AG Hochschulaktenplan erfolgreich abgeschlossen: Die Erfolgsfaktoren könnten auch für andere interessant sein

Im Oktober 2019 gab Christian Rupp, neuer Chief Innovation Officer der Mach AG in Lübeck, der „Innovativen Verwaltung“ ein Interview. Er hatte vorher in Österreich gelebt und war dort maßgeblich am Projekt „Digitales Österreich“ beteiligt. Auf die Frage, ob er bei seinem Umzug große Unterschiede zwischen den beiden Bundesrepubliken bemerkt habe, antwortete Rupp: „Die digitale Entwicklung [in Österreich] ist dabei von der Bereitschaft zur Collaboration, wie es neudeutsch heißt, geprägt. Diese Grundhaltung zur Kooperation vermisse ich in Deutschland etwas. (…) Die prinzipielle Bereitschaft, etwas zu übernehmen, das jemand Anders entwickelt hat, ist nicht immer vorhanden. In Österreich haben wir eine Koordinations- und Kooperationsplattform aufgebaut.“ /Anmerkung 1/

Seitens des Forums Agile Verwaltung haben wir ähnliche Erfahrungen gemacht. Verschiedene Versuche, kooperative Plattformen anzubieten, waren nicht von Erfolg gekrönt, zumindest nicht bis Sommer 2020. Dann gründete sich auf einmal eine „Arbeitsgruppe Hochschul-Aktenplan“ – und die arbeitete erfolgreich. Und vielleicht kann die dort gefundene Arbeitsweise ja als Rahmenmodell herhalten, um auch andere Problemstellungen gemeinsam anzugehen.

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„Agiles Steuerungsmodell“: Die Besonderheiten des „Systems Verwaltung“

In den USA ist Präsident Joe Biden gerade dabei, dem Land eine gigantische Kehrtwende zu verordnen. /Anmerkung 1/ Mit zwei großen Wirtschaftspaketen in Höhe von mehreren Billionen Dollar will er u.a. die marode Infrastruktur des Landes zukunftsfähig machen. Nicht die Riesensummen sind so spektakulär. Sondern es ist die Neuausrichtung der Staatsziele: wieder hin zu einer aktiven Rolle des Staates und Abschied von der unter Ronald Reagan begonnenen, oft als „neoliberal“ bezeichneten und reaktiv-defensiv orientierten Staatszielvision.
Vieles spricht dafür, dass ohne eine vergleichbare Neujustierung auch Deutschland auf keinen Zukunftspfad kommen kann. Ein mögliches „agiles Steuerungsmodell“ /Anmerkung 2/ geht Hand in Hand mit neuen Zielvisionen. Das wiederum hat zur Voraussetzung, dass wir uns mit einigen allgemein anerkannten Urteilen über die Funktion der öffentlichen Verwaltung beschäftigen. Damit wollen wir hier anfangen. Wir wollen einen Blick auf das sogenannte Neue Steuerungsmodell werfen, das seit 30 Jahren die Ausrichtung insbesondere auf kommunaler Ebene in Deutschland bestimmt.

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Wir sind schon längst digital

In der jetzigen Debatte rund um Home-Office und die E-Akte gibt es viele Stimmen, die nach Wandel rufen. Wie soll der aber aussehen? Und was braucht er? In diesem Streitgespräch wollen wir unterschiedlichen Aspekte der digitalen Transformation auf den Grund gehen und ein paar steile Thesen aufstellen.

Mitdiskutiert haben: Lila Sax dos Santos Gomes, Christine Gebler und Veronika Lévesque

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Home Office/Technische Ausstattung/IT

LSdSG: Hallo Christine, Vero schön, dass ihr da seid. Wegen Corona können wir dieses Gespräch nur im digitalen Format führen aber allein die Tatsache, dass das möglich ist zeigt schon, wie weit wir gekommen sind. Auch wenn immer wieder behauptet wird, die öffentliche Verwaltung würde zu wenig machen für die digitale Transformation finde ich, dass wir durch Corona doch ziemlich weit gekommen sind.  Schaut euch mal die Zahlen an: fast 50% der Mitarbeitende im Homeoffice – das ist doch grandios und zeigt, in was für einen Wandel wir uns gerade befinden, oder nicht?

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Die agile Methode Retrospektive in der (öffentlichen) Verwaltung

Krisen bewältigen. Entscheidungen reflektieren. Arbeitswelt gestalten.

Krisen, wie die Covid-19-Pandemie, erfordern schnelles und agiles Handeln der Beschäftigten öffentlicher Verwaltungen sowohl auf kommunaler als auch auf Landes- und Bundesebene. Neben der konkreten Bewältigung von Aufgaben, wie die Überarbeitung von Pandemieplänen, erfordern die äußeren Umstände auch eine Änderung der Zusammenarbeit und eine Anpassung der Arbeitsweisen innerhalb kürzester Zeit, wie die Einführung mobilen Arbeitens und die Etablierung neuer digitaler Kommunikationswege. „Eine Rückkehr zur vollständigen Präsenzkultur wird es wohl nicht geben“, sagt Inga Dransfeld-Haase, Präsidentin des Bundesverbands der Personalmanager.

