Kaizen – die Philosophie des permanenten Lernens und Weiterentwickelns als Teil der agilen Verwaltungskultur

Eine der Kernideen des Lean Managements, die sich auch in der agilen Welt als fester Bestandteil wiederfindet, ist die Idee des Kaizen. Kaizen, dieses Wort ist aus dem Japanischen entlehnt und bedeutet in etwa Veränderung, Wandel zum Besseren. Es wird gerne mit kontinuierlichem Verbesserungsprozess übersetzt, wobei nach meinem Empfinden diese Übersetzung der dahinterstehenden Philosophie nicht gerecht wird. Eine handelt sich um eine Philosophie, die ein ganzheitlicheres Verständnis aufweist, als es die Übersetzung als kontinuierlichen Verbesserungsprozesses nahelegt.

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Agil unterwegs sein. Ein Gespräch über ausgetretene und neue Wege, Stand- und Fluchtpunkte und Freiheit als unsere Notwendigkeit

Wolf:
Liebe Veronika, wir haben uns  hier gemeinsam an den virtuellen Tisch gesetzt, um uns über Freiheit zu unterhalten. Was bedeutet für uns Freiheit? Wie ist sie privat und persönlich konnotiert? Wie beruflich und im Team?

Ich denke meistens in der Unterscheidung “Freiheit von” und “Freiheit zu”.

Eine große Energie bringt mir immer der Gedanke der “Freiheit von”: mich befreien von den Zwängen der all-verwalteten Welt. Ausbrechen. Losfahren. Aufsteigen. Von hohen Schwimmtürmen springen. Wellenreiten. Kein Ziel vor Augen, nur den Weg entdecken und bahnen.
Und dann gehts nicht lang, und ich merke, dass ich den gebahnten Weg vermisse. Dass nach der ersten Stunde des Losfahrens der Zauber verfliegt

Vero:
Lieber Wolf. Der Aufschlag zu diesem Dialog war ja meine Mitteilung, dass ich meine Wohnung auflöse und ins Wohnmobil ziehe. Ganz nomadisch und ambulant unterwegs. Wände abbauen und Grenzen ignorieren. (OK, arbeiten muss ich trotzdem noch). Wie die meisten hast auch du mit offenem Mund reagiert. Viele Reaktionen mündeten rasch in die Nachfrage, ob ich keine Angst habe, wie mutig das denn sei und ob ich wirklich die Sicherheit meiner vier Wände einfach aufs Spiel zu setzen bereit wäre.
Für mich ist Freiheit, dass ich nicht mehr als irgend nötig in fixen Wegen, Wänden, Orten, Routinen und Gegebenem stecke.

Damit mir eins möglich bleibt: Gelegenheiten wahrnehmen. Merken, wenn sich ganz spontan und neu und neugierig etwas auftut und mich zum überrascht werden einlädt.

Und für diesen Teil der inneren und äusseren Freiheit sind mir Sicherheit und Geborgenheit im Bekannten weniger wichtig als das Entdecken und Erforschen. Das gibt mir Freiheit in mir. Und die schätze ich hoch.

Wolf:
Oh, liebe Veronika, das mit der Freiheit in mir kann ich sehr gut nachvollziehen. Das Loslaufen, das mir so wichtig ist, bedeutet ja zuerst einmal: sich freizugeben. (Selbst wenn es so etwas Ritualisiertes wie “Urlaub” ist, muss ich mir den ja erstmal “nehmen”.) Aber die Freiheit “in mir” drängt ja nach aussen, sie kann nicht in sich bleiben. Sie muss in die Welt gehen – das ist der westliche Weg, denke ich.

Und da brauche ich so etwas wie einen festen Rahmen, der mir Boden unter den Füssen ist und Widerstand gibt.

Vero:
Für mich ist privat und beruflich die Tatsache, dass wir in einer veränderungsfrequenten und innovationsschnellen Zeit leben und vieles sich verändert ja ein Segen und nicht Belastung. Damit kenne ich mich aus. Neue Länder zum Leben, neue Technologien zum durchprobieren, Agilität, VUKA, Nicht-Planbares… her damit… !
Vielleicht liegt das daran, ich mich schon natürlicherweise in Zwischenräumen aufhalte (zum Beispiel zwischen meinen mehreren Kulturen und Sprachen, aber auch zwischen meinen unterschiedlichen Berufen und Disziplinen, in denen ich unterwegs war bzw. bin). Mir fällt es leicht, mich in Grenzregionen oder an uneindeutigen Positionen zu verorten und zu orientieren. Und so funktionieren ja auch Innovationen. Das agile “in Netzwerken anstatt in fixen Strukturen und Silos “ zu agieren entspricht mir schon aus meiner Biographie heraus sehr.

Ich arbeite besser mit spontanen situativen Eigenentwicklungen als mit etablierten Standards.

Denn ich habe immer wieder erlebt, dass es DEN einen Weg als best practice für mich nicht gibt. Noch nie gab. Was meine deutsche Umgebung verwerflich fand, war für das französische Umfeld normal und sogar wünschenswert – und ich meine da nicht nur das Essen :-).

Wolf:
Das ist bei mir deutlich anders. Innovation ist für mich nichts Begeisterndes an sich. Die Geschwindigkeit technischer Änderungen empfinde ich manchmal als Tsunami, also als etwas, das mich ergreift ohne dass ich eine Wahl hätte – also das Gegenteil von Freiheit. 
Es gibt neue Dinge, die ich rundum begeisternd finde, weil ich sofort spüre, dass sie meinen Handlungsspielraum erweitern. Ich kann aktiv handeln. Dazu gehören z.B. die virtuellen Konferenzformate, die jetzt normal werden und vielen Teams zu einen Schub verhelfen, den sie in Präsenzformaten nie hatten.

