Ein Gastbeitrag von Konstantin Strümpf und Jakob Kronsteiner. Beide sind nicht Teil einer öffentlichen Verwaltung und auch nicht unserer eher gewohnten Zielalterskohorte. Sie sind Mitte Zwanzig und auf dem Weg zur Gründung eines Start-ups [das, so bin ich überzeugt, erfolgreich neue Möglichkeiten in die Welt werfen wird!! Das sollen sie ein andermal hier vorstellen.] Trotzdem oder deswegen haben sie mit grossem Interesse an unserer FAV – Frühjahrskonferenz teilgenommen, mitgedacht und sie lassen uns hier in ihre Gedanken schauen:
Was können zwei Studenten am Weg in die Selbständigkeit von der FAV-Frühjahrskonferenz Agile Verwaltung eigentlich lernen?
Welche Fragen stellen sie sich und welche Ideen können sie mitnehmen?
Was bedeuten Algorithmen und Künstliche Intelligenz für das Verhältnis von Öffentlicher Verwaltung (vor allem im Kommunalbereich) und den anspruchsberechtigten „Verwaltungskunden“? Sollen perspektivisch die OZG-Dienstleistungen künftig möglichst automatisch durch die Verwaltungen durchgeroutet werden? Oder soll umgekehrt zumindest ein Teil der Dienstleistungen durch vermehrte und vertiefte Einbeziehung der betroffenen Einwohner:innen gekennzeichnet sein? Die Alternativen rühren an unser Grundverständnis von Demokratie.
„NExTcamp #2 – Verwaltung. Digital. Gestalten.“: Unter diesem Titel hat das Netzwerk NExT e. V. am 21. Januar 2021 zum zweiten Mal ein Barcamp für Menschen aus dem Öffentlichen Dienst veranstaltet. Zusammen mit Personen aus Wissenschaft und Forschung wurde über die „Behörde von morgen“ diskutiert. Wie im vergangenen Jahr hat sich das Forum Agile Verwaltung aktiv an dem Barcamp beteiligt.
Am 2. März 2021, von 9 bis 17 Uhr, veranstalten wir ein Barcamp über Visionen sinnvollen und guten Arbeitens in den öffentlichen Verwaltungen der Zukunft.
Noch ein Barcamp? Gibt es nicht schon sehr viele Konferenzen und online-Vernetzungsangebote, so dass es langsam unübersichtlich wird?
Das sehen wir auch so. Und wir wollen zu den bestehenden, oft sehr wertvollen Angeboten auch nicht in Konkurrenz treten, sondern möchten sie gerne ergänzen. Ergänzen um die Aspekte „Nicht nur effiziente – sondern sinnvolle Arbeit“; „von einer reaktiven Haltung, die Digitalisierung vor allem als Trendanpassung begreift – zu einer proaktiven Strategie kommen“; „Vernetzung reicht nicht aus – wir müssen Resonanzräume schaffen“. Und: zum Barcamp werden außer Teilnehmer:innen aus der Verwaltung auch Vertreter von Softwareherstellern, Start-Ups usw. sowie Interessent:innen aus der Zivilgesellschaft eingeladen. Es soll ein spannendes Ideen-Ping-Pong aus verschiedenen Sichtwinkeln werden. Weiterlesen „Barcamp „New Work in der Verwaltung 2023/2033“: Der Ticketshop ist eröffnet!“
Die Stadtverwaltung Goslar /Anmerkung 1/, das ist eine Kommune, am nördlichen Harzvorrand in Niedersachsen gelegen, mit rund 50.000 Einwohnerinnen und Einwohnern und drei UNESCO-Welterbestätten: unsere Altstadt, unser Bergwerk Rammelsberg und unsere Oberharzer Wasserwirtschaft.
