Wir sind schon längst digital

In der jetzigen Debatte rund um Home-Office und die E-Akte gibt es viele Stimmen, die nach Wandel rufen. Wie soll der aber aussehen? Und was braucht er? In diesem Streitgespräch wollen wir unterschiedlichen Aspekte der digitalen Transformation auf den Grund gehen und ein paar steile Thesen aufstellen.

Mitdiskutiert haben: Lila Sax dos Santos Gomes, Christine Gebler und Veronika Lévesque

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Home Office/Technische Ausstattung/IT

LSdSG: Hallo Christine, Vero schön, dass ihr da seid. Wegen Corona können wir dieses Gespräch nur im digitalen Format führen aber allein die Tatsache, dass das möglich ist zeigt schon, wie weit wir gekommen sind. Auch wenn immer wieder behauptet wird, die öffentliche Verwaltung würde zu wenig machen für die digitale Transformation finde ich, dass wir durch Corona doch ziemlich weit gekommen sind.  Schaut euch mal die Zahlen an: fast 50% der Mitarbeitende im Homeoffice – das ist doch grandios und zeigt, in was für einen Wandel wir uns gerade befinden, oder nicht?

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Agile Verwaltung: Frauen übernehmen die Führung

Am letzten Dienstag 2. März 2021 fand das „1. Barcamp New Work in der Verwaltung 2023/2033“ statt. Das Camp war in mehrerer Hinsicht bemerkenswert und hat einige Highlights hervorgebracht. Davon möchte ich heute eines vorstellen.

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Wozu wir neues Denken brauchen.

Die aktuelle Zeit ist voll von Themen, in denen es um einen Wandel geht. Der Wandel hin zu einer digitalen Gesellschaft, die Transformation zu einer agilen Organisation, der Wandel zu einem ökologisch nachhaltigen Leben. All das setzt voraus, dass wir alte Denkmuster hinter uns lassen und anfangen, einen anderen, neuen und positiven Blick auf die täglichen Dinge einnehmen.

Doch wie soll das neue Denken aussehen? Die Antwort auf diese Frage liefert Petra Bock in ihrem Buch „Der entstörte Mensch“. Ein Buch, was die Fakten auf den Tisch legt.

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Agil unterwegs sein. Ein Gespräch über ausgetretene und neue Wege, Stand- und Fluchtpunkte und Freiheit als unsere Notwendigkeit

Wolf:
Liebe Veronika, wir haben uns  hier gemeinsam an den virtuellen Tisch gesetzt, um uns über Freiheit zu unterhalten. Was bedeutet für uns Freiheit? Wie ist sie privat und persönlich konnotiert? Wie beruflich und im Team?

Ich denke meistens in der Unterscheidung “Freiheit von” und “Freiheit zu”.

Eine große Energie bringt mir immer der Gedanke der “Freiheit von”: mich befreien von den Zwängen der all-verwalteten Welt. Ausbrechen. Losfahren. Aufsteigen. Von hohen Schwimmtürmen springen. Wellenreiten. Kein Ziel vor Augen, nur den Weg entdecken und bahnen.
Und dann gehts nicht lang, und ich merke, dass ich den gebahnten Weg vermisse. Dass nach der ersten Stunde des Losfahrens der Zauber verfliegt

Vero:
Lieber Wolf. Der Aufschlag zu diesem Dialog war ja meine Mitteilung, dass ich meine Wohnung auflöse und ins Wohnmobil ziehe. Ganz nomadisch und ambulant unterwegs. Wände abbauen und Grenzen ignorieren. (OK, arbeiten muss ich trotzdem noch). Wie die meisten hast auch du mit offenem Mund reagiert. Viele Reaktionen mündeten rasch in die Nachfrage, ob ich keine Angst habe, wie mutig das denn sei und ob ich wirklich die Sicherheit meiner vier Wände einfach aufs Spiel zu setzen bereit wäre.
Für mich ist Freiheit, dass ich nicht mehr als irgend nötig in fixen Wegen, Wänden, Orten, Routinen und Gegebenem stecke.

Damit mir eins möglich bleibt: Gelegenheiten wahrnehmen. Merken, wenn sich ganz spontan und neu und neugierig etwas auftut und mich zum überrascht werden einlädt.

Und für diesen Teil der inneren und äusseren Freiheit sind mir Sicherheit und Geborgenheit im Bekannten weniger wichtig als das Entdecken und Erforschen. Das gibt mir Freiheit in mir. Und die schätze ich hoch.

Wolf:
Oh, liebe Veronika, das mit der Freiheit in mir kann ich sehr gut nachvollziehen. Das Loslaufen, das mir so wichtig ist, bedeutet ja zuerst einmal: sich freizugeben. (Selbst wenn es so etwas Ritualisiertes wie “Urlaub” ist, muss ich mir den ja erstmal “nehmen”.) Aber die Freiheit “in mir” drängt ja nach aussen, sie kann nicht in sich bleiben. Sie muss in die Welt gehen – das ist der westliche Weg, denke ich.

