Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung: Ja, das geht! Auch (und gerade) in der Schweiz.

Andreas Kurt und Dr. Marc Wülser, November 2020

Véro:
Lieber Andreas, lieber Marc. Hallo und willkommen hier bei uns am Forumstisch. Ihr beschäftigt Euch mit Agilität und mit Schweizer Verwaltungsbetrieben. Und mit der Kombination beider. Wie kommt’s?

Marc:
Schweizer Verwaltungsbetriebe leisten bereits heute hervorragende Arbeit. In vielen Fällen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Probleme und Unsicherheiten auftauchen, wenn die Umwelt unruhig wird, Ungeplantes auftaucht oder komplexe Themen im Raum stehen. Der herkömmliche Weg über detaillierte Analyse, Planung und Zielsetzungen stösst hier immer öfter an die Grenzen. Parallel dazu haben mich Fragen der Selbstorganisation und des Potenzials verstärkter Kollaboration zunehmend interessiert und fasziniert. Nicht nur, aber auch in Verwaltungen finde ich, dass diese Konzepte erhebliches Potenzial haben.

Andreas:
Ich war in den 90er Jahren als Patentchef der Schweiz (IGE) eine Gallionsfigur des New Public Managements und habe in der Praxis erlebt, wozu die Schweizer Verwaltung fähig sind. Ich denke, dass diese heute weltweit zu den besten gehört. Nun stehen neue Herausforderungen an und ich bin überzeugt, dass auch die Entwicklung zu selbstorganisierten Teams und kollegialer Führung ein Wandel ist, dem sich unsere Verwaltung stellen wird.

Véro:
Was macht ihr anders als andere? Wo liegen Möglichkeiten und wo Grenzen der Thematiken Agilität und Selbstorganisation in Verwaltungsumgebungen?

Andreas: 
Wir arbeiten wenig instrumentell, applizieren nicht einfach bestehende Regeln oder Texte. Wir versuchen mit Kopf und Bauch ein System zu erfassen und zu erarbeiten, welches das passende agile Instrumentarium ist und bauen es gemeinsam mit dem Kundensystem auf. Manchmal heisst es dann nicht einmal mehr agil.

Marc:
Wir schauen zunächst, was ist, versuchen das System und seine grundsätzlichen Fragestellungen zu verstehen. Dann arbeiten wir aber von der Gegenwart in die Zukunft und nehmen nicht wie üblich das gewünschte Ergebnis vorweg. Das ist verbunden mit der Überzeugung, dass kollektives Ausprobieren, Anpassen und Lernen enorm viel Potenzial hat. Auch wenn ich hier und heute noch nicht genau sagen kann, was das “Endprodukt” sein wird.

Véro:
Herzlichen Dank, Marc und Andreas.

Die beiden haben ihr Vorgehen und ihre Erfahrungen in einen Artikel gegossen. Sie schreiben über

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Wie agil ist Tradition? Die Schweiz und ihre Beteiligungskultur

In letzter Zeit fanden sich an dieser Stelle vielfach Artikel zu Bürgerräten, Partizipation, Beteiligungsverfahren und lebendiger Demokratie. Wie macht das … die Schweiz? Die Insel der Basisdemokratie, die Heimat der Volksabstimmungen.

Die Willensnation.

Ist das nicht ein wundervoller Begriff? Willensnation – ich habe mich sofort verliebt! Nicht über Herrscher, Kriege, adlige Hochzeiten entstanden, sondern Willensnation – mit immerhin vier verschiedenen Sprachregionen. Eidgenossen, die zu kollaborieren schwören, damit sie frei bleiben können.