Bergbautradition im Rathausbüro
Viel Historie und Industriegeschichte und die vierte industrielle Entwicklungsstufe vor der Haustür: die „Digitalisierung“. Im Jahr 2017 fassten wir den Entschluss, dieses Thema und seine Herausforderungen für die Stadtverwaltung und die Stadtgesellschaft Goslar anzugehen. Weiterlesen „Smart City Goslar und die Arbeitsgruppe GoSMART – ein crossfunktionales Team“
In letzter Zeit fanden sich an dieser Stelle vielfach Artikel zu Bürgerräten, Partizipation, Beteiligungsverfahren und lebendiger Demokratie. Wie macht das … die Schweiz? Die Insel der Basisdemokratie, die Heimat der Volksabstimmungen.
Die Willensnation.
Ist das nicht ein wundervoller Begriff? Willensnation – ich habe mich sofort verliebt! Nicht über Herrscher, Kriege, adlige Hochzeiten entstanden, sondern Willensnation – mit immerhin vier verschiedenen Sprachregionen. Eidgenossen, die zu kollaborieren schwören, damit sie frei bleiben können.
Die Schweiz ist ein klassischer Fall einer Willensnation. Sie besitzt keine gemeinsame Sprache, keine gemeinsame Religion, aber einen gemeinsamen Willen, der sie zusammenhält. Eine Willensnation braucht freilich einen Zweck. Es genügt nicht bloss zu wollen, man muss auch wissen, was man will. Der Wille muss auf etwas gerichtet sein. Und was ist das in der Schweiz? Ganz schlicht: die Freiheit. Die Deutschschweizer und die Welschen, die Tessiner und die Rätoromanen, sie alle bilden eine Nation, um ein Maximum an politischer Freiheit zu geniessen. Sollte die Freiheit in der Schweiz nicht mehr höher sein als in den Ländern ringsum, wäre die Willensnation gefährdet.
Denn eine Willensnation benötigt bestimmte Grundlagen. Nationalstaaten – auch föderale – setzen stark auf die Macht und Bedeutung der Zentrale. Die Schweiz dagegen pflegt recht konsequent einen subsidiären Föderalismus.
Das Subsidiaritätsprinzip beschreibt eine Rangfolge des Handelns.
Innenansicht des Plenarsaals im Reichstag in Berlin, Deutschland, Wikipedia (gemeinfrei)
Ich habe die letzten Wochen viel darüber nachgedacht, wie mit Hilfe von agilen Ansätzen politische Entscheidungen vorbereitet werden können. Zwei Dinge waren dabei für mich wichtig:
Der politische Entscheidungsprozess – im Sinne einer demokratischen Entscheidungsfindung durch die entsprechenden Gremien – wird nicht ausgehebelt. Die politischen Entscheidungsgremien haben die Entscheidungshoheit.
Die Ausgestaltung ist möglichst einfach, effizient und effektiv.
Die Stadt Freiburg hat die Bestellung des Mietspiegels durch die Bürger in das Service-Portal des Landes Baden-Württemberg gestellt. Im Verlauf des Projekts wurde der Prozess völlig umgekrempelt – weil Stakeholder beteiligt wurden und ihre Erwartungen äußern konnten. Von der Vorgehensweise können vielleicht auch andere Kommunen profitieren. Weiterlesen „Digitalisierung der Mietspiegelbestellung: ein OZG-Projekt der Stadt Freiburg“
Das Creative Bureaucracy Festival 2019 in Berlin hat in seiner zweiten Auflage wieder viele Akteur/innen aus den unterschiedlichsten Aufgabenbereichen öffentlicher Institutionen mit Interessierten aus dem Beraterfeld und weiteren Impulsgebern zusammengebracht. Überall war das gemeinsame Anliegen spürbar, miteinander neue Wege für eine zukunftsfähige Verwaltung zu finden. Das Festival bot allen einen anregenden Raum und Rahmen für den fachlichen und persönlichen Austausch.
Das Programmformat (12 Räume mit jeweils 5 bzw. 8 Zeitschienen) bot Platz für vielfältige fachbezogene Diskussionen, Erfahrungsaustausch, gemeinsames Brainstorming genau so wie praktisches Arbeiten.
