Digitale Plattformen der Kollaboration – Ergebnisse der Webkonferenz vom 25.03.2020

Letzten Montag haben wir damit begonnen, Informationen zu diesem Thema zusammenzustellen (welche-plattformen-eignen-sich-um-trotz-corona-die-zusammenarbeit-zu-organisieren/). Für Mittwoch zwischen 15 und 16 Uhr hatten wir zu einer öffentlichen Webkonferenz eingeladen, um uns mit Prakter*innen aus der Verwaltung über das Thema

„Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen“

auszutauschen. Knapp 100 Interessierte kamen. Hier die Ergebnisse in Kürze.Zu Beginn haben wir von Meinrad Rombach aus Staufen eine Einführung in das Tool erhalten, mit dem wir die Konferenz selbst durchgeführt haben („Blackboard Collaborate“). Eine solche Konferenz war für uns eine neue Erfahrung und bestimmt für viele Teilnehmende auch, und schon das praktische Ausprobieren eines solchen Tools sollte ein wichtiger Bestandteil der Konferenz sein.

Dann teilten wir uns in drei Arbeitsgruppen nach Themen auf:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen 

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

AG 3: Tools für Online-Lehre

Hier die Ergebnisse in Kürze:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen

Die Moderator*innen, Heike und Nico, hatten eine Folie mit den Anforderungen an Konferenztools vorbereitet:

Denn wir hatten im Vorfeld diskutiert: Viele Diskussionen über „gute Tools“ ermangeln einer Struktur, weil oft Äpfel mit Birnen verglichen werden („Das Tool ist kostenlos.“ – „Ja, aber dafür ist die Teilnehmerzahl begrenzt.“ – Usw.). Eine Liste von Anforderungen, anhand von denen man (auch in der gebotenen Eile wie derzeit) die Plattformen vergleichen kann, erschien uns deshalb wichtig und letztlich zeitsparend.

Die Anforderungen aus der Tabelle wurden auf die von uns zusammengestellte Liste der Tools angewendet:

 

In Wirklichkeit reichte die Zeit nur für drei Tools. Aber inclusive Vorarbeiten kam als Resultat eine Excel-Tabelle mit einer ersten (lückenhaften) Bewertung der Tools heraus (hier zum Downloaden Konferenztools _ Übersicht 25032020 ). An dieser Liste wollen wir weiter arbeiten und bitten unsere Leser*innen um kritische Durchsicht und Ergänzung.

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

In der Gruppe waren seitens des FAV Falk als Moderator und Wolf als Protokollant.  Auch wir begannen mit einer Liste der Anforderungen an Teamboards:

Dazu kam die Liste der Tools, die wir in diesem Zusammenhang bekannt sind:

In der AG ging es nicht so systmatisch zu wie in AG 1. Einige Punkte aus der Mitschrift:

Hinweise auf weitere Anforderungen:
  • Bei uns spielt auch IT-Grundschutz eine Rolle -> Informationssicherheit. Wir sind BSI zertifiziert
  • Zusammenarbeit mit anderen externen Partnern ist wichtig. Das fehlt noch in den Anforderungen.
  • Mich interessieren auch Tools zum Zusammenarbeiten, beispielweise gemeinsame Textarbeit (GR-Vorlagen, Dienstanweisungen, Artikel) oder virtuelle Standupmeetings oder Workshops. Dafür war m.E. keine passende Rubrik vorgesehen.

Auch ein Einwand wurde geäußert: „Man muss erstmal Dinge gesehen haben, um Anforderungen formulieren zu können.“

Wenn man spontan Tools einführt, ohne Strukturen zu definieren, geht der Schuss evtl. nach hinten los
  • Wir haben in einer Gruppe von ca 50 TN Slack getestet. Das war sehr zeitintensiv. Viel Information. Wenig strukturiert. Sehr zeitintensiv – lesen, suchen etc. // Wie kann ich das vermeiden?
  • Wir haben aus der (Corona)Not geboren auch einfach mal ein Slack „aufgesetzt“. Bisher als Alternative zum fehlenden Bürotalk für uns brauchbar :-). Die Einführung ist aber relativ unstrukturiert gelaufen.
  • Wir führen grade Microsoft Teams ein und haben ähnliche Erfahrungen gemacht. Ohne Regeln und regelmäßige Reflexionen geht es nicht.
Einige Fragen blieben offen
  • Ich habe gute Erfahrungen gemacht, die digitalen Tools mit analogen zu kombinieren – Brownpaper als Taskboard oder KanBan-Board – welche Erfahrungen macht ihr damit?
  • Ich habe mir miro angesehen. Miro zielt ja noch mehr auf gemeinsame Arbeit im virtuellen Raum ab. Nicht ganz trivial im Handling. Hat jemand Erfahrungen damit?
    Bei Miro habe ich nur bei einer finnischen Designagentur gesehen, dass sie es nutzen. Die waren sehr begeistert („Hellon“, aus Helsinki)
    Das heißt aber nicht direkt, dass es in der Verwaltung auch funktioniert.