Und da brauche ich so etwas wie einen festen Rahmen, der mir Boden unter den Füssen ist und Widerstand gibt.

Vero:
Für mich ist privat und beruflich die Tatsache, dass wir in einer veränderungsfrequenten und innovationsschnellen Zeit leben und vieles sich verändert ja ein Segen und nicht Belastung. Damit kenne ich mich aus. Neue Länder zum Leben, neue Technologien zum durchprobieren, Agilität, VUKA, Nicht-Planbares… her damit… !
Vielleicht liegt das daran, ich mich schon natürlicherweise in Zwischenräumen aufhalte (zum Beispiel zwischen meinen mehreren Kulturen und Sprachen, aber auch zwischen meinen unterschiedlichen Berufen und Disziplinen, in denen ich unterwegs war bzw. bin). Mir fällt es leicht, mich in Grenzregionen oder an uneindeutigen Positionen zu verorten und zu orientieren. Und so funktionieren ja auch Innovationen. Das agile “in Netzwerken anstatt in fixen Strukturen und Silos “ zu agieren entspricht mir schon aus meiner Biographie heraus sehr.

Ich arbeite besser mit spontanen situativen Eigenentwicklungen als mit etablierten Standards.

Denn ich habe immer wieder erlebt, dass es DEN einen Weg als best practice für mich nicht gibt. Noch nie gab. Was meine deutsche Umgebung verwerflich fand, war für das französische Umfeld normal und sogar wünschenswert – und ich meine da nicht nur das Essen :-).

Wolf:
Das ist bei mir deutlich anders. Innovation ist für mich nichts Begeisterndes an sich. Die Geschwindigkeit technischer Änderungen empfinde ich manchmal als Tsunami, also als etwas, das mich ergreift ohne dass ich eine Wahl hätte – also das Gegenteil von Freiheit. 
Es gibt neue Dinge, die ich rundum begeisternd finde, weil ich sofort spüre, dass sie meinen Handlungsspielraum erweitern. Ich kann aktiv handeln. Dazu gehören z.B. die virtuellen Konferenzformate, die jetzt normal werden und vielen Teams zu einen Schub verhelfen, den sie in Präsenzformaten nie hatten.

Aber es gibt andere Innovationen, bei denen ich nicht den Eindruck habe, dass ich sie wirklich aktiv gestalten kann, sondern dass sie mich gestalten.

Vero:
Vielleicht kann ich die Innovation nicht gestalten – aber was neu ist, lässt doch immer Raum zum Explorieren und mich meinen neuen Umgang damit gestalten. 
Ich bin ja seit frühester Kindheit und immer noch begeisterter Star Trek Fan. 

Dazu gehört die tiefe Überzeugung und Utopie, dass ein Effekt von technischer Innovation sein kann und insbesondere soll, dass uns die Technik von materiellen Zwängen befreit. Dass der Mensch dadurch Spielraum, Zeit und Möglichkeiten gewinnen kann.

Und sich der eigenen Verbesserung und dem Streben nach Humanität widmet. Errungenschaften wie Replikatoren –  Maschinen, die Materie auf molekularer Ebene verändern und damit nahezu beliebige Produkte herstellen, also eine Weiterentwicklung des 3D-Drucks – bedeuten freien Zugang zu Nahrung und Materiellem für alle. Für Initiierte: “Computer: Tea. Earl Grey. Hot”. 
Transporter zum Beamen bedeuten totale Mobilität für jede und jeden. Ohne Gegenleistung. Die  Technik steht zur Verfügung und ihre Nutzung kostet nichts, weil sie ja da ist. Und beliebig replizierbar. Ich beginne zu träumen…. 
Und die Tatsache, dass erste Geräte aus Star Trek während meiner Lebenszeit von Science Fiction-Requisiten aus Pappmaché zu tatsächlichen realen nutzbaren verbreiteten Alltagsgegenständen wurden, wie Smart Phone und Tablets und vieles mehr, ist Beleg für die hohe Innovationsrate, mit der unsere Generation leben lernen muss und darf. In dem Fall tatsächlich ein wahrgewordener Kindertraum – das MUSS einfach auch gut sein.

