Krisenmanagement in Corona-Zeiten: Die Agile Verwaltung kann mit Komplexität besser umgehen

Bildrechte: Veronika Levesque

Die Corona-Krise treibt die öffentliche Verwaltung auf allen Ebenen kräftig um. Einer der Nebeneffekte: Sie macht die Schwächen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland mit Blick auf den Umgang mit komplexen Herausforderungen mehr als deutlich. Nicht nur im Blick auf das Thema Digitalisierung, sondern auch mit Blick auf die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit im Krisenmodus. Wer Kinder zu Hause hat, ahnt vermutlich, worauf ich hinaus will. Selbst Vater von zwei Kindergartenkindern, habe ich in den letzten Wochen das stark verbesserungsfähige Krisenmanagement der Stadtverwaltung meines Wohnorts nicht nur beobachtet, sondern auch live und in Farbe am eigenen Leib spüren dürfen.

Halten wir vorher fest: Ja, wir haben es mit einer komplett „neuartigen“ Situation zu tun. Die Kommunalverwaltungen – am untersten Ende der „Nahrungskette“ – mussten bzw. müssen nach wie vor immer noch in vielen Bereichen darauf hoffen, dass sie zeitnah Informationen vom Land bekommen, die oft auch nur bruchstückhaft und meist sehr kurzfristig bei diesen angekommen sind. Mit kurzen Vorlaufzeiten dann im Bereich der Kinderbetreuung zu reagieren, war und ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht einfach. Natürlich waren und sind die übergeordneten Stellen für die Situation selbst nur unzureichend gewappnet. Verwaltungsstrukturen sind nun mal auf langfristige und stabile Rahmenbedingungen ausgerichtet. Und dann kam Corona. Täglich neue Erkenntnisse, täglich neue Anpassung an die gewonnenen Erkenntnisse – neue Entscheidungen, die auf Basis der neuen Erkenntnisse permanent überprüft, angepasst oder gar vollständig neu getroffen werden mussten bzw. noch immer getroffen werden müssen. Nicht einfach. Überhaupt nicht. Mit anderen Worten, wir hatten und haben es immer noch mit einer hochkomplexen Situation zu tun. Dazu noch der enorme politische Druck. Ich bin mir also bewusst, es ist alles nicht einfach.

Und doch, denke ich an die letzten vier Monate zurück, bin ich hochgradig unzufrieden mit der örtlichen Krisenkommunikation. Mehrere Wochen, ja Monate, war von kommunaler Seite hier kaum etwas Vernünftiges zu erfahren. Informationen kamen bruchstückhaft, oft über inoffizielle Kanäle, zu den Eltern, die von jetzt auf gleich Beruf und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen mussten. Eine Herausforderung. Der örtliche Flurfunk ratterte enorm. Elternvertreter und Eltern bemühten, die spärlichen Informationen aus der sichtlich vollständig überforderten örtlichen Stadtverwaltung zu erhalten, die selbst kaum über geordnete Informationen verfügte. Und damit kommen wir zum Kern: Die örtliche Verwaltung in ihrer Struktur war nicht in der Lage, in dieser komplexen Situation eine geeignete Krisenkommunikation mit den Betroffenen zu erzeugen. Was ich erleben durfte, drückt ein Zitat von Cyril Northcote Parkinson ziemlich genau aus:


„Ein Vakuum, geschaffen durch fehlende Kommunikation, füllt sich in kürzester Zeit mit falscher Darstellung, Gerüchten, Geschwätz und Gift.“

Cyril Northcote Parkinson


Oder anders ausgedrückt: Viele Eltern – mich eingeschlossen – grollten, weil sie jedem Informationsfetzen hinterherlaufen mussten. Gerüchte und verwirrende Darstellungen waberten durch den Raum und führten zu noch mehr Unsicherheit bei allen Beteiligten und am Ende – und da bin ich mir sicher – zu erhöhten Nachfrageaufkommen und Aufwand bei der örtlichen Verwaltung.

