Aus der agilen Methodenkiste: Die Wirkungsanalyse macht aus Anwendern der E-Akte Projektbeteiligte

Wenn eine Verwaltung ein DMS („E-Akte“) oder auch eine andere große Software („Campus-Management“) einführen will, dann steht sie vor der Aufgabe, die künftigen Anwender:innen – die „Projektkunden“ – kontinuierlich in das Projekt einzubinden. Das gilt für die Beschaffungsphase, noch mehr aber für die anschließende Implementierungsphase. Die klassischen Wasserfall-Methoden haben dafür kein richtiges Konzept. Wie packen wir in agilen Projekten diese Aufgabe an?

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Ideenwerkstatt zum Thema LOB: Schwarmintelligenz und Basisdemokratie

Oder einfacher: Wenn Rahmenbedingungen von den Kolleginnen und Kollegen festgelegt werden

Unsere „Arbeitswelt im Wandel“ macht ständige Veränderungen und Anpassungen unseres Verständnisses als Arbeitgeber des öffentlichen Dienst notwendig. Wer wollen wir als Arbeitgeber sein und wie leben wir dieses? Schorndorf ist eine Große Kreisstadt vor den Toren Stuttgarts mit rund 40.000 Einwohnern und 600 Beschäftigten bei der Stadtverwaltung – 900 Beschäftigte mit Eigenbetrieben und Töchtern.

In der Stadtverwaltung Schorndorf wurden 2018 Ideenwerkstätten ins Leben gerufen. Ein Puzzlestein im Kulturwandel zum „besten Arbeitgeber“ in Schorndorf. Mitbestimmung der Kolleginnen und Kollegen bei Themen, die alle oder zumindest Viele betreffen.

Was ist eine Ideenwerkstatt?

Ein Thema, maximal 12 Teilnehmer/innen, Leitplanken die von der Verwaltungsspitze vorgegeben werden und ansonsten viel Freiheit und Zeithorizonte.

Und jetzt mal ganz konkret?

Wir haben 2018 eine Ideenwerkstatt zum Thema leistungsorientierte Bezahlung ins Leben gerufen. LOB war bei uns seit nunmehr über 20 Jahren immer auch mit Demotivation, Frust, dem Gefühl der Ungleichbehandlung und der fehlenden Objektivität verbunden. Egal, wie oft wir das System verändert oder angepasst haben. Es war immer eine BeURTEILung – per se schon negativ behaftet.
Dies wollten wir ändern und zwar mit Hilfe unserer Kolleginnen und Kollegen. Daher wurde eine „Ideenwerkstatt LOB“ intern ausgeschrieben und es konnte sich Jede/r* auf eine Teilnahme bewerben. Immer mit dabei war jemand vom Personalrat und jemand vom Personal. Unser OB gab dann ganz klar vor, was NICHT dabei rauskommen durfte. Einzige Vorgabe bei der „Ideenwerkstatt LOB“ war: keine Verteilung mit der Gießkanne.

Die Teilnehmenden der Ideenwerkstatt haben dann alles Weitere selbst bestimmt. Wie oft treffen wir uns, wer hat den Hut auf und leitet die Ideenwerkstatt, oder wechseln wir uns da immer wieder ab? Welche Facetten hat das Thema, wie teilen wir uns auf? Wer klärt den rechtlichen Rahmen und nimmt alle anderen mit? Wichtig war uns auch, dass die Teilnehmenden sich als Multiplikatoren sahen und Anregungen aus ihren jeweiligen Bereichen mit in die Ideenwerkstätten mit reinbrachten, aber auch entstandene Ideen mit ihren Teams dann wieder teilten.

Sobald das Ergebnis der Ideenwerkstatt feststand, wurde dieses in einem ersten Termin den Dezernenten vorgestellt und dafür geworben. Die „Ideenwerkstatt LOB“ hatte sogar einen eigenen „Erklär-Film“ gedreht (Erklärfilm zum Vorschlag der Ideenwerkstatt LOB). Das Ergebnis war mutig, aber wir haben uns in Schorndorf ja vorgenommen, mutig zu sein und zu experimentieren. Daher gingen die Dezernenten diesen Weg mit.