Wolf:
Ich habe überhaupt nichts einzuwenden gegen technische Innovationen, die von uns verwendet werden und uns in unserer Freiheit erweitern. Aber dazu muss die soziale Innovation kommen. Entweder technische Innovation unterstütze die soziale oder sie nützt gar nichts.
Wenn ein FDP-Politiker sagt, die Kinder sollten den Klimawandel den Experten überlassen und diese sollten technische Innovationen entwickeln, die den Klimawandel irgendwann bremsen, ohne dass wir unsere gesellschaftlichen Verhaltensweisen ändern müssen, dann fehlt mir der Glaube. Wenn Silicon-Valley-Vertreter wie Musk oder Thiel oder Bezos Billionenwerte in die Luft pulvern, z.B. um den Mars zu besiedeln, dann soll uns das welche Freiheit bringen?? 

Das Risiko besteht, dass bestimmte Innovationen uns über den Kopf wachsen wie der Zauberbesen dem Zauberlehrling und wir den Spruch, um ihn zu stoppen, vergessen haben.

Ein kleines aber aktuelles Beispiel: militärisch bewaffnete Drohnen. Ich weiß nicht, ob die in Star Trek vorkamen. Aber aktuell sind sie dabei, eine neue Rüstungsspirale in Gang zu setzen.   

Véro:
In der Star Trek Zeitrechnung stünden wir heute, im Jahr 2020, nur 6 Jahre vor dem 2026 beginnenden 3. Weltkrieg – der eine Spätfolge der Eugenischen Kriege wäre. 
Auch im Star Trek Universum ist – vor und auch in der Utopie – nicht einfach alles gut, es braucht Willen, Arbeit, Auseinandersetzung und Erfahrungen, immer wieder … In Star Trek passiert die im oberen Bild zitierte Utopie vom abnehmenden Wert der persönlichen Bereicherung hin zur Arbeit an der Humanität der Spezies Mensch erst ab 2064 als Folge der Entdeckung des Warp Drives als Antriebsmethode. Das erlaubt interstellare Raumfahrt und damit Austausch und Interaktion mit völlig anderen Lebensformen anderer Galaxien. Und plötzlich ist Humanität nur eine Spezies und Kultur unter vielen. Und muss sich ihrer selbst und was sie sein möchte, bewusst werden. Sonst kann sie sich als Spezies nicht beschreiben und dialogisch mitteilen. Sie muss ich ihrer selbst mit Stärken, Schwächen und Werten bewusst werden. Im 22. Jahrhundert wird ‘First Contact’ mit anderen Welten zum wichtigen Trampolin in der menschlichen Evolution. Ich bleibe gespannt, was in unserem realen Universum passieren wird. Und wann.

Unsere ganz reale Crux ist: Wir sind noch nicht dort. Wir sind wohl nie ganz angekommen. Wir müssen Erfahrungen sammeln, Innovationen entwickeln und umsetzen  – soziale, gesellschaftliche, wirtschaftliche und technische. Und wir sind gerade derzeit und noch eine ganze Weile Scharniergeneration in einer Welt in einem gutenberg’schen Zeitenwandel: mit neuen Möglichkeiten, beschleunigten Geschwindigkeiten, komplexen Zusammenhängen und dynamischen Variablen. 

Wir sind als Spezies genau so unterwegs in der Entwicklung der Menschheit wie ich in Zukunft in meinem Wohnmobil unterwegs sein werde:
Ein Zuhause unterwegs, unterwegs aber immer zuhause

Nachtrag von Wolf

Als er zu Ende war, bewegte mich unser Dialog weiter stark. Viele Schmetterlinge flogen in meinem Kopf umher. Da setzte ich mich auf die sommerliche Terrasse eines Hotels am Lago Maggiore, imaginiert natürlich, wie es der virtuellen Zeit entspricht, aber mit bunten Blumenkübeln links und rechts und einem wunderbaren Blick auf den See. Und da dachte ich mir:
Was bedeutet mir das, was Véro als “unterwegs” benennt? Was heißt es, an einem Platz zu rasten, dann aber sich wieder davonzumachen, sich vom Ist-Zustand zu distanzieren, ihn – der doch gerade selbst noch Ziel gewesen war – als überholt zu denunzieren und ihn zugunsten der nächsten Etappe zu verraten, ihn abzustreifen wie eine zu eng gewordene, lästige Haut?
Für mich ist das eine Bewegung nicht in der physischen Welt, sondern in der sozialen. Freiheit bedeutet mir: mich aus meiner “Blase”, meinem “Silo”, in dem ich denke, zu befreien. Das geht natürlich nur schrittweise. Ich lese etwas in einem Buch oder auf einem Blog, oder ein Leser antwortet kritisch auf einen Blogbeitrag von mir oder in einem Workshop ereignet sich ein Dialog – und auf einmal merke ich: eine bis jetzt fest sitzende Überzeugung entpuppt sich als schief, als ein Vorurteil, als Resultat verzerrter Wahrnehmung.