Mindestens genau so wichtig waren die Zwischenräume für spontane Gespräche. Hier konnten bestehende Netzwerke verstärkt und neue initiiert werden. Die Begriffe Innovation, Digitalisierung und Netzwerk waren allgegenwärtig.
Mein Pfad durch den Tag
Jeder legte sich seinen eigenen Pfad durch die Tage. Mein Pfad stellte sich am Ende so dar:
Mit einem Zwischenstopp in meiner eigenen Session
Und einem Abschluss im
Workshop: PROTOTYPE YOUR FUTURE WORK TOOL
Von zwei Sessions möchte ich noch ein mehr Eindrücke schildern, um zu zeigen, was das Festival (auch) ermöglicht hat.
Workshop: PROTOTYPE YOUR FUTURE WORK TOOL: Kreativmethoden zur Gestaltung eines zukunftsfähigen Arbeitsplatzes
Kuratiert von Senatsverwaltung für Finanzen
Vivien Iffländer, Fraunhofer Center for Responsible Research and Innovation
Anne Steinicke, Senatsverwaltung für Finanzen Berlin
Ausgangspunkt des Workshops war ein Projekt der Senatsverwaltung für Finanzen, Berlin (SenFin). Die dortige Verwaltung steht vor der Herausforderung, mehr Personal auf weniger Fläche unterzubringen. Nach verschiedenen Ansätzen (u.a. alternierende Telearbeit, Desk-Sharing) hat man den Blick geöffnet und in einer Organisationseinheit einen Musterbereich für flexibles, digitales und ergonomisches Arbeiten entwickelt. Später kam die Idee auf, dies zu einem hauseigenen Konzept weiterzuentwickeln, wissenschaftlich begleitet und unterstützt durch das Fraunhofer Institut Center for Responsable Research and Innovation. Das gemeinsame Projekt hat vier Ziele:
auf Basis wissenschaftlicher Erkenntnisse eine neue Arbeitskultur entwickeln
bedarfsgerechte Räume und Flächen in den Musterbereichen schaffen
flexibles, effizientes, effektives Arbeiten mit den vorhandenen Flächen ermöglichen und
eine Konzeption für die gesamte SenFin auf Grundlage der Erkenntnisse aus den Pilotbereichen mit Handlungsempfehlungen erarbeiten, die für jede Abteilung/ jedes Referat Anwendung finden.
Ausgehend von dem vorhandenen Raum-/ Flächenmanagement wurde der Bedarf u.a. mittels qualitativer Interviews und Sensorikmessungen (Bewegungsgrad differenziert nach verschiedenen Raumtypen) analysiert. Ich dachte gleich an die Office Analytics-Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zu den Erfolgsfaktoren für die Gestaltung einer typbasierten Arbeitswelt, die ich auf der Fahrt nach Berlin gelesen hatte.
Nach der Einführung sollten die Workshop-Teilnehmer/innen sich den Arbeitsplatz 2025 vorstellen. Gesucht wurde ein Future Work Tool („Was dürfte auf dem Schreibtisch nicht fehlen?“). Hierzu sollten in Kleingruppen (ca. 3-4 Pers.) zunächst drei Herausforderungen aus dem aktuellen Arbeitsalltag ermittelt werden. Im zweiten Schritt sollten wir uns in das Jahr 2025 versetzen und überlegen, wie die Arbeit der Zukunft aussehen würde, um dann den Prototypen des Tools zu bauen, das mindestens eine der Herausforderungen lösen würde.
Die Teilnehmer/innen in meiner Gruppe sahen die größten Herausforderungen im Informationsmanagement (Woher, wann und vom wem erhalte ich wesentliche Informationen? Wie kann ich in der wachsenden Menge an verfügbaren Informationen die für meine Bedürfnisse relevanten Informationen finden, um damit zu arbeiten?).