Danach erfolgte eine Vorstellung bei den Führungskräften, es fanden Workshops statt und die neuen Regelungen wurden in einer zweijährigen Testphase umgesetzt. Eineinhalb Jahre leben wir unser neues LOB-System nun, das eine 50%- Ausschüttung der Mittel an alle vorsieht und das zu 50% auf einem rein positivem Feedback beruht. Die Erfahrungen sind wie das neue System selbst – durchweg positiv 😊.

Die Nebeneffekte der Ideenwerkstätten sind, neben der viel größeren Akzeptanz, enorm. Die Auseinandersetzung mit einem meist unbekanntem Thema, es müssen Kompromisse gefunden und über den Tellerrand geblickt werden, ein Netzwerk entsteht und die Verbindungen bleiben, Dienstvereinbarungen müssen formuliert werden, Überzeugungsarbeit geleistet und Vorträge gehalten werden. Alle Teilnehmenden stehen während der Testphase als Paten zur Verfügung und evaluieren das System am Ende.

In Schorndorf haben wir mit unseren Ideenwerkstätten bislang die Themen „Mobiles Arbeiten“ (zum Glück schon vor Corona), Flexible Arbeitszeiten und LOB erfolgreich durchgeführt und mit super Ergebnissen abgeschlossen.

Ein Kompetenzprofil für Führungskräfte haben wir, allerdings mit einem auf Führungskräfte begrenzten Teilnehmerkreis, so erarbeitet. Eine der aktuellen Ideenwerkstätten befasst sich mit dem Thema „Gesundheitsförderung“ und weitere werden folgen.

Als Ergebnisse sind bisher hauptsächlich Leitplanken entstanden, die viel Freiheiten zulassen und keine Regelungen mehr bis ins kleinste Detail. Wir orientieren uns an der „Koalition der Willigen“ und nicht an denjenigen, die Schlupflöcher zu ihrem Vorteil suchen. Vertrauen ist notwendig, einer unserer Werte, die wir auch sichtbar leben wollen.

Auch im Hinblick auf die Ideenwerkstätten, haben wir 2018 eine Kreativschmiede eingerichtet. Die „normale“ Bürolandschaft animiert nicht gerade dazu kreativ und „out oft the box“ zu denken. Und so sieht es da aus: Eine lange Wand ist ein Whiteboard, es finden dort auch Vorstellungsgespräche statt, es gibt Plätze zum mobilen Arbeiten, …..

Verankert sind viele unserer Puzzlesteine in unseren Personalberichten 2018 und 2021.

Wir sind überzeugt, dass wir uns an Vorbildern wie den Unternehmen des Gelingens oder den Musterbrechern auch als Arbeitgeber des öffentlichen Dienstes viel an Anregungen holen können und vor allem „den Mensch“ in den Mittelpunkt stellen müssen. Sowohl unsere Bürgerinnen und Bürger, aber auch unsere Kolleginnen und Kollegen.

Und hier unsere neue LOB-Dienstvereinbarung zum Download:

Neue Formen des Erzählens mit Online-Whiteboards

Wenn wir einem Publikum etwas vortragen oder erzählen wollen, greifen wir immer noch gerne zum Klassiker: Powerpoint. Oder dessen Entsprechungen aus der Apfel-, Suchmaschinen- oder Open-Source-Welt. Seit einiger Zeit gibt es aber eine neue Art von Programmen, die deutlich mehr können, als Folien hintereinander durchzublättern. Die Rede ist von digitalen Whiteboards, die beispielsweise von Miro, Mural oder Conceptboard angeboten werden.

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Agile Transformation: Wer Visionen hat …

… sollte sie zur Diskussion stellen.