Das hat sich in den letzten Jahren oft ereignet, ich kann die Beispiele kaum aufzählen. Mit dem FAV verbunden war der Wechsel meiner Überzeugung, was die Rolle der Verwaltung betrifft. Im Landratsamt, in dem ich früher tätig war, war ich ein aktiver Verfechter des Neuen Steuerungsmodells. Ich sourcte out, was das Zeug hielt, alles im Sinne des “schlanken Staates” (schlank ganz im Gegensinn zu lean). Jetzt bin ich der Überzeugung, dass Verwaltung eine viel stärkere Rolle in der gesellschaftlichen Daseinsvorsorge spielen muss, um mit den globalen Herausforderungen aktiv umgehen zu können. – Bezüglich der E-Akte, einem Kernbereich meiner Aktivitäten, ändere ich bestimmte Meinungen dauernd – und genieße es.
Diese Möglichkeit, aus mir selbst, aus meinen ausgetretenen Pfaden, herauszutreten, mich von der Seite zu betrachten und festzustellen:

“Das, was du für objektiv hieltest, ist es gar nicht. Es ist nur ein Reflex deiner beschränkten Perspektive. Schau auch mal von einer anderen Seite, und du siehst viel mehr.” – diese Möglichkeit ist für mich Freiheit.

Das Gefühl ist ähnlich wir der Aufbruch in den Urlaub, an einem frühen Sommermorgen, in eine frisch geborene Welt hinein. Aber es hält länger. Die neuen Erkenntnisse, die ich gewinne, bleiben ja und erweitern meinen Erlebensradius dauerhaft.
Und es geht nicht ohne andere. Ich kann nicht einfach aus mir heraustreten, andere müssen mir heraushelfen. So ein Dialog wie mit Véro ist unverzichtbar. Das Forum insgesamt spielt dabei eine große Rolle. Individualität und Team bilden keinen Gegensatz, wie auch mancher Agilist wohl meinen mag, sondern das Team ist die Bedingung meiner Freiheit. Und ich wünsche mir, dass es so weiter geht. Solange eben.  

Nach-Nachtrag von Véro:

Neulich sagte ein von mir sehr geliebter Mensch zu mir: “Bis plötzlich!”.
Denn ich hatte mir gewünscht dass wir uns nicht treffen, weil oder wann wir es planen, sondern dann, wenn wir beide spontan Lust darauf haben. ‘Bis bald’ traf es nicht. 

In diesem Sinne: Unterwegs immer zuhause…
und “Bis plötzlich!” . —- Solange eben…

Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung: Ja, das geht! Auch (und gerade) in der Schweiz.

Andreas Kurt und Dr. Marc Wülser, November 2020

Véro:
Lieber Andreas, lieber Marc. Hallo und willkommen hier bei uns am Forumstisch. Ihr beschäftigt Euch mit Agilität und mit Schweizer Verwaltungsbetrieben. Und mit der Kombination beider. Wie kommt’s?

Marc:
Schweizer Verwaltungsbetriebe leisten bereits heute hervorragende Arbeit. In vielen Fällen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Probleme und Unsicherheiten auftauchen, wenn die Umwelt unruhig wird, Ungeplantes auftaucht oder komplexe Themen im Raum stehen. Der herkömmliche Weg über detaillierte Analyse, Planung und Zielsetzungen stösst hier immer öfter an die Grenzen. Parallel dazu haben mich Fragen der Selbstorganisation und des Potenzials verstärkter Kollaboration zunehmend interessiert und fasziniert. Nicht nur, aber auch in Verwaltungen finde ich, dass diese Konzepte erhebliches Potenzial haben.

Andreas:
Ich war in den 90er Jahren als Patentchef der Schweiz (IGE) eine Gallionsfigur des New Public Managements und habe in der Praxis erlebt, wozu die Schweizer Verwaltung fähig sind. Ich denke, dass diese heute weltweit zu den besten gehört. Nun stehen neue Herausforderungen an und ich bin überzeugt, dass auch die Entwicklung zu selbstorganisierten Teams und kollegialer Führung ein Wandel ist, dem sich unsere Verwaltung stellen wird.

Véro:
Was macht ihr anders als andere? Wo liegen Möglichkeiten und wo Grenzen der Thematiken Agilität und Selbstorganisation in Verwaltungsumgebungen?

Andreas: 
Wir arbeiten wenig instrumentell, applizieren nicht einfach bestehende Regeln oder Texte. Wir versuchen mit Kopf und Bauch ein System zu erfassen und zu erarbeiten, welches das passende agile Instrumentarium ist und bauen es gemeinsam mit dem Kundensystem auf. Manchmal heisst es dann nicht einmal mehr agil.

