Digitalisierung der Mietspiegelbestellung: ein OZG-Projekt der Stadt Freiburg

Die Stadt Freiburg hat die Bestellung des Mietspiegels durch die Bürger in das Service-Portal des Landes Baden-Württemberg gestellt. Im Verlauf des Projekts wurde der Prozess völlig umgekrempelt – weil Stakeholder beteiligt wurden und ihre Erwartungen äußern konnten. Von der Vorgehensweise können vielleicht auch andere Kommunen profitieren. Weiterlesen „Digitalisierung der Mietspiegelbestellung: ein OZG-Projekt der Stadt Freiburg“

Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt

Problem ist nicht gleich Problem. Wenn ich eine Pizza backen will, nehme ich mir ein Kochbuch und folge der Anweisung Schritt für Schritt. Wenn ich Arzt bin, eine Diagnose bei etwas unklaren Symptomen stellen soll und mich dafür strikt an ein Lehrbuch halten will, habe ich vermutlich den Beruf verfehlt. Dave Snowden hat ein Modell entwickelt, das Problemstellungen in verschiedene Stufen unterteilt. Das möchte ich hier vorstellen. Weiterlesen „Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt“

Lessons learned

Autorin: Lea Wüst

Dieser Artikel wurde zuerst auf den „Musterwandlern in Hochschulen“ veröffentlicht (https://musterwandler-hochschulen.org/).

Wie man aus Fehlern lernen und wo Agilität wirklich nützen kann

Heute schildere ich eine Situation, die bei uns recht ähnlich abgelaufen ist, die aber viele Personen bestimmt genau so kennen und zeige auf, was man hätte vielleicht besser machen können.

Worum gehts?

In der Abteilung ABC sind Fachadministratoren eingesetzt, die für spezielle Produktbereiche einer Software zuständig sind. Als man die Software eingeführt hatte, war man davon ausgegangen, dass nur minimale Anpassungen vorgenommen werden müssen und man sich daher den Aufwand sparen könnte, eine wirkliche „Testumgebung“ aufzubauen. Mit den Jahren entstanden aber immer mehr Ideen und Anforderungen seitens der unterschiedlichen Nutzer und der Wunsch wurde lauter, doch auch eine Umgebung für fachliche Tests zu installieren: Der Wunsch wurde nun also vielfach geäußert und nur in vereinzelten Protokollen festgehalten.

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Einladung zur Konferenz der „Musterwandler in Hochschulen“

Am Donnerstag, 09. Mai 2019, von 9:30 bis 16:15 Uhr, findet an der Fachhochschule Bielefeld die erste bundesweite Konferenz der Beschäftigten in Hochschulverwaltungen statt, die sich der Aneignung, Diskussion, Adaption und Verbreitung agiler Methoden verschrieben haben. Alle Interessierten in Hochschulen und Universitäten sind herzlich eingeladen. Weiterlesen „Einladung zur Konferenz der „Musterwandler in Hochschulen““

Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist. Weiterlesen „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“

Warum? Und vor allem: Wozu das Ganze?!

Agile Teams sind tatkräftig. Und oft auch sehr schnell – Ideen produzieren, Wege entwickeln, umsetzen, erproben, verändern, weitermachen. Manchmal vielleicht zu schnell. Das Problem: „Wer rudert, sieht den Grund nicht.“ (Wilhelm Busch) Und verliert manchmal den Überblick, ob man noch den eigentlich angepeilten Kurs hält. Eine kluge Abfolge aus „Machen“ und „Innehalten/Reflektieren“ gehört deshalb eigentlich zum festen Programm agilen Arbeitens. Aktive, kreativ sprühende Teams müssen sich jedoch manchmal regelrecht zum Innehalten zwingen. Systematische Fragen haben sich deshalb als probates Mittel erwiesen, in die ,reflexive Schleife‘ einzutauchen und das Nachdenken zu leiten.

Die erste Frage, die vielen dazu in den Sinn kommt, ist „Warum?“ Eine wichtige Frage, ohne Zweifel, zwingt sie uns doch, nach den Wurzeln unseres Handelns zu suchen und diese als Hilfe zum Überprüfen, zur Ausrichtung unseres Tuns heranzuziehen. Weiterlesen „Warum? Und vor allem: Wozu das Ganze?!“

Public Service Design in der verwaltungswissenschaftlichen Lehre

Durch das Onlinezugangsgesetz ist das Design von Dienstleistungen und Prozessen der öffentlichen Verwaltung zu einem wichtigen Thema geworden: Städte müssen sich damit auseinandersetzen, wie ihre Dienstleistungen online umgesetzt werden können. Der zweite Treiber sind bundesweite Umfragen, wie z.B. der E-Government Monitor der Initiative D21, in dem Bürger klar fordern, dass die Interaktionen mit der öffentlichen Verwaltung leicht verständlich und mit niedrigen Barrieren ablaufen sollten wie auch andere Online-Interaktionen, die sie aus der privaten Nutzung des Internets kennen.

Sobald wir mit den Bürgern in einen tiefergehenden Diskurs gehen, wird deutlich, dass sie einen extremen Medienbruch zwischen ihren privaten Interaktionen im Internet, wie Online-Shopping oder Social Networking, und ihren formalen Interaktionen mit der öffentlichen Verwaltung erleben. Es scheint keinen Grund zu geben, warum sie ein Formular von einer Verwaltungswebseite herunterladen, es zu Hause ausdrucken, von Hand ausfüllen und zu einem Bürgerbüro tragen müssen, wo dann das Formular wiederum von einem Verwaltungsmitarbeiter elektronisch eingegeben wird.

Hier hat eines meiner Seminare an der Universität Konstanz gestartet: Wie können wir öffentliche Dienstleistungen gestalten, die die Bürger tatsächlich nutzen wollen und denen sie vertrauen können?

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