Aus der agilen Methodenkiste: Die Wirkungsanalyse macht aus Anwendern der E-Akte Projektbeteiligte

Wenn eine Verwaltung ein DMS („E-Akte“) oder auch eine andere große Software („Campus-Management“) einführen will, dann steht sie vor der Aufgabe, die künftigen Anwender:innen – die „Projektkunden“ – kontinuierlich in das Projekt einzubinden. Das gilt für die Beschaffungsphase, noch mehr aber für die anschließende Implementierungsphase. Die klassischen Wasserfall-Methoden haben dafür kein richtiges Konzept. Wie packen wir in agilen Projekten diese Aufgabe an?

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Agiles Forschungsmanagement-Experiment

Ko-Autor: Professor Dr. Hermann A. Wegner

Es begann im Sommer 2019, als ich eine spannende Anfrage der Justus-Liebig Universität Gießen bekam. Ein internationales Forschungsteam will stärker selbstorganisiert arbeiten, da sich das Team auf mehr als 10 Promovierende verdoppelt hat und eine individuelle Betreuung durch den Doktorvater bei der Gruppengröße nicht mehr leistbar ist. Zudem arbeiten mehrere Promovierende an ähnlichen Themen, da ist eine engere Zusammenarbeit und die bessere Vernetzung untereinander sehr sinnvoll. Andere Formate der Zusammenarbeit wurden notwendig.

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Digitalisierung als Rolle rückwärts? Die süße Versuchung der „Standardisierung“

Durch verschiedene Anlässe bin ich in letzter Zeit auf dieses Thema gestoßen, auf ganz verschiedenen Verwaltungsebenen: Ein Amtsleiter, der seine Mitarbeiter:innen per E-Akte zu der Ordnung zwingen will, die er für sich am besten hält; ein Bundesland, das alle Landesbehörden über einen Kamm scheren will; ein anderes Landesprojekt, das (fast) alle Hochschulen des Landes zur Einführung der gleichen Software verpflichten möchte – soweit ein paar Stichworte. Was versprechen sich die Verantwortlichen davon? Und welche Folgen hat es für die E-Akten-Projekte?

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«Paralleluniversum Projektwelt» – Projekte sind begehrt … und ungeliebt. Was die Koexistenz von Projekten und Regelorganisation so schwierig macht

«Projekte sind wie Handwerker und Familienbesuch:
Es freut einen schon, wenn sie kommen – und doch halt noch mehr, wenn sie endlich wieder gehen.»
Alte Projektleitungsweisheit.

Dafür gibt es diverse Gründe. Hier ein paar nicht abschliessende Beispiele:

Störfaktor Projekt – Projekte sind Fremdkörper in den Zahnrädchen der Organisation. Sie verfolgen eigene Ziele, haben eine eigene Methodik und eine eigene Auftragslage.
Genau dafür gibt es sie – wenn sie nicht etwas anderes als das Gewohnte brächten, bräuchte man kein Projekt. Bequeme Nachbarn sind sie dabei aber nicht.

Stiefkind Projekt – Viele Projekte erblicken nur das Licht der Welt,
– weil es mit „Dann nennen wir es halt Projekt“-Etikett eventuell ausser der Reihe ein zusätzliches Budget gibt,
– weil das Thema unangenehm ist und niemand aus der Linie sich das auf die Fahne schreiben und zuständig sein möchte oder
– weil im Regelsystem relevantes KnowHow fehlt.
Schon bevor so ein Projekt geboren ist, will es eher keiner haben.

Bedrohung Projekt – die Geschichte mit der Zuständigkeitsfalle. Was ein Projekt darf und wo die Regelhierarchie entscheidet, ist oft eine ungeklärte Grauzone mit Potential zum dauerschwelenden Konflikt.