Jetzt kommt meine steile These, die ich in den Raum werfen möchte: Eine agile Verwaltung hätte die Krisenkommunikation besser beherrscht und die Situation besser in den Griff bekommen. Warum? Weil sie sich auf diese Komplexität einstellt und mit den Hilfsmitteln arbeitet, die speziell für diese Komplexität in Form von Prinzipien und Managementrahmen geschaffen wurden. Nicht aus Jux und Tollerei, nicht aus Spaß an der Freude, sondern eben um mit den Herausforderungen der Komplexität umgehen zu können. Was macht eine agile Verwaltung – wie wir sie im Forum Agile Verwaltung forcieren – aus? Sie kommuniziert transparent, ergebnisfokussiert und „nutzerzentriert“ mit allen Betroffenen. Nicht über – vergleichsweise – lange Zeiträume, so wie wir es erleben durften – fast drei Monate überhaupt keine offizielle Kommunikation – sondern in möglichst kurzen Intervallen und Zyklen. Sie sucht das aktive Gespräch, informiert, klärt auf, holt Feedback ab und entwickelt an Hand der ständig neugewonnenen Erkenntnisse Lösungen, die innerhalb der kurzen, bereits erwähnten Zyklen an die neuen Erkenntnisse angepasst werden. Es herrscht Transparenz über das vorhandene „Wissen“ – auch über die Organisation hinaus. Eine solche Verwaltung schreckt nicht davor zurück, auch „unperfekte“ Informationen zu teilen. Sie schreckt nicht davor zurück, die Dinge offen und ehrlich immer wieder aufs Neue zu hinterfragen und geht offen mit Irrtümern (die aus lückenhaftem Wissen und fehlenden Erkenntnissen resultieren) um, um die mit fortlaufender Zeit und daraus resultierenden neuen Erkenntnissen behoben werden können. Sie wartet nicht, bis sie die perfekte Lösung (die es ohnehin nie geben wird, da sie immer nur eine Momentaufnahme ist) gefunden hat. Sie versucht, das Problem im Hier und Jetzt zu lösen. Das schafft Vertrauen und Verständnis. Wichtig, um in der Situation der Komplexität, wie wir sie gerade erleben, handlungsfähig zu bleiben.

Eine agile Verwaltung hätte – wie es übrigens einige Verwaltungen vorgemacht habe, ohne sich mit dem Attribut der Agilität zu schmücken – in möglichst kurzen, aber regelmäßigen Abständen mit den Elternvertretern kommuniziert, über die aktuellen Erkenntnisse und Zwischenstände informiert und – im Rahmen der Möglichkeiten – wenn auch kleine „Unterstützungsangebote“ gemacht. Man mag einwenden, dass man hierfür Zeit und Ressourcen braucht. Aber jetzt mal ehrlich: Für die vielen Anrufen und Anfragen der Eltern von Kindergartenkindern, die auf dem Amt anrufen, brauche ich auch Zeit und Ressourcen. Und eine gute Krisenkommunikation, wie ich sie mir gewünscht hätte, wäre vermutlich zielführender und ressourcensparender gewesen. Ein Mal in der Woche eine 15-minütige Videokonferenz mit den Elternbeiräten, die wiederum die Informationen streuen, kostet nicht viel Zeit – hätte aber ungemein dazu beigetragen, Verständnis zu erzeugen und den – nicht gerade wenigen – widersprüchlichen kursierenden Flurfunkbotschaften entgegenzuwirken. Zentral dabei: Mit jeder „Iteration“, jeder „Kadenz“ hätte eine agile Verwaltung auch die Chance, ihr Vorgehen an neue Erkenntnisse, neue Ideen anzupassen und besser zu werden. Organisatorisch zu lernen. Erkenntnisse, die im Übrigen auch nach der Krise, in den Alltag transferiert werden. Auch diese Chance wurde in meinen Augen damit – im oben beschriebenen Falle – verpasst.

