Die Kunst, die Agilität des Lebens zu beschreiben – ohne dass das Wort ‚agil‘ fällt……

Am Jahresende ist es ja Sitte, sich in dieser oder jener Form die Frage zu stellen „Weiter so? Oder anders? Was nehme ich mir vor zu ändern? Was beizubehalten?“ Gehört ihr wie ich auch zu denen, die sich fernhalten von guten Vorsätzen, weil nämlich eure Erfahrungen damit eher wenig erfolgreich waren und schon Ende Januar der Lack ab ist? Privat wie beruflich? Ja, das kenne ich so gut.

Seit ein paar Jahren habe ich für die Jahreswechselzeit eine neue Tradition für mich geschöpft:
Ich höre immer wieder die gleiche Rede an, erfreue mich an ihrer inhaltlichen, sprachlichen, humorreichen und lebenstiefen Qualität, lache mehrmals laut – und setze dabei mein vergangenes und mein kommendes Jahr in Beziehung zum dort Gesagten. Und das bringt bei jedem Durchlauf neue Ernte. Ich scheine mich trotz erhöhtem Alter weiterzuentwickeln… oder zumindest weiter zu entwickeln :-).

Dieses Mal war es die Erkenntnis, dass hier über eine agile Art von Lebensauffassung gesprochen wird, ohne das so zu nennen …

… und ja, das habe ich erst dieses Jahr so erkannt. Und genau deshalb möchte ich es in diesen Blog tragen.

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Aus der anti-agilen Methodenkiste: Wie man eine lebendige Diskussion im Team wirksam abwürgen kann

Mein Thema ist: Kommunikation im Team. Welche Sprachmuster wenden wir bisweilen an – meist unbewusst – und welche Wirkung haben sie auf das Wohlbefinden im Team?
Google hatte im Jahr 2012 eine große Untersuchung gestartet, um herauszufinden, welche Faktoren im eigenen Unternehmen zu optimal leistungsfähigen Teams führen. /Anmerkung 1/ Bei dieser Untersuchung wurden – nein, nicht Dutzende, dann wäre es nicht Google – Hunderte von Faktoren in den Blick genommen. Unter anderem die Zusammensetzung der Teams nach Geschlechtern, nach Alter, nach Verweildauer im Unternehmen, nach Vorbildung, nach Freizeitaktivitäten, ob die Teams sich auch nach der Arbeit trafen oder nicht – man kann die Faktoren hier wirklich nicht alle aufzählen. Wer wäre besser als Google geeignet, eine solche multifaktorielle Analyse auszuführen? Aber heraus kam: nichts.

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Im Team lernen (1)

Beim Aufsetzen von Scrum Teams stoßen wir immer wieder auf ein Thema: die Spezialisierungsfalle. Durch gemeinsames Lernen im Team aus der Spezialisierungsfalle herauskommen. Es ist ein Unterschied, ob wir fremdes Wissen übernehmen oder eigenen Wissen aufbauen.

Was ist die Spezialisierungsfalle?

Die Spezialisierungsfalle bedeutet, dass es immer nur eine Person gibt, die ein spezielles Thema bedienen kann. Dahinter steckt die Denkweise, dass es für die Organisation insgesamt günstiger ist, nur jeweils eine Expertin oder einen Expertin darin auszubilden.

Doch das führt zu langen Wartezeiten: „Das können wir erst machen, wenn Frau X oder Herr Y wieder da ist.“ Das sehen wir z. B. in Sprint Reviews, wo es dann heißt: „Wir konnten das Thema nicht abschließen, weil die Person Z fehlte.“

Aber das hat noch einen zweiten Effekt: Alle Teammitglieder verlassen sich darauf, dass Person Z eine bestimmte Aufgabe erledigt. D. h. sie schalten im Sprint Planning vorübergehend ihren Kopf aus: „Ich muss das Thema ja nicht umsetzen.“

Die Spezialisierungsfalle ist allen in der Organisation bekannt. Aber keiner geht das Thema gerne an: „Das dauert ja ewig, bis hier alle auf dem gleichen Wissensstand sind. So viel Zeit haben wir nicht.“

Was bedeutet also Wissen und Lernen im Team?

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Wir sind schon längst digital

In der jetzigen Debatte rund um Home-Office und die E-Akte gibt es viele Stimmen, die nach Wandel rufen. Wie soll der aber aussehen? Und was braucht er? In diesem Streitgespräch wollen wir unterschiedlichen Aspekte der digitalen Transformation auf den Grund gehen und ein paar steile Thesen aufstellen.