Aber es gibt andere Innovationen, bei denen ich nicht den Eindruck habe, dass ich sie wirklich aktiv gestalten kann, sondern dass sie mich gestalten.

Vero:
Vielleicht kann ich die Innovation nicht gestalten – aber was neu ist, lässt doch immer Raum zum Explorieren und mich meinen neuen Umgang damit gestalten. 
Ich bin ja seit frühester Kindheit und immer noch begeisterter Star Trek Fan. 

Dazu gehört die tiefe Überzeugung und Utopie, dass ein Effekt von technischer Innovation sein kann und insbesondere soll, dass uns die Technik von materiellen Zwängen befreit. Dass der Mensch dadurch Spielraum, Zeit und Möglichkeiten gewinnen kann.

Und sich der eigenen Verbesserung und dem Streben nach Humanität widmet. Errungenschaften wie Replikatoren –  Maschinen, die Materie auf molekularer Ebene verändern und damit nahezu beliebige Produkte herstellen, also eine Weiterentwicklung des 3D-Drucks – bedeuten freien Zugang zu Nahrung und Materiellem für alle. Für Initiierte: “Computer: Tea. Earl Grey. Hot”. 
Transporter zum Beamen bedeuten totale Mobilität für jede und jeden. Ohne Gegenleistung. Die  Technik steht zur Verfügung und ihre Nutzung kostet nichts, weil sie ja da ist. Und beliebig replizierbar. Ich beginne zu träumen…. 
Und die Tatsache, dass erste Geräte aus Star Trek während meiner Lebenszeit von Science Fiction-Requisiten aus Pappmaché zu tatsächlichen realen nutzbaren verbreiteten Alltagsgegenständen wurden, wie Smart Phone und Tablets und vieles mehr, ist Beleg für die hohe Innovationsrate, mit der unsere Generation leben lernen muss und darf. In dem Fall tatsächlich ein wahrgewordener Kindertraum – das MUSS einfach auch gut sein.

Wolf:
Ich habe überhaupt nichts einzuwenden gegen technische Innovationen, die von uns verwendet werden und uns in unserer Freiheit erweitern. Aber dazu muss die soziale Innovation kommen. Entweder technische Innovation unterstütze die soziale oder sie nützt gar nichts.
Wenn ein FDP-Politiker sagt, die Kinder sollten den Klimawandel den Experten überlassen und diese sollten technische Innovationen entwickeln, die den Klimawandel irgendwann bremsen, ohne dass wir unsere gesellschaftlichen Verhaltensweisen ändern müssen, dann fehlt mir der Glaube. Wenn Silicon-Valley-Vertreter wie Musk oder Thiel oder Bezos Billionenwerte in die Luft pulvern, z.B. um den Mars zu besiedeln, dann soll uns das welche Freiheit bringen?? 

Das Risiko besteht, dass bestimmte Innovationen uns über den Kopf wachsen wie der Zauberbesen dem Zauberlehrling und wir den Spruch, um ihn zu stoppen, vergessen haben.

Ein kleines aber aktuelles Beispiel: militärisch bewaffnete Drohnen. Ich weiß nicht, ob die in Star Trek vorkamen. Aber aktuell sind sie dabei, eine neue Rüstungsspirale in Gang zu setzen.   

Véro:
In der Star Trek Zeitrechnung stünden wir heute, im Jahr 2020, nur 6 Jahre vor dem 2026 beginnenden 3. Weltkrieg – der eine Spätfolge der Eugenischen Kriege wäre. 
Auch im Star Trek Universum ist – vor und auch in der Utopie – nicht einfach alles gut, es braucht Willen, Arbeit, Auseinandersetzung und Erfahrungen, immer wieder … In Star Trek passiert die im oberen Bild zitierte Utopie vom abnehmenden Wert der persönlichen Bereicherung hin zur Arbeit an der Humanität der Spezies Mensch erst ab 2064 als Folge der Entdeckung des Warp Drives als Antriebsmethode. Das erlaubt interstellare Raumfahrt und damit Austausch und Interaktion mit völlig anderen Lebensformen anderer Galaxien. Und plötzlich ist Humanität nur eine Spezies und Kultur unter vielen. Und muss sich ihrer selbst und was sie sein möchte, bewusst werden. Sonst kann sie sich als Spezies nicht beschreiben und dialogisch mitteilen. Sie muss ich ihrer selbst mit Stärken, Schwächen und Werten bewusst werden. Im 22. Jahrhundert wird ‘First Contact’ mit anderen Welten zum wichtigen Trampolin in der menschlichen Evolution. Ich bleibe gespannt, was in unserem realen Universum passieren wird. Und wann.

Unsere ganz reale Crux ist: Wir sind noch nicht dort. Wir sind wohl nie ganz angekommen. Wir müssen Erfahrungen sammeln, Innovationen entwickeln und umsetzen  – soziale, gesellschaftliche, wirtschaftliche und technische. Und wir sind gerade derzeit und noch eine ganze Weile Scharniergeneration in einer Welt in einem gutenberg’schen Zeitenwandel: mit neuen Möglichkeiten, beschleunigten Geschwindigkeiten, komplexen Zusammenhängen und dynamischen Variablen. 