Bildrechte: Veronika Levesque

Auch hat eine agile Organisation auf diesem Wege die Chance, auch kleine Verbesserungen, erste Zwischenschritte auszuprobieren und Feedback einzuholen, ob der Lösungsweg verbesserungsfähig ist. Denn im Dialog mit den Beteiligten ergeben sich nicht selten viele Optionen, die – das liegt in der Natur der Komplexität – noch gar nicht auf dem Schirm der Entscheider sind. Im konkreten Fall hätte dies bedeutet, dass die Verwaltung, die bereits damit beschäftigt ist, Lösungen für den Tag x zu erarbeiten, hier auch das Feedback der eigentlich Betroffenen und internen Beteiligten bereits hätte einfließen lassen können. Dann hätte man bereits im frühen Stadium Irrtümer (Denkfehler, falsche/lückenhafte Annahmen, mögliche Lücken u. ä.) identifiziert. (Ich bin mir sicher, dass kaum ein(e) Erzieher:in tatsächlich bei der Lösungsentwicklung beteiligt war.) Ganz nebenbei lassen sich auf diesem Wege sogar erste „Mehrwerte“ für alle Betroffenen erzeugen, die das Signal setzen, dass man sich der Herausforderung bewusst ist und sich bemüht – im Rahmen der Gegebenheiten – eine Lösung zu finden. Diese mag noch nicht ideal sein, aber mildert den Druck bei den Betroffenen und ist ein klares Signal der Wertschätzung.

Mein Fazit: Die „tradierten“ Strukturen der öffentlichen Verwaltung sind auf Stabilität ausgerichtet. Krisen, wie wir sie derzeit erleben, lassen sich deutlich besser meistern, wenn auf Ansätze gesetzt wird, die explizit auf Komplexität ausgerichtet sind. Oder mit anderen Worten: Krisenmanagement kann die agile Verwaltung deutlich besser und bietet damit das Potenzial die Handlungsfähigkeit der Verwaltung in komplexen Situationen zu erhöhen.

5 Menschen. 1 Stunde. 12 Wochen. Erfahrungen in einem digitalen WOL-Circle

Die Idee von „Working Out Loud“ (WOL) stammt von John Stepper, einem Amerikaner. Das Konzept unterstützt Menschen dabei, in kleinen Gruppen persönliche Ziele zu erreichen, bessere Beziehungen aufzubauen und sich selbst weiter zu entwickeln. Ein Erfahrungsbericht von Lucyna Zalas und Christine Gebler über neun Stunden zu fünft und das Gefühl, einen wöchentlichen Serien-Termin auf keinen Fall verpassen zu wollen.

WOL-FAV

Grafik: Veronika Levesque

Die Neugier auf WOL

Immer mehr begeisterte Berichte über „Working Out Loud“ (WOL) machten uns neugierig. Was ist dran an WOL und wie läuft es? Schafft man es wirklich, mit fremden Menschen einem selbstgesetzten Ziel näher zu kommen und sich zu öffnen? Auch wenn uns zunächst ein regelmäßiges Treffen über zwölf Wochen fast nicht machbar schien, wollten wir es versuchen. Als in der Corona-Krise unser Alltag ohnehin neu erfunden werden musste, gründeten wir mit drei anderen einen WOL-Circle.

Der Start des WOL

Einen WOL zu starten ist einfach. Alle Informationen fanden wir auf der Seite von John Stepper. Ende März trafen wir uns, ansässig in Ost-, West- und Süddeutschland, in der Schweiz und in Belgien, zum Kennenlern-Treffen per Video-Chat, zur „WOL-Runde 0“. Also ging es in der ersten Runde erst mal darum, auf wen wir uns da gegenseitig eingelassen hatten. Inhalt war außerdem, sich über das persönliche Ziel klar zu werden. Parallel machten wir einen Slack-Account auf. Hier postete jede:r auch ein paar Zeilen über sich, in denen wir etwas mehr voneinander erfuhren. Es wurde deutlich, welche unterschiedlichen Hintergründe wir mitbrachten, privat und beruflich – beste Voraussetzungen für das Lernen voneinander.