Marc:
Wir schauen zunächst, was ist, versuchen das System und seine grundsätzlichen Fragestellungen zu verstehen. Dann arbeiten wir aber von der Gegenwart in die Zukunft und nehmen nicht wie üblich das gewünschte Ergebnis vorweg. Das ist verbunden mit der Überzeugung, dass kollektives Ausprobieren, Anpassen und Lernen enorm viel Potenzial hat. Auch wenn ich hier und heute noch nicht genau sagen kann, was das “Endprodukt” sein wird.

Véro:
Herzlichen Dank, Marc und Andreas.

Die beiden haben ihr Vorgehen und ihre Erfahrungen in einen Artikel gegossen. Sie schreiben über

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Keep it simple mit „How to make a Toast“

Wusstest du, dass du mit einem Toast für Vernetzung und Verständnis sorgen kannst? Iln den nächsten fünf Minuten erkläre ich dir, wie es geht.

Oft stellen wir uns folgende Fragen:

  • Wie wollen wir zusammenarbeiten?
  • Was wollen wir anpassen?
  • Wie können wir Kreativität fördern?
  • Wie können wir uns auf ein gemeinsames Verständnis einigen?

Um diese Fragen zu beantworten, kannst du mit der Methode „How to make a Toast“ starten.

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Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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In Agilhausen gehen die Lichter aus

„Wir machen in Agilhausen jetzt die Lichter aus, um sie anschließend wieder anzumachen.“ Das ist ein Satz, der vor einiger Zeit bei uns in Agilhausen für ordentlich Wirbel gesorgt hat. Rumwirbeln trifft es ganz gut. „Wir haben Einiges in Bewegung gebracht.“ sagt Susanne.

Im Rathaus von Agilhausen wird Unternehmenskultur bewusst gelebt. Dabei gibt es wichtige Orientierungen für die Zusammenarbeit. Die 12 agilen Prinzipien sind eine solche Orientierung. Als Ergebnis gehen auch mal die Lichter aus. Was haben Agilität und Unternehmenskultur mit Licht zu tun? Susanne, Nick und Alexander treffen sich zu ihrem regelmäßigen Austausch und lassen die letzte Zeit Revue passieren.

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Krisenmanagement in Corona-Zeiten: Die Agile Verwaltung kann mit Komplexität besser umgehen

Bildrechte: Veronika Levesque

Die Corona-Krise treibt die öffentliche Verwaltung auf allen Ebenen kräftig um. Einer der Nebeneffekte: Sie macht die Schwächen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland mit Blick auf den Umgang mit komplexen Herausforderungen mehr als deutlich. Nicht nur im Blick auf das Thema Digitalisierung, sondern auch mit Blick auf die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit im Krisenmodus. Wer Kinder zu Hause hat, ahnt vermutlich, worauf ich hinaus will. Selbst Vater von zwei Kindergartenkindern, habe ich in den letzten Wochen das stark verbesserungsfähige Krisenmanagement der Stadtverwaltung meines Wohnorts nicht nur beobachtet, sondern auch live und in Farbe am eigenen Leib spüren dürfen.

Halten wir vorher fest: Ja, wir haben es mit einer komplett „neuartigen“ Situation zu tun. Die Kommunalverwaltungen – am untersten Ende der „Nahrungskette“ – mussten bzw. müssen nach wie vor immer noch in vielen Bereichen darauf hoffen, dass sie zeitnah Informationen vom Land bekommen, die oft auch nur bruchstückhaft und meist sehr kurzfristig bei diesen angekommen sind. Mit kurzen Vorlaufzeiten dann im Bereich der Kinderbetreuung zu reagieren, war und ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht einfach. Natürlich waren und sind die übergeordneten Stellen für die Situation selbst nur unzureichend gewappnet. Verwaltungsstrukturen sind nun mal auf langfristige und stabile Rahmenbedingungen ausgerichtet. Und dann kam Corona. Täglich neue Erkenntnisse, täglich neue Anpassung an die gewonnenen Erkenntnisse – neue Entscheidungen, die auf Basis der neuen Erkenntnisse permanent überprüft, angepasst oder gar vollständig neu getroffen werden mussten bzw. noch immer getroffen werden müssen. Nicht einfach. Überhaupt nicht. Mit anderen Worten, wir hatten und haben es immer noch mit einer hochkomplexen Situation zu tun. Dazu noch der enorme politische Druck. Ich bin mir also bewusst, es ist alles nicht einfach.