Wir sind als Spezies genau so unterwegs in der Entwicklung der Menschheit wie ich in Zukunft in meinem Wohnmobil unterwegs sein werde:
Ein Zuhause unterwegs, unterwegs aber immer zuhause

Nachtrag von Wolf

Als er zu Ende war, bewegte mich unser Dialog weiter stark. Viele Schmetterlinge flogen in meinem Kopf umher. Da setzte ich mich auf die sommerliche Terrasse eines Hotels am Lago Maggiore, imaginiert natürlich, wie es der virtuellen Zeit entspricht, aber mit bunten Blumenkübeln links und rechts und einem wunderbaren Blick auf den See. Und da dachte ich mir:
Was bedeutet mir das, was Véro als “unterwegs” benennt? Was heißt es, an einem Platz zu rasten, dann aber sich wieder davonzumachen, sich vom Ist-Zustand zu distanzieren, ihn – der doch gerade selbst noch Ziel gewesen war – als überholt zu denunzieren und ihn zugunsten der nächsten Etappe zu verraten, ihn abzustreifen wie eine zu eng gewordene, lästige Haut?
Für mich ist das eine Bewegung nicht in der physischen Welt, sondern in der sozialen. Freiheit bedeutet mir: mich aus meiner “Blase”, meinem “Silo”, in dem ich denke, zu befreien. Das geht natürlich nur schrittweise. Ich lese etwas in einem Buch oder auf einem Blog, oder ein Leser antwortet kritisch auf einen Blogbeitrag von mir oder in einem Workshop ereignet sich ein Dialog – und auf einmal merke ich: eine bis jetzt fest sitzende Überzeugung entpuppt sich als schief, als ein Vorurteil, als Resultat verzerrter Wahrnehmung.

Das hat sich in den letzten Jahren oft ereignet, ich kann die Beispiele kaum aufzählen. Mit dem FAV verbunden war der Wechsel meiner Überzeugung, was die Rolle der Verwaltung betrifft. Im Landratsamt, in dem ich früher tätig war, war ich ein aktiver Verfechter des Neuen Steuerungsmodells. Ich sourcte out, was das Zeug hielt, alles im Sinne des “schlanken Staates” (schlank ganz im Gegensinn zu lean). Jetzt bin ich der Überzeugung, dass Verwaltung eine viel stärkere Rolle in der gesellschaftlichen Daseinsvorsorge spielen muss, um mit den globalen Herausforderungen aktiv umgehen zu können. – Bezüglich der E-Akte, einem Kernbereich meiner Aktivitäten, ändere ich bestimmte Meinungen dauernd – und genieße es.
Diese Möglichkeit, aus mir selbst, aus meinen ausgetretenen Pfaden, herauszutreten, mich von der Seite zu betrachten und festzustellen:

“Das, was du für objektiv hieltest, ist es gar nicht. Es ist nur ein Reflex deiner beschränkten Perspektive. Schau auch mal von einer anderen Seite, und du siehst viel mehr.” – diese Möglichkeit ist für mich Freiheit.

Das Gefühl ist ähnlich wir der Aufbruch in den Urlaub, an einem frühen Sommermorgen, in eine frisch geborene Welt hinein. Aber es hält länger. Die neuen Erkenntnisse, die ich gewinne, bleiben ja und erweitern meinen Erlebensradius dauerhaft.
Und es geht nicht ohne andere. Ich kann nicht einfach aus mir heraustreten, andere müssen mir heraushelfen. So ein Dialog wie mit Véro ist unverzichtbar. Das Forum insgesamt spielt dabei eine große Rolle. Individualität und Team bilden keinen Gegensatz, wie auch mancher Agilist wohl meinen mag, sondern das Team ist die Bedingung meiner Freiheit. Und ich wünsche mir, dass es so weiter geht. Solange eben.  

Nach-Nachtrag von Véro:

Neulich sagte ein von mir sehr geliebter Mensch zu mir: “Bis plötzlich!”.
Denn ich hatte mir gewünscht dass wir uns nicht treffen, weil oder wann wir es planen, sondern dann, wenn wir beide spontan Lust darauf haben. ‘Bis bald’ traf es nicht. 

In diesem Sinne: Unterwegs immer zuhause…
und “Bis plötzlich!” . —- Solange eben…

Agile Methoden in der öffentlichen Verwaltung: Ja, das geht! Auch (und gerade) in der Schweiz.

Andreas Kurt und Dr. Marc Wülser, November 2020

Véro:
Lieber Andreas, lieber Marc. Hallo und willkommen hier bei uns am Forumstisch. Ihr beschäftigt Euch mit Agilität und mit Schweizer Verwaltungsbetrieben. Und mit der Kombination beider. Wie kommt’s?

Marc:
Schweizer Verwaltungsbetriebe leisten bereits heute hervorragende Arbeit. In vielen Fällen. Erfahrungen zeigen aber auch, dass Probleme und Unsicherheiten auftauchen, wenn die Umwelt unruhig wird, Ungeplantes auftaucht oder komplexe Themen im Raum stehen. Der herkömmliche Weg über detaillierte Analyse, Planung und Zielsetzungen stösst hier immer öfter an die Grenzen. Parallel dazu haben mich Fragen der Selbstorganisation und des Potenzials verstärkter Kollaboration zunehmend interessiert und fasziniert. Nicht nur, aber auch in Verwaltungen finde ich, dass diese Konzepte erhebliches Potenzial haben.

Andreas:
Ich war in den 90er Jahren als Patentchef der Schweiz (IGE) eine Gallionsfigur des New Public Managements und habe in der Praxis erlebt, wozu die Schweizer Verwaltung fähig sind. Ich denke, dass diese heute weltweit zu den besten gehört. Nun stehen neue Herausforderungen an und ich bin überzeugt, dass auch die Entwicklung zu selbstorganisierten Teams und kollegialer Führung ein Wandel ist, dem sich unsere Verwaltung stellen wird.

