Aus der agilen Methodenkiste: Ganz im Gegenteil – Denken in Alternativen

Entweder – oder…? So manches Mal fallen Entscheidungen schwer. Keine der Varianten scheint die richtige zu sein. Wie wir in Dilemma-Situationen – auch paradoxe – Alternativen finden können und bessere Entscheidungen treffen, davon handelt dieser Beitrag.

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Magie statt Technologie – die Macht des Wortes

Man erhob „Digitalisierung“ in den Rang eines magischen Wortes.

Das hat einen ganz gravierenden Vorteil: Magische Worte muss man nur sagen, dann wirken sie. Man muss sich nicht auf konkrete Wortbedeutungen einigen, sich nicht mit Problemen herumschlagen, die sich aus einzelnen Begriffsdimensionen ergeben und nach technologischen Lösungen verlangen. Nein, man sagt einfach nur feierlich: Digitalisierung. Und schon ist die Zukunft hell, das Leben wunderbar und die Freude groß.

Peter Welchering kommentiert den Digital-Gipfel der Bundesregierung, 2020

Kommunikation als Grundlage erfolgreicher Projektarbeit

Egal ob agil oder nach Wasserfall, kollaborativ oder direktiv umgesetzt – Projekte sind das Mittel, um Veränderung herbeizuführen. Wesentlicher Aspekt der Projektarbeit ist dabei für alle Beteiligten die Kommunikation. In jeder Phase, jeder Iteration, vor, während und nach jedem Quality Gate gilt es, sich über Anforderungen, Verfahren und Ergebnisse zu verständigen. Somit ist eine erfolgreiche Kommunikation die Basis erfolgreicher Projektarbeit.

Gemeinsame Sprache als integraler Bestandteil der Kommunikation im Projekt

„Einer der Hauptgründe für schlechtes Verstehen liegt darin begründet, daß die Leute sich selbst nicht darüber im klaren sind, was sie überhaupt sagen wollen.“

Cyril Northcote Parkinson

Insbesondere Scrum als Methodik macht die Integration möglichst diverser, für das Vorhaben relevanter Fachexpertisen im Rahmen cross-funktionaler Teams erforderlich. Diese Erkenntnis ist jedoch bei genauerer Betrachtung nicht auf dieses Herangehen beschränkt. Diversität ist in den meisten organisationalen Systemen ein wesentlicher Erfolgsfaktor für kreative Lösungsfindung und Zielerreichung.

Herausforderung ist folglich die Integration dieser diversen Standpunkte, Meinungen und Formen des Diskurses – etwas technokratisch zusammengefasst als domänenspezifische Sprachen zu bezeichnen.

Eine explizite Reflexion über die durch die gemeinsame Sprachausbildung angestrebten und zu verwirklichenden Ziele findet Ausprägungen auf vielen Ebenen – sei es sozial-identitätsstiftend am einen Ende des Spektrums durch die Entwicklung von Gruppenzusammenhalt, Kohärenz in Innen- und Außenwirkung bis hin zu funktionalen und unmittelbar projektrelevanten Zielen, die mit der Reduzierung von Friktionen und Gaps in der Erfüllung von Anforderungen liegen.

Werkzeuge für gemeinsame Sprache – das Glossar

Gemeinsame Begriffe zu finden für Entitäten und deren Wechselwirkungen kann also als ein wichtiger Ausgangspunkt für gelungene Kommunikation und damit gelungene Projektarbeit gesehen werden – natürlich nur als notwendige, aber nicht hinreichende Grundlage.

Ein gemeinsames Glossar ist ein passendes Artefakt, welches die Bemühungen um gemeinsame Sprache sinnvoll persistiert. Implizites wird explizit gemacht, und es bieten sich Ansatzpunkte zur Erstellung eines gemeinsamen Dokuments, idealerweise einer Tabelle, die gut strukturiert und – da filter- und durchsuchbar – gut zugänglich ist. Welche technische Umsetzung gewählt wird, hängt natürlich von den organisationalen Rahmenbedingungen ab. Denkbar sind Excel oder Google Sheets, aber auch SharePoint-Liste oder Wikis sind hervorragend geeignet.

