#AusDerAgilenMethodenkiste: Mit Meta-Retrospektiven Interessensgruppen einbinden

Vor längerer Zeit bin ich zufällig im Blog von Stefan Wolpers über eine Idee gestolpert: Die Meta-Retrospektive.

Worum geht es genau? Der Scrum Guide definiert zum Ende jedes Sprints ein Ereignis, dass sich Retrospektive nennt. Die Retrospektive dient der Reflexion der Zusammenarbeit im Team. D. h. externe Teilnehmer sind nicht eingebunden. So wird ein sicherer Raum geschaffen, der es dem Team erlaubt, offen über die Herausforderungen, Schwierigkeiten und Defizite im operativen Tun zu sprechen und Verbesserungsmaßnahmen zu entwickeln. Die Anspruchsgruppen außerhalb des Teams sind in aller Regel über den Review in den Prozess eingebunden. Allerdings wird im Review über die Ergebnisse des Sprints gesprochen und reflektiert und nicht über die Zusammenarbeit zwischen Team und Anspruchsgruppen. Diese würde den Rahmen des Reviews sprengen, der dazu dient, konkretes Feedback zum Sprintergebnis zu generieren, dass bei der Planung des Folgesprints einfließen soll.

Was fehlt, ist ein Rahmen, in dem das Team mit Vertretern der Anspruchsgruppen gemeinsam reflektiert, wie die Zusammenarbeit zwischen Team und Interessensgruppen – also den diversen Anspruchsgruppen – funktioniert. Gerade diese Schnittstellen zu den verschiedenen Anspruchsgruppen können in der Praxis erhebliche Probleme und Reibungen erzeugen, die die Produktivität das Teams schmälern. Insbesondere dann, wenn ein agiles Team in eine – eher „klassische“ Umfeldstruktur eingebunden, die mit der agilen Arbeitsweise noch nicht vertraut ist, eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Genau hier kann eine Meta-Retrospektive die Lücke schließen.

Die Herausforderung besteht meist darin, dass der Teilnehmerkreis einer Meta-Retrospektive schnell sehr groß werden kann. Wie haben es nicht mit einem klar abgegrenzten Team mit maximal 9 Personen zu tun, sondern mit einem deutlich größeren Kreis von Personen. Schnell kommt man auf einen Teilnehmerkreis 15 und mehr Vertretern der unterschiedlichen Fraktionen. Da es in einem großen Plenum mit mehr als 8 Personen schwierig ist, produktiv ergebnisorientiert zu arbeiten, bieten sich – auf Gruppenarbeit basierende – Moderationstechniken an. Die Meta-Retrospektive sollte daher sehr gut vorbereitet sein und von einem erfahrenen Moderator begleitet werden, der auch die Fallstricke entsprechender Gruppendymamiken einordnen kann.

Auch bei der Meta-Retrospektive bietet sich an, sich an den fünf Phasen einer Retrospektive zu orientieren. Die Eröffnung erfolgt dann zum Beispiel im Plenum über ein Stimmungsbild in Form eines Raumdiagramms. Danach werden Gruppen bis zu acht Personen gebildet, die in die Phasen 2 und Phasen 3 jeweils reflektieren. Die Aufgabenstellung orientiert sich meist an den den entsprechenden Fragestellungen, wie wir sie in der Team-Retrospektive zur Anwendung bringen: Wobei der Fokus insbesondere auf der Zusammenarbeit liegt. 

Hilfreiche methodische Ansätze finden sich zum Beispiel im Methodenkoffer der Liberating Structurs. Aber auch die Bearbeitung mit Großgruppenmoderationstechniken wie World Café bietet sich an. 
Da Meta-Retrospektiven aufwendiger sind, macht es wenig Sinn, sie in derselben Häufigkeit stattfinden zu lassen, wie im Falle einer Team-Retrospektive. Trotzdem bietet sich an, diese regelmäßig durchzuführen, beispielsweise einmal im Quartal oder beim Erreichen eines „Meilensteines“. Es gibt immer etwas, was man verbessern und weiterentwickeln kann – auch in der Zusammenarbeit.

Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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Mythen der Agilität

Moin, ich bin Nick L. und seit nun fast drei Jahre schlägt mein Herz für Agilhausen. Hier ist vieles anders. Alle sind irgendwie cooler drauf. Obwohl wir nicht mal 5G haben und W-Lan-Hotspots sich nur langsam vermehren, scheinen sie es hier mit der Digitalisierung echt ernst zu meinen. Die einen oder anderen kennen mich vielleicht noch. Ich war bei der letzten Konferenz in Berlin im Storytelling-Workshop dabei. Heute muss ich mal was loswerden.

Es gibt viele Themen und Begriffe, die sich nicht mit einem Wort oder Satz beschreiben lassen. Oft ist es sogar besser, den Begriff nicht zu nutzen, wegen der Bedeutungsebene und so. Ihr wisst schon. So ist es auch beim Thema Agilität. Viele Informationen, Bücher, Artikel, Erfahrungsberichte und leider auch Mythen strömen durch die Welt. Doch was stimmt und was ist leider ein Mythos? Ich möchte heute meine Lieblingsmythen aus Agilhausen näher betrachten.

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Sind agile Methoden (wie Scrum) für alle Projekte geeignet?

Stehen sich agiles und traditionelles Projektmanagement als Gegner gegenüber? Versuchen die neueren Methoden die herkömmlichen zu verdrängen, bis sie ganz verschwunden sind? Gegen diese Art der Darstellung gibt es auch den Standpunkt, dass die traditionellen PM-Methoden wie z.B. PRINCE2 nach wie vor ihre Berechtigung haben und Scrum sie nur ergänzt. Dafür einige Argumente. Weiterlesen „Sind agile Methoden (wie Scrum) für alle Projekte geeignet?“

Unsere Klimakrise mit Agilen Methoden lösen – Wie geht das? Teil 2

Im ersten Teil der Artikelserie „Klimawandel und Agilität“ haben Ludger Wagner und Thomas Michl einen Rahmen aufgezeigt, wie das (sehr ehrgeizige) Ziel die Klimaerwärmung auf 1,5 Grad zu begrenzen angegangen werden könnte.

In diesem zweiten Teil der Artikelserie geht es nun darum, ein Konzept für den Aufbau und den organisatorischen Rahmen für die handelnden Akteure aus agiler Sichtweise zu entwerfen.

Das Ziel ist – wie wir wissen- mehr als ambitioniert,aber gerade deswegen gehen wir es mutig und optimistisch an. Wir wollen über die Beschäftigung mit dem Thema möglichst früh möglichst viel lernen, damit wir und andere Aktive den Klimawandel in die besten menschenmöglichen Bahnen lenken und dadurch unsere Zukunft aktiv (mit-)gestalten können.

Was passiert aktuell und was in der nächsten Zeit?

Das Klimakabinett wird am Freitag, den 20.9.2019, dem Tag des Globalen Klimastreiks (#allefuersklima : Aufruf von #Fridays4Future zum Mitmachen beim globalen Klimastreik am 20.9.2019 auch in Deutschland ), das nächste Mal zusammenkommen.

Ich wünsche mir von dieser Klimakonferenz (vom Klimakabinett und unserer Bundesregierung und unserer Bundeskanzlerin) in Berlin klare Ansagen und Aussagen zur Dringlichkeit des Problems. Gleichzeitig wünsche ich mir, dass es der Politik gelingt, die BürgerInnen und alle Anspruchsberechtigten mitzunehmen.

Ich wünsche mir ein Bestärken und ein Motivieren aller AkteurInnen unserer Zivilgesellschaft.

Das ist eine Mammutaufgabe, die viel Fingerspitzengefühl sowie klimapolitischen Weitblick und organisatorische Klarheit erfordert. Es gilt, den Spagat hinzubekommen gleichzeitig sehr schnell und doch gerade „so langsam“ zu starten, dass alle Mitmenschen mitgenommen werden.

Gleichzeitig ist – und auch das ist vermutlich jedem bewusst- das ganze „System Klima“ auf unserer Mutter Erde noch viel komplexer, weil letztendlich nicht nur wir in Deutschland, sondern wir alle in Europa und auf der ganzen Welt, in unterschiedlichsten Lebens- und Erlebenswelten (Ländern, Gesellschaften und Gesellschaftssystemen) zusammenleben und -arbeiten.

Der Fokus unseres Artikels richtet sich auf die Dinge, die wir in Deutschland selbst beeinflussen können. (Anmerkung des Autors: Sonst verlieren selbst wir – als optimistische Optimisten – den Mut nach einer Lösung zu suchen und diese schnell (!) anzugehen.)