Wie wir den WOL erleben

In der Woche darauf starteten wir mit den Aufgaben und trafen uns immer digital und zur gleichen Zeit. Wir stellten schon nach sehr kurzer Zeit fest, dass wir auf der gleichen Wellenlänge liegen. In einer der folgenden Runden vereinbarten wir, dass wir die gemeinsame Zeit persönlicher nutzen wollen. Also erledigten wir die Aufgaben von John Stepper nicht im Treffen selbst, sondern vorher und tauschen uns in der Stunde über unsere Gedanken, Empfindungen und offenen Fragen aus. „Was macht die Aufgabe mit mir?“ „Fällt sie mir schwer oder leicht und warum?“ „Wie macht ihr das?“. Daraus entstand im Lauf der Wochen ein intensiver, tiefgehender und berührender Austausch, in dem wir auch über persönliche Erlebnisse und sogar Schicksalsschläge sprachen. In Slack organisieren wir uns und tauschen auch wichtige Ereignisse oder Erfolgserlebnisse aus. Und natürlich geben wir uns Tipps und Hinweise zu unseren jeweiligen Zielen. Jedes Treffen läuft anders, jedenfalls immer unterstützend, motivierend und anregend. Wir rücken immer mehr zusammen. Inzwischen sind wir in der zehnten Woche angelangt. Wir sind gespannt, wie es weiter geht und was am Ende aus unseren Zielen geworden ist.

Unser Fazit zu WOL

Bei einem spontanen, virtuellen Wein- und Plauderabend außerhalb des WOL haben wir beide uns entschieden, unsere Zwischenbilanz hier mit Euch zu teilen.

Der WOL-Circle kann eine wunderbare Erfahrung sein. Unsere Erwartungen haben sich jetzt schon übererfüllt. Wir glauben, eine offene Haltung und die Bereitschaft, Informationen und Persönliches miteinander zu teilen, ist Voraussetzung für einen inspirierenden WOL. Dazu gehören nicht nur Erfolge, sondern auch Herausforderungen und vielleicht sogar die Auseinandersetzung mit Schwächen.

Gerade bei Themen, die interessant und wichtig sind, aber im Alltag nicht die nötige Priorität bekommen, kann ein WOL mit seinem zeitlich knappen, aber regelmäßigen Tun sehr hilfreich sein. Das gemeinsame Ziel des WOL, an einem selbst gewählten Thema zu bleiben, wirkt sich auf das Erreichen des persönlichen Ziels und die eigene Effektivität positiv aus.

Der freitägliche Austausch ist für uns ein Wochenhighlight und (fast) unverzichtbar. In der fünften Woche, in der es um persönliche Fakten und Entdeckung von nicht offensichtlichen Gemeinsamkeiten ging, war klar, wir wollen uns alle auch persönlich treffen, sobald das möglich ist.

WOL eignet sich sowohl dazu, Kontakte nach außen zu knüpfen – beispielsweise zu Partnern oder Kunden – als auch, um in der Organisation Beziehungen aufzubauen. Auch wenn die Aufgaben stark auf den Ausbau der eigenen Präsenz in den sozialen Netzwerken zugeschnitten sind, regen sie auch andere Möglichkeiten an.

Wir standen beide immer wieder vor der Frage: Was und wieviel möchte ich (online) von mir preisgeben? Gleichzeitig geht es gerade im Aufbau eines persönlichen Netzwerks darum, in Organisationen auch real sichtbarer zu werden und einen guten Kontakt mit anderen aufzubauen. Hier ist WOL eine Unterstützung, Ideen zu entwickeln und konkrete Schritte zu gehen.

