Wissensmanagement: Erste Erfahrungen mit einer “Community of Practice”

Eigentlich. Eigentlich müsste Wissensmanagement ein ganz heißes Thema in Kommunalverwaltungen sein. Aber außer vereinzelter Versuche, das Wissen der nun massenhaft ausscheidenden Mitarbeiter irgendwie noch zu dokumentieren, ist davon wenig zu hören. Wie könnte ein passendes Format aussehen, das Wissensschöpfung und Wissensverbreitung in die Verwaltungsprozesse integriert und das Thema aus einem “Problem” in eine Alltagsroutine transformiert? Wir vom FAV probieren ein bisschen herum. Als Erstes haben wir eine Community of Practice gegründet. Weiterlesen „Wissensmanagement: Erste Erfahrungen mit einer “Community of Practice”“

‚Methode Agilität‘ im Alltag – der Mensch als agiles Wesen?

Die Präsentationen agiler Methoden sind auf diesem Blog besonders viel gelesen. Heute möchte ich eine Art Methode zum Selbstmanagement und zur Selbstwirksamkeit zeigen. Denn in unserem (gemeint ist das Forum Agile Verwaltung) Verständnis von Agilität sind es nicht – oder nicht nur – die Methoden, die Spielräume zur Entwicklung bieten, sondern insbesondere auch der Brückenschlag zwischen Haltung, Kulturfragen und Handlung.

Seit fast 20 Jahren hängt ein von mir selbstgemaltes Bild über meinem Schreibtisch – es ist von Arbeitsstelle zu Arbeitsstelle bei jedem Bürowechsel mitgekommen und ich schaue tagtäglich darauf. Und nicht nur ich ….

Auf dem Bild steht, was ich brauche, um die Arbeit gut zu machen und um sie auch weiterhin und über längere Zeit gut machen zu können.
Gewisse Grundlagen und Prinzipen leiten das Handeln – innere Freiheiten, äussere Bedingungen und generelle Grundsätze.

Mich unterstützen diese ‚5 Freiheiten‘:

Die Freiheit zu sehen und zu hören, was im Moment wirklich da ist, 
– anstatt das, was sein sollte, gewesen ist oder erst sein wird.

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Können wir einfach agil loslegen? Vielleicht ja, vielleicht nein, es kommt darauf an.

Wie können wir an dem anknüpfen, wo wir gerade stehen? Vielleicht kennen Sie diese Aussage: „Wir sind ja eine IT-Abteilung, also können wir auch agil.“. So starten viele und dann gehen die Probleme erst richtig los. Bei jeder Veränderung, ob in der Transformation zu anderen Arbeitsweisen oder neuen Aufgaben wird stets ein Lernprozess in Gang gesetzt. Lernen braucht Zeit. Wie viel? Das kann ich Ihnen nicht sagen. Dafür ist der Lernprozess bei uns Menschen zu unterschiedlich. Hier müssen wir investieren. Nein, kein Geld, sondern Geduld.

Wie kann nun ein guter Start aussehen?

Kommen Sie mit in eine IT-Abteilung einer öffentlichen Verwaltung und schauen Sie den Akteuren über die Schultern. Begleiten Sie den internen Agile Coach Peter bei seinen ersten Schritten mit einem IT-Team.

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Kanban: Steuere die Arbeit, nicht die Menschen

Morgens um 11 Uhr in einer Behörde irgendwo in Deutschland. „Klaus, könnt ihr die Geschichte erledigen. Dringend.“ Manfred steht am Schreibtisch von Klaus mit einem DIN A4-Blatt in der Hand. Klaus, der gerade noch vertieft am Bildschirm arbeitet, schaut auf. „Hm, muss warten. Sorry.“ Manfred schaut verdutzt drein und will sich nicht abwimmeln lassen. „Es ist wichtig und dringend.“ Klaus sieht lächelnd auf. „Das sind die anderen Aufgaben, die wir im Team bereits gerade abarbeiten, auch alle und das WiP-Limit ist voll.“ Während seiner Ausführungen zeigt er auf ein Taskboard an der Wand mit mehreren Spalten. Weiterlesen „Kanban: Steuere die Arbeit, nicht die Menschen“

„Hilfe, mein Team ist nicht agil!“ Mit dem Delegation Board schonend Selbstorganisation fördern