AG 3: Tools für Online-Lehre

Die Arbeitsgruppe wurde moderiert von Tobias und Veronika.

Das Ergebnis wurde zeichnerisch dargestellt:

Wie wir weiter machen wollen

Wir vom FAV werden uns Folgekonferenzen überlegen, die wir in den nächsten Wochen veranstalten. Dabei soll jeweils ein konkreteres Thema behandelt werden, und der Zeitrahmen soll großzügiger sein (zwei Stunden statt 1:30 Stunden). Unsere Ideen veröffentlichen wir hier demnächst zur Abstimmung.

Welche Plattformen eignen sich, um trotz Corona die Zusammenarbeit zu organisieren?

Alle Verwaltungen sind derzeit auf der Suche nach Lösungen für ihre Kollegen im Homeoffice, damit die sich weiter im Team austauschen können. Auf unserem Teammeeting am Freitag flogen die Pingpong-Bälle auch so hin und her: „Welches Tool habt ihr gerade im Einsatz? Habt ihr schon xyz getestet? Wir haben jetz abc im Einsatz, aber der Server geht dauernd in die Knie.“ Und so weiter.

Auf einmal fiel uns auf: so wie wir gerade sind gerade vermutlich auch 1.000 Verwaltungen dabei, sich mit 3.000 anderen Verwaltungen auszutauschen. Also haben wir gedacht: Alle Informationen zu Collaboration Platforms stellen wir auf einer Seite zusammen. Auch wenn sie noch nicht 100%ig vollständig sind, ist das schon mal ein nützliches „minimales Anfangsprodukt“. Hinter jede Information zu einem Produkt schreiben wir die Kontaktdaten des oder der Verfasser: dann kann sich jede*r, die oder der sich spezieller kundig machen möchte, dorthin wenden.

Für kommenden Mittwoch 25.03.2020, von 15 bis 16 Uhr, laden wir ein zu einer Webkonferenz zu diesem Thema. Wir möchten nicht nur Kolleg*innen einladen, die auf der Suche sind. Sondern auch diejenigen, die schon gute Lösungen gefunden haben – so können wir solidarisch gute Hilfestellungen organisieren. Eine Anmeldung ist nicht nötig. Einfach folgenden Link verwenden: (die Webkonferenz hat mittlerweile stattgefunden, der Link ist jetzt nicht mehr gültig, 26.03.2020).

Und jetzt zu unserer neuen Seite. Sie  soll wachsen mit Hilfe unserer Leser. Ihr findet sie hier.

Wissenschaftliche Projektarbeit: Eine Bestandsaufnahme zum Thema „Agile Verwaltung“

Hanna Looks hat eine Projektarbeit, deren Inhalt sie bereits in zwei Beiträgen auf unserem Blog vorgestellt hat, zum Download bereitgestellt:

Hanna_Looks_bestandsaufnahme_agile_verwaltung

Die Arbeit stellt die Ergebnisse einer empirischen Umfrage in öffentlichen Verwaltungen vor, die sowohl den Ist-Zustand als auch das Interesse an künftigen Anwendungen agiler Arbeitsmethoden erhoben hat. Weiterlesen „Wissenschaftliche Projektarbeit: Eine Bestandsaufnahme zum Thema „Agile Verwaltung““

Mythen der Agilität

Moin, ich bin Nick L. und seit nun fast drei Jahre schlägt mein Herz für Agilhausen. Hier ist vieles anders. Alle sind irgendwie cooler drauf. Obwohl wir nicht mal 5G haben und W-Lan-Hotspots sich nur langsam vermehren, scheinen sie es hier mit der Digitalisierung echt ernst zu meinen. Die einen oder anderen kennen mich vielleicht noch. Ich war bei der letzten Konferenz in Berlin im Storytelling-Workshop dabei. Heute muss ich mal was loswerden.