WOL als kostenloses, wirkungsvolles Instrument für die Organisationskultur

WOL kann einen großen Beitrag zum Aufbau einer besseren Kultur leisten – nicht nur in großen Firmen und Verwaltungen, sondern beispielsweise auch an Schulen und Hochschulen. Hier könnte WOL für die Teamentwicklung von Lehrstühlen oder für den Aufbau von besseren Beziehungen zwischen Fakultäten genutzt werden. Und gerade in Zeiten leerer Kassen ist es ein hervorragendes Instrument, um in Verwaltungen die Silos aufzubrechen und die Personal- und Organisationsentwicklung zu fördern. Denn es kostet keinen Cent, braucht keine Beratung von außen und ist von jede:m sofort umsetzbar.

Wenn wir Euch ebenfalls neugierig gemacht haben, findet ihr weitere Informationen auf der Webseite von John Stepper (www.workingoutloud.com) und einen Beitrag von Lea Wüst unter link https://agile-verwaltung.org/2019/12/23/working-out-loud-eine-mentalitaet-der-zusammenarbeit-und-gleichzeitig-eine-effektive-selbstlernmethode/. Außerdem könnt Ihr in Netzwerken wie LinkedIn und Facebook offenen WOL-Circles beitreten.

Nach dieser WOL-Erfahrung haben wir definitiv Lust auf weitere Zirkel.

Euch viel Freude beim Ausprobieren, Beziehungen entdecken und Wissen teilen. Eure Lucy und Christine

Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen. Weiterlesen „Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs““

Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen

Alle klagen ja über die große Distanz bei diesen unumgänglichen Videokonferenzen. „Die Kaffeeküche fehlt.“ – „Wo bleiben die Klönschnacks auf dem Flur?“

Na ja. Auch bei diesen Präsenzmeetings – 1000 Jahre her – war nicht alles so rosig. Da gab es auch „Distanz“ – aber andere Arten von Distanz. Und die kann man jetzt auf den Videokonferenz-Plattformen teilweise leichter überwinden als vorher: Man muss sich nur der Möglichkeiten unserer neuen digitalen Tools bewusster werden. Weiterlesen „Meetingkultur online – ein paar Erfahrungen“

Man muss loslassen, dann hat man plötzlich zwei Hände frei.

Offener Brief an die oberste Bildungsbehörde von Baden-Württemberg

Sehr geehrte Frau Dr. Eisenmann
Wir unternehmen zum aktuellen Anlass mit diesem Blogbeitrag den Versuch, bis ins Zentrum unserer baden-württembergischen Bildungsburg durchzudringen. Möglicherweise ist in diesen unsicheren Corona-Zeiten die Ziehbrücke doch nicht ganz hochgezogen, weil die Burgherrin ja insgeheim auf umwerfende neue Ideen aus dem Ländle wartet.

(Wir: Ein alter Schulmeister, seine Tochter und zwei schulpflichtige Enkelkinder.
Inhaltliche Verortung: Forum agil lernen und lehren

Bundesbildungsministerin Anja Karliczek meinte vor einigen Tagen. „Jede Schule in jedem Land muss sich ein Ziel setzen: Nach den Ferien muss überall ein strukturierter Unterricht angeboten werden – und zwar so, dass möglichst ein volles Schulprogramm gewährleistet ist. Wie auch immer.“ (Rheinischen Post) Klar … „schwierig“, sagte sie. „Aber wir leben einfach in einer Ausnahmesituation und da muss jetzt alles mobilisiert werden, damit die Kinder und Jugendlichen wieder verlässlich unterrichtet werden.“ Es müsse vor Ort intensiv an Lösungen gearbeitet werden, damit der Schulbetrieb „mit einer Mischung aus Präsenz- und Digitalunterricht“ wieder umfassend laufen könne.
„Die Sommerferien können die Schulen auch nutzen, mehr Raumkapazitäten zu schaffen, indem sie zum Beispiel Container aufstellen“, meinte Frau Karliczek. “ … Soweit ein paar Ideeneindrücke aus Berlin als Einstieg für diesen Blogbeitrag.

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Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?

