Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen

Zurzeit sind einige Hochschulen dabei, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Wir vom Forum Agile Verwaltung denken, eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit könnte Einiges an Doppelarbeit sparen. Weiterlesen „Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen“

Ferien auf Balk-online? Angebote an kostenlosen Web-Events für (Noch-)Nichturlauber

Vielleicht sitzen wir im Büro und schauen deprimiert in die Runde: alle anderen Arbeitsräume verwaist. Aber nicht nur wegen Corona und Homeoffice, sondern weil die Kollegen in den Ferien sind. Oder wir haben  selbst Urlaub, sitzen beim Frühstück auf dem viel zu kleinen Balkon und rühren missmutig in der Kaffeetasse: alle haben jetzt bestimmt einen wundervollen Urlaub – nur ich wieder nicht.

Doch da kommt die Nachricht rein: Kein Grund für Einsamkeit und Neid! Es gibt eine Alternative zu Ballermann – gesünder und erfüllender – die uns  außerdem mit interessanten Menschen bekannt macht, die eines Gesprächs fähig sind. Die Web-Konferenzen des Forums Agile Verwaltung …

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5 Menschen. 1 Stunde. 12 Wochen. Erfahrungen in einem digitalen WOL-Circle

Die Idee von „Working Out Loud“ (WOL) stammt von John Stepper, einem Amerikaner. Das Konzept unterstützt Menschen dabei, in kleinen Gruppen persönliche Ziele zu erreichen, bessere Beziehungen aufzubauen und sich selbst weiter zu entwickeln. Ein Erfahrungsbericht von Lucyna Zalas und Christine Gebler über neun Stunden zu fünft und das Gefühl, einen wöchentlichen Serien-Termin auf keinen Fall verpassen zu wollen.

WOL-FAV

Grafik: Veronika Levesque

Die Neugier auf WOL

Immer mehr begeisterte Berichte über „Working Out Loud“ (WOL) machten uns neugierig. Was ist dran an WOL und wie läuft es? Schafft man es wirklich, mit fremden Menschen einem selbstgesetzten Ziel näher zu kommen und sich zu öffnen? Auch wenn uns zunächst ein regelmäßiges Treffen über zwölf Wochen fast nicht machbar schien, wollten wir es versuchen. Als in der Corona-Krise unser Alltag ohnehin neu erfunden werden musste, gründeten wir mit drei anderen einen WOL-Circle.

Der Start des WOL

Einen WOL zu starten ist einfach. Alle Informationen fanden wir auf der Seite von John Stepper. Ende März trafen wir uns, ansässig in Ost-, West- und Süddeutschland, in der Schweiz und in Belgien, zum Kennenlern-Treffen per Video-Chat, zur „WOL-Runde 0“. Also ging es in der ersten Runde erst mal darum, auf wen wir uns da gegenseitig eingelassen hatten. Inhalt war außerdem, sich über das persönliche Ziel klar zu werden. Parallel machten wir einen Slack-Account auf. Hier postete jede:r auch ein paar Zeilen über sich, in denen wir etwas mehr voneinander erfuhren. Es wurde deutlich, welche unterschiedlichen Hintergründe wir mitbrachten, privat und beruflich – beste Voraussetzungen für das Lernen voneinander.

Wie wir den WOL erleben

In der Woche darauf starteten wir mit den Aufgaben und trafen uns immer digital und zur gleichen Zeit. Wir stellten schon nach sehr kurzer Zeit fest, dass wir auf der gleichen Wellenlänge liegen. In einer der folgenden Runden vereinbarten wir, dass wir die gemeinsame Zeit persönlicher nutzen wollen. Also erledigten wir die Aufgaben von John Stepper nicht im Treffen selbst, sondern vorher und tauschen uns in der Stunde über unsere Gedanken, Empfindungen und offenen Fragen aus. „Was macht die Aufgabe mit mir?“ „Fällt sie mir schwer oder leicht und warum?“ „Wie macht ihr das?“. Daraus entstand im Lauf der Wochen ein intensiver, tiefgehender und berührender Austausch, in dem wir auch über persönliche Erlebnisse und sogar Schicksalsschläge sprachen. In Slack organisieren wir uns und tauschen auch wichtige Ereignisse oder Erfolgserlebnisse aus. Und natürlich geben wir uns Tipps und Hinweise zu unseren jeweiligen Zielen. Jedes Treffen läuft anders, jedenfalls immer unterstützend, motivierend und anregend. Wir rücken immer mehr zusammen. Inzwischen sind wir in der zehnten Woche angelangt. Wir sind gespannt, wie es weiter geht und was am Ende aus unseren Zielen geworden ist.