Und doch, denke ich an die letzten vier Monate zurück, bin ich hochgradig unzufrieden mit der örtlichen Krisenkommunikation. Mehrere Wochen, ja Monate, war von kommunaler Seite hier kaum etwas Vernünftiges zu erfahren. Informationen kamen bruchstückhaft, oft über inoffizielle Kanäle, zu den Eltern, die von jetzt auf gleich Beruf und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen mussten. Eine Herausforderung. Der örtliche Flurfunk ratterte enorm. Elternvertreter und Eltern bemühten, die spärlichen Informationen aus der sichtlich vollständig überforderten örtlichen Stadtverwaltung zu erhalten, die selbst kaum über geordnete Informationen verfügte. Und damit kommen wir zum Kern: Die örtliche Verwaltung in ihrer Struktur war nicht in der Lage, in dieser komplexen Situation eine geeignete Krisenkommunikation mit den Betroffenen zu erzeugen. Was ich erleben durfte, drückt ein Zitat von Cyril Northcote Parkinson ziemlich genau aus:


„Ein Vakuum, geschaffen durch fehlende Kommunikation, füllt sich in kürzester Zeit mit falscher Darstellung, Gerüchten, Geschwätz und Gift.“

Cyril Northcote Parkinson


Oder anders ausgedrückt: Viele Eltern – mich eingeschlossen – grollten, weil sie jedem Informationsfetzen hinterherlaufen mussten. Gerüchte und verwirrende Darstellungen waberten durch den Raum und führten zu noch mehr Unsicherheit bei allen Beteiligten und am Ende – und da bin ich mir sicher – zu erhöhten Nachfrageaufkommen und Aufwand bei der örtlichen Verwaltung.

Jetzt kommt meine steile These, die ich in den Raum werfen möchte: Eine agile Verwaltung hätte die Krisenkommunikation besser beherrscht und die Situation besser in den Griff bekommen. Warum? Weil sie sich auf diese Komplexität einstellt und mit den Hilfsmitteln arbeitet, die speziell für diese Komplexität in Form von Prinzipien und Managementrahmen geschaffen wurden. Nicht aus Jux und Tollerei, nicht aus Spaß an der Freude, sondern eben um mit den Herausforderungen der Komplexität umgehen zu können. Was macht eine agile Verwaltung – wie wir sie im Forum Agile Verwaltung forcieren – aus? Sie kommuniziert transparent, ergebnisfokussiert und „nutzerzentriert“ mit allen Betroffenen. Nicht über – vergleichsweise – lange Zeiträume, so wie wir es erleben durften – fast drei Monate überhaupt keine offizielle Kommunikation – sondern in möglichst kurzen Intervallen und Zyklen. Sie sucht das aktive Gespräch, informiert, klärt auf, holt Feedback ab und entwickelt an Hand der ständig neugewonnenen Erkenntnisse Lösungen, die innerhalb der kurzen, bereits erwähnten Zyklen an die neuen Erkenntnisse angepasst werden. Es herrscht Transparenz über das vorhandene „Wissen“ – auch über die Organisation hinaus. Eine solche Verwaltung schreckt nicht davor zurück, auch „unperfekte“ Informationen zu teilen. Sie schreckt nicht davor zurück, die Dinge offen und ehrlich immer wieder aufs Neue zu hinterfragen und geht offen mit Irrtümern (die aus lückenhaftem Wissen und fehlenden Erkenntnissen resultieren) um, um die mit fortlaufender Zeit und daraus resultierenden neuen Erkenntnissen behoben werden können. Sie wartet nicht, bis sie die perfekte Lösung (die es ohnehin nie geben wird, da sie immer nur eine Momentaufnahme ist) gefunden hat. Sie versucht, das Problem im Hier und Jetzt zu lösen. Das schafft Vertrauen und Verständnis. Wichtig, um in der Situation der Komplexität, wie wir sie gerade erleben, handlungsfähig zu bleiben.

Eine agile Verwaltung hätte – wie es übrigens einige Verwaltungen vorgemacht habe, ohne sich mit dem Attribut der Agilität zu schmücken – in möglichst kurzen, aber regelmäßigen Abständen mit den Elternvertretern kommuniziert, über die aktuellen Erkenntnisse und Zwischenstände informiert und – im Rahmen der Möglichkeiten – wenn auch kleine „Unterstützungsangebote“ gemacht. Man mag einwenden, dass man hierfür Zeit und Ressourcen braucht. Aber jetzt mal ehrlich: Für die vielen Anrufen und Anfragen der Eltern von Kindergartenkindern, die auf dem Amt anrufen, brauche ich auch Zeit und Ressourcen. Und eine gute Krisenkommunikation, wie ich sie mir gewünscht hätte, wäre vermutlich zielführender und ressourcensparender gewesen. Ein Mal in der Woche eine 15-minütige Videokonferenz mit den Elternbeiräten, die wiederum die Informationen streuen, kostet nicht viel Zeit – hätte aber ungemein dazu beigetragen, Verständnis zu erzeugen und den – nicht gerade wenigen – widersprüchlichen kursierenden Flurfunkbotschaften entgegenzuwirken. Zentral dabei: Mit jeder „Iteration“, jeder „Kadenz“ hätte eine agile Verwaltung auch die Chance, ihr Vorgehen an neue Erkenntnisse, neue Ideen anzupassen und besser zu werden. Organisatorisch zu lernen. Erkenntnisse, die im Übrigen auch nach der Krise, in den Alltag transferiert werden. Auch diese Chance wurde in meinen Augen damit – im oben beschriebenen Falle – verpasst.

