Was wird aus den Digitallotsen? Das Konzept eines „Digitalmanagers“

Mit Peter Bauer und Wolf Steinbrecher

Die Digitalisierung unserer Verwaltungen wird häufig noch innerhalb der Hierarchien geplant: Top-down, als Wasserfallprojekte. Parallel dazu wurden aber schon Konzepte angedacht, wie man dezentral – in den einzelnen Ämtern, Abteilungen und Sachgebieten – Energien für die Digitalisierung freisetzen könnte. Das wohl bekannteste dieser Konzepte ist der „Digitallotse“. Dafür wurden bundesweit Fortbildungen angeboten und auch gut angenommen. Viele Mitarbeiter:innen haben sich dabei engagiert.

Wir hören aus vielen Kommunalverwaltungen, dass das Ergebnis dürftig sei: Die Digitallots:innen seien da – aber sie kämen nicht ins doing. Es fehlt an Vielem: an einem klaren Auftrag; an einer Ausbildung, die nicht nur Gesetze umfasst, sondern Handlungsanlei-tungen, an praktischem Wissen und Methoden für den reellen Verwaltungsalltag usw.

Deshalb haben wir uns in einer Arbeitsgruppe Gedanken gemacht, wie man weiterkommen könnte. Und dabei haben wir ein erstes, grobes Konzept entwickelt und es „Digitalmanager“ genannt. Das stellen wir hier vor und laden zu drei kostenlosen Events ein, bei denen wir es mit euch weiter diskutieren wollen.

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Den Verbesserungsmuskel der Organisation trainieren

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Jede Organisation hat einen Verbesserungsmuskel. Wie jeder andere Muskel muss der Verbesserungsmuskel regelmäßig trainiert werden, damit er nicht verkümmert. Wenn in einer Organisation der Verbesserungsmuskel regelmäßig trainiert wird, dann ist das Weiterentwickeln und Reflektieren in der Organisation fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Damit meine ich, dass auf allen Ebenen einer Organisation das permanente Reflektieren, Weiterentwickeln der Abläufe und Prozesse und der Zusammenarbeit aller Akteure ganz selbstverständlicher Teil des alltäglichen Handelns ist. Das Bewusstsein und alle Sinne sind geschärft, immer auf der Suche nach Möglichkeiten, die Dinge besser Gelingen zu lassen. Kaizen – als die Philosophie des permanenten Lernens und Weiterentwickelns – ist für mich daher selbstverständlicher Teil der agilen Organisationskultur – auch und gerade in der öffentlichen Verwaltung.

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Berufseinsteigende oder Vorgesetzte: Wer ist ‚fauler‘?

Über Menschen und Arbeitswelten.
Insbesondere junge Erstere und hergebrachte Zweitere …

In diesem Blogartikel denke ich – wie hier versprochen – laut und öffentlich nach über junge Menschen frisch in der Arbeitswelt und die Reaktionen eben dieser Arbeitswelt auf sie.

  • Über ihre Werte.
  • Über das, was sie können und die Betriebe nicht und
    über das, was sie noch nicht können, die Betriebe aber schon.
  • Über die teilweise erschreckenden Missachtungen ihrer Motivation und ihrer dargebotenen mitgebrachten Möglichkeiten durch die Realitäten der «empfangenden» Organisationen bzw. Betriebe.
  • Über mögliche Gründe für das Phänomen, das mir gerade so oft begegnet,
  • und über Lösungsangebote dafür.

Zwei Beispiele aus der erfundenen Praxis sollen helfen, das Thema greifbarer zu machen:(‘erfundene Praxis’ heisst, die Beispiele sind ungefähr so tatsächlich passiert, aber so verfremdet, dass sie nicht auf echte Personen oder Fälle zurückgeführt werden können.)

Situation 1:
Ein Kunde rief mich an und sagte: «Wir brauchen deine Unterstützung, wir haben ein Problem, müssen etwas angehen, das uns vor Rätsel stellt.