Die „Corona-Krise“ bringt eine Vielzahl an neuartigen Entscheidungsnotwendigkeiten und Veränderungen mit sich. Einige Veränderungen werden von Beschäftigten der Unternehmen und Verwaltungen positiv bewertet und sollten beibehalten werden, wie insbesondere die Flexibilisierung von Arbeitszeit und -ort oder die aktive Weiterentwicklung der betrieblichen Digitalisierung. Einige andere Entscheidungen werden rückblickend durchaus kritisch oder ambivalent gesehen, wie z.B. die möglicherweise entstehende soziale Isolation, und sollte für die künftigen Entwicklungen einbezogen werden. „Alle Verwaltungen haben Erfahrungen gesammelt, welche Auswirkungen die Corona-Krise hat und noch haben kann. Es gilt, die Lernerfahrung dieser Krise zu nutzen, um gestärkt aus ihr hervorgehen zu können“, sagt Doreen Molnár, Referentin in der Abteilung Digitalisierung und Arbeitswelt im Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

  • Welche Veränderungen und neue Arbeitsweisen haben sich bewährt, werden als positiv bewertet und sollen beibehalten werden?
  • Welche Probleme und Herausforderungen sind aufgetreten?
  • Welche Veränderungen und neue Arbeitsweisen haben sich nicht bewährt, werden kritisch bewertet und sollen wieder verworfen werden?

Mit Hilfe der Methode „Retrospektive“ können die Erfahrungen aus dem Arbeitsumfeld der Beschäftigten, und zwar nicht nur während einer Krise, systematisch reflektiert werden. Sie eignet sich für Führungskräfte und Personaler*innen, um die mitunter intensiven Erfahrungen der Mitarbeitenden im Team zu reflektieren und gemeinsam zu entscheiden, welche Veränderun-gen und neue Arbeitsweisen auch jenseits der Krise beibehalten oder verworfen werden sollen.

Die kurze Handlungsempfehlung „Krisen bewältigen. Entscheidungen reflektieren. Arbeitswelt gestalten. Anwendung der Methode Retrospektive in der (öffentlichen) Verwaltungumfasst neben der Darstellung der Methode auch konkrete Praxistipps, die aus Erfahrungen der Kreisverwaltung Soest, Praxisorganisation im Projekt AgilKom, gewonnen werden konnten.

Die Handlungsempfehlung steht auf der Website des ifpm Institut für Public Management der FOM Hochschule unter „Publikationen“ zum Download zur Verfügung.

BarCamp “New Work in der Verwaltung 2023/2033”

Wir möchten euch gerne zu einem Barcamp einladen, natürlich virtuell. Beim Titel fängt’s schon an: 2023 oder 2033? Eben beides. 

Es gibt viel Kritik daran, dass alles so zäh ist und so langsam vorankommt. Digitalisierung und all das, ihr wisst schon. Das Problem mit der Langsamkeit ist aber: Dort wo es schnell geht, ist es meist auch nicht gut. Einfach alter Wein in ganz digitalen Schläuchen (mit einem Schuss KI, versteht sich). 

Wir aber wollen neuen Wein, auch in neuen Schläuchen, klar doch. Dafür braucht es beides: den Blick ins Fernere (und durchaus nicht sichere), um den Aspekt der Neuheit dabeizuhaben. Und den Blick auf die nähere Zukunft, damit es aber auch schnelle Erfolge gibt. Nicht eines ohne das andere oder sogar gegeneinander.

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Die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern im Vergleich: Ein Lehrstück, wie man das gleiche DMS-Produkt unterschiedlich zurichten kann

Ko-Autor: Wolf Steinbrecher, Forum Agile Verwaltung

Wir beide – Manuela Hohlfeld und Wolf Steinbrecher – haben aus der Sicht zweier Bundesländer über die Einführung der E-Akte in den Landesbehörden berichtet /Anmerkung 1/. Beide Länder haben sich für das gleiche Produkt entschieden, nämlich das Dokumentenmanagementsystem VIS der Firma PDV aus Erfurt. Und trotzdem hat die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern ein deutlich unterschiedliches Profil erhalten. Ein Grund für uns, diese Unterschiede im Überblick zu reflektieren und die Leser einzuladen, mit uns einen Austausch über Good Practices in der E-Akte anzufangen.

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Die Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ ist gestartet

Anfang August hatten wir hier eine Einladung ausgesprochen zur Gründung einer Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ (bit.ly/31X4XAz). An einem ersten Kennenlerntreffen hatten sich 16 Teilnehmer:innen aus 12 Hochschulen beteiligt. Jetzt hat das erste Arbeitstreffen stattgefunden und eine Vorgehensweise beschlossen.

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Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg“

Mein Wunsch nach einer elektronischen Aktenführung besteht seit meinem Berufsstart vor 10 Jahren. Nun bin ich an einer Dienststelle in Bayern, in der eine elektronische Aktenführung nicht nur Realität ist, sondern gefordert wird. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe des DMS VIS, welches nun auch in der Landesverwaltung in Baden-Württemberg implementiert werden soll. Allerdings im Gegensatz zu Baden-Württemberg, das die personenbezogene Aktenführung umsetzen willen, haben wir in Bayern eine vorgangsbezogene Aktenführung. Weiterlesen „Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg““

Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg

Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!

Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.

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Herbstkonferenz Agile Verwaltung am 4./5.11.2020 – Save the Date

Dieses Jahr ist Vieles anders und Vieles neu. Doch eines bleibt: gute Veranstaltungen. Nach dem großen Erfolg der Herbstkonferenz im letzten Jahr in Berlin, freuen uns, dass unsere Herbstkonferenz Agile Verwaltung dieses Jahr in Agilhausen stattfinden wird.

Neue Rahmenbedingungen ermöglichen neue Formate. Unsere Herbstkonferenz wird online live stattfinden. Um die Themenvielfalt und die Onlinezeit gut miteinander zu vereinen, wird die Konferenz an zwei Tagen durchgeführt. Dafür hat sich Agilhausen ordentlich rausgeputzt.

Weitere Informationen werden wir hier regelmäßig veröffentlichen. Der Ticketverkauf wird in Kürze starten.

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