Die konkrete Frage soll sein:

Wie können wir hier bei uns in Deutschland schnell und kraftvoll das Problem angehen und lösen?

Die Vision – das Weshalb:

Eine Vision beantwortet die Frage nach dem „Weshalb“ und muss von allen Beteiligten verstanden werden, also möglichst von allen 83 Millionen MitbürgerInnen in Deutschland. Das ist eine große Kommunikationsaufgabe.

Die Vermittlung muss in vielen Sprachen (Jugendsprache, Erwachsenensprache, Managersprache, Politikersprache, Aktivistensprache und in allen möglichen Sprachen und Dialekten erfolgen.

Weshalb also lösen wir die Klimakrise?

Damit die Zukunft unserer Kinder und Kindeskinder, schöner und lebenswert(er) wird.

Viele Wege zur Erfüllung der Vision.

Wir -alle- müssen uns auf den Weg machen die Vision zu erfüllen. Bei einer so komplexen Aufgabe kann niemand sagen, wohin die Reise gehen wird. Aber eins ist -denke ich- offensichtlich. Wir müssen loslegen und Schritte tun. Iterativ werden wir Ziele entwickeln, wir werden Maßnahmen messen und immer wieder nachsteuern.

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Wir dürfen Fehler machen und wir brauchen diese Fehler, um uns zu verbessern. Wir brauchen dazu feste Zyklen, müssen uns vernetzen und Informationen teilen, damit wir gemeinsam in unserem Tun besser werden und unser Ziel (eine schönere Zukunft) immer wirkungsvoller erreichen.

Den Rahmen für die komplexe Organisation unseres Vorhabens schaffen

@ottokratz, hat sich an die Visialisierung des möglichen Zusammenspiels, der Beteiligten gewagt. Es sind bei Weitem nicht alle gesellschaftlichen Gruppen abgebildet, genauso wenig wie alle Abhängigkeiten zwischen den beteiligten Gruppen und AkteurInnen.

Was gelingen muss, ist das lösungsorientierte und achtsame Zusammenspiel von Regierung, Kabinett, Klimakabinett, Ministerien, Ländern, Kommunen und aller BürgerInnen, der gesamten Zivilgesellschaft, der Kindergärten und Schulen und anderer Unternehmungen, der Initiativen, der Lobbyvertretungen, der „aktiven Aktivisten“ und der „passiven Nichtaktivisten“ auf unterschiedlichsten Ebenen. Sei es auf Bund- auf Länder- oder Komuneneben, in den Städten oder im ländlichen Raum, bis „hinab“ zu jedem einzelnen Menschen, in ihren kleinen und größeren Familien, in ihren jeweiligen ganz unterschiedlichen Lebenswirklichkeiten.

Wir „gestaltende Menschen“ müssen unsere Mitwelt verantwortungsvoll in unser Handeln mit einbeziehen:

Vom Wasser über den Wald, landwirtschaftliche Flächen und unsere Infrastruktur. Wir brauchen den nachhaltigen Umgang mit unseren Ressourcen und Lebensgrundlagen, unsere Rohstoffe und nicht zuletzt müssen wir auf alle anderen Lebewesen, auf Pflanzen und Tiere achtgeben und auch ihr Wohl mitbetrachten.

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Uns alle eint die gemeinsame Vision:

„Die Zukunft unserer Kinder und Kindeskinder, wird schöner und lebenswert(er) werden.“

Lessons learned

Autorin: Lea Wüst

Dieser Artikel wurde zuerst auf den „Musterwandlern in Hochschulen“ veröffentlicht (https://musterwandler-hochschulen.org/).

Wie man aus Fehlern lernen und wo Agilität wirklich nützen kann

Heute schildere ich eine Situation, die bei uns recht ähnlich abgelaufen ist, die aber viele Personen bestimmt genau so kennen und zeige auf, was man hätte vielleicht besser machen können.

Worum gehts?