Bildrechte: Veronika Levesque

Auch hat eine agile Organisation auf diesem Wege die Chance, auch kleine Verbesserungen, erste Zwischenschritte auszuprobieren und Feedback einzuholen, ob der Lösungsweg verbesserungsfähig ist. Denn im Dialog mit den Beteiligten ergeben sich nicht selten viele Optionen, die – das liegt in der Natur der Komplexität – noch gar nicht auf dem Schirm der Entscheider sind. Im konkreten Fall hätte dies bedeutet, dass die Verwaltung, die bereits damit beschäftigt ist, Lösungen für den Tag x zu erarbeiten, hier auch das Feedback der eigentlich Betroffenen und internen Beteiligten bereits hätte einfließen lassen können. Dann hätte man bereits im frühen Stadium Irrtümer (Denkfehler, falsche/lückenhafte Annahmen, mögliche Lücken u. ä.) identifiziert. (Ich bin mir sicher, dass kaum ein(e) Erzieher:in tatsächlich bei der Lösungsentwicklung beteiligt war.) Ganz nebenbei lassen sich auf diesem Wege sogar erste „Mehrwerte“ für alle Betroffenen erzeugen, die das Signal setzen, dass man sich der Herausforderung bewusst ist und sich bemüht – im Rahmen der Gegebenheiten – eine Lösung zu finden. Diese mag noch nicht ideal sein, aber mildert den Druck bei den Betroffenen und ist ein klares Signal der Wertschätzung.

Mein Fazit: Die „tradierten“ Strukturen der öffentlichen Verwaltung sind auf Stabilität ausgerichtet. Krisen, wie wir sie derzeit erleben, lassen sich deutlich besser meistern, wenn auf Ansätze gesetzt wird, die explizit auf Komplexität ausgerichtet sind. Oder mit anderen Worten: Krisenmanagement kann die agile Verwaltung deutlich besser und bietet damit das Potenzial die Handlungsfähigkeit der Verwaltung in komplexen Situationen zu erhöhen.

5 Menschen. 1 Stunde. 12 Wochen. Erfahrungen in einem digitalen WOL-Circle

Die Idee von „Working Out Loud“ (WOL) stammt von John Stepper, einem Amerikaner. Das Konzept unterstützt Menschen dabei, in kleinen Gruppen persönliche Ziele zu erreichen, bessere Beziehungen aufzubauen und sich selbst weiter zu entwickeln. Ein Erfahrungsbericht von Lucyna Zalas und Christine Gebler über neun Stunden zu fünft und das Gefühl, einen wöchentlichen Serien-Termin auf keinen Fall verpassen zu wollen.

WOL-FAV

Grafik: Veronika Levesque

Die Neugier auf WOL

Immer mehr begeisterte Berichte über „Working Out Loud“ (WOL) machten uns neugierig. Was ist dran an WOL und wie läuft es? Schafft man es wirklich, mit fremden Menschen einem selbstgesetzten Ziel näher zu kommen und sich zu öffnen? Auch wenn uns zunächst ein regelmäßiges Treffen über zwölf Wochen fast nicht machbar schien, wollten wir es versuchen. Als in der Corona-Krise unser Alltag ohnehin neu erfunden werden musste, gründeten wir mit drei anderen einen WOL-Circle.

Der Start des WOL

Einen WOL zu starten ist einfach. Alle Informationen fanden wir auf der Seite von John Stepper. Ende März trafen wir uns, ansässig in Ost-, West- und Süddeutschland, in der Schweiz und in Belgien, zum Kennenlern-Treffen per Video-Chat, zur „WOL-Runde 0“. Also ging es in der ersten Runde erst mal darum, auf wen wir uns da gegenseitig eingelassen hatten. Inhalt war außerdem, sich über das persönliche Ziel klar zu werden. Parallel machten wir einen Slack-Account auf. Hier postete jede:r auch ein paar Zeilen über sich, in denen wir etwas mehr voneinander erfuhren. Es wurde deutlich, welche unterschiedlichen Hintergründe wir mitbrachten, privat und beruflich – beste Voraussetzungen für das Lernen voneinander.