Da die Informationen heute ohnehin meist digital zur Verfügung stehen, lag nahe, dass unser Future Work Tool bei der Informationsbeschaffung und -analyse unterstützen sollte. So entstand die MoBo (= Mobile Box). Dies soll ein mobiles Gerät sein, das auf alle innerhalb und außerhalb der Organisation verfügbaren Informationen zugreifen kann, diese aber – auf Basis bekannter Aufgabenprofile und Arbeitsanforderungen – personalisiert filtert und zeit- und ortsunabhängig bereitstellt. Die/ der Einzelne erhält die für ihre/ seine Tätigkeit wesentlichen Informationen unmittelbar, ohne Rechercheaufwand, Zeitverzug oder notwendige Mittelsperson (z.B. Vorgesetzte/n). Vermieden werden soll aber, dass sich in Folge der voreingestellten persönlichen Profile ungewollte Verstärkungseffekte zueinander passender Informationen ergeben. Der Zugang zu vermeintlich nicht in das Profil passenden Informationen muss genauso sichergestellt sein wie das – manchmal noch wertvollere – zufällige Auffinden ganz anderer, abseitiger Informationen – zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung. Zudem darf der vereinfachte Zugang zu aufgabenrelevanten Informationen den Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen nicht (vermeintlich) entbehrlich machen. Auch in Zukunft muss es deshalb überall Orte geben, an denen sich Kolleginnen und Kollegen planmäßig oder zufällig begegnen können. Wir haben die aus Utensilien einer Bastelkiste konstruierte MoBo deshalb symbolisch um eine Bank mit zwei Personen ergänzt.
Jede Gruppe hat ihren Prototypen mit einem Steckbrief versehen und den anderen vorgestellt. Bei gleicher Aufgabenstellung waren die Ideen sehr vielfältig. Innerhalb kurzer Zeit sind beeindruckende Prototypen entstanden, die die wesentlichen Inhalte der Idee – mit begleitenden Erklärungen – veranschaulichen. Allen Ideen gemeinsam war die Überzeugung, dass die persönliche Begegnung mit anderen für gelingende Zusammenarbeit, Beziehungsgefüge und Organisationskultur unverzichtbar bleiben und deshalb auch in Zukunft einen guten Raum brauchen wird.
Workshop: Verwaltungsrebellen gesucht! Wie aus einer Idee eine Bewegung werden könnte
Kuratiert von Verwaltungsrebellen
Dorothea Herrmann, Verwaltungsrebellen
Sabine Schwittek, Verwaltungsrebellen
Sabine Schwittek und Dorothea Herrmann haben zunächst die Ausgangsidee der „Verwaltungsrebellen“ erläutert „Verwaltung zu empowern“, in dem sie die in Verwaltungen Handelnden wertschätzen und stärken. Die Initiative begann damit, dass die beiden Beraterinnen immer häufiger Menschen in Verwaltungen begegneten, die so gar nicht den Vorstellungen/ Vorurteilen entsprechen, die oftmals über Verwaltung geäußert werden. Menschen, die ihre Verwaltung durch ihre Fragen besser machen wollen und dafür auch ungewohnte Pfade gehen. Vor ein paar Monaten entschieden sich Sabine Schwittek und Dorothea Herrmann deshalb, den „Querdenkenden einen Raum zu geben“. Seit dem suchen sie das Gespräch mit diesen Menschen und veröffentlichen die Interviews auf der Blogseite https://verwaltungsrebellen.de/. So möchten sie den „Rebellen“ ihre Wertschätzung zeigen, andere auf die Erfahrungen aufmerksam machen und in ihrem eigenen Suchprozess oder Tun bestärken. Es geht darum,
Vorurteile abzubauen und so das Selbstbewusstsein und die Fremdwahrnehmung von Verwaltung zu verbessern
die Zufriedenheit der Beschäftigten in Verwaltungen zu erhöhen und die Attraktivität von Verwaltungen als Arbeitgeber zu verbessern und
Innovationspionier/innen in Verwaltungen wertzuschätzen, zu motivieren, zu unterstützen und ihnen eine Plattform zu geben, damit sie andere inspirieren können.