Véro:
Was macht ihr anders als andere? Wo liegen Möglichkeiten und wo Grenzen der Thematiken Agilität und Selbstorganisation in Verwaltungsumgebungen?

Andreas: 
Wir arbeiten wenig instrumentell, applizieren nicht einfach bestehende Regeln oder Texte. Wir versuchen mit Kopf und Bauch ein System zu erfassen und zu erarbeiten, welches das passende agile Instrumentarium ist und bauen es gemeinsam mit dem Kundensystem auf. Manchmal heisst es dann nicht einmal mehr agil.

Marc:
Wir schauen zunächst, was ist, versuchen das System und seine grundsätzlichen Fragestellungen zu verstehen. Dann arbeiten wir aber von der Gegenwart in die Zukunft und nehmen nicht wie üblich das gewünschte Ergebnis vorweg. Das ist verbunden mit der Überzeugung, dass kollektives Ausprobieren, Anpassen und Lernen enorm viel Potenzial hat. Auch wenn ich hier und heute noch nicht genau sagen kann, was das “Endprodukt” sein wird.

Véro:
Herzlichen Dank, Marc und Andreas.

Die beiden haben ihr Vorgehen und ihre Erfahrungen in einen Artikel gegossen. Sie schreiben über

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Aus der agilen Methodenkiste: Multitalent Mikroartikel

„Wer schreibt, der bleibt.“ „Wer schreiben kann, der macht Karriere.“[1]. „In der Kürze liegt die Würze.“ Aussagekräftige Zusammenfassungen erstellen, Informationen bündeln oder Erfahrungen teilen – das sind berufliche Erfolgsfaktoren. Vielleicht beneidest Du die Menschen, die mit links in die Tasten hauen und Texte produzieren. Doch Dir und vielen anderen fällt Schreiben nicht leicht, obwohl es zum Job gehört. In diesem Beitrag möchte ich Dir den Mikroartikel vorstellen. Damit kannst Du Beiträge recht einfach und mit viel Mehrwert für andere verfassen. Wie ist ein Mikroartikel aufgebaut? Wie kannst Du ihn nutzen? Was kann der Mikroartikel sonst noch? Hier kommen die Antworten….

Die Idee des Mikroartikels stammt von Prof. Helmut Willke[2], einem Soziologen. Die Struktur eignet sich hervorragend, um nicht nur Informationen und Sachverhalte, sondern auch Erfahrungen im lehrenden und beruflichen Kontext weiterzugeben. Dieser Beitrag ist in der Form eines Mikroartikels verfasst, so kannst Du am konkreten Beispiel sehen, wie der Artikel aufgebaut ist: Die Überschriften zeigen die Struktur.

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Wenn die Verwaltung Bedeutung hat. Manchmal scheint es Glückssache zu sein…

Aus der Praxis – ein Originalmail (kurz vor Ende eines bereits längeren Mailwechsels) eines Herrn an eine Verwaltung, das mich sehr beschäftigt im Moment:

„Guten Tag Frau Xyz,

als Anlage zur Sicherheit die Abmeldebescheinigung des Bürgerservice. Manchmal scheint es Glückssache zu sein, ob man mit einem Anliegen bei einer Behörde/Amt an einen Mitarbeiter gerät, der sich den Vorgang bis zum Ende durchliest, ihn versteht und praxisnah entscheidet, oder ob jemand gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.

Die erste Lösung verlangt zwar unter Umständen eigene Gedankenarbeit oder Vorsprache zur Entscheidung bei einem Vorgesetzten. Sie ist in jedem Fall der zweiten, von Ihnen gewählten Lösung vorzuziehen.

Das hat den nicht unwesentlichen Vorteil, dass man einen zufriedenen Antragsteller zurücklässt, der die erwartete Hilfe erfahren hat

– und der nicht nach ein paar solcher schlechter Erfahrungen als hirngeschädigter Reichsbürger durch die Straßen zieht und sich durch Staat und Verwaltung nicht mehr repräsentiert fühlt.

Sollten Sie die erste Lösung mal versuchsweise anwenden, werden Sie feststellen, dass sich eine gewisse Zufriedenheit einstellt
wenn man nicht nur im Büro anwesend war sondern etwas positives geleistet hat. Einfaches zitieren von Verwaltungsvorschriften ohne Suche nach einer Lösung ist da wenig zielführend. Positives Beispiel Bürgerservice. Es ist auf jeden Fall einen Versuch wert und würde Vorurteile in der Bevölkerung abbauen. Grüße…“

Mail Ende. Diskussion Anfang.

Verwaltung macht Reichsbürger?
Geht’s eigentlich noch? …

An diesem Punkt der Empörung oder auch des eifrigen zustimmenden Nickens liegt der Start für eine spannende Auseinandersetzung.

Illustrierende Gedanken dazu:

Bei automatisierten digitalisierten Prozessen nur nach Textwortsinn und ohne einordnenden Menschenverstand [Lösung 1 aus dem zitierten Mail entspricht dem, ganz gleich ob Mensch oder Maschine es ausspucken] bedient zu werden – wollen wir das wirklich? Und wenn wir es bei digitalisierten automatisierten Prozessen befürchten, warum nehmen wir das gleiche oft hin, wenn es ein Mensch tut?