Wie wir den WOL erleben

In der Woche darauf starteten wir mit den Aufgaben und trafen uns immer digital und zur gleichen Zeit. Wir stellten schon nach sehr kurzer Zeit fest, dass wir auf der gleichen Wellenlänge liegen. In einer der folgenden Runden vereinbarten wir, dass wir die gemeinsame Zeit persönlicher nutzen wollen. Also erledigten wir die Aufgaben von John Stepper nicht im Treffen selbst, sondern vorher und tauschen uns in der Stunde über unsere Gedanken, Empfindungen und offenen Fragen aus. „Was macht die Aufgabe mit mir?“ „Fällt sie mir schwer oder leicht und warum?“ „Wie macht ihr das?“. Daraus entstand im Lauf der Wochen ein intensiver, tiefgehender und berührender Austausch, in dem wir auch über persönliche Erlebnisse und sogar Schicksalsschläge sprachen. In Slack organisieren wir uns und tauschen auch wichtige Ereignisse oder Erfolgserlebnisse aus. Und natürlich geben wir uns Tipps und Hinweise zu unseren jeweiligen Zielen. Jedes Treffen läuft anders, jedenfalls immer unterstützend, motivierend und anregend. Wir rücken immer mehr zusammen. Inzwischen sind wir in der zehnten Woche angelangt. Wir sind gespannt, wie es weiter geht und was am Ende aus unseren Zielen geworden ist.

Unser Fazit zu WOL

Bei einem spontanen, virtuellen Wein- und Plauderabend außerhalb des WOL haben wir beide uns entschieden, unsere Zwischenbilanz hier mit Euch zu teilen.

Der WOL-Circle kann eine wunderbare Erfahrung sein. Unsere Erwartungen haben sich jetzt schon übererfüllt. Wir glauben, eine offene Haltung und die Bereitschaft, Informationen und Persönliches miteinander zu teilen, ist Voraussetzung für einen inspirierenden WOL. Dazu gehören nicht nur Erfolge, sondern auch Herausforderungen und vielleicht sogar die Auseinandersetzung mit Schwächen.

Gerade bei Themen, die interessant und wichtig sind, aber im Alltag nicht die nötige Priorität bekommen, kann ein WOL mit seinem zeitlich knappen, aber regelmäßigen Tun sehr hilfreich sein. Das gemeinsame Ziel des WOL, an einem selbst gewählten Thema zu bleiben, wirkt sich auf das Erreichen des persönlichen Ziels und die eigene Effektivität positiv aus.

Der freitägliche Austausch ist für uns ein Wochenhighlight und (fast) unverzichtbar. In der fünften Woche, in der es um persönliche Fakten und Entdeckung von nicht offensichtlichen Gemeinsamkeiten ging, war klar, wir wollen uns alle auch persönlich treffen, sobald das möglich ist.

WOL eignet sich sowohl dazu, Kontakte nach außen zu knüpfen – beispielsweise zu Partnern oder Kunden – als auch, um in der Organisation Beziehungen aufzubauen. Auch wenn die Aufgaben stark auf den Ausbau der eigenen Präsenz in den sozialen Netzwerken zugeschnitten sind, regen sie auch andere Möglichkeiten an.

Wir standen beide immer wieder vor der Frage: Was und wieviel möchte ich (online) von mir preisgeben? Gleichzeitig geht es gerade im Aufbau eines persönlichen Netzwerks darum, in Organisationen auch real sichtbarer zu werden und einen guten Kontakt mit anderen aufzubauen. Hier ist WOL eine Unterstützung, Ideen zu entwickeln und konkrete Schritte zu gehen.

WOL als kostenloses, wirkungsvolles Instrument für die Organisationskultur

WOL kann einen großen Beitrag zum Aufbau einer besseren Kultur leisten – nicht nur in großen Firmen und Verwaltungen, sondern beispielsweise auch an Schulen und Hochschulen. Hier könnte WOL für die Teamentwicklung von Lehrstühlen oder für den Aufbau von besseren Beziehungen zwischen Fakultäten genutzt werden. Und gerade in Zeiten leerer Kassen ist es ein hervorragendes Instrument, um in Verwaltungen die Silos aufzubrechen und die Personal- und Organisationsentwicklung zu fördern. Denn es kostet keinen Cent, braucht keine Beratung von außen und ist von jede:m sofort umsetzbar.

Wenn wir Euch ebenfalls neugierig gemacht haben, findet ihr weitere Informationen auf der Webseite von John Stepper (www.workingoutloud.com) und einen Beitrag von Lea Wüst unter link https://agile-verwaltung.org/2019/12/23/working-out-loud-eine-mentalitaet-der-zusammenarbeit-und-gleichzeitig-eine-effektive-selbstlernmethode/. Außerdem könnt Ihr in Netzwerken wie LinkedIn und Facebook offenen WOL-Circles beitreten.

Nach dieser WOL-Erfahrung haben wir definitiv Lust auf weitere Zirkel.

Euch viel Freude beim Ausprobieren, Beziehungen entdecken und Wissen teilen. Eure Lucy und Christine