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Was ist Agilität? – Zum x-ten Mal gestellt, zum x-ten Mal keine Antwort

Immer wieder die Frage – von Lesern, Konferenzbesuchern, innerhalb des FAV: Was ist Agilität? Unsere Webseite „Agilität in der Verwaltung – eine einführende Übersicht“ wurde schon über 4.500-mal aufgerufen.

Aber eine schlüssige Definition, gar eine endgültige Antwort – wie soll es die geben? Gerade Agilität beruht auf der Erfahrung, dass nichts endgültig und fest ist. Wie sollte also Agilität ein starres Rahmenwerk sein, wenn sie selbst die Bewegung in einer bewegten Umwelt sein will? Wir müssen immer wieder die Anstrengung machen, mir neu über den Sinn von agilen Herangehensweisen zu verständigen.

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Griff in die Bücherkiste: „Träge Transformation“

Unter der Rubrik „Griff in die Bücherkiste“ möchten wir unseren Leser:innen Titel vorstellen, die vielleicht eine Ergänzung zu den übrigen urläublichen Tätigkeiten (Hängemattenliegen, Cocktails schlürfen etc. pp.) darstellen. Dabei wollen wir gerade keine vollständigen Inhaltsangaben liefern, sondern nur gerade so viel über ein Buch verraten, dass noch Raum zum Selberlesen bleibt. Trifft dieser neue Service auf eure Nachfrage? Wir werden es an den Klickzahlen sehen.

Das erste Buch wurde von Sascha Friesike und Johanna Sprondel verfasst. Es trägt den Titel „Träge Transformation“, ist im Februar 2022 erschienen und beschäftigt sich mit einigen Ursachen, die der Digitalisierung im Wege stehen.

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Kipp-Punkte und das „Weiter-So“: Ohne eine (agile) Staatsreform wird es nicht gehen

Veronika hat vorletzten Donnerstag einen Artikel „Des Verwaltungspudels Kern – oder: wo (überall) ist ein Hund begraben?“ veröffentlicht, in dem sie viele wichtige Fragen aufwirft. Ich will den Ball hier aufgreifen, den sie uns zuspielt. Dabei beschäftigt mich der Blickwinkel: „Wie können wir agiles Denken dafür nutzen, jenen Kipp-Punkten zuvorzukommen, an denen bedrohliche Tendenzen in Katastrophen umschlagen?“

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Die Sieben Apokalyptischen Reiter einer Kommunalen Digitalisierungsstrategie

Dr. Wolfram von Schneyder, VSC-Team

Wer hat sie nicht, wer braucht sie noch? Die Digitalisierungsstrategie ist eines der Lieblingsprojekte von Städten, Ämtern und Behörden.  Wer öfters welche lesen darf, dem begegnet täglich das Murmeltier. Daher präsentieren wir hier: Die sieben apokalyptischen Reiter der Digitalisierungsstrategie. Viel Spaß beim Lesen!!

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Papier „Acht Handlungsfelder für die nächste Bundesregierung“ – ein paar Anmerkungen

Im letzten Oktober hat ein Autorenkollektiv aus Bundesministerien, Bundes- und Landesbehörden, Hochschulen und Beratungseinrichtungen ein Papier mit dem Titel „Eine moderne Verwaltung ist Voraussetzung für Deutschlands Zukunftsfähigkeit und Demokratie. Acht Handlungsfelder für die nächste Bundesregierung“ in die öffentliche Diskussion gegeben. /Anmerkung 1/ Wir möchten gerne zur Verbreitung dieses Papiers beitragen, weil wir eine Diskussion um die Frage „Was bezwecken wir eigentlich mit einer Verwaltungsmodernisierung?“ für extrem wichtig halten. Und da hat das Papier noch einige Lücken.

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Lean und ich und die Verwaltung

Kennen Sie das auch? Man macht einen mehrwöchigen Kurs (Lean auf gut deutsch), man tauscht sich aus mit den anderen Kursteilnehmer:innen, man hört der Referentin (Mari Furukawa-Caspary) zu, man merkt wie die Kursinhalte im Laufe der Wochen langsam immer tiefer „einsickern“ und dann merkt man plötzlich, dass das, was man da lernt und gelernt hat, das ganze Leben betrifft. Plötzlich gibt es überall Assoziationen und bei mir ist es auch so.

