Krisenmanagement in Corona-Zeiten: Die Agile Verwaltung kann mit Komplexität besser umgehen

Bildrechte: Veronika Levesque

Die Corona-Krise treibt die öffentliche Verwaltung auf allen Ebenen kräftig um. Einer der Nebeneffekte: Sie macht die Schwächen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland mit Blick auf den Umgang mit komplexen Herausforderungen mehr als deutlich. Nicht nur im Blick auf das Thema Digitalisierung, sondern auch mit Blick auf die Reaktions- und Adaptionsfähigkeit im Krisenmodus. Wer Kinder zu Hause hat, ahnt vermutlich, worauf ich hinaus will. Selbst Vater von zwei Kindergartenkindern, habe ich in den letzten Wochen das stark verbesserungsfähige Krisenmanagement der Stadtverwaltung meines Wohnorts nicht nur beobachtet, sondern auch live und in Farbe am eigenen Leib spüren dürfen.

Halten wir vorher fest: Ja, wir haben es mit einer komplett „neuartigen“ Situation zu tun. Die Kommunalverwaltungen – am untersten Ende der „Nahrungskette“ – mussten bzw. müssen nach wie vor immer noch in vielen Bereichen darauf hoffen, dass sie zeitnah Informationen vom Land bekommen, die oft auch nur bruchstückhaft und meist sehr kurzfristig bei diesen angekommen sind. Mit kurzen Vorlaufzeiten dann im Bereich der Kinderbetreuung zu reagieren, war und ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht einfach. Natürlich waren und sind die übergeordneten Stellen für die Situation selbst nur unzureichend gewappnet. Verwaltungsstrukturen sind nun mal auf langfristige und stabile Rahmenbedingungen ausgerichtet. Und dann kam Corona. Täglich neue Erkenntnisse, täglich neue Anpassung an die gewonnenen Erkenntnisse – neue Entscheidungen, die auf Basis der neuen Erkenntnisse permanent überprüft, angepasst oder gar vollständig neu getroffen werden mussten bzw. noch immer getroffen werden müssen. Nicht einfach. Überhaupt nicht. Mit anderen Worten, wir hatten und haben es immer noch mit einer hochkomplexen Situation zu tun. Dazu noch der enorme politische Druck. Ich bin mir also bewusst, es ist alles nicht einfach.

Und doch, denke ich an die letzten vier Monate zurück, bin ich hochgradig unzufrieden mit der örtlichen Krisenkommunikation. Mehrere Wochen, ja Monate, war von kommunaler Seite hier kaum etwas Vernünftiges zu erfahren. Informationen kamen bruchstückhaft, oft über inoffizielle Kanäle, zu den Eltern, die von jetzt auf gleich Beruf und Kinderbetreuung unter einen Hut bringen mussten. Eine Herausforderung. Der örtliche Flurfunk ratterte enorm. Elternvertreter und Eltern bemühten, die spärlichen Informationen aus der sichtlich vollständig überforderten örtlichen Stadtverwaltung zu erhalten, die selbst kaum über geordnete Informationen verfügte. Und damit kommen wir zum Kern: Die örtliche Verwaltung in ihrer Struktur war nicht in der Lage, in dieser komplexen Situation eine geeignete Krisenkommunikation mit den Betroffenen zu erzeugen. Was ich erleben durfte, drückt ein Zitat von Cyril Northcote Parkinson ziemlich genau aus:


„Ein Vakuum, geschaffen durch fehlende Kommunikation, füllt sich in kürzester Zeit mit falscher Darstellung, Gerüchten, Geschwätz und Gift.“

Cyril Northcote Parkinson


Oder anders ausgedrückt: Viele Eltern – mich eingeschlossen – grollten, weil sie jedem Informationsfetzen hinterherlaufen mussten. Gerüchte und verwirrende Darstellungen waberten durch den Raum und führten zu noch mehr Unsicherheit bei allen Beteiligten und am Ende – und da bin ich mir sicher – zu erhöhten Nachfrageaufkommen und Aufwand bei der örtlichen Verwaltung.