Auf diese Weise niederschwellig im Zugang gehalten, kann das Glossar entstehen und wachsen. Eine redaktionelle Bearbeitung ist notwendig, etwa im Rahmen expliziter „Glossar-Termine“. Begleitend ist das implizite Fortschreiben notwendig, beispielsweise während und nach Meetings, in denen sich Bedeutungen geklärt haben. Eine wichtige Herausforderung bleibt, das Glossar zu begleiten und über Neuerungen zu informieren bzw. informiert bleiben – automatische Benachrichtigungen, Feeds oder geplante Austausche helfen an dieser Stelle sehr.

Wichtig ist, das Glossar lebendig zu halten – es muss genutzt, gepflegt und hinterfragt werden. Daraus ergibt sich natürlicherweise ein Betreuungsaufwand, für Redaktion und Qualitätssicherung. Gemindert werden kann dieser in der Wahrnehmung zusätzliche Aufwand, indem entsprechende Maßnahmen in die Rituale der gemeinschaftlichen Arbeit integriert werden, etwa durch Pflege des Glossars im Rahmen von Retrospektiven oder Reviews.

Das Glossar weitergedacht

Wir halten etwa unsere (deutschen) Gesetze und unser Recht aufgrund der schieren textuellen Masse für eine ausreichend spezifizierte, gemeinsame Grundlage im Verständnis der Welt und der Definition der Beziehungen untereinander. Überwiegend ist dieser Eindruck auch korrekt. Doch im Rahmen der Digitalisierung wird begriffliche Trennschärfe unabdingbar. So haben wir im behördlichen Kontext bei der Frage nach dem Einkommen einer Person je nach Perspektive die verschiedensten Bestandteile eines Einkommens zu berücksichtigen. Im Sozialbereich findet eine andere Definition Anwendung als im Bereich der Steuerverwaltung.

„Wie viel verdiene ich im Monat?“ Jeder Arbeitnehmer kann sich diese Frage durch einen Blick auf den Gehaltszettel oder den Kontoauszug ziemlich genau beantworten. Wenn aber in behördlichen Angelegenheiten, ob gegenüber der Bundesagentur für Arbeit, dem Finanzamt oder dem Sozialamt nach dem Einkommen gefragt wird, ist die Antwort schon wesentlich komplizierter. Ist das Haushaltseinkommen gemeint oder nur das Einkommen des Antragstellers? Was ist mit Einkommensbestandteilen, wie etwa dem Jobticket, Nacht- und Feiertagszuschlägen? Muss ich auch meine Einkünfte aus der selbständigen Tätigkeit, aus Vermietung und Verpachtung oder aus Renten mit angeben? Ist das Einkommen eines bestimmten Kalenderjahres, eines bestimmten Monats oder gar das künftige vereinbarte Entgelt anzugeben?

Prof. Dr. Sabine Kuhlmann im Vorwort des Gutachtens des NKR zum digitaltauglichen Recht

Insbesondere wenn digitale Automatisierung in einem Projekt Aufgabe ist, kann begriffliche Unschärfe nicht mehr durch verstandliche Inferenz des Menschen ausgeglichen werden. Bedeutung muss eindeutig sein.

Vom Artefakt zum Verständigungsprozess

Es gilt, das Glossar als Artefakt eines Verständigungsprozesses zu verstehen. Dieser Prozess zieht die Komplexität der jeweiligen Projektaufgabe in ein methodisch greifbares Kontinuum. Dabei muss die Balance gewahrt werden – Modellbildung ist und bleibt ein nachgeordnetes Werkzeug. Der Austauschprozess über das gemeinsame Modell der Wirklichkeit steht im Mittelpunkt und darf weder der orientierungslosen Beliebigkeit noch der radikalen Standardisierung unterworfen werden.

Quellen

Brutkasten der Hoffnung – In fünf Schritten zum gelingenden Experiment

Titelbild: Jackie Ramirez, pixabay

Im Zusammenhang mit agilen Vorgehensweisen werden Experimente als eine Möglichkeit beschrieben, Ideen zu testen. Bei dem Wort „Experiment machen“ klingeln in Verwaltungen allerdings die Alarmglocken. Für viele gehören Experimente in Labore oder wenigstens in ein Innovation Lab, aber nicht in den Verwaltungsalltag. Möglicherweise liegt das an falschen Vorstellungen vom richtigen Ausprobieren. Wie Experimente nicht nur Gedanken bleiben, sondern tatsächlich gelingen und welche Nebeneffekte sie bringen, das erwartet Dich in diesem Beitrag.