Die Schweiz ist ein klassischer Fall einer Willensnation. Sie besitzt keine gemeinsame Sprache, keine gemeinsame Religion, aber einen gemeinsamen Willen, der sie zusammenhält. Eine Willensnation braucht freilich einen Zweck. Es genügt nicht bloss zu wollen, man muss auch wissen, was man will. Der Wille muss auf etwas gerichtet sein. Und was ist das in der Schweiz? Ganz schlicht: die Freiheit. Die Deutschschweizer und die Welschen, die Tessiner und die Rätoromanen, sie alle bilden eine Nation, um ein Maximum an politischer Freiheit zu geniessen. Sollte die Freiheit in der Schweiz nicht mehr höher sein als in den Ländern ringsum, wäre die Willensnation gefährdet.

https://www.nzz.ch/willensnation_schweiz-1.9237274

Denn eine Willensnation benötigt bestimmte Grundlagen. Nationalstaaten – auch föderale – setzen stark auf die Macht und Bedeutung der Zentrale. Die Schweiz dagegen pflegt recht konsequent einen subsidiären Föderalismus.

Das Subsidiaritätsprinzip beschreibt eine Rangfolge des Handelns.

Es deklariert die «prinzipielle Nachrangigkeit» der höheren Ebenen.

Das heisst: Handlungen, Problemlösungen, Entscheide und Verantwortung sollen so weit wie möglich und sinnvoll vom Individuum, dem Volk oder von der lokalen Staatsebene (Gemeinde) unternommen werden.
Nach bestimmten Kriterien kann «nach oben» auf grossflächigere Stufen (Kanton oder nachgelagert Bund) delegiert werden:

Wenn z.B.

  • etwas individuell oder kommunal nicht leistbar oder sinnvoll ist,
  • die Aufgabe kollektiv zielführender erfüllt werden kann
    (“einmal für alle statt vielmal jeder selbst”),
  • Einheitlichkeit, Koordination und kollektiver Abgleich oder strategische Aspekte, grundlegende Rahmungen etc. von Bedeutung sind,

werden zentralere / strategische Ebenen subsidiär beauftragt.

Ohne den Föderalismus gäbe es keine mehrsprachige Schweiz. Wo vier Sprachen und Kulturen zusammenleben, muss die Hauptstadt mit ihren Direktiven vorsichtig umgehen. Die Schweiz ist nicht ein dezentralisiertes, sie ist ein nichtzentralisiertes Land, keine Top- down-, sondern eine Bottom-up-Demokratie.

https://www.nzz.ch/willensnation_schweiz-1.9237274

Das heisst im Gegensatz zu Deutschland, dass hier die Gemeindeebene viele starke Kompetenzen hat. Einige sind gemäss obenstehender Kriterien an den Kanton delegiert. Für den Bund bleiben nur wenige eigene Einflussbereiche oder -themen. Also konsequent subsidiär von „unten nach oben“.

Eine weitere Grundlage ist der Wille nach und Routine im Umgang mit Konsensverfahren, das Konkordanzprinzip. Nicht nur politisch ist das schweizweit stark kulturprägend.

Wer ist der Schweizer Bundeskanzler – gemeint ist das Äquivalent zu Angela Merkel?

Es gibt kein Staatsoberhaupt oder Regierungschef. Die Regierung ist der Bundesrat. Der Bundesrat ist eine Kollegialbehörde und besteht aus sieben Mitgliedern. Sie entscheiden gemeinsam. Er wird nach der sogenannten Zauberformel gebildet:

«Zauberformel nennt man die 1959 zustande gekommene parteipolitische Zusammensetzung des siebenköpfigen Schweizerischen Bundesrates (Regierung der Schweizerischen Eidgenossenschaft) mit dem Verteilschlüssel 2:2:2:1: Die drei Parteien mit der grössten Parteistärke erhielten zwei, die mit der viertgrössten einen Sitz. Die Zauberformel, die eine proportionale Vertretung aller Bürger abbilden soll, ist eine Form der Konkordanzregierung.»

https://de.wikipedia.org/wiki/Zauberformel

Die gefassten Entschlüsse des Bundesrats werden von jedem Mitglied gegenüber Dritten mit denjenigen Argumenten vertreten, die den Ausschlag gegeben haben – auch wenn das einzelne Bundesratsmitglied vor dem Entscheid selbst vielleicht eine andere Ansicht vertrat. 