Jetzt kommt meine steile These, die ich in den Raum werfen möchte: Eine agile Verwaltung hätte die Krisenkommunikation besser beherrscht und die Situation besser in den Griff bekommen. Warum? Weil sie sich auf diese Komplexität einstellt und mit den Hilfsmitteln arbeitet, die speziell für diese Komplexität in Form von Prinzipien und Managementrahmen geschaffen wurden. Nicht aus Jux und Tollerei, nicht aus Spaß an der Freude, sondern eben um mit den Herausforderungen der Komplexität umgehen zu können. Was macht eine agile Verwaltung – wie wir sie im Forum Agile Verwaltung forcieren – aus? Sie kommuniziert transparent, ergebnisfokussiert und „nutzerzentriert“ mit allen Betroffenen. Nicht über – vergleichsweise – lange Zeiträume, so wie wir es erleben durften – fast drei Monate überhaupt keine offizielle Kommunikation – sondern in möglichst kurzen Intervallen und Zyklen. Sie sucht das aktive Gespräch, informiert, klärt auf, holt Feedback ab und entwickelt an Hand der ständig neugewonnenen Erkenntnisse Lösungen, die innerhalb der kurzen, bereits erwähnten Zyklen an die neuen Erkenntnisse angepasst werden. Es herrscht Transparenz über das vorhandene „Wissen“ – auch über die Organisation hinaus. Eine solche Verwaltung schreckt nicht davor zurück, auch „unperfekte“ Informationen zu teilen. Sie schreckt nicht davor zurück, die Dinge offen und ehrlich immer wieder aufs Neue zu hinterfragen und geht offen mit Irrtümern (die aus lückenhaftem Wissen und fehlenden Erkenntnissen resultieren) um, um die mit fortlaufender Zeit und daraus resultierenden neuen Erkenntnissen behoben werden können. Sie wartet nicht, bis sie die perfekte Lösung (die es ohnehin nie geben wird, da sie immer nur eine Momentaufnahme ist) gefunden hat. Sie versucht, das Problem im Hier und Jetzt zu lösen. Das schafft Vertrauen und Verständnis. Wichtig, um in der Situation der Komplexität, wie wir sie gerade erleben, handlungsfähig zu bleiben.

Eine agile Verwaltung hätte – wie es übrigens einige Verwaltungen vorgemacht habe, ohne sich mit dem Attribut der Agilität zu schmücken – in möglichst kurzen, aber regelmäßigen Abständen mit den Elternvertretern kommuniziert, über die aktuellen Erkenntnisse und Zwischenstände informiert und – im Rahmen der Möglichkeiten – wenn auch kleine „Unterstützungsangebote“ gemacht. Man mag einwenden, dass man hierfür Zeit und Ressourcen braucht. Aber jetzt mal ehrlich: Für die vielen Anrufen und Anfragen der Eltern von Kindergartenkindern, die auf dem Amt anrufen, brauche ich auch Zeit und Ressourcen. Und eine gute Krisenkommunikation, wie ich sie mir gewünscht hätte, wäre vermutlich zielführender und ressourcensparender gewesen. Ein Mal in der Woche eine 15-minütige Videokonferenz mit den Elternbeiräten, die wiederum die Informationen streuen, kostet nicht viel Zeit – hätte aber ungemein dazu beigetragen, Verständnis zu erzeugen und den – nicht gerade wenigen – widersprüchlichen kursierenden Flurfunkbotschaften entgegenzuwirken. Zentral dabei: Mit jeder „Iteration“, jeder „Kadenz“ hätte eine agile Verwaltung auch die Chance, ihr Vorgehen an neue Erkenntnisse, neue Ideen anzupassen und besser zu werden. Organisatorisch zu lernen. Erkenntnisse, die im Übrigen auch nach der Krise, in den Alltag transferiert werden. Auch diese Chance wurde in meinen Augen damit – im oben beschriebenen Falle – verpasst.

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Auch hat eine agile Organisation auf diesem Wege die Chance, auch kleine Verbesserungen, erste Zwischenschritte auszuprobieren und Feedback einzuholen, ob der Lösungsweg verbesserungsfähig ist. Denn im Dialog mit den Beteiligten ergeben sich nicht selten viele Optionen, die – das liegt in der Natur der Komplexität – noch gar nicht auf dem Schirm der Entscheider sind. Im konkreten Fall hätte dies bedeutet, dass die Verwaltung, die bereits damit beschäftigt ist, Lösungen für den Tag x zu erarbeiten, hier auch das Feedback der eigentlich Betroffenen und internen Beteiligten bereits hätte einfließen lassen können. Dann hätte man bereits im frühen Stadium Irrtümer (Denkfehler, falsche/lückenhafte Annahmen, mögliche Lücken u. ä.) identifiziert. (Ich bin mir sicher, dass kaum ein(e) Erzieher:in tatsächlich bei der Lösungsentwicklung beteiligt war.) Ganz nebenbei lassen sich auf diesem Wege sogar erste „Mehrwerte“ für alle Betroffenen erzeugen, die das Signal setzen, dass man sich der Herausforderung bewusst ist und sich bemüht – im Rahmen der Gegebenheiten – eine Lösung zu finden. Diese mag noch nicht ideal sein, aber mildert den Druck bei den Betroffenen und ist ein klares Signal der Wertschätzung.