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Agilität am Scheideweg: Um den gesellschaftlichen Herausforderungen gerecht zu werden, müssen unsere agilen Methoden besser werden

Anlass dieses Beitrags ist eine Frage, die vor einigen Jahren von Richard Nelson aufgeworfen worden war:

“Warum bringen es Gesellschaften, die innovative Großtaten wie die erste Mondlandung realisierten, nicht zustande, gesellschaftliche Herausforderungen wie die Existenz von Slums oder das Analphabetentum zu besiegen oder auch nur organisiert anzugehen?” /Anmerkung 1/

Daraus folgen für mich zwei Fragen für unsere heutige Situation:

  1. Sind die vor uns liegenden großen Herausforderungen – Klimawandel, Pandemie, Digitalisierung, autoritärer Populismus – eher von der Art „Mondlandung“ oder von der Art „Slums und Analphabetentum“? Also können wir sie voraussichtlich ohne fundamentalen gesellschaftlichen Wandel bewältigen oder laufen sie wohl oder übel auf tiefgreifende Änderungen in unserer gesamten Lebensweise hinaus?
  2. Einmal angenommen, diese Änderungen wären vom zweiten Typ: Sind unsere agilen Methoden ausreichend, um diese gesellschaftlichen Änderungen so zu moderieren, dass wir nicht ins Chaos gleiten, die Änderungen also nicht „disruptiv“ werden?
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Den Verbesserungsmuskel trainieren – mit der Verbesserungs- und Coaching-Kata

Prozessverbesserungen sind häufig temporäre Ereignisse und nicht selbstverständlicher Teil unseres Arbeitsalltags. Prozesse werden „nur“ temporär und innerhalb eines zeitlich befristeten Zeitfenster – als Projekt – überprüft und weiterentwickelt. Danach fassen wir sie über lange Zeit nicht mehr an. Wir arbeiten nicht täglich daran, Prozesse zu verbessern und weiterzuentwickeln. Besonders bewusst geworden ist es mir, als ich das Buch „Die Kata des Weltmarktführeres – Toyotas Erfolgsmethoden“ von Mike Rother (Frankfurt 2013) gelesen habe. Rother stellt in diesem Buch die Verbesserungs- und Coaching-Kata (Begriffserklärung folgt gleich) von Toyota vor.

Im Fokus des Buches steht die Frage, warum Toyota als Unternehmen erfolgreicher als viele andere Unternehmen in derselben Branche ist. Lang war man der Meinung, es läge an den Methoden, die wir unter „Lean“ subsumieren. Doch das war es nicht. Es steckt offenbar mehr dahinter. Mike Rother will in der Verbesserungs- und Coaching-Kata einen zentralen Erfolgsfaktor identifiziert haben. Und tatsächlich, schaut man genauer hin, stellt man fest, dass sich das Unternehmen beständig auf allen Ebenen der Organisation weiterentwickelt. Nicht wie oben beschrieben, in Form von temporären „Verbesserungsprojekten“, sondern viel mehr in einem beständigen, kontinuierlichen Prozess, der Teil der Alltagskultur ist. Toyota ist ständig in Veränderung, entwickelt seine Prozesse, Abläufe und Routinen permanent weiter. Und im Fokus stehen dabei immer auch – Achtung, man höre und staune – der Mensch. Das passt, wie ich finde, sehr gut auch zur öffentlichen Verwaltung und ihrem Selbstverständnis als Dienstleister der Bürgerinnen und Bürger.

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Die öffentliche Verwaltung nach Corona

Ein gedanklicher Spaziergang zur besonderen Situation der Verwaltung in Corona und nach Corona. Wissen hat da niemand. Antworten schon gar nicht. Aber wir nehmen gern alle Interessierten und Zugewandten mit auf eine Gedankenwanderung.