In der Abteilung ABC sind Fachadministratoren eingesetzt, die für spezielle Produktbereiche einer Software zuständig sind. Als man die Software eingeführt hatte, war man davon ausgegangen, dass nur minimale Anpassungen vorgenommen werden müssen und man sich daher den Aufwand sparen könnte, eine wirkliche „Testumgebung“ aufzubauen. Mit den Jahren entstanden aber immer mehr Ideen und Anforderungen seitens der unterschiedlichen Nutzer und der Wunsch wurde lauter, doch auch eine Umgebung für fachliche Tests zu installieren: Der Wunsch wurde nun also vielfach geäußert und nur in vereinzelten Protokollen festgehalten.

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Zwischen allen Stühlen? Der Product Owner in der öffentlichen Verwaltung

Im Scrum-Rahmenwerk gibt es keinen Projektleiter im herkömmlichen Sinne mehr. Einige seiner Aufgaben übernimmt der Product Owner (andere Aufgaben gehen auf den Scrum Master oder das Team über, einige fallen ganz fort). Und er bekommt Kompetenzen und Aufgaben zusätzlich, die für eine öffentliche Verwaltung oft in Richtung „Amtsanmaßung“ deuten. Mit einem Wort: der „PO“ hat es nicht leicht. Und er ist – ganz unabhängig von Scrum – ein Beispiel für die Änderungen der Organisationskultur, die agile Arbeitsweisen für die Verwaltung bedeuten.

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Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.

(Dies ist die überarbeitete Fassung einer Spielanleitung von Jan Fischbach, Common Sense Team GmbH).

1. Ziel des Spiels

Unser Anliegen ist es, neuen Teams oder „digitalen Lotsen“, die digitale Dienstleistungen für Verwaltungskunden entwickeln sollen, neue agile Methoden dafür nahezubringen. Das können Methoden  wie z. B. Scrum oder Design Thinking sein. Viele Teammitglieder tun sich schwer, diese neuen Arbeitsweise anzunehmen. Das Problem ist nicht, dass sie sie nicht verstehen. Die Mitarbeiter haben ein Problem mit unklaren Anforderungen der künftigen Anwender. Sie sind mit den Auftragsbeschreibungen der Anwendervertreter unzufrieden. „Wir interviewen Bürger als Vertreter der künftigen Bediener unseres neuen Service-Portals, aber die wissen gar nicht, was sie genau wollen.“

Nun ist das aber in derartigen Projekten fast schon normal. Weder kann man die Anforderungen noch das Design oder Lösungskonzept vor Beginn des Projekts genau festlegen. In solchen Fällen bietet sich eine Arbeitsweise mit kurzen Feedback-Zyklen an, weil man so schneller erkennt, ob man auf dem falschen Weg ist. Weiterlesen „Das Schneeflockenspiel: Iterative Arbeitsweise bei Unsicherheit erfahrbar machen.“

Agilität: Alter Wein, nur neue Schläuche? Ist das Kunst oder kann das weg?

Nicht erst seit das Buch Agile Verwaltung erschienen ist, erreicht mich die wiederkehrende Frage: Ist der ganze Hype um «agil» eigentlich nur Marketing? Geldmaschine für Berater? Neues Buzzword und eine frische Managementsau, die da durchs Dorf getrieben wird? Was ist denn überhaupt neu an dem?

Systemiker und andere sagen – nicht zu Unrecht –, 

  • dass sie so oder sehr ähnlich schon lange…
  • dass es immer um die gleichen Grundbedürfnisse des Menschen und generische Prinzipien gehe…
  • und dass das Problem doch in erster Linie die Umsetzung  sei – wissen tun wir’s doch schon lange, ‘agil’ ist nur wieder ein anderes Etikett, aber es wird halt nicht richtig getan…

Diskussionen dazu – auch publizierte – gibt es einige. Ich stelle mich dem heute hier einmal mit einer persönlichen Betrachtung. Auch aus einer gewissen Betroffenheit heraus… Weiterlesen „Agilität: Alter Wein, nur neue Schläuche? Ist das Kunst oder kann das weg?“

Spielend lernen

Es gibt Mitarbeiter*innen und Führungskräfte, die sich mit agilen Organisationsprinzipien schwer tun. Nicht dass sie diese Prinzipien ablehnen. Ihre Frage ist eher: „Ist das für mich wirklich relevant? Ich habe doch ganz andere Sorgen.“ Mit Spielen kann man Verbesserungen erfahrbar machen. Die Stammleser*innen wissen schon, welches Spiel ich gern benutze. Weiterlesen „Spielend lernen“