8. Konferenz Agile Verwaltung – Wir nehmen Agilität unter die Lupe – Nachlese

#VerwaltungKannAgil fasst die letzte Konferenz Agile Verwaltung am 30.11.2021 und 01.12.2021 am besten zusammen.

Ein Haus voller mutiger Menschen, tollen Referentinnen, tollen Referenten und jeder Menge Mut und Neugier prägen die letzte Konferenz. Ein vielfältiges Programm und das besondere Extra machen die Konferenz rund.

Wieso, weshalb, warum?

Unsere Konferenzen haben sich zu einem wichtigen und wertvollen Magneten für Menschen aus Verwaltungen entwickelt. Da das Rad bereits erfunden wurde, stand für uns die Frage im Raum: Wie können wir das Rad und somit unsere Konferenz neu gestalten? Die Antwort war: Wir wollen mehr Fokus auf die Themen, die unsere Teilnehmenden bewegen.

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Im Team lernen (1)

Beim Aufsetzen von Scrum Teams stoßen wir immer wieder auf ein Thema: die Spezialisierungsfalle. Durch gemeinsames Lernen im Team aus der Spezialisierungsfalle herauskommen. Es ist ein Unterschied, ob wir fremdes Wissen übernehmen oder eigenen Wissen aufbauen.

Was ist die Spezialisierungsfalle?

Die Spezialisierungsfalle bedeutet, dass es immer nur eine Person gibt, die ein spezielles Thema bedienen kann. Dahinter steckt die Denkweise, dass es für die Organisation insgesamt günstiger ist, nur jeweils eine Expertin oder einen Expertin darin auszubilden.

Doch das führt zu langen Wartezeiten: „Das können wir erst machen, wenn Frau X oder Herr Y wieder da ist.“ Das sehen wir z. B. in Sprint Reviews, wo es dann heißt: „Wir konnten das Thema nicht abschließen, weil die Person Z fehlte.“

Aber das hat noch einen zweiten Effekt: Alle Teammitglieder verlassen sich darauf, dass Person Z eine bestimmte Aufgabe erledigt. D. h. sie schalten im Sprint Planning vorübergehend ihren Kopf aus: „Ich muss das Thema ja nicht umsetzen.“

Die Spezialisierungsfalle ist allen in der Organisation bekannt. Aber keiner geht das Thema gerne an: „Das dauert ja ewig, bis hier alle auf dem gleichen Wissensstand sind. So viel Zeit haben wir nicht.“

Was bedeutet also Wissen und Lernen im Team?

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Aus der agilen Methodenkiste: Die Wirkungsanalyse macht aus Anwendern der E-Akte Projektbeteiligte

Wenn eine Verwaltung ein DMS („E-Akte“) oder auch eine andere große Software („Campus-Management“) einführen will, dann steht sie vor der Aufgabe, die künftigen Anwender:innen – die „Projektkunden“ – kontinuierlich in das Projekt einzubinden. Das gilt für die Beschaffungsphase, noch mehr aber für die anschließende Implementierungsphase. Die klassischen Wasserfall-Methoden haben dafür kein richtiges Konzept. Wie packen wir in agilen Projekten diese Aufgabe an?

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Agile Führung? Agile Hierarchie? Ein Versuch zum Abbau der Begriffsverwirrung

Beim Lesen von Blog Posts und beim Hören von Podcasts zu den Themen Teams und den Rollen in Teams ist mir in letzter Zeit wiederholt aufgefallen, wie unklar wir oft ausdrücken. Wir leben in einer VUKA-Welt. Das A in VUKA steht für Ambivalenz und Ambiguität. Also für Zweideutigkeit, Vagheit, Verschwimmungen. Umso wichtiger wäre es doch, in A-Situationen besonders darauf zu achten, klare Begriffe zu finden, die es erlauben, diese Ambiguitäten deutlich auszudrücken.

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Digitalisierung als Rolle rückwärts? Die süße Versuchung der „Standardisierung“

Durch verschiedene Anlässe bin ich in letzter Zeit auf dieses Thema gestoßen, auf ganz verschiedenen Verwaltungsebenen: Ein Amtsleiter, der seine Mitarbeiter:innen per E-Akte zu der Ordnung zwingen will, die er für sich am besten hält; ein Bundesland, das alle Landesbehörden über einen Kamm scheren will; ein anderes Landesprojekt, das (fast) alle Hochschulen des Landes zur Einführung der gleichen Software verpflichten möchte – soweit ein paar Stichworte. Was versprechen sich die Verantwortlichen davon? Und welche Folgen hat es für die E-Akten-Projekte?

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Aus der agilen Methodenkiste: Multitalent Mikroartikel

„Wer schreibt, der bleibt.“ „Wer schreiben kann, der macht Karriere.“[1]. „In der Kürze liegt die Würze.“ Aussagekräftige Zusammenfassungen erstellen, Informationen bündeln oder Erfahrungen teilen – das sind berufliche Erfolgsfaktoren. Vielleicht beneidest Du die Menschen, die mit links in die Tasten hauen und Texte produzieren. Doch Dir und vielen anderen fällt Schreiben nicht leicht, obwohl es zum Job gehört. In diesem Beitrag möchte ich Dir den Mikroartikel vorstellen. Damit kannst Du Beiträge recht einfach und mit viel Mehrwert für andere verfassen. Wie ist ein Mikroartikel aufgebaut? Wie kannst Du ihn nutzen? Was kann der Mikroartikel sonst noch? Hier kommen die Antworten….

Die Idee des Mikroartikels stammt von Prof. Helmut Willke[2], einem Soziologen. Die Struktur eignet sich hervorragend, um nicht nur Informationen und Sachverhalte, sondern auch Erfahrungen im lehrenden und beruflichen Kontext weiterzugeben. Dieser Beitrag ist in der Form eines Mikroartikels verfasst, so kannst Du am konkreten Beispiel sehen, wie der Artikel aufgebaut ist: Die Überschriften zeigen die Struktur.

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Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen

Zurzeit sind einige Hochschulen dabei, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Wir vom Forum Agile Verwaltung denken, eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit könnte Einiges an Doppelarbeit sparen. Weiterlesen „Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen“

Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen. Weiterlesen „Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs““

Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen

Alle klagen ja über die große Distanz bei diesen unumgänglichen Videokonferenzen. „Die Kaffeeküche fehlt.“ – „Wo bleiben die Klönschnacks auf dem Flur?“

Na ja. Auch bei diesen Präsenzmeetings – 1000 Jahre her – war nicht alles so rosig. Da gab es auch „Distanz“ – aber andere Arten von Distanz. Und die kann man jetzt auf den Videokonferenz-Plattformen teilweise leichter überwinden als vorher: Man muss sich nur der Möglichkeiten unserer neuen digitalen Tools bewusster werden. Weiterlesen „Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen“

Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?

Wir vom FAV haben einige Webinare durchgeführt unter dem Motto „Erst die Strukturen, dann die Tools“. Von vielen Teams kommen nämlich aktuell Hilferufe der Art „Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht.“ Aber wie kommt es dazu, dass „spontan“ aufgesetzte Tools ganz schnell in die (gefühlte) Unübersichtlichkeit führen? Das kennen wir ja auch schon von Windows-Servern und leider oft auch von neu eingeführten E-Akten und DMS.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats zu werfen. Das gibt uns Hinweise, es besser zu machen. Weiterlesen „Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?“