#Fridays for Future und ähnliche nahezu flächendeckende Bewegungen.
#Black Lives Matter.
#Die vielen vielen privaten lokalen und regionalen Unterstützungsnetzwerke, die in sozialen Netzwerken aus zahllosen privaten Initiativen nach dem Beginn von Corona innert Tagen entstanden sind. In Basel zum Beispiel unter dem Namen „Gärn gschee Basel“. Sie haben nahezu in Echtzeit Einkaufsdienste für Senioren und Riskiopatienten in Quartieren und Stadteilen auf die Beine gestellt. Die schnell, nah, effizient waren und mit gutem Willen Nutzen brachten. Und Hoffnung. Und Austausch. Und Teilhabe. Und Kohäsion.

Immer wieder habe ich in den letzten Jahren erlebt, dass Gemeinderäte, Einwohnerversammlungen, gewählte Politikerinnen und -er oder Parlamente Entscheide trafen, die fast, aber nicht ganz in ihrer Kompetenz lagen.
Und wo die öffentliche Verwaltung mit Bauchweh und dennoch mit
„Jawoll!“
reagierte anstatt ihrer Aufgabe entsprechend und mit Selbstbewusstsein zu sagen:

„Hochverehrte gewählte Volksvertretende, die ihr in vielem unsere Auftraggebenden seid. Zu just dieser Sache seid ihr von Rechts wegen leider nicht die entscheidkompetente Stelle. Wir hören Eure Worte und Euren Willen und werden beide gerne umgehend an die zuständige Instanz weitergeben. So können wir in Eurem und im Sinne der Demokratie unser politisches und öffentliches System professionell und gemäss unserer Mission stützen.“

Wie können und sollen Gegenwart und Zukunft der öffentlichen Verwaltung sein?

Diese Fragen stellen sich tatsächlich:

  • Welchen Einfluss / Impact, welche Wirkung und Wirksamkeit hat die Verwaltung derzeit?
  • Welche sollte sie haben?
  • Wo sollte sie Deutungshoheit wahrnehmen können – und wie geht das?
  • Zu welchen Themen ist es wichtig, dass die öffentliche Verwaltung nicht den Entwicklungen hinterher läuft sondern im Sinne der Demokratie und des Gemeinwohls die öffentliche Diskussion mit führt, vielleicht sogar anstösst, Fakten und Möglichkeiten aufzeigt und Geltendes dabei hütet? Open Government, Open Data? Welche und wenn ja warum? Warum nicht?
  • Wie wichtig ist, dass sie: Präsent ist. Kompetenz zeigt (und nicht Bremsmacht). Vertrauen sich verdient. Mitten im Leben etwas mit den Menschen zu tun hat?

Sind solche nicht Themen und Entwicklungen, die zumindest teilweise die Handlungsfelder der öffentlichen Verwaltung im Sinne des Gemeinwohlschutzes betreffen. Betreffen sollten. Betreffen könnten. ? .
Wo es der Verwaltung selbst, den Menschen, der Politik und der Demokratie wohl täte, könnte sie in den Themen als öffentliche Hand zugegen sein anstatt gefühlt oder tatsächlich reagierend hinterherzulaufen? Oder dass sie – aus Überforderung, Verzweiflung oder anderen Gründen – „gedankenlos einen Passus seiner Verwaltungsvorschrift zitiert ohne den Inhalt verstanden zu haben.“ ?

Und jetzt mein Ruf hinaus ins Forum:
– Wie könnte Agilhausen sich hier zeigen?
– Welche konkreten Ideen haben die werten Kolleginnen und Kollegen dort?
Erste Antworten – hoffentlich, gell Forumsfreundinnen & -e und hier Schreibende?! – demnächst hier… 🙂

 

Die öffentliche Verwaltung nach Corona

Ein gedanklicher Spaziergang zur besonderen Situation der Verwaltung in Corona und nach Corona. Wissen hat da niemand. Antworten schon gar nicht. Aber wir nehmen gern alle Interessierten und Zugewandten mit auf eine Gedankenwanderung.

Wir befinden uns im virtuellen Kaffeeraum des Forum Agile Verwaltung. Drei Menschen pusten den Dampf von ihren Tassen und philosophieren dabei über einen Brückenschlag zwischen Vorher, Jetzt und Später. Da sind Wolf in Karlsruhe im sehr ruhigen eigenen Büro, Vero im nicht ganz freiwilligen HomeOffice in Basel und Otto in Hinterwendlingen in seiner Pensionistenklause. Falk hält die drei moderierend von Frankfurt an der Oder aus sanft am Zügel, damit die Gedankengänge nicht ins gar zu Wilde davon galoppieren… .

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Wie agil ist Tradition? Die Schweiz und ihre Beteiligungskultur

In letzter Zeit fanden sich an dieser Stelle vielfach Artikel zu Bürgerräten, Partizipation, Beteiligungsverfahren und lebendiger Demokratie. Wie macht das … die Schweiz? Die Insel der Basisdemokratie, die Heimat der Volksabstimmungen.

Die Willensnation.

Ist das nicht ein wundervoller Begriff? Willensnation – ich habe mich sofort verliebt! Nicht über Herrscher, Kriege, adlige Hochzeiten entstanden, sondern Willensnation – mit immerhin vier verschiedenen Sprachregionen. Eidgenossen, die zu kollaborieren schwören, damit sie frei bleiben können.