Es gibt viele Themen und Begriffe, die sich nicht mit einem Wort oder Satz beschreiben lassen. Oft ist es sogar besser, den Begriff nicht zu nutzen, wegen der Bedeutungsebene und so. Ihr wisst schon. So ist es auch beim Thema Agilität. Viele Informationen, Bücher, Artikel, Erfahrungsberichte und leider auch Mythen strömen durch die Welt. Doch was stimmt und was ist leider ein Mythos? Ich möchte heute meine Lieblingsmythen aus Agilhausen näher betrachten.

Weiterlesen „Mythen der Agilität“

Agiles mindset: Erfahrungen als Veränderungsimpuls

Als Voraussetzung für eine agile Kultur in Organisationen wird oft das entsprechende mindset gefordert – vor allem von Führungskräften. „Mindset ändern“ – das hört sich nach einer platten Floskel an, ist für Veränderung unumgänglich, aber auch nicht mal eben getan. Eine kurze Reflexion zu einem komplexen Thema. Weiterlesen „Agiles mindset: Erfahrungen als Veränderungsimpuls“

Es lohnt sich, noch mehr an der Kultur zu arbeiten

Wir fragen uns oft, was wir angesichts strenger Tarifregeln im öffentlichen Dienst für die Zufriedenheit aller Beschäftigten und die Attraktivität als Arbeitgeber tun können. Weiterlesen „Es lohnt sich, noch mehr an der Kultur zu arbeiten“

Creative Bureaucracy Festival 2019 – viele neue Fäden zum Weiterknüpfen

Das Programm

Das Creative Bureaucracy Festival 2019 in Berlin hat in seiner zweiten Auflage wieder viele Akteur/innen aus den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen öffentlicher Institutionen mit Interessierten aus dem Beraterfeld und weiteren Impulsgebern zusammengebracht. Überall war das gemeinsame Anliegen spürbar, miteinander neue Wege für eine zukunftsfähige Verwaltung zu finden. Das Festival bot allen einen anregenden Raum und Rahmen für den fachlichen und persönlichen Austausch.

Das Programmformat (12 Räume mit jeweils 5 bzw. 8 Zeitschienen) bot Platz für vielfältige fachbezogene Diskussionen, Erfahrungsaustausch, gemeinsames Brainstorming genau so wie praktisches Arbeiten.

Mindestens genau so wichtig waren die Zwischenräume für spontane Gespräche. Hier konnten bestehende Netzwerke verstärkt und neue initiiert werden. Die Begriffe Innovation, Digitalisierung und Netzwerk waren allgegenwärtig.

Mein Pfad durch den Tag

Jeder legte sich seinen eigenen Pfad durch die Tage. Mein Pfad stellte sich am Ende so dar:

Mit einem Zwischenstopp in meiner eigenen Session

Und einem Abschluss im

Workshop: PROTOTYPE YOUR FUTURE WORK TOOL

Von zwei Sessions möchte ich noch ein mehr Eindrücke schildern, um zu zeigen, was das Festival (auch) ermöglicht hat.

Workshop: PROTOTYPE YOUR FUTURE WORK TOOL: Kreativmethoden zur Gestaltung eines zukunftsfähigen Arbeitsplatzes

Kuratiert von Senatsverwaltung für Finanzen

Vivien Iffländer, Fraunhofer Center for Responsible Research and Innovation

Anne Steinicke, Senatsverwaltung für Finanzen Berlin

Ausgangspunkt des Workshops war ein Projekt der Senatsverwaltung für Finanzen, Berlin (SenFin). Die dortige Verwaltung steht vor der Herausforderung, mehr Personal auf weniger Fläche unterzubringen. Nach verschiedenen Ansätzen (u.a. alternierende Telearbeit, Desk-Sharing) hat man den Blick geöffnet und in einer Organisationseinheit einen Musterbereich für flexibles, digitales und ergonomisches Arbeiten entwickelt. Später kam die Idee auf, dies zu einem hauseigenen Konzept weiterzuentwickeln, wissenschaftlich begleitet und unterstützt durch das Fraunhofer Institut Center for Responsable Research and Innovation. Das gemeinsame Projekt hat vier Ziele:

  1. auf Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse eine neue Arbeitskultur entwickeln
  2.  bedarfsgerechte Räume und Flächen in den Musterbereichen schaffen
  3.  flexibles, effizientes, effektives Arbeiten mit den vorhandenen Flächen ermöglichen und
  4. eine Konzeption für die gesamte SenFin auf Grundlage der Erkenntnisse aus den Pilotbereichen mit Handlungsempfehlungen erarbeiten, die für jede Abteilung/ jedes Referat Anwendung finden.