Unser Fazit zu WOL

Bei einem spontanen, virtuellen Wein- und Plauderabend außerhalb des WOL haben wir beide uns entschieden, unsere Zwischenbilanz hier mit Euch zu teilen.

Der WOL-Circle kann eine wunderbare Erfahrung sein. Unsere Erwartungen haben sich jetzt schon übererfüllt. Wir glauben, eine offene Haltung und die Bereitschaft, Informationen und Persönliches miteinander zu teilen, ist Voraussetzung für einen inspirierenden WOL. Dazu gehören nicht nur Erfolge, sondern auch Herausforderungen und vielleicht sogar die Auseinandersetzung mit Schwächen.

Gerade bei Themen, die interessant und wichtig sind, aber im Alltag nicht die nötige Priorität bekommen, kann ein WOL mit seinem zeitlich knappen, aber regelmäßigen Tun sehr hilfreich sein. Das gemeinsame Ziel des WOL, an einem selbst gewählten Thema zu bleiben, wirkt sich auf das Erreichen des persönlichen Ziels und die eigene Effektivität positiv aus.

Der freitägliche Austausch ist für uns ein Wochenhighlight und (fast) unverzichtbar. In der fünften Woche, in der es um persönliche Fakten und Entdeckung von nicht offensichtlichen Gemeinsamkeiten ging, war klar, wir wollen uns alle auch persönlich treffen, sobald das möglich ist.

WOL eignet sich sowohl dazu, Kontakte nach außen zu knüpfen – beispielsweise zu Partnern oder Kunden – als auch, um in der Organisation Beziehungen aufzubauen. Auch wenn die Aufgaben stark auf den Ausbau der eigenen Präsenz in den sozialen Netzwerken zugeschnitten sind, regen sie auch andere Möglichkeiten an.

Wir standen beide immer wieder vor der Frage: Was und wieviel möchte ich (online) von mir preisgeben? Gleichzeitig geht es gerade im Aufbau eines persönlichen Netzwerks darum, in Organisationen auch real sichtbarer zu werden und einen guten Kontakt mit anderen aufzubauen. Hier ist WOL eine Unterstützung, Ideen zu entwickeln und konkrete Schritte zu gehen.

WOL als kostenloses, wirkungsvolles Instrument für die Organisationskultur

WOL kann einen großen Beitrag zum Aufbau einer besseren Kultur leisten – nicht nur in großen Firmen und Verwaltungen, sondern beispielsweise auch an Schulen und Hochschulen. Hier könnte WOL für die Teamentwicklung von Lehrstühlen oder für den Aufbau von besseren Beziehungen zwischen Fakultäten genutzt werden. Und gerade in Zeiten leerer Kassen ist es ein hervorragendes Instrument, um in Verwaltungen die Silos aufzubrechen und die Personal- und Organisationsentwicklung zu fördern. Denn es kostet keinen Cent, braucht keine Beratung von außen und ist von jede:m sofort umsetzbar.

Wenn wir Euch ebenfalls neugierig gemacht haben, findet ihr weitere Informationen auf der Webseite von John Stepper (www.workingoutloud.com) und einen Beitrag von Lea Wüst unter link https://agile-verwaltung.org/2019/12/23/working-out-loud-eine-mentalitaet-der-zusammenarbeit-und-gleichzeitig-eine-effektive-selbstlernmethode/. Außerdem könnt Ihr in Netzwerken wie LinkedIn und Facebook offenen WOL-Circles beitreten.

Nach dieser WOL-Erfahrung haben wir definitiv Lust auf weitere Zirkel.