Mein Fazit: Die „tradierten“ Strukturen der öffentlichen Verwaltung sind auf Stabilität ausgerichtet. Krisen, wie wir sie derzeit erleben, lassen sich deutlich besser meistern, wenn auf Ansätze gesetzt wird, die explizit auf Komplexität ausgerichtet sind. Oder mit anderen Worten: Krisenmanagement kann die agile Verwaltung deutlich besser und bietet damit das Potenzial die Handlungsfähigkeit der Verwaltung in komplexen Situationen zu erhöhen.

Welche Tools für Online-Konferenzen erfüllen welche Datenschutzanforderungen (nicht)? – Kostenlose Webkonferenz am 9. April 2020

Am 25.03.2020 hatten wir eine 1 1/2-stündige Webkonferenz zu kollaborativen Plattformen angeboten (Ergebnisse siehe hier). Rund 100 Teilnehmer*innen waren dabei. Im Anschluss daran wollen wir weitere Online-Konferenzen anbieten, die sich aber jeweils auf ein eingegrenztes Thema beziehen und einen weiteren Zeitrahmen haben.

Hier bieten wir eine Konferenz zum obigen Thema für Donnerstag, 9. April 2020, von 15:00 bis 17:00 Uhr an.

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Wir geben unsere Konferenzplattform frei für alle, die mal Videokonferenzen ausprobieren wollen

Für unsere Webkonferenz am 25. März 2020 haben wir eine Konferenzplattform auf unbestimmte Zeit gemietet, die 24/7 zur Verfügung steht und zurzeit geschätzte 5% genutzt wird. Bei Agilisten leuchtet dann sofort die rote Ampel: „Verschwendung!“ Also haben wir uns gedacht: Wir geben sie für alle frei, die mal ein bisschen auf Blackboard Collaborate herumspielen oder sogar ganz ernsthaft darauf Meetings veranstalten wollen. Nur ein paar Regeln müsst ihr beachten, damit wir uns nicht gegenseitig in die Quere kommen.

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Digitale Plattformen der Kollaboration – die nächsten Konferenzen

Die Webkonferenz am vergangenen Mittwoch, 25.03.2020, mit ihren knapp 100 Teilnehmer*innen aus allen Bereichen der öffentlichen Verwaltung (und auch einigen Berater*innen) hat uns gezeigt, dass hier ein Bedarf vorliegt. Dem wollen wir – im Rahmen unserer ehrenamtlichen Ressourcen – gerne nachkommen. Wir stellen hier einige Themen zu Abstimmung unter unseren Lesern. Die drei am höchsten bewerteten Themen bieten wir in den nächsten Wochen an – kostenlos und auf eigene Gefahr. Weiterlesen „Digitale Plattformen der Kollaboration – die nächsten Konferenzen“

Digitale Plattformen der Kollaboration – Ergebnisse der Webkonferenz vom 25.03.2020

Letzten Montag haben wir damit begonnen, Informationen zu diesem Thema zusammenzustellen (welche-plattformen-eignen-sich-um-trotz-corona-die-zusammenarbeit-zu-organisieren/). Für Mittwoch zwischen 15 und 16 Uhr hatten wir zu einer öffentlichen Webkonferenz eingeladen, um uns mit Prakter*innen aus der Verwaltung über das Thema

„Software-Produkte, die den Teams in der öffentlichen Verwaltung die Kollaboration in Zeiten von Corona das Arbeiten im Homeoffice gewährleisten sollen“

auszutauschen. Knapp 100 Interessierte kamen. Hier die Ergebnisse in Kürze.Zu Beginn haben wir von Meinrad Rombach aus Staufen eine Einführung in das Tool erhalten, mit dem wir die Konferenz selbst durchgeführt haben („Blackboard Collaborate“). Eine solche Konferenz war für uns eine neue Erfahrung und bestimmt für viele Teilnehmende auch, und schon das praktische Ausprobieren eines solchen Tools sollte ein wichtiger Bestandteil der Konferenz sein.