Ausgehend von dem vorhandenen Raum-/ Flächenmanagement wurde der Bedarf u.a. mittels qualitativer Interviews und Sensorikmessungen (Bewegungsgrad differenziert nach verschiedenen Raumtypen) analysiert. Ich dachte gleich an die Office Analytics-Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zu den Erfolgsfaktoren für die Gestaltung einer typbasierten Arbeitswelt, die ich auf der Fahrt nach Berlin gelesen hatte.  

Nach der Einführung sollten die Workshop-Teilnehmer/innen sich den Arbeitsplatz 2025 vorstellen. Gesucht wurde ein Future Work Tool („Was dürfte auf dem Schreibtisch nicht fehlen?“). Hierzu sollten in Kleingruppen (ca. 3-4 Pers.) zunächst drei Herausforderungen aus dem aktuellen Arbeitsalltag ermittelt werden. Im zweiten Schritt sollten wir uns in das Jahr 2025 versetzen und überlegen, wie die Arbeit der Zukunft aussehen würde, um dann den Prototypen des Tools zu bauen, das mindestens eine der Herausforderungen lösen würde.

Die Teilnehmer/innen in meiner Gruppe sahen die größten Herausforderungen im Informationsmanagement (Woher, wann und vom wem erhalte ich wesentliche Informationen? Wie kann ich in der wachsenden Menge an verfügbaren Informationen die für meine Bedürfnisse relevanten Informationen finden, um damit zu arbeiten?).

Da die Informationen heute ohnehin meist digital zur Verfügung stehen, lag nahe, dass unser Future Work Tool bei der Informationsbeschaffung und -analyse unterstützen sollte. So entstand die MoBo (= Mobile Box). Dies soll ein mobiles Gerät sein, das auf alle innerhalb und außerhalb der Organisation verfügbaren Informationen zugreifen kann, diese aber – auf Basis bekannter Aufgabenprofile und Arbeitsanforderungen – personalisiert filtert und zeit- und ortsunabhängig bereitstellt. Die/ der Einzelne erhält die für ihre/ seine Tätigkeit wesentlichen Informationen unmittelbar, ohne Rechercheaufwand, Zeitverzug oder notwendige Mittelsperson (z.B. Vorgesetzte/n). Vermieden werden soll aber, dass sich in Folge der voreingestellten persönlichen Profile ungewollte Verstärkungseffekte zueinander passender Informationen ergeben. Der Zugang zu vermeintlich nicht in das Profil passenden Informationen muss genauso sichergestellt sein wie das – manchmal noch wertvollere – zufällige Auffinden ganz anderer, abseitiger Informationen – zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Zudem darf der vereinfachte Zugang zu aufgabenrelevanten Informationen den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen nicht (vermeintlich) entbehrlich machen. Auch in Zukunft muss es deshalb überall Orte geben, an denen sich Kolleginnen und Kollegen planmäßig oder zufällig begegnen können. Wir haben die aus Utensilien einer Bastelkiste konstruierte MoBo deshalb symbolisch um eine Bank mit zwei Personen ergänzt.

Jede Gruppe hat ihren Prototypen mit einem Steckbrief versehen und den anderen vorgestellt. Bei gleicher Aufgabenstellung waren die Ideen sehr vielfältig. Innerhalb kurzer Zeit sind beeindruckende Prototypen entstanden, die die wesentlichen Inhalte der Idee – mit begleitenden Erklärungen – veranschaulichen. Allen Ideen gemeinsam war die Überzeugung, dass die persönliche Begegnung mit anderen für gelingende Zusammenarbeit, Beziehungsgefüge und Organisationskultur unverzichtbar bleiben und deshalb auch in Zukunft einen guten Raum brauchen wird.

