Kaizen – die Philosophie des permanenten Lernens und Weiterentwickelns als Teil der agilen Verwaltungskultur

Eine der Kernideen des Lean Managements, die sich auch in der agilen Welt als fester Bestandteil wiederfindet, ist die Idee des Kaizen. Kaizen, dieses Wort ist aus dem Japanischen entlehnt und bedeutet in etwa Veränderung, Wandel zum Besseren. Es wird gerne mit kontinuierlichem Verbesserungsprozess übersetzt, wobei nach meinem Empfinden diese Übersetzung der dahinterstehenden Philosophie nicht gerecht wird. Eine handelt sich um eine Philosophie, die ein ganzheitlicheres Verständnis aufweist, als es die Übersetzung als kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nahelegt.

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«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht

«Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch:
Es freut einen schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.»
Alte Projektleitungsweisheit.

Dafür gibt es diverse Gründe. Hier ein paar nicht abschliessende Beispiele:

Störfaktor Projekt – Projekte sind Fremdkörper in den Zahnrädchen der Organisation. Sie verfolgen eigene Ziele, haben eine eigene Methodik und eine eigene Auftragslage.
Genau dafür gibt es sie – wenn sie nicht etwas anderes als das Gewohnte brächten, bräuchte man kein Projekt. Bequeme Nachbarn sind sie dabei aber nicht.

Stiefkind Projekt – Viele Projekte erblicken nur das Licht der Welt,
– weil es mit „Dann nennen wir es halt Projekt“-Etikett eventuell ausser der Reihe ein zusätzliches Budget gibt,
– weil das Thema unangenehm ist und niemand aus der Linie sich das auf die Fahne schreiben und zuständig sein möchte oder
– weil im Regelsystem relevantes KnowHow fehlt.
Schon bevor so ein Projekt geboren ist, will es eher keiner haben.

Bedrohung Projekt – die Geschichte mit der Zuständigkeitsfalle. Was ein Projekt darf und wo die Regelhierarchie entscheidet, ist oft eine ungeklärte Grauzone mit Potential zum dauerschwelenden Konflikt.

Stresstreiber Projekt – Projektteams haben eigene Deadlines. Die Teammitglieder arbeiten oft teils im Projekt und teils an ihren Regelaufgaben. Und rund um Projekttermine ist der Spagat der Einzelnen zwischen Projekt und Stammorganisation besonders heftig und für die Personen und beide Systeme belastend – Schuld ist dann das jeweils andere, zumindest in der Wahrnehmung.

Start-up-Gründung ‘Projekt’ – ein Projekt ist eine temporäre eigene Organisation in der Organisation

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Blogpost: Experimentelle Entscheidungen – agil aus der Projektsackgasse.

20.000 Entscheidungen treffen wir täglich – sagen zumindest die Hirnforscher. Wären also über 7 Millionen Entscheidungen in einem Jahr. Wen wundert es da, wenn ein paar schlechte Entscheidungen dabei sind? Würden ja schon rein statistisch kaum ins Gewicht fallen…
Wobei: Natürlich beschäftigen uns die wenigsten der 20.000 Entscheidungen länger. Die, über die wir wochenlang grübeln, sind da wohl die Ausnahme – also wieder statistisch gesehen. Aber wenn dort eine falsche Entscheidung dabei ist, hängt sie uns manchmal ziemlich lange nach… Weiterlesen „Blogpost: Experimentelle Entscheidungen – agil aus der Projektsackgasse.“

Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung: Ja, das geht! Auch (und gerade) in der Schweiz.

Andreas Kurt und Dr. Marc Wülser, November 2020

Véro:
Lieber Andreas, lieber Marc. Hallo und willkommen hier bei uns am Forumstisch. Ihr beschäftigt Euch mit Agilität und mit Schweizer Verwaltungsbetrieben. Und mit der Kombination beider. Wie kommt’s?

Marc:
Schweizer Verwaltungsbetriebe leisten bereits heute hervorragende Arbeit. In vielen Fällen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Probleme und Unsicherheiten auftauchen, wenn die Umwelt unruhig wird, Ungeplantes auftaucht oder komplexe Themen im Raum stehen. Der herkömmliche Weg über detaillierte Analyse, Planung und Zielsetzungen stösst hier immer öfter an die Grenzen. Parallel dazu haben mich Fragen der Selbstorganisation und des Potenzials verstärkter Kollaboration zunehmend interessiert und fasziniert. Nicht nur, aber auch in Verwaltungen finde ich, dass diese Konzepte erhebliches Potenzial haben.

Andreas:
Ich war in den 90er Jahren als Patentchef der Schweiz (IGE) eine Gallionsfigur des New Public Managements und habe in der Praxis erlebt, wozu die Schweizer Verwaltung fähig sind. Ich denke, dass diese heute weltweit zu den besten gehört. Nun stehen neue Herausforderungen an und ich bin überzeugt, dass auch die Entwicklung zu selbstorganisierten Teams und kollegialer Führung ein Wandel ist, dem sich unsere Verwaltung stellen wird.

Véro:
Was macht ihr anders als andere? Wo liegen Möglichkeiten und wo Grenzen der Thematiken Agilität und Selbstorganisation in Verwaltungsumgebungen?

Andreas: 
Wir arbeiten wenig instrumentell, applizieren nicht einfach bestehende Regeln oder Texte. Wir versuchen mit Kopf und Bauch ein System zu erfassen und zu erarbeiten, welches das passende agile Instrumentarium ist und bauen es gemeinsam mit dem Kundensystem auf. Manchmal heisst es dann nicht einmal mehr agil.