Auch auf Gemeinde- und Kantonsebene besteht die Exekutive aus Kollegialbehörden. Einzelne, einsame Entscheider sind in der Schweiz keine wünschenswerte Vorstellung.

Beispiel?! Beispiel.!

Das Schweizer Vorgehen im Vergleich D – F – CH:

Ich habe immer wieder als Schweizer Delegierte in trinationalen Projekten gearbeitet. Es kam also der Auftrag der politischen Entscheider aus französischer Region, aus deutschem Bundesland und den beteiligten Schweizer Kantonen, ein gemeinsames Regionalentwicklungsziel zu bearbeiten. Da zeigen sich dann auch die teilweise sehr unterschiedlichen Vorgehensweisen der Partnerländer bzw. -regionen. Pauschalisiert und plakativ lief das ungefähr so ab:

Die deutschen Projektpartner holten sich schnell einen formalen Auftrag und Handlungskompetenzen von ihrer Hierarchie, machten einen Plan und legten los. Dann wurde über das Vorgehen entschieden und möglichst effizient mit den Umsetzungsarbeiten begonnen. (Ein deutscher Kollege sagte einmal: «Wir schmieden das Eisen, solange es heiss ist, sonst kommt noch jemand auf die Idee, dass was anderes wichtiger ist oder die politische Unterstützung bricht plötzlich weg.“)

Die französischen Partner machten eine fachlich-technische Analyse. Sie zogen Fach- und vor allem andere nach Status wichtige Personen bei. Damit die Umsetzung nicht nachlässig gefährdet werden könnte. („Nicht, dass wir jjemanden verärgern. Ausserdem muss genau referenziert sein, warum und auf welcher fachlichen oder bürokratischen Verfahrensgrundlage wir was wie tun.“)

Das schweizer Vorgehen: Mitbericht, Vernehmlassung, Abstimmung, Umsetzung

Wir von schweizer Seite haben uns in einen Prozess begeben, der auch bei «normalen» politischen Geschäften so oder ähnlich zum Tragen kommt.

[Kleiner Einschub. ‘Die Schweiz’ oder ‘Das schweizer Vorgehen’ gibt es meistens nicht. Von Gemeinde zu Gemeinde und von Kanton zu Kanton gibt es eigene Verfahren, die sich von den Grundprinzipien her zwar ähneln, aber doch unterschiedlich sind.]

Zunächst wird ein Vorschlag, eine Vorlage verfasst. Die geht in den sogenannten Mitbericht zu festgelegten relevanten, meist internen oder Fachstellen (=Mitberichtspartner). Die Rückmeldungen aus den Mitberichten werden (sichtbar!) in die Vorlage eingearbeitet oder in einer synoptischen Mitberichtsdokumentation mit Begründung nur zur Kenntnis genommen und nicht weiterverfolgt.

Dann folgt die Vernehmlassung. Auch hier gibt es festgelegte Vernehmlassungspartner (Sozialpartner, Verbände, Interessensgruppen, direkt Betroffene etc.), die aktiv bedient werden und einbezogen werden müssen. Ab einer gewissen Tragweite ist eine Vernehmlassung
ver-öffentlich-t, das heißt, jede Person oder Gruppe kann sich per Pullprinzip beteiligen und vernehmlassen lassen. Wieder werden die Rückläufe sicht- und nachvollziehbar integriert oder begründet nur zur Kenntnis genommen. Dann wird von der zuständigen Exekutive der Entscheid abgeholt. Bei politischen Prozessen oder ab einem gewissen Kostenrahmen geht die entschiedene Vorlage dann ins Parlament. Wenn zwar eine Mehrheit, aber keine 4/5- Mehrheit (die Quote 4/5, 2/3 oder ähnlich ist von Gemeinde zu Gemeinde und von Kanton zu Kanton unterschiedlich) erreicht wird, folgt eine Volksabstimmung. Und dann geht es an die Umsetzung.