Workshop: Verwaltungsrebellen gesucht! Wie aus einer Idee eine Bewegung werden könnte

Kuratiert von Verwaltungsrebellen

Dorothea Herrmann, Verwaltungsrebellen

Sabine Schwittek, Verwaltungsrebellen

Sabine Schwittek und Dorothea Herrmann haben zunächst die Ausgangsidee der „Verwaltungsrebellen“ erläutert „Verwaltung zu empowern“, in dem sie die in Verwaltungen Handelnden wertschätzen und stärken. Die Initiative begann damit, dass die beiden Beraterinnen immer häufiger Menschen in Verwaltungen begegneten, die so gar nicht den Vorstellungen/ Vorurteilen entsprechen, die oftmals über Verwaltung geäußert werden. Menschen, die ihre Verwaltung durch ihre Fragen besser machen wollen und dafür auch ungewohnte Pfade gehen. Vor ein paar Monaten entschieden sich Sabine Schwittek und Dorothea Herrmann deshalb, den „Querdenkenden einen Raum zu geben“. Seit dem suchen sie das Gespräch mit diesen Menschen und veröffentlichen die Interviews auf der Blogseite https://verwaltungsrebellen.de/. So möchten sie den „Rebellen“ ihre Wertschätzung zeigen, andere auf die Erfahrungen aufmerksam machen und in ihrem eigenen Suchprozess oder Tun bestärken. Es geht darum,

  • Vorurteile abzubauen und so das Selbstbewusstsein und die Fremdwahrnehmung von Verwaltung zu verbessern
  • die Zufriedenheit der Beschäftigten in Verwaltungen zu erhöhen und die Attraktivität von Verwaltungen als Arbeitgeber zu verbessern und
  • Innovationspionier/innen in Verwaltungen wertzuschätzen, zu motivieren, zu unterstützen und ihnen eine Plattform zu geben, damit sie andere inspirieren können.

Nach wenigen Monaten sind Sabine Schwittek und Dorothea Hoffmann von der positiven Resonanz und Nachfrage überwältigt, die sie in der kurzen Zeit erlebt haben. Als ihnen die Veröffentlichung der Interviews nicht mehr ausreichend schien, haben sie begonnen, auch einen Methodenfundus mit Erfahrungen zur Verfügung zu stellen – bewusst (nur) als Impulse verstanden. Zudem besuchen sie passende Veranstaltungen, um die Idee zu verbreiten und weitere „Verwaltungsrebellen“ aus der Deckung zu locken. Weil diese immer wieder rückmelden, dass sie sich gern mit anderen vernetzen würden, überlegen die Initiatorinnen, im nächsten Jahr ein entsprechendes BarCamp zu organisieren. Wobei die beiden derzeit noch die Frage beschäftigt, wie und mit wem sie eine solche Ausweitung der Initiative (die ursprünglich „nur“ ein Blog sein sollte) stemmen können…

Im zweiten Teil wurden die Teilnehmer/innen eingeladen, gemeinsam über neue Ansätze nachzudenken, wie die Initiative in ihrer Zielsetzung weiterentwickelt werden kann, um Verwaltungsinnovator/innen noch mehr zu ermuntern und in ihren Anliegen zu unterstützen. Innerhalb kurzer Zeit wurden auf einer Wand weitere „Rebellen-Zellen“ identifiziert (inzwischen auf Twitter nochmals ergänzt).

 

Auf einer zweiten Wand notierten die Teilnehmer/innen, was „Verwaltungsrebellen“ brauchen. Schließlich wurden die Ideen der Gruppe genutzt zusammenzutragen, wodurch die Initiative als solche konkret gefördert und ihrerseits gestärkt werden kann. Die Notizen auf den Wänden boten den Teilnehmer/innen Anlass, sich auch untereinander angeregt auszutauschen. Alle können neue Energie mit auf ihren Heimweg mitnehmen.

Impulse und Denkanstöße

Auch über diese beiden Workshops hinaus habe ich in allen Sessions und Gesprächen auf dem Festival gute Impulse und Denkanstöße gefunden. Zentrale Botschaften waren für mich:

Ich nehme vom Creative Bureaucracy Festival 2019 das Wissen mit, dass die Verwaltung von morgen anders aussehen wird, und die Zuversicht, dass es in Hochschulen und anderen Bereichen viele engagierte Menschen gibt, die dies mitgestalten wollen.