Stresstreiber Projekt – Projektteams haben eigene Deadlines. Die Teammitglieder arbeiten oft teils im Projekt und teils an ihren Regelaufgaben. Und rund um Projekttermine ist der Spagat der Einzelnen zwischen Projekt und Stammorganisation besonders heftig und für die Personen und beide Systeme belastend – Schuld ist dann das jeweils andere, zumindest in der Wahrnehmung.

Start-up-Gründung ‘Projekt’ – ein Projekt ist eine temporäre eigene Organisation in der Organisation

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Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung: Ja, das geht! Auch (und gerade) in der Schweiz.

Andreas Kurt und Dr. Marc Wülser, November 2020

Véro:
Lieber Andreas, lieber Marc. Hallo und willkommen hier bei uns am Forumstisch. Ihr beschäftigt Euch mit Agilität und mit Schweizer Verwaltungsbetrieben. Und mit der Kombination beider. Wie kommt’s?

Marc:
Schweizer Verwaltungsbetriebe leisten bereits heute hervorragende Arbeit. In vielen Fällen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Probleme und Unsicherheiten auftauchen, wenn die Umwelt unruhig wird, Ungeplantes auftaucht oder komplexe Themen im Raum stehen. Der herkömmliche Weg über detaillierte Analyse, Planung und Zielsetzungen stösst hier immer öfter an die Grenzen. Parallel dazu haben mich Fragen der Selbstorganisation und des Potenzials verstärkter Kollaboration zunehmend interessiert und fasziniert. Nicht nur, aber auch in Verwaltungen finde ich, dass diese Konzepte erhebliches Potenzial haben.

Andreas:
Ich war in den 90er Jahren als Patentchef der Schweiz (IGE) eine Gallionsfigur des New Public Managements und habe in der Praxis erlebt, wozu die Schweizer Verwaltung fähig sind. Ich denke, dass diese heute weltweit zu den besten gehört. Nun stehen neue Herausforderungen an und ich bin überzeugt, dass auch die Entwicklung zu selbstorganisierten Teams und kollegialer Führung ein Wandel ist, dem sich unsere Verwaltung stellen wird.

Véro:
Was macht ihr anders als andere? Wo liegen Möglichkeiten und wo Grenzen der Thematiken Agilität und Selbstorganisation in Verwaltungsumgebungen?

Andreas: 
Wir arbeiten wenig instrumentell, applizieren nicht einfach bestehende Regeln oder Texte. Wir versuchen mit Kopf und Bauch ein System zu erfassen und zu erarbeiten, welches das passende agile Instrumentarium ist und bauen es gemeinsam mit dem Kundensystem auf. Manchmal heisst es dann nicht einmal mehr agil.

Marc:
Wir schauen zunächst, was ist, versuchen das System und seine grundsätzlichen Fragestellungen zu verstehen. Dann arbeiten wir aber von der Gegenwart in die Zukunft und nehmen nicht wie üblich das gewünschte Ergebnis vorweg. Das ist verbunden mit der Überzeugung, dass kollektives Ausprobieren, Anpassen und Lernen enorm viel Potenzial hat. Auch wenn ich hier und heute noch nicht genau sagen kann, was das “Endprodukt” sein wird.

Véro:
Herzlichen Dank, Marc und Andreas.

Die beiden haben ihr Vorgehen und ihre Erfahrungen in einen Artikel gegossen. Sie schreiben über

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Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.

Manchmal gibt es Erzählungen, die sind spannend und lehrreich und anregend und werfen außerdem fundamentale Fragen auf, dass wir sie der FAV-Gemeinde unbedingt zur Verfügung stellen wollen. Aber nicht immer geht das, weil die/der Erzähler*in mit Repressalien zu rechnen hat, als Nestbeschmutzer*in gebrandmarkt würde etc. Dann nehmen wir den Kern der Story, verfremden sie und stellen sie unter unserem Namen hier ein. Frei erfunden sozusagen mit einem wahren Kern. Hier ist so einer dieser Geschichten. Weiterlesen „Herr Bischoff eckt an. Eine wahre erfundene Geschichte.“