Seitens der FAV-Blogredaktion haben wir Stephanie Borgert gebeten, ihre Gedanken zum Thema „Vision von Digitalisierung und agiler Transformation in der öffentlichen Verwaltung“ zu äußern. Und zwar gerade, weil Stephanie Borgert nicht Teil der Verwaltung ist, sondern externe Beobachterin. Will sich der Public Sector in Deutschland ändern, so braucht es den Druck von außen. Ohne diesen wird sich nichts bewegen.

Was haben Öffentliche Verwaltung, Deutsche Telekom und Deutsche Bahn gemeinsam? Jeder Mensch kann eine oder mehrere persönlich erlebte Anekdoten zum Besten geben. Ob unsinnige Ausgaben im öffentlichen Raum, Antrags-Marathon oder „bemerkenswerter“ Service. So unterhaltsam das Bashing auch sein kann, so unfair ist es. Schließlich gibt es die eine ÖV selbstverständlich nicht. Jede Kommune hat ihr Eigenleben, die Länder sind keine eineiigen Zwillinge und auch DER Bund existiert so nicht.

Gleichzeitig scheint das Grundmodell Verwaltung überholt oder zumindest sanierungsbedürftig. Vor dem Hintergrund von Nachhaltigkeit, effizienter Ressourcennutzung, menschenfreundlicher Wertschöpfung und der generellen Tatsache, dass wir in einer komplexen, dynamischen Welt agieren, wirken Kameralistik (inklusive des Versuchs durch Umstellung auf Doppik Budgetierung salonfähiger zu machen), Aktenberge und analoge Services wie Relikte aus einer längst vergangenen Zeit. „Verwaltung, quo vadis?“ möchte man rufen und dabei hoffen, eine eindeutige Antwort zu finden. Das ist eine Illusion, denn die Zusammenhänge sind so vielschichtig, dass ein Artikel dazu kaum ausreichen kann. Aus diesem Grund betrachte ich hier einen Ausschnitt des Themenkomplexes; schnelle Diagnosen, (vermeintliche) Lösungen und eine Möglichkeit.

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Interview mit Knut Hüneke zu einem Reorganisations-projekt in den Waldkliniken Eisenberg

Lieber Knut, du hast in deiner Zeit in den Waldkliniken Eisenberg zwischen 2009 und 2018 ein ganz besonderes Projekt begleitet, bei dem ein neues Bettenhaus errichtet wurde, gleichzeitig aber der Klinikbetrieb im Hinblick auf das neue Bettenhaus einen Change-Prozess durchlief. Zuerst einmal: was war die Ausgangslage, die euch motivierte, ein solches Projekt überhaupt zu starten?

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Führung in der agilen Verwaltung: Führung erleben. Führung erwarten.

Von Corinna Höffner, M.A., wissenschaftliche Mitarbeiterin im Projekt „AgilKom“ & Prof. Dr. Anja Seng, stellv. Projektleitung

Vor dem Hintergrund einer sich dynamisch verändernden Umwelt mit volatilen Rahmenbedingungen ist auch die öffentliche Verwaltung zunehmend gefordert, etablierte Arbeitsweisen auf den Prüfstand zu stellen. Agilität kann hierfür Lösungsmöglichkeiten bereithalten.
Im INQA Experimentierraum „AgilKom“ werden agile Arbeitsformen in der öffentlichen Verwaltung erprobt, und die bisherigen Erkenntnisse wurden in der Session „Führung in der agilen Verwaltung“ im Rahmen der Frühjahrskonferenz des FAV 2021 geteilt. Gemeinsam wurde mit den ca. 50 Teilnehmenden (öffentlicher) Verwaltungen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene diskutiert, wie Führung erlebt wird und welche Erwartungen an Führung und Führungskräften in einer agilen Arbeitsumgebung bestehen.

