibt

Ein Gastbeitrag von Dr. Daniel März, Sabrina Dietrich, Ricarda Eberhardt und Anne Gebauer von der Transferagentur für Großstädte.

Gibt man ‚zukunftsfähige Verwaltung‘ in die Online-Suchleiste ein, erhält man ungefähr 1.420.000 Ergebnisse. Unzählige Veranstaltungen und Publikationen beschäftigen sich mit der Fragestellung, was Verwaltung braucht, um den neuen Herausforderungen und Ansprüchen gerecht werden zu können. Der Handlungsdruck ist klar zu erkennen.

Oft wird dies mit den vergangenen Jahren und den aktuellen Krisen in Zusammenhang gebracht. Digitalisierung, Klimakatastrophe, Fachkräftemangel, Zuwanderung und Flucht, Corona-Pandemie, steigende Armut und Segregationsprozesse, Raumnot, Schulbau und Ganztag, Wertewandel hin zu mehr Partizipation, Bürger:innennähe und Nutzendenfokus – schaut man auf das Portfolio der aktuellen Herausforderungen, zeigt sich deutlich: es gibt schon viel länger eine nicht mehr zu ignorierende Notwendigkeit zur Anpassung. Die kommunale Realität zeigt, dass Städte und Gemeinden mit immer mehr und in kürzeren Zeitabständen aufkommenden Ausnahmesituationen – Krisen – konfrontiert werden. Kurz gesagt: Unsere Welt wird komplexer und schneller, und Verwaltung tut sich zunehmend schwer, mit den traditionellen Linienstrukturen und Regelprozessen gezielt antworten zu können.

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E-Akte: Einladung zu einem Austausch über die DMS-Software enaio

Aus drei Projekten heraus ist das Interesse an einem Austausch über die Einführungsstrategien der E-Akte geäußert worden. Bei diesen Projekten wurde die Software „enaio“ beschafft und – offenbar ganz unterschiedlich – implementiert. Dabei sind eine ganze Reihe von Fragen zu Schnittstellen usw. aufgetaucht.
Wir vom FAV unterstützen dieses Anliegen gerne und geben es an unsere Leserschaft weiter. Im Folgenden findet ihr eine Liste der bisher aufgetauchten Fragen und ein Kontaktformular zur Anmeldung.

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Griff in die Bücherkiste: „Mission. Auf dem Weg zu einer neuen Wirtschaft“ von Mariana Mazzucato

Ziel der Reihe „Griff in die Bücherkiste“ ist es nicht, Kurzzusammenfassungen von Büchern zu liefern und damit den Leser:innen die Lektüre zu ersparen. Sondern umgekehrt, die Ziele und Herangehensweisen eines Buchs zu schildern und diejenigen zur Lektüre anzuregen, die sich mit entsprechenden Themen beschäftigen.

Das Buch wurde von Mariana Mazzucato verfasst, Professorin für Innovationsökonomie und Public Value am University College London. Es trägt den Titel „Mission. Auf dem Weg zu einer neuen Wirtschaft“ und ist im Jahr 2021 im Campus Verlag auf Deutsch erschienen (im gleichen Jahr wie die Originalausgabe, die allerdings den aussagekräftigeren Titel trägt: Mission Economy: A Moonshot Guide to Changing Capitalism).

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Klimaschutz und Verwaltung

Im Moment ist es noch billiger, in Klimaschutz zu investieren als Geld für die Bekämpfung der Folgen des Klimawandels auszugeben. Der Verwaltung hat dabei zwei Rollen: zum einen hilft sie Unternehmen und anderen Akteuren, Klimaschutzziele zu erreichen, und zum anderen ist sie selbst für den Ausstoß von klimaschädlichen Gasen verantwortlich. Wir suchen Menschen aus Politik und Verwaltung, die am 28.-29.04.2022 an einem Open Space teilnehmen.

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Einführung der E-Akte an den Hochschulen NRW’s: Was muss zentral, was kann dezentral geregelt werden? – Ein Interview

Vorbemerkung: Das folgende Interview soll einen ersten Schritt darstellen zu einer Reflexion über das Efa-Prinzip („Einer für alle“), das auch in anderen Zusammenhängen (z.B. OZG) eine Rolle spielt. An dieser Stelle möchten wir eine empirische Bestandsaufnahme vornehmen über das praktische Vorgehen. In nächster Zukunft möchten wir in den Überlegungen weiter gehen: Wie gut funktioniert das Prinzip des „Prozessmusters“, das in einer Hochschule entwickelt wird und das die anderen Hochschulen übernehmen sollen/können/dürfen? Denn zumindest beim OZG scheint das Efa-Prinzip ja nicht so gut zu funktionieren. Anlass genug, darüber einmal unter agilen Gesichtspunkten nachtzudenken.