Webkonferenzen und Webinare zu digitaler Zusammenarbeit: erste Ergebnisse, nächste Termine

Seit dem 25. März haben wir drei kostenlose Online-Konferenzen zu aktuellen Themen, die uns aus Corona-Gründen bewegen, durchgeführt. Vier weitere sind terminiert. Wer sich für die bisherigen Ergebnisse interessiert oder sich überlegt, an einem der nächsten Termine teilzunehmen, kann hier Weiterlesen „Webkonferenzen und Webinare zu digitaler Zusammenarbeit: erste Ergebnisse, nächste Termine“

Zwischen allen Stühlen? Der Product Owner in der öffentlichen Verwaltung

Im Scrum-Rahmenwerk gibt es keinen Projektleiter im herkömmlichen Sinne mehr. Einige seiner Aufgaben übernimmt der Product Owner (andere Aufgaben gehen auf den Scrum Master oder das Team über, einige fallen ganz fort). Und er bekommt Kompetenzen und Aufgaben zusätzlich, die für eine öffentliche Verwaltung oft in Richtung „Amtsanmaßung“ deuten. Mit einem Wort: der „PO“ hat es nicht leicht. Und er ist – ganz unabhängig von Scrum – ein Beispiel für die Änderungen der Organisationskultur, die agile Arbeitsweisen für die Verwaltung bedeuten.

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Weniger ist mehr: Wie Kanban dazu beitragen kann, dass die „Amtsstube“ in den Flow kommt

„Feierabend! Es reicht für heute. Wird ja doch nicht besser“, murmelte Gerald in sich hinein. Seit Wochen schon bemüht er sich, den Berg an offenen Vorgängen abzuarbeiten. Aber er wird nicht kleiner. Das ist einfach nicht zu schaffen. Ständig kommt etwas Neues dazu. Immer wieder der Hinweis „eilt und wichtig“. Und immer wieder muss er dann die Bearbeitung eines laufenden Vorgangs unterbrechen, um neue Anfragen zu beantworten.

Bei seinen Kollegen im Sachgebiet ist es nicht viel besser. Selbst mit Überstunden, die sie ja eigentlich nicht machen sollten, schaffen sie es nicht wirklich, die sich aufstauende Arbeitsmenge abzuarbeiten. Während er die Akten auf seinem Schreibtisch zusammenräumt, fällt ihm plötzlich eine Fachzeitschrift, die er seit Wochen dort liegen hat, auf den Boden. Während er sich bückt, um sie aufzuheben, bleibt sein Blick an der Überschrift eines der Beiträge hängen: „Mehr geschafft bekommen durch Limitierung der Arbeitsmenge“. „Wie bitte?“, schießt es Gerald durch den Kopf. „Das muss ich mir durchlesen.“ Weiterlesen „Weniger ist mehr: Wie Kanban dazu beitragen kann, dass die „Amtsstube“ in den Flow kommt“

#ANDI: Bericht vom Treffen am 25.09.2018 in Konstanz

Ende Juni 2018 hat sich das Netzwerk #ANDI „Agiles Netzwerk Digitale Innovation“ gegründet, und zwar vorerst von Vertretern der Städte Mannheim, Karlsruhe, Freiburg, Konstanz  und der Metropolregion Rhein-Neckar. Anstoß war die Unzufriedenheit mit dem Stand des Angebots an digitalen Bürgerdiensten in Baden-Württemberg. Trotz über zweijährigen Projektivierens der Städte mit dem Innenministerium wurde kein einziges Angebot produktiv gesetzt (siehe den Beitrag von Rüdiger Czieschla   https://agile-verwaltung.org/2018/06/28/wert-versprechen-wert-einhalten-aber-wie/).

Nun also #ANDI. In knapp drei Monaten wurden bereits zwei Serviceprozesse beschrieben und im Grundsatz modelliert. Weiterlesen „#ANDI: Bericht vom Treffen am 25.09.2018 in Konstanz“