Dann teilten wir uns in drei Arbeitsgruppen nach Themen auf:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen 

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

AG 3: Tools für Online-Lehre

Hier die Ergebnisse in Kürze:

AG 1: Tools zum Abhalten von Videokonferenzen und Gremiensitzungen

Die Moderator*innen, Heike und Nico, hatten eine Folie mit den Anforderungen an Konferenztools vorbereitet:

Denn wir hatten im Vorfeld diskutiert: Viele Diskussionen über „gute Tools“ ermangeln einer Struktur, weil oft Äpfel mit Birnen verglichen werden („Das Tool ist kostenlos.“ – „Ja, aber dafür ist die Teilnehmerzahl begrenzt.“ – Usw.). Eine Liste von Anforderungen, anhand von denen man (auch in der gebotenen Eile wie derzeit) die Plattformen vergleichen kann, erschien uns deshalb wichtig und letztlich zeitsparend.

Die Anforderungen aus der Tabelle wurden auf die von uns zusammengestellte Liste der Tools angewendet:

 

In Wirklichkeit reichte die Zeit nur für drei Tools. Aber inclusive Vorarbeiten kam als Resultat eine Excel-Tabelle mit einer ersten (lückenhaften) Bewertung der Tools heraus (hier zum Downloaden Konferenztools _ Übersicht 25032020 ). An dieser Liste wollen wir weiter arbeiten und bitten unsere Leser*innen um kritische Durchsicht und Ergänzung.

AG 2: Tools für Teamboards, also zur Arbeitsorganisation sowie Tools für Chats und Wissensaustausch

In der Gruppe waren seitens des FAV Falk als Moderator und Wolf als Protokollant.  Auch wir begannen mit einer Liste der Anforderungen an Teamboards:

Dazu kam die Liste der Tools, die wir in diesem Zusammenhang bekannt sind:

In der AG ging es nicht so systmatisch zu wie in AG 1. Einige Punkte aus der Mitschrift:

Hinweise auf weitere Anforderungen:
  • Bei uns spielt auch IT-Grundschutz eine Rolle -> Informationssicherheit. Wir sind BSI zertifiziert
  • Zusammenarbeit mit anderen externen Partnern ist wichtig. Das fehlt noch in den Anforderungen.
  • Mich interessieren auch Tools zum Zusammenarbeiten, beispielweise gemeinsame Textarbeit (GR-Vorlagen, Dienstanweisungen, Artikel) oder virtuelle Standupmeetings oder Workshops. Dafür war m.E. keine passende Rubrik vorgesehen.

Auch ein Einwand wurde geäußert: „Man muss erstmal Dinge gesehen haben, um Anforderungen formulieren zu können.“

Wenn man spontan Tools einführt, ohne Strukturen zu definieren, geht der Schuss evtl. nach hinten los
  • Wir haben in einer Gruppe von ca 50 TN Slack getestet. Das war sehr zeitintensiv. Viel Information. Wenig strukturiert. Sehr zeitintensiv – lesen, suchen etc. // Wie kann ich das vermeiden?
  • Wir haben aus der (Corona)Not geboren auch einfach mal ein Slack „aufgesetzt“. Bisher als Alternative zum fehlenden Bürotalk für uns brauchbar :-). Die Einführung ist aber relativ unstrukturiert gelaufen.
  • Wir führen grade Microsoft Teams ein und haben ähnliche Erfahrungen gemacht. Ohne Regeln und regelmäßige Reflexionen geht es nicht.
Einige Fragen blieben offen
  • Ich habe gute Erfahrungen gemacht, die digitalen Tools mit analogen zu kombinieren – Brownpaper als Taskboard oder KanBan-Board – welche Erfahrungen macht ihr damit?
  • Ich habe mir miro angesehen. Miro zielt ja noch mehr auf gemeinsame Arbeit im virtuellen Raum ab. Nicht ganz trivial im Handling. Hat jemand Erfahrungen damit?
    Bei Miro habe ich nur bei einer finnischen Designagentur gesehen, dass sie es nutzen. Die waren sehr begeistert („Hellon“, aus Helsinki)
    Das heißt aber nicht direkt, dass es in der Verwaltung auch funktioniert.

AG 3: Tools für Online-Lehre

Die Arbeitsgruppe wurde moderiert von Tobias und Veronika.

Das Ergebnis wurde zeichnerisch dargestellt:

Wie wir weiter machen wollen

Wir vom FAV werden uns Folgekonferenzen überlegen, die wir in den nächsten Wochen veranstalten. Dabei soll jeweils ein konkreteres Thema behandelt werden, und der Zeitrahmen soll großzügiger sein (zwei Stunden statt 1:30 Stunden). Unsere Ideen veröffentlichen wir hier demnächst zur Abstimmung.

Welche Plattformen eignen sich, um trotz Corona die Zusammenarbeit zu organisieren?