Das braucht natürlich Zeit – die deutschen und französischen Partner haben oft schon ungeduldig mit den Füssen getappt ob unseres langen Weges bis zum Umsetzungsbeginn. Und doch habe ich kein Projekt erlebt, in dem die beiden anderen Partner schneller die Umsetzung beendet hatten als wir.

Nach dem komplexen Beizugsverfahren greift bei uns nämlich ein faszinierender Effekt: Gemeinsam wird dann die Umsetzung vorangetrieben – auch mit denen, die vorher dagegen waren. Denn die Vorlage erfüllt zwei Kriterien: Sie hat sich von der Ausgangsvorlage verändert und im Konsensverfahren mehrere Perspektiven, Aspekte und Elemente unterschiedlicher Anspruchsgruppen integriert und sie ist nachvollziehbar – insbesondere bei Volksabstimmungen vom wichtigsten Souverän – abgestützt und legitimiert.

Danach ziehen dann alle am gleichen Strang und es wird mit vereinten Kräften tatsächlich umgesetzt. Verzögerungen durch späte Widerstände oder vergessen gegangene (Nutzer-)Aspekte mit später großen Auswirkungen sind kaum wahrscheinlich. Meist haben wir in dieser Phase unsere deutschen und französischen Partner in der Umsetzungsphase mindestens eingeholt, die gerade jetzt oft mit praktischen Hürden oder gar Protesten und fehlender Akzeptanz zu kämpfen hatten.

Einige Elemente und Schritte dieses Schweizer Vorgehens sind sehr nah an agilen Prinzipen. Vielleicht hat es Agilität in Schweizer Verwaltungen derzeit ein bisschen schwerer als in Deutschland, weil vieles traditionell schon agil-verwandte Züge trägt und etwas fremdes Neues dagegen blass erscheint?

Der Schweizer Weg ist nicht besser oder schlechter als andere.
Fachinputs bilden nur einen relativ kleinen Anteil bei der Entwicklung, hochaktive Partikularinteressen können hohen Einfluss gewinnen. Innovationen haben es nicht leicht in einem konkordanz- und abwägungsgeprägten Umfeld.
Und diese Verfahren brauchen vor allem den kulturellen Hintergrund der Schweiz. Jahrhunderte an Tradition und Umgangsroutine sind wichtige Grundlage, die notwendige Beteiligung im rechten Moment zu erreichen und zu ermöglichen. Das ist nicht 1:1 übertragbar.

Aber meine Erfahrung ist: Wenn Schweizer und Deutsche aufeinandertreffen, ihr eigenes System beschreiben und erklären und das des jeweils anderen zu erfassen suchen – dann lernen beide viel, auch über sich selbst.
Und es entstehen Ideen. Oder wie ein lieber Kollege sagte:

Da steckt noch mehr agile Musik drinnen…

Agile Verwaltung und Politik: Mit Scrum und Bürgerräten politische Entscheidungen vorbereiten

Innenansicht des Plenarsaals im Reichstag in Berlin, Deutschland, Wikipedia (gemeinfrei)

Ich habe die letzten Wochen viel darüber nachgedacht, wie mit Hilfe von agilen Ansätzen politische Entscheidungen vorbereitet werden können. Zwei Dinge waren dabei für mich wichtig:

  1. Der politische Entscheidungsprozess – im Sinne einer demokratischen Entscheidungsfindung durch die entsprechenden Gremien – wird nicht ausgehebelt. Die politischen Entscheidungsgremien haben die Entscheidungshoheit.
  2. Die Ausgestaltung ist möglichst einfach, effizient und effektiv.
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Agile (Kommunal-)Verwaltung: Eine Symbiose der Verwaltung im engeren Sinne und der Kommunalpolitik

Wenig beleuchtet ist bisher das Verhältnis zwischen agiler Verwaltung und Politik. Welche Rolle nimmt die Politik im Kontext einer agilen Verwaltung ein, welche Bedeutung kommt ihr für den Erfolg der agilen Verwaltung zu und wie wird die Politik in den Arbeitsprozess eingebunden?