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Wenn Junge in „fremde“ Welten gucken – eine Teilnehmendenbetrachtung von Außen auf Ideen aus der FAV-Frühjahrskonferenz 2021 vom 18.05.2021

Ein Gastbeitrag von Konstantin Strümpf und Jakob Kronsteiner. Beide sind nicht Teil einer öffentlichen Verwaltung und auch nicht unserer eher gewohnten Zielalterskohorte. Sie sind Mitte Zwanzig und auf dem Weg zur Gründung eines Start-ups [das, so bin ich überzeugt, erfolgreich neue Möglichkeiten in die Welt werfen wird!! Das sollen sie ein andermal hier vorstellen.] Trotzdem oder deswegen haben sie mit grossem Interesse an unserer FAV – Frühjahrskonferenz teilgenommen, mitgedacht und sie lassen uns hier in ihre Gedanken schauen:

Was können zwei Studenten am Weg in die Selbständigkeit von der FAV-Frühjahrskonferenz Agile Verwaltung eigentlich lernen?

Welche Fragen stellen sie sich und welche Ideen können sie mitnehmen?

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Digital Workplace: Mitstreiter*innen gesucht, die eine Vision vom digitalen Arbeitsplatz 2033 entwickeln


Digitaler Arbeitspatz oder neudeutsch Digital Workplace: Noch so ein schillerndes Schlagwort, unter dem sich ganz unterschiedliche Ideen versammeln. Oft ist damit eine eher technisch geprägte Vorstellung zukünftiger Arbeitsplätze gemeint, gerne auch verbunden mit mobilem Arbeiten in allen Formen. Oft werden mit dem Begriff aber auch Visionen moderner Räume, Architekturen und Mobiliar verknüpft. Wer sich mit organisatorischen Fragen beschäftigt, stellt sich vielleicht neue Formen der Zusammenarbeit und Kommunikation darunter vor. Gemeinsam ist: Der Begriff regt die Fantasie an.

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AG Hochschulaktenplan erfolgreich abgeschlossen: Die Erfolgsfaktoren könnten auch für andere interessant sein

Im Oktober 2019 gab Christian Rupp, neuer Chief Innovation Officer der Mach AG in Lübeck, der „Innovativen Verwaltung“ ein Interview. Er hatte vorher in Österreich gelebt und war dort maßgeblich am Projekt „Digitales Österreich“ beteiligt. Auf die Frage, ob er bei seinem Umzug große Unterschiede zwischen den beiden Bundesrepubliken bemerkt habe, antwortete Rupp: „Die digitale Entwicklung [in Österreich] ist dabei von der Bereitschaft zur Collaboration, wie es neudeutsch heißt, geprägt. Diese Grundhaltung zur Kooperation vermisse ich in Deutschland etwas. (…) Die prinzipielle Bereitschaft, etwas zu übernehmen, das jemand Anders entwickelt hat, ist nicht immer vorhanden. In Österreich haben wir eine Koordinations- und Kooperationsplattform aufgebaut.“ /Anmerkung 1/

Seitens des Forums Agile Verwaltung haben wir ähnliche Erfahrungen gemacht. Verschiedene Versuche, kooperative Plattformen anzubieten, waren nicht von Erfolg gekrönt, zumindest nicht bis Sommer 2020. Dann gründete sich auf einmal eine „Arbeitsgruppe Hochschul-Aktenplan“ – und die arbeitete erfolgreich. Und vielleicht kann die dort gefundene Arbeitsweise ja als Rahmenmodell herhalten, um auch andere Problemstellungen gemeinsam anzugehen.

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Agile Verwaltung und die leidigen „Kunden“: Hat Ko-Dienstleistungsproduktion eine Zukunft?

Was bedeuten Algorithmen und Künstliche Intelligenz für das Verhältnis von Öffentlicher Verwaltung (vor allem im Kommunalbereich) und den anspruchsberechtigten „Verwaltungskunden“? Sollen perspektivisch die OZG-Dienstleistungen künftig möglichst automatisch durch die Verwaltungen durchgeroutet werden? Oder soll umgekehrt zumindest ein Teil der Dienstleistungen durch vermehrte und vertiefte Einbeziehung der betroffenen Einwohner:innen gekennzeichnet sein? Die Alternativen rühren an unser Grundverständnis von Demokratie.

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