Alle Verwaltungen sind derzeit auf der Suche nach Lösungen für ihre Kollegen im Homeoffice, damit die sich weiter im Team austauschen können. Auf unserem Teammeeting am Freitag flogen die Pingpong-Bälle auch so hin und her: „Welches Tool habt ihr gerade im Einsatz? Habt ihr schon xyz getestet? Wir haben jetz abc im Einsatz, aber der Server geht dauernd in die Knie.“ Und so weiter.

Auf einmal fiel uns auf: so wie wir gerade sind gerade vermutlich auch 1.000 Verwaltungen dabei, sich mit 3.000 anderen Verwaltungen auszutauschen. Also haben wir gedacht: Alle Informationen zu Collaboration Platforms stellen wir auf einer Seite zusammen. Auch wenn sie noch nicht 100%ig vollständig sind, ist das schon mal ein nützliches „minimales Anfangsprodukt“. Hinter jede Information zu einem Produkt schreiben wir die Kontaktdaten des oder der Verfasser: dann kann sich jede*r, die oder der sich spezieller kundig machen möchte, dorthin wenden.

Für kommenden Mittwoch 25.03.2020, von 15 bis 16 Uhr, laden wir ein zu einer Webkonferenz zu diesem Thema. Wir möchten nicht nur Kolleg*innen einladen, die auf der Suche sind. Sondern auch diejenigen, die schon gute Lösungen gefunden haben – so können wir solidarisch gute Hilfestellungen organisieren. Eine Anmeldung ist nicht nötig. Einfach folgenden Link verwenden: (die Webkonferenz hat mittlerweile stattgefunden, der Link ist jetzt nicht mehr gültig, 26.03.2020).

Und jetzt zu unserer neuen Seite. Sie  soll wachsen mit Hilfe unserer Leser. Ihr findet sie hier.

Wissenschaftliche Projektarbeit: Eine Bestandsaufnahme zum Thema „Agile Verwaltung“

Hanna Looks hat eine Projektarbeit, deren Inhalt sie bereits in zwei Beiträgen auf unserem Blog vorgestellt hat, zum Download bereitgestellt:

Hanna_Looks_bestandsaufnahme_agile_verwaltung

Die Arbeit stellt die Ergebnisse einer empirischen Umfrage in öffentlichen Verwaltungen vor, die sowohl den Ist-Zustand als auch das Interesse an künftigen Anwendungen agiler Arbeitsmethoden erhoben hat. Weiterlesen „Wissenschaftliche Projektarbeit: Eine Bestandsaufnahme zum Thema „Agile Verwaltung““

Mythen der Agilität

Moin, ich bin Nick L. und seit nun fast drei Jahre schlägt mein Herz für Agilhausen. Hier ist vieles anders. Alle sind irgendwie cooler drauf. Obwohl wir nicht mal 5G haben und W-Lan-Hotspots sich nur langsam vermehren, scheinen sie es hier mit der Digitalisierung echt ernst zu meinen. Die einen oder anderen kennen mich vielleicht noch. Ich war bei der letzten Konferenz in Berlin im Storytelling-Workshop dabei. Heute muss ich mal was loswerden.

Es gibt viele Themen und Begriffe, die sich nicht mit einem Wort oder Satz beschreiben lassen. Oft ist es sogar besser, den Begriff nicht zu nutzen, wegen der Bedeutungsebene und so. Ihr wisst schon. So ist es auch beim Thema Agilität. Viele Informationen, Bücher, Artikel, Erfahrungsberichte und leider auch Mythen strömen durch die Welt. Doch was stimmt und was ist leider ein Mythos? Ich möchte heute meine Lieblingsmythen aus Agilhausen näher betrachten.

Weiterlesen „Mythen der Agilität“

Agiles mindset: Erfahrungen als Veränderungsimpuls

Als Voraussetzung für eine agile Kultur in Organisationen wird oft das entsprechende mindset gefordert – vor allem von Führungskräften. „Mindset ändern“ – das hört sich nach einer platten Floskel an, ist für Veränderung unumgänglich, aber auch nicht mal eben getan. Eine kurze Reflexion zu einem komplexen Thema. Weiterlesen „Agiles mindset: Erfahrungen als Veränderungsimpuls“

Es lohnt sich, noch mehr an der Kultur zu arbeiten

Wir fragen uns oft, was wir angesichts strenger Tarifregeln im öffentlichen Dienst für die Zufriedenheit aller Beschäftigten und die Attraktivität als Arbeitgeber tun können. Weiterlesen „Es lohnt sich, noch mehr an der Kultur zu arbeiten“