„Es geht darum, dass die Verwaltung Dinge möglich macht, nicht unmöglich“. Interview mit Richard Meng

Richard Meng ist Journalist und Autor. Er ist Kolumnist der Frankfurter Rundschau, Kuratoriumsvorsitzender der Karl-Gerold-Stiftung zur Förderung des journalistischen Nachwuchses und Chefredakteur der Zeitschrift Neue Gesellschaft / Frankfurter Hefte. Von 2007 bis 2014 war er Staatssekretär und Sprecher des Berliner Senats.

Das Interview wurde seitens des FAV von Christiane Büchter und Wolf Steinbrecher geführt.

FAV: Herr Meng,Sie haben in einer Zeitungskolumne einen Aufruf zu einer “Staatsreform” verfasst. Sie mahnen eine neue Kultur der zugewandten Zusammenarbeit von öffentlicher Verwaltung und Gesellschaft an… 

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Im Team lernen (1)

Beim Aufsetzen von Scrum Teams stoßen wir immer wieder auf ein Thema: die Spezialisierungsfalle. Durch gemeinsames Lernen im Team aus der Spezialisierungsfalle herauskommen. Es ist ein Unterschied, ob wir fremdes Wissen übernehmen oder eigenen Wissen aufbauen.

Was ist die Spezialisierungsfalle?

Die Spezialisierungsfalle bedeutet, dass es immer nur eine Person gibt, die ein spezielles Thema bedienen kann. Dahinter steckt die Denkweise, dass es für die Organisation insgesamt günstiger ist, nur jeweils eine Expertin oder einen Expertin darin auszubilden.

Doch das führt zu langen Wartezeiten: „Das können wir erst machen, wenn Frau X oder Herr Y wieder da ist.“ Das sehen wir z. B. in Sprint Reviews, wo es dann heißt: „Wir konnten das Thema nicht abschließen, weil die Person Z fehlte.“

Aber das hat noch einen zweiten Effekt: Alle Teammitglieder verlassen sich darauf, dass Person Z eine bestimmte Aufgabe erledigt. D. h. sie schalten im Sprint Planning vorübergehend ihren Kopf aus: „Ich muss das Thema ja nicht umsetzen.“

Die Spezialisierungsfalle ist allen in der Organisation bekannt. Aber keiner geht das Thema gerne an: „Das dauert ja ewig, bis hier alle auf dem gleichen Wissensstand sind. So viel Zeit haben wir nicht.“

Was bedeutet also Wissen und Lernen im Team?

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Bürgerräte als Resonanzraum zwischen Verwaltung und Gesellschaft – das Beispiel Kingersheim (Elsass)

Am vergangenen Samstag, 9. Oktober 2021, haben wir in Bietigheim (Baden) ein Barcamp veranstaltet. Und dazu haben wir unter anderem den Bürgermeister der elsässischen Gemeinde Kingersheim eingeladen, weil die dortige Verwaltung seit 1999 mit Bürgerräten experimentiert und diese Form immer weiter entwickelt hat. Und der Bürgermeister hat die vier Stunden Fahrt auf sich genommen, um eine Session auf unserem Camp anzubieten und dort über die Erfahrungen in seiner Gemeinde zu berichten.

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Agile Transformation – von Prozess und Projekt zu Mensch und Produkt

Agile Vorgehensmodelle finden heutzutage bereits in den unterschiedlichsten Kontexten Anwendung. In vielen Bereichen ist die Rede von agiler Transformation, und die agile Transformation wird nur zu oft mit der Digitalisierung in Verbindung gesetzt. Scrum und Kanban sind nur zwei der agilen Vorgehensmodelle, die oft genannt werden und zu den am meisten genutzten gehören.

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Buchprojekt „Agile Verwaltung 2040“ – Themensammlung und erste Kapitelvorschläge

Jetzt wird es konkret! Wir haben in unserem Workshop am 7. September 2021 nicht nur eine Version erarbeitet /1/, sondern auch die Themensammlung diskutiert und erste Kapitelvorschlage gesammelt.

Die Reihenfolge der Themen wie auch der Kapitelvorschläge ist zufällig und unabhängig von der Reihenfolge im Buch.

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Eine Vision einer „Agilen Verwaltung 2040“

Am vorletzten Dienstag, 7. September 2021, haben wir einen Workshop veranstaltet mit Interessent:innen, die sich an unserem Buchprojekt „Agile Verwaltung 2040“ (Arbeitstitel) beteiligen wollen. Etwa 25 Leute haben sich beteiligt und (unter anderem) an einer Vision gearbeitet: Einer Vision für eine Agile Verwaltung der Zukunft (vielleicht dauert sie ja nicht bis 2040), die auch eine Vision für das Buch wurde. Das könnte für all jene interessant sein, die nach strategischen Perspektiven für eine agile Verwaltung in einer der möglichen Zukünfte suchen und sich dafür mit ähnlich Interessierten vernetzen wollen.