Euch viel Freude beim Ausprobieren, Beziehungen entdecken und Wissen teilen. Eure Lucy und Christine

Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen. Weiterlesen „Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs““

Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen

Alle klagen ja über die große Distanz bei diesen unumgänglichen Videokonferenzen. „Die Kaffeeküche fehlt.“ – „Wo bleiben die Klönschnacks auf dem Flur?“

Na ja. Auch bei diesen Präsenzmeetings – 1000 Jahre her – war nicht alles so rosig. Da gab es auch „Distanz“ – aber andere Arten von Distanz. Und die kann man jetzt auf den Videokonferenz-Plattformen teilweise leichter überwinden als vorher: Man muss sich nur der Möglichkeiten unserer neuen digitalen Tools bewusster werden. Weiterlesen „Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen“

Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?

Wir vom FAV haben einige Webinare durchgeführt unter dem Motto „Erst die Strukturen, dann die Tools“. Von vielen Teams kommen nämlich aktuell Hilferufe der Art „Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht.“ Aber wie kommt es dazu, dass „spontan“ aufgesetzte Tools ganz schnell in die (gefühlte) Unübersichtlichkeit führen? Das kennen wir ja auch schon von Windows-Servern und leider oft auch von neu eingeführten E-Akten und DMS.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats zu werfen. Das gibt uns Hinweise, es besser zu machen. Weiterlesen „Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?“

„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen

Zu diesem Thema haben wir seit Mitte April zwei kostenlose Webinare angeboten mit über 70 Anmeldungen – quer über alle Verwaltungsarten und in ganz Deutschland und der Schweiz. Das Thema scheint also wichtig, und wir wollen es gerne weiter verfolgen. Weiterlesen „„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen“

Warum schreien bei der Einführung neuer/agiler Tools eigentlich nicht alle Juchuu? – Eine Einladung zur Reflexion

Letzten Monat habe ich bei einem virtuellen Lean Coffee des Forums Agile Verwaltung teilgenommen. Eine Frage, die dort besprochen wurde lautete in etwa: Wie kann ich meine Kolleg:innen dazu bewegen, sich am (Kanban-) Board mit einzubringen? Ich fand das ein spannendes Thema, denn vor zwei Monaten haben wir bei uns im Team selbst Kanban eingeführt. Weiterlesen „Warum schreien bei der Einführung neuer/agiler Tools eigentlich nicht alle Juchuu? – Eine Einladung zur Reflexion“

Aus der agilen Methodenkiste: Projektbedingungen formulieren mit „Appreciative Interviews“

So, liebe Leser, ihr müsst jetzt mal ganz stark sein. Es gibt eine schlechte Nachricht: Auch agile Projekte können scheitern!

Nun aber gleich die gute Nachricht: Wer jetzt noch dabei ist, ist stark! Deshalb speziell für euch genauer: auch wenn wir alle Projektregeln nach Punkt und Komma erfüllen; wenn wir den Scrum Guide unterm Kopfkissen liegen haben; wenn unser Mind so agile (ja, das „e“ muss an dieser Stelle sein, weil’s nämlich richtig „ädschail“ heißt) gesettet ist, dass es brummt, und unsere agile Haltung so senkrecht, dass alle meinen, wir hätten einen Stock verschluckt: selbst damit sind nicht immer alle Voraussetzungen gegeben, damit unsere Projekte erfolgreich werden. Und diese Voraussetzungen kann man hier auch nicht für alle Leser aufschreiben, weil sie viel mit der jeweiligen Verwaltungskultur zu tun haben. Also spezifisch sind und es keine „best practice“ gibt.

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Welche Tools für Online-Konferenzen erfüllen welche Datenschutzanforderungen (nicht)? – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020

Am 25.03.2020 hatten wir eine 1 1/2-stündige Webkonferenz zu kollaborativen Plattformen angeboten (Ergebnisse siehe hier). Rund 100 Teilnehmer*innen waren dabei. Im Anschluss daran wollen wir weitere Online-Konferenzen anbieten, die sich aber jeweils auf ein eingegrenztes Thema beziehen und einen weiteren Zeitrahmen haben.

Hier bieten wir eine Konferenz zum obigen Thema für Donnerstag, 9. April 2020, von 15:00 bis 17:00 Uhr an.

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