Wenn Führungskräfte aus Kommunalverwaltungen in unseren Seminaren und Workshops agile Methoden wie Kanban, Scrum & Co. kennenlernen, sind sie meist sehr „angefixt“: „Das würde unserer Verwaltung gut tun!“ Und im nächsten Moment meldet sich der Zweifel: „Aber dafür braucht es auch Mitarbeitende, die Verantwortung übernehmen wollen. Viele wollen aber lieber klare Vorgaben von mir als Führungskraft und würden sich von mehr Eigenverantwortung und Selbstorganisation überfordert fühlen“. Dann gebe ich zunächst gern augenzwinkernd zu bedenken, dass ihre Leute womöglich das Gleiche über sie sagen: „Wir würden ja gern, aber das würde unsere Führungskraft nicht zulassen …“ 😉

Zu sehen ist aber auch: Die öffentliche Verwaltung ist ein Umfeld, in dem Gesetze und Vorgaben einzuhalten sind, in dem das Sicherheitsbedürfnis stark ausgeprägt ist und das nach wie vor durch Hierarchiedenken geprägt ist. Hier ist es für Führungskräfte nicht einfach, Kontrolle abzugeben, denn sie selbst müssen schließlich für alles in ihrem Bereich „den Kopf hinhalten“. Und für Mitarbeitende ist es nicht einfach, auf die Absicherung „von oben“ zu verzichten. Selbstorganisation lässt sich nicht einfach „anknipsen“ oder „einfordern“.

Die Frage ist also, wie Sie als Führungskraft für Ihr Team und Ihre Aufgaben das jeweils richtige Maß im Spektrum zwischen Anweisung und Selbstorganisation finden können. Und wie Sie in kleinen Schritten und sehr schonungsvoll erproben können, wo mehr Übertragung von Verantwortung für beide Seiten gewinnbringend ist.

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Stressfreie Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld

Kommunikation und agile Werte sind wichtige Bausteine für eine gelungene Transformation zu einem agil arbeitenden und wirkenden Arbeitsumfeld. Der Weg ist jedoch nicht immer leicht. Lassen wir an dieser Stelle eine Person berichten, die den Weg gegangen ist.,

Hallo, mein Name ist Jolanda, und ich bin seit vielen Jahren in einer Kommunalverwaltung unterwegs. Ich schaue auf meinen Kalender, es ist der 11. Januar 2021. Vor mir steht mein morgendlicher Bürokaffee, und ich lasse meine Gedanken schweifen. Wir arbeiten schon seit einigen Jahren agil und alles funktioniert, meine Kollegen und ich ziehen an einem Strang. Die Kommunikation ist wertschätzend, konstruktiv und fördernd. Um es kurzzufassen: „Es läuft.“ Doch wenn ich mich recht erinnere, war das nicht immer so. Besonders als wir begonnen haben, uns zu „transformieren“, war es alles andere als harmonisch. Jeder wollte irgendwie sein Ding durchbringen. In unserer Verwaltung waren früher die Hierarchien stark ausgeprägt und kulturell verankert. Da war es nicht leicht, die Augenhöhe herzustellen. Doch genau das war und ist ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Transformation.

Wir haben im Sommer 2018 begonnen, uns den agilen Arbeitsweisen zu widmen. Im agilen Manifest steht: „Individuen und Interaktionen gehen vor Prozesse und Werkzeuge.“ Dies war für uns der Auftrag, dass wir uns mit uns selbst, unseren Interaktionen und insbesondere unserer Kommunikation auseinandersetzen wollen.

Wie kommen wir dazu, eine förderliche Kommunikation zu entwickeln?

Es wäre doch toll, stressfreier zu kommunizieren. Ein interessanter Gedanke. Weiterlesen „Stressfreie Kommunikation im agilen Arbeitsumfeld“

Luuise – oder – Hattie lässt grüßen

Ja ich bin es wieder mal. Heinz Bayer – der aus dem Forum agil lernen und lehren. Dieses Mal mit Luuise im Gepäck. Samt einem Wimmelblatt über Bildungsstudien und mehr.

Luuise und mehr

 

„Ach was, diese unsäglichen Bildungsstudien“, wispert es genervt als Hintergrundgeräusch in vielen Lehrerzimmern, wenn es um Studien wie die von John Hattie geht. „Schon wieder wird eine neue Sau durch‘s Dorf getrieben. Dabei haben wir doch unsere altbewährten Rezepte.“ Weiterlesen „Luuise – oder – Hattie lässt grüßen“