Vision eines Buches einer agilen Verwaltung

Hier erst einmal das Ergebnis:

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UUX im öffentlichen Sektor: Einladung zu einer Online-Umfrage

von Prof. Dr. Simon Nestler und Sven Quadflieg, UUX Consulting, Ingolstadt

Vorbemerkung der Redaktion: Wir veröffentlichen den folgenden Aufruf, weil wir empirisches Arbeiten in der Öffentlichen Verwaltung unterstützen möchten und weil die Ergebnisse für alle zugänglich publiziert werden.

Unsere Online-Umfrage leistet einen wichtigen Beitrag, um die unterschiedlichen Perspektiven auf den Themenkomplex Usability & User Experience (UUX) im öffentlichen Sektor besser zu verstehen. Es geht dabei um die Frage, wie gut die in Behörden verwendete Software im Arbeitsalltag nutzbar ist.

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Den Verbesserungsmuskel trainieren – mit der Verbesserungs- und Coaching-Kata

Prozessverbesserungen sind häufig temporäre Ereignisse und nicht selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Prozesse werden „nur“ temporär und innerhalb eines zeitlich befristeten Zeitfenster – als Projekt – überprüft und weiterentwickelt. Danach fassen wir sie über lange Zeit nicht mehr an. Wir arbeiten nicht täglich daran, Prozesse zu verbessern und weiterzuentwickeln. Besonders bewusst geworden ist es mir, als ich das Buch „Die Kata des Weltmarktführeres – Toyotas Erfolgsmethoden“ von Mike Rother (Frankfurt 2013) gelesen habe. Rother stellt in diesem Buch die Verbesserungs- und Coaching-Kata (Begriffserklärung folgt gleich) von Toyota vor.

Im Fokus des Buches steht die Frage, warum Toyota als Unternehmen erfolgreicher als viele andere Unternehmen in derselben Branche ist. Lang war man der Meinung, es läge an den Methoden, die wir unter „Lean“ subsumieren. Doch das war es nicht. Es steckt offenbar mehr dahinter. Mike Rother will in der Verbesserungs- und Coaching-Kata einen zentralen Erfolgsfaktor identifiziert haben. Und tatsächlich, schaut man genauer hin, stellt man fest, dass sich das Unternehmen beständig auf allen Ebenen der Organisation weiterentwickelt. Nicht wie oben beschrieben, in Form von temporären „Verbesserungsprojekten“, sondern viel mehr in einem beständigen, kontinuierlichen Prozess, der Teil der Alltagskultur ist. Toyota ist ständig in Veränderung, entwickelt seine Prozesse, Abläufe und Routinen permanent weiter. Und im Fokus stehen dabei immer auch – Achtung, man höre und staune – der Mensch. Das passt, wie ich finde, sehr gut auch zur öffentlichen Verwaltung und ihrem Selbstverständnis als Dienstleister der Bürgerinnen und Bürger.

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Personalvertretung im Wandel zur agilen Arbeitswelt

Die neue Arbeitswelt wird die Arbeitsbedingungen auf eine Art und Weise verändern, wie dies auch in Zeiten der Modernisierung der Verwaltung in den neunziger Jahren nicht stattfand. Die Personalvertretungen begleiten dabei einen Paradigmenwechsel auf allen Ebenen. Welche angemessene Rolle können sie sich dabei geben und wie können sie diesen Wandel mit Beschäftigten und Arbeitgebern gestalten?

Mit der Digitalisierung und dem Anbruch des Wissenszeitalters stehen wir an der Schwelle von der „alten“ zu einer „neuen“ Arbeitswelt. Manche vergleichen die Tragweite der Veränderungen mit dem Eintritt in die Industrialisierung zu Beginn des vorigen Jahrhunderts. Allein schon die mancherorts zähen Bemühungen, die durch die Pandemie bedingte Arbeit im Homeoffice für alle Beteiligten angemessen zu regeln, zeigt allerdings auch das Ringen um einen adäquaten Interessensausgleich in diesem Wandel seitens Arbeitgeber, Arbeitnehmer sowie deren Vertretungen.

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Im Westen nichts Neues – oder: Wie neu ist Agilität?

Die kurze Antwort auf diese Frage, die immer wieder und wieder gestellt wird, lautet: gar nicht neu, überhaupt nicht, vom asiatischen Raum gar nicht zu sprechen, kann man auch eurozentrisch betrachtet sagen, dass, um nur ein Beispiel zu nennen, die politischen Prozesse der modernen Schweiz, die in der Mitte des 19. Jahrhunderts entstanden sind, zwar nicht den Titel ‘agil’ so aber doch deutliche Züge agilen Vorgehens tragen. Weil es der Situation entsprach und noch entspricht. Ich erkläre also hiermit die Frage „wie neu ist agil denn nun?“ für beantwortet mit „nicht neu“. Fertig.

Fast fertig. Viel spannender dünkt mich nämlich die Frage, warum etwas, das nicht neu ist, jetzt plötzlich [wieder?] grosses Interesse erfährt – wenn man mal davon absieht, dass das Attribut „neu, modern und innovativ“ so, wie „weisser als weiss, jetzt mit GANZ neuer Formel“ sich meist gut verkauft.

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