Nach wenigen Monaten sind Sabine Schwittek und Dorothea Hoffmann von der positiven Resonanz und Nachfrage überwältigt, die sie in der kurzen Zeit erlebt haben. Als ihnen die Veröffentlichung der Interviews nicht mehr ausreichend schien, haben sie begonnen, auch einen Methodenfundus mit Erfahrungen zur Verfügung zu stellen – bewusst (nur) als Impulse verstanden. Zudem besuchen sie passende Veranstaltungen, um die Idee zu verbreiten und weitere „Verwaltungsrebellen“ aus der Deckung zu locken. Weil diese immer wieder rückmelden, dass sie sich gern mit anderen vernetzen würden, überlegen die Initiatorinnen, im nächsten Jahr ein entsprechendes BarCamp zu organisieren. Wobei die beiden derzeit noch die Frage beschäftigt, wie und mit wem sie eine solche Ausweitung der Initiative (die ursprünglich „nur“ ein Blog sein sollte) stemmen können…
Im zweiten Teil wurden die Teilnehmer/innen eingeladen, gemeinsam über neue Ansätze nachzudenken, wie die Initiative in ihrer Zielsetzung weiterentwickelt werden kann, um Verwaltungsinnovator/innen noch mehr zu ermuntern und in ihren Anliegen zu unterstützen. Innerhalb kurzer Zeit wurden auf einer Wand weitere „Rebellen-Zellen“ identifiziert (inzwischen auf Twitter nochmals ergänzt).
Auf einer zweiten Wand notierten die Teilnehmer/innen, was „Verwaltungsrebellen“ brauchen. Schließlich wurden die Ideen der Gruppe genutzt zusammenzutragen, wodurch die Initiative als solche konkret gefördert und ihrerseits gestärkt werden kann. Die Notizen auf den Wänden boten den Teilnehmer/innen Anlass, sich auch untereinander angeregt auszutauschen. Alle können neue Energie mit auf ihren Heimweg mitnehmen.
Impulse und Denkanstöße
Auch über diese beiden Workshops hinaus habe ich in allen Sessions und Gesprächen auf dem Festival gute Impulse und Denkanstöße gefunden. Zentrale Botschaften waren für mich:
Ich nehme vom Creative Bureaucracy Festival 2019 das Wissen mit, dass die Verwaltung von morgen anders aussehen wird, und die Zuversicht, dass es in Hochschulen und anderen Bereichen viele engagierte Menschen gibt, die dies mitgestalten wollen.
In diesem zweiten Teil der Artikelserie geht es nun darum, ein Konzept für den Aufbau und den organisatorischen Rahmen für die handelnden Akteure aus agiler Sichtweise zu entwerfen.
Das Ziel ist – wie wir wissen- mehr als ambitioniert,aber gerade deswegen gehen wir es mutig und optimistisch an. Wir wollen über die Beschäftigung mit dem Thema möglichst früh möglichst viel lernen, damit wir und andere Aktive den Klimawandel in die besten menschenmöglichen Bahnen lenken und dadurch unsere Zukunft aktiv (mit-)gestalten können.
Was passiert aktuell und was in der nächsten Zeit?
Ich wünsche mir von dieser Klimakonferenz (vom Klimakabinett und unserer Bundesregierung und unserer Bundeskanzlerin) in Berlin klare Ansagen und Aussagen zur Dringlichkeit des Problems. Gleichzeitig wünsche ich mir, dass es der Politik gelingt, die BürgerInnen und alle Anspruchsberechtigten mitzunehmen.
Ich wünsche mir ein Bestärken und ein Motivieren aller AkteurInnen unserer Zivilgesellschaft.
Das ist eine Mammutaufgabe, die viel Fingerspitzengefühl sowie klimapolitischen Weitblick und organisatorische Klarheit erfordert. Es gilt, den Spagat hinzubekommen gleichzeitig sehr schnell und doch gerade „so langsam“ zu starten, dass alle Mitmenschen mitgenommen werden.