Mitdiskutiert haben: Lila Sax dos Santos Gomes, Christine Gebler und Veronika Lévesque

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Home Office/Technische Ausstattung/IT

LSdSG: Hallo Christine, Vero schön, dass ihr da seid. Wegen Corona können wir dieses Gespräch nur im digitalen Format führen aber allein die Tatsache, dass das möglich ist zeigt schon, wie weit wir gekommen sind. Auch wenn immer wieder behauptet wird, die öffentliche Verwaltung würde zu wenig machen für die digitale Transformation finde ich, dass wir durch Corona doch ziemlich weit gekommen sind.  Schaut euch mal die Zahlen an: fast 50% der Mitarbeitende im Homeoffice – das ist doch grandios und zeigt, in was für einen Wandel wir uns gerade befinden, oder nicht?

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Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

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Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?

Wir vom FAV haben einige Webinare durchgeführt unter dem Motto „Erst die Strukturen, dann die Tools“. Von vielen Teams kommen nämlich aktuell Hilferufe der Art „Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht.“ Aber wie kommt es dazu, dass „spontan“ aufgesetzte Tools ganz schnell in die (gefühlte) Unübersichtlichkeit führen? Das kennen wir ja auch schon von Windows-Servern und leider oft auch von neu eingeführten E-Akten und DMS.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats zu werfen. Das gibt uns Hinweise, es besser zu machen. Weiterlesen „Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?“

„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen

Zu diesem Thema haben wir seit Mitte April zwei kostenlose Webinare angeboten mit über 70 Anmeldungen – quer über alle Verwaltungsarten und in ganz Deutschland und der Schweiz. Das Thema scheint also wichtig, und wir wollen es gerne weiter verfolgen. Weiterlesen „„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen“

30 Berichte „Welche Erfahrungen machen wir gerade?“ – Helix 3, die Osterausgabe, ist erschienen

„Stellt euch sowas vor“, schrieb Heinz Bayer Anfang April an die Mitglieder von FAV (Forum Agile Verwaltung) und FALL (Forum Agiles Lernen und Lehren), „100 kleine persönliche Corona-Geschichten und Einschätzungen der aktuellen digitalen Transformation in Sachen praktisch erprobter Plattformen und Tools … Das würde vielen was bringen.“

Es wurden nicht 100 Geschichten, sondern 30. Sie lesen sich aber wie 1001 Erzählungen: persönlich, oft packend, aber auch reflektierend. Vor allem sind sie im Jetzt geschrieben, aber als Spiegel. So bewahren sie Erfahrungen, die später – im Rückblick – vielleicht verschüttet wären, die uns aber in Zukunft helfen können. Weiterlesen „30 Berichte „Welche Erfahrungen machen wir gerade?“ – Helix 3, die Osterausgabe, ist erschienen“

Digitale Plattformen der Kollaboration – die nächsten Konferenzen

Die Webkonferenz am vergangenen Mittwoch, 25.03.2020, mit ihren knapp 100 Teilnehmer*innen aus allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung (und auch einigen Berater*innen) hat uns gezeigt, dass hier ein Bedarf vorliegt. Dem wollen wir – im Rahmen unserer ehrenamtlichen Ressourcen – gerne nachkommen. Wir stellen hier einige Themen zu Abstimmung unter unseren Lesern. Die drei am höchsten bewerteten Themen bieten wir in den nächsten Wochen an – kostenlos und auf eigene Gefahr. Weiterlesen „Digitale Plattformen der Kollaboration – die nächsten Konferenzen“

Digitale Plattformen der Kollaboration – Ergebnisse der Webkonferenz vom 25.03.2020

Letzten Montag haben wir damit begonnen, Informationen zu diesem Thema zusammenzustellen (welche-plattformen-eignen-sich-um-trotz-corona-die-zusammenarbeit-zu-organisieren/). Für Mittwoch zwischen 15 und 16 Uhr hatten wir zu einer öffentlichen Webkonferenz eingeladen, um uns mit Prakter*innen aus der Verwaltung über das Thema

„Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen“

auszutauschen. Knapp 100 Interessierte kamen. Hier die Ergebnisse in Kürze.Zu Beginn haben wir von Meinrad Rombach aus Staufen eine Einführung in das Tool erhalten, mit dem wir die Konferenz selbst durchgeführt haben („Blackboard Collaborate“). Eine solche Konferenz war für uns eine neue Erfahrung und bestimmt für viele Teilnehmende auch, und schon das praktische Ausprobieren eines solchen Tools sollte ein wichtiger Bestandteil der Konferenz sein.