Marc:
Wir schauen zunächst, was ist, versuchen das System und seine grundsätzlichen Fragestellungen zu verstehen. Dann arbeiten wir aber von der Gegenwart in die Zukunft und nehmen nicht wie üblich das gewünschte Ergebnis vorweg. Das ist verbunden mit der Überzeugung, dass kollektives Ausprobieren, Anpassen und Lernen enorm viel Potenzial hat. Auch wenn ich hier und heute noch nicht genau sagen kann, was das “Endprodukt” sein wird.

Véro:
Herzlichen Dank, Marc und Andreas.

Die beiden haben ihr Vorgehen und ihre Erfahrungen in einen Artikel gegossen. Sie schreiben über

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Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.

Manchmal gibt es Erzählungen, die sind spannend und lehrreich und anregend und werfen außerdem fundamentale Fragen auf, dass wir sie der FAV-Gemeinde unbedingt zur Verfügung stellen wollen. Aber nicht immer geht das, weil die/der Erzähler*in mit Repressalien zu rechnen hat, als Nestbeschmutzer*in gebrandmarkt würde etc. Dann nehmen wir den Kern der Story, verfremden sie und stellen sie unter unserem Namen hier ein. Frei erfunden sozusagen mit einem wahren Kern. Hier ist so einer dieser Geschichten. Weiterlesen „Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.“

Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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Agiles mindset: Erfahrungen als Veränderungsimpuls

Als Voraussetzung für eine agile Kultur in Organisationen wird oft das entsprechende mindset gefordert – vor allem von Führungskräften. „Mindset ändern“ – das hört sich nach einer platten Floskel an, ist für Veränderung unumgänglich, aber auch nicht mal eben getan. Eine kurze Reflexion zu einem komplexen Thema. Weiterlesen „Agiles mindset: Erfahrungen als Veränderungsimpuls“

Agile Marmelade

Ein Musterwandler-Blogbeitrag zum Agilen Kochen hat mich dazu angeregt, über meinen Samstagnachmittag Anfang Oktober zu schreiben – um der Frage nachzugehen, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, um agil in Teams zu arbeiten.

Ausgangspunkt war der Vorschlag meiner Freundin, Kürbis-Apfel-Marmelade zu machen. Ich war skeptisch. Aus Kürbis und Äpfeln lassen sich so viele leckere Dinge herstellen. Aber Marmelade?
Letztlich siegten => Vertrauen, => Offenheit und => Mut.

Was brauchen wir noch? => Ressourcen, in diesem Fall Kürbisse (aus dem Garten meiner Freundin), Äpfel (aus unserem Garten) und Gelierzucker. „Wieviel hast du noch?“ – „2 Pakete.“ – „Ok, dann bringe ich noch 2 mit.“ Damit war dann auch das Limit gesetzt: Wir wollten maximal 4 kg Früchte verarbeiten.
Und dann müssen die Beiteiligten natürlich ein gemeinsames => Zeitfenster für die Aktion finden.

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Zusammenarbeit – das neue Betriebssystem

Vor Kurzem hatte ich die Ehre, einem tollen Vortrag aus Estland zu lauschen. Hier ging es insbesondere um die Erfahrungen mit der Digitalisierung. Mittlerweile sind dort 99% der Verwaltungsdienstleistungen im digitalen Angebot. Es hat im Jahr 2005 begonnen. Toll insbesondere deshalb, weil die Ressourcen nicht im Übermaß vorhanden waren. Viele Jahre später steht nun auf einer Folie „digitales Leadership – entschiedenes Leadership bringt die Erleuchtung – Technologie oder Geld sind nicht die Lösung“. Wie jetzt, alles digital und dann ist Technologie und Geld nicht die Lösung? Ja, genau.

Ich liebe Technologie. Auch wenn ich nicht jeden Trend mitmache, so liebe ich doch die digitalen Möglichkeiten, die es heute gibt. Vor einigen Jahren habe ich mich gefragt, wozu ich ein Tablet brauche, wenn ich ein Notebook habe. Und heute kann ich es mir nicht mehr wegdenken. Es macht Sinn, es zu benutzen. Jedoch erst seit dem es so viel kann und meinen eigentlichen Bedarf unterstützt.

Technologie kann mir nicht immer weiterhelfen

Doch die beste Technologie kann mir oft nicht weiterhelfen, wenn es komplex wird. Komplexität entsteht immer dann, wenn wir Menschen interagieren. Kommunikation ist nicht umsonst die Königsdisziplin. Funktioniert sie gut, dann läuft’s. Ist sie schlecht, dann läuft‘s eben nicht.

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Alles nach Plan? Wenn Projektmanagement in Verwaltungen agil wird

Kommt Ihnen das bekannt vor: Einige Wochen lang haben Sie nun den Kick-Off für Ihr neues Projekt vorbereitet, haben alle notwendigen Personen intern und extern eingeladen, haben sich genau überlegt, was Sie im Projekt und im Kick-Off erreichen wollen und natürlich den Zeitplan genau abgestimmt, Folien vorbereitet, Interaktionen für das Teambuilding – schließlich geht es um Etwas – und dann – am großen Tag – ist alles anders. Weiterlesen „Alles nach Plan? Wenn Projektmanagement in Verwaltungen agil wird“