Gleichzeitig ist – und auch das ist vermutlich jedem bewusst- das ganze „System Klima“ auf unserer Mutter Erde noch viel komplexer, weil letztendlich nicht nur wir in Deutschland, sondern wir alle in Europa und auf der ganzen Welt, in unterschiedlichsten Lebens- und Erlebenswelten (Ländern, Gesellschaften und Gesellschaftssystemen) zusammenleben und -arbeiten.
Der Fokus unseres Artikels richtet sich auf die Dinge, die wir in Deutschland selbst beeinflussen können. (Anmerkung des Autors: Sonst verlieren selbst wir – als optimistische Optimisten – den Mut nach einer Lösung zu suchen und diese schnell (!) anzugehen.)
Die konkrete Frage soll sein:
Wie können wir hier bei uns in Deutschland schnell und kraftvoll das Problem angehen und lösen?
Die Vision – das Weshalb:
Eine Vision beantwortet die Frage nach dem „Weshalb“ und muss von allen Beteiligten verstanden werden, also möglichst von allen 83 Millionen MitbürgerInnen in Deutschland. Das ist eine große Kommunikationsaufgabe.
Damit die Zukunft unserer Kinder und Kindeskinder, schöner und lebenswert(er) wird.
Viele Wege zur Erfüllung der Vision.
Wir -alle- müssen uns auf den Weg machen die Vision zu erfüllen. Bei einer so komplexen Aufgabe kann niemand sagen, wohin die Reise gehen wird. Aber eins ist -denke ich- offensichtlich. Wir müssen loslegen und Schritte tun. Iterativ werden wir Ziele entwickeln, wir werden Maßnahmen messen und immer wieder nachsteuern.
Wir dürfen Fehler machen und wir brauchen diese Fehler, um uns zu verbessern. Wir brauchen dazu feste Zyklen, müssen uns vernetzen und Informationen teilen, damit wir gemeinsam in unserem Tun besser werden und unser Ziel (eine schönere Zukunft) immer wirkungsvoller erreichen.
Den Rahmen für die komplexe Organisation unseres Vorhabens schaffen
@ottokratz, hat sich an die Visialisierung des möglichen Zusammenspiels, der Beteiligten gewagt. Es sind bei Weitem nicht alle gesellschaftlichen Gruppen abgebildet, genauso wenig wie alle Abhängigkeiten zwischen den beteiligten Gruppen und AkteurInnen.
Was gelingen muss, ist das lösungsorientierte und achtsame Zusammenspiel von Regierung, Kabinett, Klimakabinett, Ministerien, Ländern, Kommunen und aller BürgerInnen, der gesamten Zivilgesellschaft, der Kindergärten und Schulen und anderer Unternehmungen, der Initiativen, der Lobbyvertretungen, der „aktiven Aktivisten“ und der „passiven Nichtaktivisten“ auf unterschiedlichsten Ebenen. Sei es auf Bund- auf Länder- oder Komuneneben, in den Städten oder im ländlichen Raum, bis „hinab“ zu jedem einzelnen Menschen, in ihren kleinen und größeren Familien, in ihren jeweiligen ganz unterschiedlichen Lebenswirklichkeiten.
Wir „gestaltende Menschen“ müssen unsere Mitwelt verantwortungsvoll in unser Handeln mit einbeziehen:
Vom Wasser über den Wald, landwirtschaftliche Flächen und unsere Infrastruktur. Wir brauchen den nachhaltigen Umgang mit unseren Ressourcen und Lebensgrundlagen, unsere Rohstoffe und nicht zuletzt müssen wir auf alle anderen Lebewesen, auf Pflanzen und Tiere achtgeben und auch ihr Wohl mitbetrachten.
Uns alle eint die gemeinsame Vision:
„Die Zukunft unserer Kinder und Kindeskinder, wird schöner und lebenswert(er) werden.“
Agile Verwaltung 