Dann teilten wir uns in drei Arbeitsgruppen nach Themen auf:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen 

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

AG 3: Tools für Online-Lehre

Hier die Ergebnisse in Kürze:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen

Die Moderator*innen, Heike und Nico, hatten eine Folie mit den Anforderungen an Konferenztools vorbereitet:

Denn wir hatten im Vorfeld diskutiert: Viele Diskussionen über „gute Tools“ ermangeln einer Struktur, weil oft Äpfel mit Birnen verglichen werden („Das Tool ist kostenlos.“ – „Ja, aber dafür ist die Teilnehmerzahl begrenzt.“ – Usw.). Eine Liste von Anforderungen, anhand von denen man (auch in der gebotenen Eile wie derzeit) die Plattformen vergleichen kann, erschien uns deshalb wichtig und letztlich zeitsparend.

Die Anforderungen aus der Tabelle wurden auf die von uns zusammengestellte Liste der Tools angewendet:

 

In Wirklichkeit reichte die Zeit nur für drei Tools. Aber inclusive Vorarbeiten kam als Resultat eine Excel-Tabelle mit einer ersten (lückenhaften) Bewertung der Tools heraus (hier zum Downloaden Konferenztools _ Übersicht 25032020 ). An dieser Liste wollen wir weiter arbeiten und bitten unsere Leser*innen um kritische Durchsicht und Ergänzung.

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

In der Gruppe waren seitens des FAV Falk als Moderator und Wolf als Protokollant.  Auch wir begannen mit einer Liste der Anforderungen an Teamboards:

Dazu kam die Liste der Tools, die wir in diesem Zusammenhang bekannt sind:

In der AG ging es nicht so systmatisch zu wie in AG 1. Einige Punkte aus der Mitschrift:

Hinweise auf weitere Anforderungen:
  • Bei uns spielt auch IT-Grundschutz eine Rolle -> Informationssicherheit. Wir sind BSI zertifiziert
  • Zusammenarbeit mit anderen externen Partnern ist wichtig. Das fehlt noch in den Anforderungen.
  • Mich interessieren auch Tools zum Zusammenarbeiten, beispielweise gemeinsame Textarbeit (GR-Vorlagen, Dienstanweisungen, Artikel) oder virtuelle Standupmeetings oder Workshops. Dafür war m.E. keine passende Rubrik vorgesehen.

Auch ein Einwand wurde geäußert: „Man muss erstmal Dinge gesehen haben, um Anforderungen formulieren zu können.“

Wenn man spontan Tools einführt, ohne Strukturen zu definieren, geht der Schuss evtl. nach hinten los
  • Wir haben in einer Gruppe von ca 50 TN Slack getestet. Das war sehr zeitintensiv. Viel Information. Wenig strukturiert. Sehr zeitintensiv – lesen, suchen etc. // Wie kann ich das vermeiden?
  • Wir haben aus der (Corona)Not geboren auch einfach mal ein Slack „aufgesetzt“. Bisher als Alternative zum fehlenden Bürotalk für uns brauchbar :-). Die Einführung ist aber relativ unstrukturiert gelaufen.
  • Wir führen grade Microsoft Teams ein und haben ähnliche Erfahrungen gemacht. Ohne Regeln und regelmäßige Reflexionen geht es nicht.
Einige Fragen blieben offen
  • Ich habe gute Erfahrungen gemacht, die digitalen Tools mit analogen zu kombinieren – Brownpaper als Taskboard oder KanBan-Board – welche Erfahrungen macht ihr damit?
  • Ich habe mir miro angesehen. Miro zielt ja noch mehr auf gemeinsame Arbeit im virtuellen Raum ab. Nicht ganz trivial im Handling. Hat jemand Erfahrungen damit?
    Bei Miro habe ich nur bei einer finnischen Designagentur gesehen, dass sie es nutzen. Die waren sehr begeistert („Hellon“, aus Helsinki)
    Das heißt aber nicht direkt, dass es in der Verwaltung auch funktioniert.

AG 3: Tools für Online-Lehre

Die Arbeitsgruppe wurde moderiert von Tobias und Veronika.

Das Ergebnis wurde zeichnerisch dargestellt:

Wie wir weiter machen wollen

Wir vom FAV werden uns Folgekonferenzen überlegen, die wir in den nächsten Wochen veranstalten. Dabei soll jeweils ein konkreteres Thema behandelt werden, und der Zeitrahmen soll großzügiger sein (zwei Stunden statt 1:30 Stunden). Unsere Ideen veröffentlichen wir hier demnächst zur Abstimmung.