## Lean ##

Wir haben am letzten Mittwoch ganz viel gelernt über die 3 M´s, Mura und Muro, und was sie bedeuten:

Mari Furukawa-Caspary : Wie entsteht unnötiger Aufwand: Die drei M’s Muri, Mura, Muda

etwas strapaziert (Muri);

etwas schwankt (Mura);

etwas ist unnötig (Muda).

Wir sprachen darüber, was diese 3 Übel bewirken und warum man unnötigen Aufwand nicht mit sich herumschleppen sollte.

Am nächsten Tag sehe ich, dass bei mir keine Ordnung herrscht. Die 5 S von Toyota, über die wir eine Woche vorher gesprochen haben, und diese 3 M im Alltag konsequent umzusetzen, ist neben dem normalen Familienleben, der Arbeit und den ehrenamtlichen Projekten kaum zu schaffen. Außer man nimmt sich bewusst Zeit dafür, räumt auf, schafft Ordnung, sortiert, trennt sich von Unnötigem und schafft so Ordnung und Raum für anderes, vor allem Zeit, um sich intensiver mit wichtigen, wertvollen Dingen zu beschäftigen, und dies in Ruhe, oder um kreativ zu sein. So würde man dann unnötigen Aufwand vermeiden, mehr schaffen und hätte ein gutes Auskommen mit den Rahmenbedingungen und Anforderungen des Lebens.

## Lean und ich ##

Und so geht es mir gerade:

Ich sehe, die Küche ist unaufgeräumt, mein Schreibtisch verlangt nach Aufmerksamkeit, das Zimmer meiner Tochter sieht genauso aus, wie mein Schreibtisch und die Küche. Ich habe mir vorgenommen – und dieser Entschluss reift immer mehr – dass ich dies in den Griff bekommen möchte.

Ich habe noch etwas weiter philosophiert. Ich bin (geborener) Berliner, vielleicht besitze ich die „typische Berliner DNA“ . Bei einigen Nachbarn ist es nicht so, die haben ganz aufgeräumte Wohnungen, ich komme rein und denke: WOW, was für eine Ordnung, welche Klarheit. Vielleicht sehe ich aber deren ungeordnete Ecken nur nicht, wo „das Zeugs“ liegt, das für sie unnötigen Aufwand macht. Dieses Zeugs, das verhindert, die Dinge zu machen, die man eigentlich tun könnte.

So habe ich mir vorgenommen, für die nächsten Wochen ruhig Ordnung zu schaffen. Genau zu sortieren und zu ordnen – die ersten zwei S (der 5 S von Toyota).

Mari Furukawa-Caspary : 5S als Einführungstool

Nur nicht zu viel auf einmal, das schaffe ich nicht, aber gründlich Ordnung schaffen möchte ich schon: vielleicht auf meinem Arbeitsplatz, dachte ich, doch es fängt noch tiefer an – im Haushalt. Und wenn ich das geschafft haben sollte, so hoffe ich, dass dann auch die Ordnung im Kopf noch mehr wird und ich dann mehr, einfacher, strukturierter und mit weniger Aufwand Dinge verfolgen kann. Weil da dann einfach mehr Raum und Platz ist und ich weiß, wo ich alles finden kann in meinem Kopf und auf meinem Schreibtisch und in meiner Küche. So fange ich heute an.

## Lean und ich und die Verwaltung ##

Folgender anderer Gedanke noch:

Was hat das mit Berlin zu tun, was hat das mit Verwaltung zu tun, warum schreibe ich das in unserem Blog des Forum Agile Verwaltung? Im letzten Kurs habe ich eine These aufgestellt oder, anders gesagt, habe ich meinen Frust raus gelassen. Wenn ich als Bürger auf diese Verwaltung schaue, wie es in Berlin läuft, auf die „Blackbox“, die die Verwaltung für mich darstellt, erlebe ich ihn oft: den großen Frust, weil man als Bürger an Prozessen, die nicht geordnet laufen und die nicht funktionieren, nichts ändern kann.