Auf der Ebene einzelner Projekte lässt sich die Frage vergleichsweise leicht beantworten. Die Politik ist der Auftraggeber und als solcher beispielsweise über Sprintreviews unmittelbar verbunden. Schwieriger wird es, wenn wir von einer skalierten Organisation, d. h. eine weitgehend nach agilen Prinzipien aufgebauten Gesamtorganisation sprechen.

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Unsere Klimakrise mit Agilen Methoden lösen – Wie geht das? Teil 2

Im ersten Teil der Artikelserie „Klimawandel und Agilität“ haben Ludger Wagner und Thomas Michl einen Rahmen aufgezeigt, wie das (sehr ehrgeizige) Ziel die Klimaerwärmung auf 1,5 Grad zu begrenzen angegangen werden könnte.

In diesem zweiten Teil der Artikelserie geht es nun darum, ein Konzept für den Aufbau und den organisatorischen Rahmen für die handelnden Akteure aus agiler Sichtweise zu entwerfen.

Das Ziel ist – wie wir wissen- mehr als ambitioniert,aber gerade deswegen gehen wir es mutig und optimistisch an. Wir wollen über die Beschäftigung mit dem Thema möglichst früh möglichst viel lernen, damit wir und andere Aktive den Klimawandel in die besten menschenmöglichen Bahnen lenken und dadurch unsere Zukunft aktiv (mit-)gestalten können.

Was passiert aktuell und was in der nächsten Zeit?

Das Klimakabinett wird am Freitag, den 20.9.2019, dem Tag des Globalen Klimastreiks (#allefuersklima : Aufruf von #Fridays4Future zum Mitmachen beim globalen Klimastreik am 20.9.2019 auch in Deutschland ), das nächste Mal zusammenkommen.

Ich wünsche mir von dieser Klimakonferenz (vom Klimakabinett und unserer Bundesregierung und unserer Bundeskanzlerin) in Berlin klare Ansagen und Aussagen zur Dringlichkeit des Problems. Gleichzeitig wünsche ich mir, dass es der Politik gelingt, die BürgerInnen und alle Anspruchsberechtigten mitzunehmen.

Ich wünsche mir ein Bestärken und ein Motivieren aller AkteurInnen unserer Zivilgesellschaft.

Das ist eine Mammutaufgabe, die viel Fingerspitzengefühl sowie klimapolitischen Weitblick und organisatorische Klarheit erfordert. Es gilt, den Spagat hinzubekommen gleichzeitig sehr schnell und doch gerade „so langsam“ zu starten, dass alle Mitmenschen mitgenommen werden.

Gleichzeitig ist – und auch das ist vermutlich jedem bewusst- das ganze „System Klima“ auf unserer Mutter Erde noch viel komplexer, weil letztendlich nicht nur wir in Deutschland, sondern wir alle in Europa und auf der ganzen Welt, in unterschiedlichsten Lebens- und Erlebenswelten (Ländern, Gesellschaften und Gesellschaftssystemen) zusammenleben und -arbeiten.

Der Fokus unseres Artikels richtet sich auf die Dinge, die wir in Deutschland selbst beeinflussen können. (Anmerkung des Autors: Sonst verlieren selbst wir – als optimistische Optimisten – den Mut nach einer Lösung zu suchen und diese schnell (!) anzugehen.)

Die konkrete Frage soll sein:

Wie können wir hier bei uns in Deutschland schnell und kraftvoll das Problem angehen und lösen?

Die Vision – das Weshalb:

Eine Vision beantwortet die Frage nach dem „Weshalb“ und muss von allen Beteiligten verstanden werden, also möglichst von allen 83 Millionen MitbürgerInnen in Deutschland. Das ist eine große Kommunikationsaufgabe.

Die Vermittlung muss in vielen Sprachen (Jugendsprache, Erwachsenensprache, Managersprache, Politikersprache, Aktivistensprache und in allen möglichen Sprachen und Dialekten erfolgen.

Weshalb also lösen wir die Klimakrise?

Damit die Zukunft unserer Kinder und Kindeskinder, schöner und lebenswert(er) wird.