Wir vom FAV haben einige Webinare durchgeführt unter dem Motto „Erst die Strukturen, dann die Tools“. Von vielen Teams kommen nämlich aktuell Hilferufe der Art „Wir haben bei uns jetzt ganz schnell Slack eingeführt, damit wir aus dem Homeoffice austauschen können. Und schon nach kurzer Zeit findet niemand sich mehr zurecht.“ Aber wie kommt es dazu, dass „spontan“ aufgesetzte Tools ganz schnell in die (gefühlte) Unübersichtlichkeit führen? Das kennen wir ja auch schon von Windows-Servern und leider oft auch von neu eingeführten E-Akten und DMS.

Es lohnt sich, einen Blick auf die Ursachen dieses schnell angerichteten Struktursalats zu werfen. Das gibt uns Hinweise, es besser zu machen. Weiterlesen „Digital Collaboration: Woher kommt eigentlich die Unordnung auf unseren Plattformen?“

„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen

Zu diesem Thema haben wir seit Mitte April zwei kostenlose Webinare angeboten mit über 70 Anmeldungen – quer über alle Verwaltungsarten und in ganz Deutschland und der Schweiz. Das Thema scheint also wichtig, und wir wollen es gerne weiter verfolgen. Weiterlesen „„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen“

Warum schreien bei der Einführung neuer/agiler Tools eigentlich nicht alle Juchuu? – Eine Einladung zur Reflexion

Letzten Monat habe ich bei einem virtuellen Lean Coffee des Forums Agile Verwaltung teilgenommen. Eine Frage, die dort besprochen wurde lautete in etwa: Wie kann ich meine Kolleg:innen dazu bewegen, sich am (Kanban-) Board mit einzubringen? Ich fand das ein spannendes Thema, denn vor zwei Monaten haben wir bei uns im Team selbst Kanban eingeführt. Weiterlesen „Warum schreien bei der Einführung neuer/agiler Tools eigentlich nicht alle Juchuu? – Eine Einladung zur Reflexion“

Aus der agilen Methodenkiste: Projektbedingungen formulieren mit „Appreciative Interviews“

So, liebe Leser, ihr müsst jetzt mal ganz stark sein. Es gibt eine schlechte Nachricht: Auch agile Projekte können scheitern!

Nun aber gleich die gute Nachricht: Wer jetzt noch dabei ist, ist stark! Deshalb speziell für euch genauer: auch wenn wir alle Projektregeln nach Punkt und Komma erfüllen; wenn wir den Scrum Guide unterm Kopfkissen liegen haben; wenn unser Mind so agile (ja, das „e“ muss an dieser Stelle sein, weil’s nämlich richtig „ädschail“ heißt) gesettet ist, dass es brummt, und unsere agile Haltung so senkrecht, dass alle meinen, wir hätten einen Stock verschluckt: selbst damit sind nicht immer alle Voraussetzungen gegeben, damit unsere Projekte erfolgreich werden. Und diese Voraussetzungen kann man hier auch nicht für alle Leser aufschreiben, weil sie viel mit der jeweiligen Verwaltungskultur zu tun haben. Also spezifisch sind und es keine „best practice“ gibt.

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30 Berichte „Welche Erfahrungen machen wir gerade?“ – Helix 3, die Osterausgabe, ist erschienen

„Stellt euch sowas vor“, schrieb Heinz Bayer Anfang April an die Mitglieder von FAV (Forum Agile Verwaltung) und FALL (Forum Agiles Lernen und Lehren), „100 kleine persönliche Corona-Geschichten und Einschätzungen der aktuellen digitalen Transformation in Sachen praktisch erprobter Plattformen und Tools … Das würde vielen was bringen.“

Es wurden nicht 100 Geschichten, sondern 30. Sie lesen sich aber wie 1001 Erzählungen: persönlich, oft packend, aber auch reflektierend. Vor allem sind sie im Jetzt geschrieben, aber als Spiegel. So bewahren sie Erfahrungen, die später – im Rückblick – vielleicht verschüttet wären, die uns aber in Zukunft helfen können. Weiterlesen „30 Berichte „Welche Erfahrungen machen wir gerade?“ – Helix 3, die Osterausgabe, ist erschienen“