Die Schweiz ist ein klassischer Fall einer Willensnation. Sie besitzt keine gemeinsame Sprache, keine gemeinsame Religion, aber einen gemeinsamen Willen, der sie zusammenhält. Eine Willensnation braucht freilich einen Zweck. Es genügt nicht bloss zu wollen, man muss auch wissen, was man will. Der Wille muss auf etwas gerichtet sein. Und was ist das in der Schweiz? Ganz schlicht: die Freiheit. Die Deutschschweizer und die Welschen, die Tessiner und die Rätoromanen, sie alle bilden eine Nation, um ein Maximum an politischer Freiheit zu geniessen. Sollte die Freiheit in der Schweiz nicht mehr höher sein als in den Ländern ringsum, wäre die Willensnation gefährdet.

https://www.nzz.ch/willensnation_schweiz-1.9237274

Denn eine Willensnation benötigt bestimmte Grundlagen. Nationalstaaten – auch föderale – setzen stark auf die Macht und Bedeutung der Zentrale. Die Schweiz dagegen pflegt recht konsequent einen subsidiären Föderalismus.

Das Subsidiaritätsprinzip beschreibt eine Rangfolge des Handelns.

Es deklariert die «prinzipielle Nachrangigkeit» der höheren Ebenen.

Das heisst: Handlungen, Problemlösungen, Entscheide und Verantwortung sollen so weit wie möglich und sinnvoll vom Individuum, dem Volk oder von der lokalen Staatsebene (Gemeinde) unternommen werden.
Nach bestimmten Kriterien kann «nach oben» auf grossflächigere Stufen (Kanton oder nachgelagert Bund) delegiert werden:

Wenn z.B.

  • etwas individuell oder kommunal nicht leistbar oder sinnvoll ist,
  • die Aufgabe kollektiv zielführender erfüllt werden kann
    (“einmal für alle statt vielmal jeder selbst”),
  • Einheitlichkeit, Koordination und kollektiver Abgleich oder strategische Aspekte, grundlegende Rahmungen etc. von Bedeutung sind,

werden zentralere / strategische Ebenen subsidiär beauftragt.

Ohne den Föderalismus gäbe es keine mehrsprachige Schweiz. Wo vier Sprachen und Kulturen zusammenleben, muss die Hauptstadt mit ihren Direktiven vorsichtig umgehen. Die Schweiz ist nicht ein dezentralisiertes, sie ist ein nichtzentralisiertes Land, keine Top- down-, sondern eine Bottom-up-Demokratie.

https://www.nzz.ch/willensnation_schweiz-1.9237274

Das heisst im Gegensatz zu Deutschland, dass hier die Gemeindeebene viele starke Kompetenzen hat. Einige sind gemäss obenstehender Kriterien an den Kanton delegiert. Für den Bund bleiben nur wenige eigene Einflussbereiche oder -themen. Also konsequent subsidiär von „unten nach oben“.

Eine weitere Grundlage ist der Wille nach und Routine im Umgang mit Konsensverfahren, das Konkordanzprinzip. Nicht nur politisch ist das schweizweit stark kulturprägend.

Wer ist der Schweizer Bundeskanzler – gemeint ist das Äquivalent zu Angela Merkel?

Es gibt kein Staatsoberhaupt oder Regierungschef. Die Regierung ist der Bundesrat. Der Bundesrat ist eine Kollegialbehörde und besteht aus sieben Mitgliedern. Sie entscheiden gemeinsam. Er wird nach der sogenannten Zauberformel gebildet:

«Zauberformel nennt man die 1959 zustande gekommene parteipolitische Zusammensetzung des siebenköpfigen Schweizerischen Bundesrates (Regierung der Schweizerischen Eidgenossenschaft) mit dem Verteilschlüssel 2:2:2:1: Die drei Parteien mit der grössten Parteistärke erhielten zwei, die mit der viertgrössten einen Sitz. Die Zauberformel, die eine proportionale Vertretung aller Bürger abbilden soll, ist eine Form der Konkordanzregierung.»

https://de.wikipedia.org/wiki/Zauberformel

Die gefassten Entschlüsse des Bundesrats werden von jedem Mitglied gegenüber Dritten mit denjenigen Argumenten vertreten, die den Ausschlag gegeben haben – auch wenn das einzelne Bundesratsmitglied vor dem Entscheid selbst vielleicht eine andere Ansicht vertrat. 

Auch auf Gemeinde- und Kantonsebene besteht die Exekutive aus Kollegialbehörden. Einzelne, einsame Entscheider sind in der Schweiz keine wünschenswerte Vorstellung.

Beispiel?! Beispiel.!

Das Schweizer Vorgehen im Vergleich D – F – CH:

Ich habe immer wieder als Schweizer Delegierte in trinationalen Projekten gearbeitet. Es kam also der Auftrag der politischen Entscheider aus französischer Region, aus deutschem Bundesland und den beteiligten Schweizer Kantonen, ein gemeinsames Regionalentwicklungsziel zu bearbeiten. Da zeigen sich dann auch die teilweise sehr unterschiedlichen Vorgehensweisen der Partnerländer bzw. -regionen. Pauschalisiert und plakativ lief das ungefähr so ab:

Die deutschen Projektpartner holten sich schnell einen formalen Auftrag und Handlungskompetenzen von ihrer Hierarchie, machten einen Plan und legten los. Dann wurde über das Vorgehen entschieden und möglichst effizient mit den Umsetzungsarbeiten begonnen. (Ein deutscher Kollege sagte einmal: «Wir schmieden das Eisen, solange es heiss ist, sonst kommt noch jemand auf die Idee, dass was anderes wichtiger ist oder die politische Unterstützung bricht plötzlich weg.“)

Die französischen Partner machten eine fachlich-technische Analyse. Sie zogen Fach- und vor allem andere nach Status wichtige Personen bei. Damit die Umsetzung nicht nachlässig gefährdet werden könnte. („Nicht, dass wir jjemanden verärgern. Ausserdem muss genau referenziert sein, warum und auf welcher fachlichen oder bürokratischen Verfahrensgrundlage wir was wie tun.“)

Das schweizer Vorgehen: Mitbericht, Vernehmlassung, Abstimmung, Umsetzung

Wir von schweizer Seite haben uns in einen Prozess begeben, der auch bei «normalen» politischen Geschäften so oder ähnlich zum Tragen kommt.