Das zu vertiefen, ist auch Thema auf der Frühjahrskonferenz des FAV am 15. Juni, auf der Doreen Schwarz zusammen mit Frank Klapper eine Keynote hält und eine Session moderiert.

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Papier „Acht Handlungsfelder für die nächste Bundesregierung“ – ein paar Anmerkungen

Im letzten Oktober hat ein Autorenkollektiv aus Bundesministerien, Bundes- und Landesbehörden, Hochschulen und Beratungseinrichtungen ein Papier mit dem Titel „Eine moderne Verwaltung ist Voraussetzung für Deutschlands Zukunftsfähigkeit und Demokratie. Acht Handlungsfelder für die nächste Bundesregierung“ in die öffentliche Diskussion gegeben. /Anmerkung 1/ Wir möchten gerne zur Verbreitung dieses Papiers beitragen, weil wir eine Diskussion um die Frage „Was bezwecken wir eigentlich mit einer Verwaltungsmodernisierung?“ für extrem wichtig halten. Und da hat das Papier noch einige Lücken.

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Lean und ich und die Verwaltung

Kennen Sie das auch? Man macht einen mehrwöchigen Kurs (Lean auf gut deutsch), man tauscht sich aus mit den anderen Kursteilnehmer:innen, man hört der Referentin (Mari Furukawa-Caspary) zu, man merkt wie die Kursinhalte im Laufe der Wochen langsam immer tiefer „einsickern“ und dann merkt man plötzlich, dass das, was man da lernt und gelernt hat, das ganze Leben betrifft. Plötzlich gibt es überall Assoziationen und bei mir ist es auch so.

## Lean ##

Wir haben am letzten Mittwoch ganz viel gelernt über die 3 M´s, Mura und Muro, und was sie bedeuten:

Mari Furukawa-Caspary : Wie entsteht unnötiger Aufwand: Die drei M’s Muri, Mura, Muda

etwas strapaziert (Muri);

etwas schwankt (Mura);

etwas ist unnötig (Muda).

Wir sprachen darüber, was diese 3 Übel bewirken und warum man unnötigen Aufwand nicht mit sich herumschleppen sollte.

Am nächsten Tag sehe ich, dass bei mir keine Ordnung herrscht. Die 5 S von Toyota, über die wir eine Woche vorher gesprochen haben, und diese 3 M im Alltag konsequent umzusetzen, ist neben dem normalen Familienleben, der Arbeit und den ehrenamtlichen Projekten kaum zu schaffen. Außer man nimmt sich bewusst Zeit dafür, räumt auf, schafft Ordnung, sortiert, trennt sich von Unnötigem und schafft so Ordnung und Raum für anderes, vor allem Zeit, um sich intensiver mit wichtigen, wertvollen Dingen zu beschäftigen, und dies in Ruhe, oder um kreativ zu sein. So würde man dann unnötigen Aufwand vermeiden, mehr schaffen und hätte ein gutes Auskommen mit den Rahmenbedingungen und Anforderungen des Lebens.

## Lean und ich ##

Und so geht es mir gerade:

Ich sehe, die Küche ist unaufgeräumt, mein Schreibtisch verlangt nach Aufmerksamkeit, das Zimmer meiner Tochter sieht genauso aus, wie mein Schreibtisch und die Küche. Ich habe mir vorgenommen – und dieser Entschluss reift immer mehr – dass ich dies in den Griff bekommen möchte.

Ich habe noch etwas weiter philosophiert. Ich bin (geborener) Berliner, vielleicht besitze ich die „typische Berliner DNA“ . Bei einigen Nachbarn ist es nicht so, die haben ganz aufgeräumte Wohnungen, ich komme rein und denke: WOW, was für eine Ordnung, welche Klarheit. Vielleicht sehe ich aber deren ungeordnete Ecken nur nicht, wo „das Zeugs“ liegt, das für sie unnötigen Aufwand macht. Dieses Zeugs, das verhindert, die Dinge zu machen, die man eigentlich tun könnte.

So habe ich mir vorgenommen, für die nächsten Wochen ruhig Ordnung zu schaffen. Genau zu sortieren und zu ordnen – die ersten zwei S (der 5 S von Toyota).