Mit den Jahren, denke ich, manifestiert sich dies wie eine DNA in der ganzen Stadt, dieses liebevolle Chaos, das Schmudellige, das stets Unfertige. Alles verändert sich bei uns in Berlin und zwar immer, dabei erscheint nie etwas so richtig fertig. Das ist attraktiv, das zieht die Menschen an, weil Veränderung attraktiv ist und „jedem Anfang ein Zauber inne wohnt“, wie wir am Anfang des Kurses unter den Teilnehmer:innen schmunzelnd feststellten.

Doch ein anderer Anteil ist, das man dies akzeptiert, denn man hat es ja in seinem ganzen (Berliner) Leben noch nie großartig anders kennengelernt. Die Sachen funktionierten eben „nie“, diese Sachen lassen sich eben (auch) nicht ändern, auf Bürgerämtern wird eben lange gewartet, die Termine gibt es nur mit sehr viel Vorlauf… Es ist einfach so. Und so etwas frustriert die Berlinerin, den Berliner und es frustriert wahrscheinlich auch die Menschen, die in der Verwaltung arbeiten. Wenn so ein Mensch Frust entwickelt und etwas ändern möchte, dann versucht er in seinem Umfeld aufzuräumen – wie ich jetzt – oder er versucht auch Sachen besser zu verstehen oder möchte – wie ich – den Hebel finden, der die Welt „besser“ oder schöner macht.

So geht es vielleicht auch den Politiker:innen, die jetzt in Berlin neu im Amt sind. Sie haben sich Sachen vorgenommen. Sie wollen Sachen verbessern, anpacken, und genau das braucht man, das brauchen wir Menschen, das braucht unsere Stadt und das braucht auch die Verwaltung.

Zusammen mit anderen Ebenen wie dem Bund, wo im Koalitionsvertrag jetzt steht, dass wir eine attraktive, moderne Verwaltung werden möchten – bürgerorientiert und gut funktionierend.

Koalitionsvertrag 2021 steht auf Seite 10 von 178

Letztendlich möchte Verwaltung attraktiver Arbeitgeber werden. So ist es auch in Berlin eigentlich wichtig, dort den Hebel zu finden, der das Ganze verändert. Den Hebel für die Veränderung eines althergebrachten, preußischen Systems der Verwaltung: Was funktioniert, ist vielleicht nicht mehr ganz zeitgemäß? Wie kommen wir zur Erneuerung, nicht nur, aber auch in kleinen Inseln und im Großen und Ganzen? Wie kann die anstehende Transformation bei den anstehenden großen Themen  #klima #gemeinwohlorientierung gelingen – meine Herzensthemen, die ich gerade bewege und die mich bewegen. Ich muss bei mir persönlich anfangen, sie umzusetzen, Ordnung schaffen, Platz schaffen, Raum, um die Dinge gut zu machen und ein gutes Auskommen zu haben.

Wer daran interessiert ist, vor allem Berliner Verwalter:innen, bitte meldet Euch. Vielleicht können wir das mal besprechen, das fände ich spannend – Eure Sicht darauf und so erzeugen wir vielleicht gemeinsam ein Momentum, um etwas zu verändern. Das würde mich freuen.

Ich freue über Rückmeldungen und darauf, Berliner Verwalter:innen zu treffen, gerade auch Euch, Berliner Forumsmitglieder.

Drei Vorgehensweisen bei der DMS-Einführung: Philosophien, Erfolgskriterien, Risiken

1.   Vom Ende her denken

Der folgende Beitrag ist die leicht geänderte Version eines Kapitels aus dem Implementierungsleitfaden DMS – Teil 1 Begeisterung für das Projekt wecken. Schon ganz zu Beginn eines E-Akten-Projekts muss der:die Projektleiter:in daran denken, wie später eine konkrete Einführung in einem begrenzten Sachgebiet stattfinden soll. Je nachdem, welche Vorstellungen man davon hat, wird der Projektplan ganz unterschiedlich ausfallen.

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