[Kleiner Einschub. ‘Die Schweiz’ oder ‘Das schweizer Vorgehen’ gibt es meistens nicht. Von Gemeinde zu Gemeinde und von Kanton zu Kanton gibt es eigene Verfahren, die sich von den Grundprinzipien her zwar ähneln, aber doch unterschiedlich sind.]

Zunächst wird ein Vorschlag, eine Vorlage verfasst. Die geht in den sogenannten Mitbericht zu festgelegten relevanten, meist internen oder Fachstellen (=Mitberichtspartner). Die Rückmeldungen aus den Mitberichten werden (sichtbar!) in die Vorlage eingearbeitet oder in einer synoptischen Mitberichtsdokumentation mit Begründung nur zur Kenntnis genommen und nicht weiterverfolgt.

Dann folgt die Vernehmlassung. Auch hier gibt es festgelegte Vernehmlassungspartner (Sozialpartner, Verbände, Interessensgruppen, direkt Betroffene etc.), die aktiv bedient werden und einbezogen werden müssen. Ab einer gewissen Tragweite ist eine Vernehmlassung
ver-öffentlich-t, das heißt, jede Person oder Gruppe kann sich per Pullprinzip beteiligen und vernehmlassen lassen. Wieder werden die Rückläufe sicht- und nachvollziehbar integriert oder begründet nur zur Kenntnis genommen. Dann wird von der zuständigen Exekutive der Entscheid abgeholt. Bei politischen Prozessen oder ab einem gewissen Kostenrahmen geht die entschiedene Vorlage dann ins Parlament. Wenn zwar eine Mehrheit, aber keine 4/5- Mehrheit (die Quote 4/5, 2/3 oder ähnlich ist von Gemeinde zu Gemeinde und von Kanton zu Kanton unterschiedlich) erreicht wird, folgt eine Volksabstimmung. Und dann geht es an die Umsetzung.

Das braucht natürlich Zeit – die deutschen und französischen Partner haben oft schon ungeduldig mit den Füssen getappt ob unseres langen Weges bis zum Umsetzungsbeginn. Und doch habe ich kein Projekt erlebt, in dem die beiden anderen Partner schneller die Umsetzung beendet hatten als wir.

Nach dem komplexen Beizugsverfahren greift bei uns nämlich ein faszinierender Effekt: Gemeinsam wird dann die Umsetzung vorangetrieben – auch mit denen, die vorher dagegen waren. Denn die Vorlage erfüllt zwei Kriterien: Sie hat sich von der Ausgangsvorlage verändert und im Konsensverfahren mehrere Perspektiven, Aspekte und Elemente unterschiedlicher Anspruchsgruppen integriert und sie ist nachvollziehbar – insbesondere bei Volksabstimmungen vom wichtigsten Souverän – abgestützt und legitimiert.

Danach ziehen dann alle am gleichen Strang und es wird mit vereinten Kräften tatsächlich umgesetzt. Verzögerungen durch späte Widerstände oder vergessen gegangene (Nutzer-)Aspekte mit später großen Auswirkungen sind kaum wahrscheinlich. Meist haben wir in dieser Phase unsere deutschen und französischen Partner in der Umsetzungsphase mindestens eingeholt, die gerade jetzt oft mit praktischen Hürden oder gar Protesten und fehlender Akzeptanz zu kämpfen hatten.

Einige Elemente und Schritte dieses Schweizer Vorgehens sind sehr nah an agilen Prinzipen. Vielleicht hat es Agilität in Schweizer Verwaltungen derzeit ein bisschen schwerer als in Deutschland, weil vieles traditionell schon agil-verwandte Züge trägt und etwas fremdes Neues dagegen blass erscheint?

Der Schweizer Weg ist nicht besser oder schlechter als andere.
Fachinputs bilden nur einen relativ kleinen Anteil bei der Entwicklung, hochaktive Partikularinteressen können hohen Einfluss gewinnen. Innovationen haben es nicht leicht in einem konkordanz- und abwägungsgeprägten Umfeld.
Und diese Verfahren brauchen vor allem den kulturellen Hintergrund der Schweiz. Jahrhunderte an Tradition und Umgangsroutine sind wichtige Grundlage, die notwendige Beteiligung im rechten Moment zu erreichen und zu ermöglichen. Das ist nicht 1:1 übertragbar.

Aber meine Erfahrung ist: Wenn Schweizer und Deutsche aufeinandertreffen, ihr eigenes System beschreiben und erklären und das des jeweils anderen zu erfassen suchen – dann lernen beide viel, auch über sich selbst.
Und es entstehen Ideen. Oder wie ein lieber Kollege sagte:

Da steckt noch mehr agile Musik drinnen…

Mythen der Agilität

Moin, ich bin Nick L. und seit nun fast drei Jahre schlägt mein Herz für Agilhausen. Hier ist vieles anders. Alle sind irgendwie cooler drauf. Obwohl wir nicht mal 5G haben und W-Lan-Hotspots sich nur langsam vermehren, scheinen sie es hier mit der Digitalisierung echt ernst zu meinen. Die einen oder anderen kennen mich vielleicht noch. Ich war bei der letzten Konferenz in Berlin im Storytelling-Workshop dabei. Heute muss ich mal was loswerden.