Mari Furukawa-Caspary : 5S als Einführungstool

Nur nicht zu viel auf einmal, das schaffe ich nicht, aber gründlich Ordnung schaffen möchte ich schon: vielleicht auf meinem Arbeitsplatz, dachte ich, doch es fängt noch tiefer an – im Haushalt. Und wenn ich das geschafft haben sollte, so hoffe ich, dass dann auch die Ordnung im Kopf noch mehr wird und ich dann mehr, einfacher, strukturierter und mit weniger Aufwand Dinge verfolgen kann. Weil da dann einfach mehr Raum und Platz ist und ich weiß, wo ich alles finden kann in meinem Kopf und auf meinem Schreibtisch und in meiner Küche. So fange ich heute an.

## Lean und ich und die Verwaltung ##

Folgender anderer Gedanke noch:

Was hat das mit Berlin zu tun, was hat das mit Verwaltung zu tun, warum schreibe ich das in unserem Blog des Forum Agile Verwaltung? Im letzten Kurs habe ich eine These aufgestellt oder, anders gesagt, habe ich meinen Frust raus gelassen. Wenn ich als Bürger auf diese Verwaltung schaue, wie es in Berlin läuft, auf die „Blackbox“, die die Verwaltung für mich darstellt, erlebe ich ihn oft: den großen Frust, weil man als Bürger an Prozessen, die nicht geordnet laufen und die nicht funktionieren, nichts ändern kann.

Mit den Jahren, denke ich, manifestiert sich dies wie eine DNA in der ganzen Stadt, dieses liebevolle Chaos, das Schmudellige, das stets Unfertige. Alles verändert sich bei uns in Berlin und zwar immer, dabei erscheint nie etwas so richtig fertig. Das ist attraktiv, das zieht die Menschen an, weil Veränderung attraktiv ist und „jedem Anfang ein Zauber inne wohnt“, wie wir am Anfang des Kurses unter den Teilnehmer:innen schmunzelnd feststellten.

Doch ein anderer Anteil ist, das man dies akzeptiert, denn man hat es ja in seinem ganzen (Berliner) Leben noch nie großartig anders kennengelernt. Die Sachen funktionierten eben „nie“, diese Sachen lassen sich eben (auch) nicht ändern, auf Bürgerämtern wird eben lange gewartet, die Termine gibt es nur mit sehr viel Vorlauf… Es ist einfach so. Und so etwas frustriert die Berlinerin, den Berliner und es frustriert wahrscheinlich auch die Menschen, die in der Verwaltung arbeiten. Wenn so ein Mensch Frust entwickelt und etwas ändern möchte, dann versucht er in seinem Umfeld aufzuräumen – wie ich jetzt – oder er versucht auch Sachen besser zu verstehen oder möchte – wie ich – den Hebel finden, der die Welt „besser“ oder schöner macht.

So geht es vielleicht auch den Politiker:innen, die jetzt in Berlin neu im Amt sind. Sie haben sich Sachen vorgenommen. Sie wollen Sachen verbessern, anpacken, und genau das braucht man, das brauchen wir Menschen, das braucht unsere Stadt und das braucht auch die Verwaltung.

Zusammen mit anderen Ebenen wie dem Bund, wo im Koalitionsvertrag jetzt steht, dass wir eine attraktive, moderne Verwaltung werden möchten – bürgerorientiert und gut funktionierend.

Koalitionsvertrag 2021 steht auf Seite 10 von 178

Letztendlich möchte Verwaltung attraktiver Arbeitgeber werden. So ist es auch in Berlin eigentlich wichtig, dort den Hebel zu finden, der das Ganze verändert. Den Hebel für die Veränderung eines althergebrachten, preußischen Systems der Verwaltung: Was funktioniert, ist vielleicht nicht mehr ganz zeitgemäß? Wie kommen wir zur Erneuerung, nicht nur, aber auch in kleinen Inseln und im Großen und Ganzen? Wie kann die anstehende Transformation bei den anstehenden großen Themen  #klima #gemeinwohlorientierung gelingen – meine Herzensthemen, die ich gerade bewege und die mich bewegen. Ich muss bei mir persönlich anfangen, sie umzusetzen, Ordnung schaffen, Platz schaffen, Raum, um die Dinge gut zu machen und ein gutes Auskommen zu haben.

Wer daran interessiert ist, vor allem Berliner Verwalter:innen, bitte meldet Euch. Vielleicht können wir das mal besprechen, das fände ich spannend – Eure Sicht darauf und so erzeugen wir vielleicht gemeinsam ein Momentum, um etwas zu verändern. Das würde mich freuen.

Ich freue über Rückmeldungen und darauf, Berliner Verwalter:innen zu treffen, gerade auch Euch, Berliner Forumsmitglieder.