Viele Wege zur Erfüllung der Vision.

Wir -alle- müssen uns auf den Weg machen die Vision zu erfüllen. Bei einer so komplexen Aufgabe kann niemand sagen, wohin die Reise gehen wird. Aber eins ist -denke ich- offensichtlich. Wir müssen loslegen und Schritte tun. Iterativ werden wir Ziele entwickeln, wir werden Maßnahmen messen und immer wieder nachsteuern.

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Wir dürfen Fehler machen und wir brauchen diese Fehler, um uns zu verbessern. Wir brauchen dazu feste Zyklen, müssen uns vernetzen und Informationen teilen, damit wir gemeinsam in unserem Tun besser werden und unser Ziel (eine schönere Zukunft) immer wirkungsvoller erreichen.

Den Rahmen für die komplexe Organisation unseres Vorhabens schaffen

@ottokratz, hat sich an die Visialisierung des möglichen Zusammenspiels, der Beteiligten gewagt. Es sind bei Weitem nicht alle gesellschaftlichen Gruppen abgebildet, genauso wenig wie alle Abhängigkeiten zwischen den beteiligten Gruppen und AkteurInnen.

Was gelingen muss, ist das lösungsorientierte und achtsame Zusammenspiel von Regierung, Kabinett, Klimakabinett, Ministerien, Ländern, Kommunen und aller BürgerInnen, der gesamten Zivilgesellschaft, der Kindergärten und Schulen und anderer Unternehmungen, der Initiativen, der Lobbyvertretungen, der „aktiven Aktivisten“ und der „passiven Nichtaktivisten“ auf unterschiedlichsten Ebenen. Sei es auf Bund- auf Länder- oder Komuneneben, in den Städten oder im ländlichen Raum, bis „hinab“ zu jedem einzelnen Menschen, in ihren kleinen und größeren Familien, in ihren jeweiligen ganz unterschiedlichen Lebenswirklichkeiten.

Wir „gestaltende Menschen“ müssen unsere Mitwelt verantwortungsvoll in unser Handeln mit einbeziehen:

Vom Wasser über den Wald, landwirtschaftliche Flächen und unsere Infrastruktur. Wir brauchen den nachhaltigen Umgang mit unseren Ressourcen und Lebensgrundlagen, unsere Rohstoffe und nicht zuletzt müssen wir auf alle anderen Lebewesen, auf Pflanzen und Tiere achtgeben und auch ihr Wohl mitbetrachten.

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Uns alle eint die gemeinsame Vision:

„Die Zukunft unserer Kinder und Kindeskinder, wird schöner und lebenswert(er) werden.“

Steuern mit Kennzahlen: Wie man Motivation auf Null bringen kann

Ko-Autor: Wolf Steinbrecher

Viele beschäftigen sich mit dem Thema „Organisationskultur“ und wie man sie beeinflussen könnte. Das hängt wohl damit zusammen, dass viele „Agilisierer“ in ihren Verwaltungen auf Hindernisse stoßen, auf Beharrungskräfte, mit denen sie gerne aktiv umgehen würden. Wir behandeln dieses Thema am Beispiel eines – Kriminalromans. Weiterlesen „Steuern mit Kennzahlen: Wie man Motivation auf Null bringen kann“

Klimawandel und Agilität – Wie wir jetzt (gerade noch) gemeinsam die Welt retten können – Teil 1

Diese Bilder sind von der „fridays for future“- Demonstation, am 14. Juli 2019 in Berlin.

Komplexität, Verantwortung, Zusammenarbeit, Fokussierung, Priorisierung, herausfordernde Ziele, Versuch und Irrtum, „funktionierende Ergebnisse mehr als umfassende Dokumentation“, Interdisziplinarität, Politk, Öffentliche Hand und Zivilgesellschaft, Kommunikation, das Wohl unserer Kinder, unser aller Wohl und Zukunft. Der Klimawandel ist ein hoch komplexes und dringendes Problem, das drängendste Problem und die größte Herausforderung unserer Zeit.

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