Es gibt viele Themen und Begriffe, die sich nicht mit einem Wort oder Satz beschreiben lassen. Oft ist es sogar besser, den Begriff nicht zu nutzen, wegen der Bedeutungsebene und so. Ihr wisst schon. So ist es auch beim Thema Agilität. Viele Informationen, Bücher, Artikel, Erfahrungsberichte und leider auch Mythen strömen durch die Welt. Doch was stimmt und was ist leider ein Mythos? Ich möchte heute meine Lieblingsmythen aus Agilhausen näher betrachten.

Weiterlesen „Mythen der Agilität“

Agil arbeiten – oder – sich trauen, die Lambda-Schwelle zu messen.

Liebe Leserin, lieber Leser

Weihnachten 2019. Wir vom Forum agile Verwaltung wünschen Ihnen natürlich nur das Allerbeste. Und möglichst geringe Lambda-Schwellen 2020.

„Lambda-Schwellen?“ sagen Sie. „Was soll das denn sein. Sowas habe ich doch überhaupt nicht.“

Und ich sage Ihnen heute am zweiten Weihnachtsfeiertag: Das Lambdaschwellenproblem ist ein permanent störendes, aber zu knackendes Problem, das die Evolution uns Menschen einfach in die Wiege gelegt hat. Uns allen. Auch Ihnen.

Ich bin Physiker. Lambda ist bei uns das Zeichen für die Wellenlänge. Und weil für den Erfolg als Lehrende in Schulen und Hochschulen die Beziehung zwischen ihnen und den Lernenden eine entscheidende Rolle spielt, aber das Wort Beziehung schon zu sehr belegt ist, setze ich dafür gerne die Lambda-Ebene ein. Die richtige Wellenlänge zwischen zwei Personen. Weil man eine gute Wellenlänge zwischen Lehrenden und Lernenden durch klare Werte festlegen kann, die auch praktisch messbar ist. Die man benennen kann. Es hat nicht mit Nähe zu den Lernenden zu tun. Man kann auch eher distanziert arbeiten und trotzdem eine starke positive Lambda-Ebene zu seinen Schüler/innen besitzen.

Im Forum agil lernen und lehren haben wir eine starke Lambda-Ebene z.B. so beschrieben:

  1. Ernst nehmend – gegenseitig
  2. Selbstreflektierend – auf beiden Seiten
  3. Akzeptierend – gegenseitig
  4. Fehler zulassend – gegenseitig
  5. Zielorientiert – mit derselben Zielrichtung
  6. Vorwurfslos – beidseitig

Sie stehen noch immer im Nebel? Keine Sorge. Es ist ein wirklich komplexes Ding, diese Lambaebene zwischen uns Menschen. Egal ob es um Schüler und Lehrer, um Ehepartner oder um Verwalter und ihre Kunden geht. Sorry, natürlich auch immer -innen. Ich versuche es einmal mit einem Bild:

lambda

Eine Lambda-Schwelle nenne ich einmal die Abweichung vom Ideal.  Eine 20% Schwelle und ein 80% Lambda-Faktor wäre z.B. ein wunderbarer Wert, wenn er beidseitig bestehen würde und man über ihn Bescheid wüsste. Verstehen Sie schon, was ich meine?

in meiner Zeit als Vertrauenslehrer an einer großen Schule habe ich Konflikte zwischen Kollegen und Schülern (immer auch -innen) zu einem großen Teil dadurch gelöst, dass ich Missverständnisse aufgeklärt habe. Dass ich versucht habe, Lambda-Schwellen, die es auf Schülerseite gab, abbauen zu helfen. Zwei falsch platzierte Sätze eines Lehrers, die nicht aufgeklärt werden, können jahrelang eine Lambdaschwelle auf Schülerseite aufbauen, die das Lernen um ein Vielfaches erschwert, vom Lehrer selbst aber gar nicht erkannt werden. Aber ein einzelnes gutes Gespräch kann so eine Schwelle auch umgehend in sich zusammenfallen lassen. Es liegt in der Hand des Lehrenden, diese Schwellen aufzuspüren.

 


342FE6EB-A2C6-49CC-91CC-DF12E6BAD584Sie verstehen es jetzt besser?

Wenn nicht, sollten Sie weiterlesen.

Weiterlesen „Agil arbeiten – oder – sich trauen, die Lambda-Schwelle zu messen.“

Von ‚agil‘ zu Agilität …

Aus mehreren aktuellen Anlässen möchte ich heute das Wort Jemandem anderen geben – Jemandem, von dem ich sehr viel gelernt habe über das Lesen von Organisationen und darüber, wie wir das Gelesene einordnen und Handlungen oder Entscheide daraus ableiten können: Dave Snowden.

Dave Snowden ist Wissenschaftler, Soziologe und Wissensmanager. Seine Hauptthemen sind Rahmungen für die komplexe und nicht-komplexe Praxis (ja, natürlich will ich euch neugierig machen!!), wissenschaftsbasierte Ansätze zur Eintscheidungsfindung (und das ist nicht halb so langweilig, wie es vielleicht klingt, sondern sehr sehr spannend) – siehe seinen grundlegenden gemeinsamen Artikel mit Mary Boone im Havard Business Review- A Leaders Framework for Decisionmaking – und er ist Spezialist für die Einordnung von Komplexität und die Konsequenzen daraus.

Hier also zwei seiner wichtigen Inputs. Zuerst das Cynefin-Framework. Cynefin ist walisisch für Habitat oder Lebensumgebung. Wunderbares Handwerkszeug für Jede und Jeden, die ihre Umwelt einschätzen können wollen müssen:

Cynefin Framework

und hier ein nächster Schritt:

Angewandte Komplexität …