Wir befinden uns im virtuellen Kaffeeraum des Forum Agile Verwaltung. Drei Menschen pusten den Dampf von ihren Tassen und philosophieren dabei über einen Brückenschlag zwischen Vorher, Jetzt und Später. Da sind Wolf in Karlsruhe im sehr ruhigen eigenen Büro, Vero im nicht ganz freiwilligen HomeOffice in Basel und Otto in Hinterwendlingen in seiner Pensionistenklause. Falk hält die drei moderierend von Frankfurt an der Oder aus sanft am Zügel, damit die Gedankengänge nicht ins gar zu Wilde davon galoppieren… .

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Digital zusammen arbeiten im Hackathon #wirvsvirus – ein Erfahrungsbericht

Agiles Arbeiten in Verwaltungen bedeutete für mich bisher meist analoges Zusammenarbeiten und face-to-face-Kontakte über die Silogrenzen hinweg: beispielsweise in Workshops und in der täglichen Arbeit Teamergebnisse visualisieren oder Prototypen bauen. Das liegt auch daran, dass die Digitalisierung schleppend läuft und dass gerade in Kommunen, in denen Kollegen meist kurze Wege zu einer Besprechung haben, virtuelle Zusammenarbeit weniger gebräuchlich war. Bis zum vergangenen März-Wochenende fragte ich mich daher, wie sich übergreifendes, gemeinsames Arbeiten in Verwaltungen während der Corona-Krise „retten“ ließe, da alle Workshop-Aktivitäten für ungewisse Zeit eingestellt sind. Doch mit der Krise ändert sich auch genau das: durch die ins homeoffice verlagerte Arbeit ist momentan nur noch virtuelle Kooperation möglich. Im Hackathon #wirvsvirus habe ich erlebt, wie das mit den passenden Apps digital gehen kann.

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Digitalisierung der Mietspiegelbestellung: ein OZG-Projekt der Stadt Freiburg

Die Stadt Freiburg hat die Bestellung des Mietspiegels durch die Bürger in das Service-Portal des Landes Baden-Württemberg gestellt. Im Verlauf des Projekts wurde der Prozess völlig umgekrempelt – weil Stakeholder beteiligt wurden und ihre Erwartungen äußern konnten. Von der Vorgehensweise können vielleicht auch andere Kommunen profitieren. Weiterlesen „Digitalisierung der Mietspiegelbestellung: ein OZG-Projekt der Stadt Freiburg“

Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt

Problem ist nicht gleich Problem. Wenn ich eine Pizza backen will, nehme ich mir ein Kochbuch und folge der Anweisung Schritt für Schritt. Wenn ich Arzt bin, eine Diagnose bei etwas unklaren Symptomen stellen soll und mich dafür strikt an ein Lehrbuch halten will, habe ich vermutlich den Beruf verfehlt. Dave Snowden hat ein Modell entwickelt, das Problemstellungen in verschiedene Stufen unterteilt. Das möchte ich hier vorstellen. Weiterlesen „Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt“

Lessons learned

Autorin: Lea Wüst

Dieser Artikel wurde zuerst auf den „Musterwandlern in Hochschulen“ veröffentlicht (https://musterwandler-hochschulen.org/).

Wie man aus Fehlern lernen und wo Agilität wirklich nützen kann

Heute schildere ich eine Situation, die bei uns recht ähnlich abgelaufen ist, die aber viele Personen bestimmt genau so kennen und zeige auf, was man hätte vielleicht besser machen können.

Worum gehts?

In der Abteilung ABC sind Fachadministratoren eingesetzt, die für spezielle Produktbereiche einer Software zuständig sind. Als man die Software eingeführt hatte, war man davon ausgegangen, dass nur minimale Anpassungen vorgenommen werden müssen und man sich daher den Aufwand sparen könnte, eine wirkliche „Testumgebung“ aufzubauen. Mit den Jahren entstanden aber immer mehr Ideen und Anforderungen seitens der unterschiedlichen Nutzer und der Wunsch wurde lauter, doch auch eine Umgebung für fachliche Tests zu installieren: Der Wunsch wurde nun also vielfach geäußert und nur in vereinzelten Protokollen festgehalten.

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