DMS und integrierte Workflowtools – passt das zusammen?

Symbolbild: Viele User nutzen die eingebaute Workflow-Engine eines DMS nicht. Warum? Quelle: Pixabay

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) verfügen häufig über integrierte Workflowmodule. In der tagtäglichen Praxis werden diese Workflows aber selten verwendet, obwohl sie Teil eines bestehenden und nutzbaren Systems sind. Während die User das DMS selbst bald nicht mehr missen möchten, ist bei den integrierten Workflows, die bereits eine hohe systemische Integration  /Anmerkung 1/ aufweisen, paradoxerweise oft nicht einmal der Ansatz einer Verstetigung der Benutzung erkennbar.

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Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt

Problem ist nicht gleich Problem. Wenn ich eine Pizza backen will, nehme ich mir ein Kochbuch und folge der Anweisung Schritt für Schritt. Wenn ich Arzt bin, eine Diagnose bei etwas unklaren Symptomen stellen soll und mich dafür strikt an ein Lehrbuch halten will, habe ich vermutlich den Beruf verfehlt. Dave Snowden hat ein Modell entwickelt, das Problemstellungen in verschiedene Stufen unterteilt. Das möchte ich hier vorstellen. Weiterlesen „Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt“

Wer muss die „best practice“-Vorstellung der E-Rechnung bezahlen? Die Bürger? Die Mitarbeiter?

Die deutschen Verwaltungen digitalisieren sich: so soll die Botschaft lauten. Seit Monaten sind die Fachzeitschriften für öffentliche Verwaltung voll von Berichten über Pläne oder schon abgeschlossene Projekte zur Einführung der elektronischen Rechnung. Diese Erfolge in allen Ehren. Aber was sagt dies aus über die folgenden Digitalisierungsaufgaben? Weiterlesen „Wer muss die „best practice“-Vorstellung der E-Rechnung bezahlen? Die Bürger? Die Mitarbeiter?“

Lessons learned

Autorin: Lea Wüst

Dieser Artikel wurde zuerst auf den „Musterwandlern in Hochschulen“ veröffentlicht (https://musterwandler-hochschulen.org/).

Wie man aus Fehlern lernen und wo Agilität wirklich nützen kann

Heute schildere ich eine Situation, die bei uns recht ähnlich abgelaufen ist, die aber viele Personen bestimmt genau so kennen und zeige auf, was man hätte vielleicht besser machen können.

Worum gehts?

In der Abteilung ABC sind Fachadministratoren eingesetzt, die für spezielle Produktbereiche einer Software zuständig sind. Als man die Software eingeführt hatte, war man davon ausgegangen, dass nur minimale Anpassungen vorgenommen werden müssen und man sich daher den Aufwand sparen könnte, eine wirkliche „Testumgebung“ aufzubauen. Mit den Jahren entstanden aber immer mehr Ideen und Anforderungen seitens der unterschiedlichen Nutzer und der Wunsch wurde lauter, doch auch eine Umgebung für fachliche Tests zu installieren: Der Wunsch wurde nun also vielfach geäußert und nur in vereinzelten Protokollen festgehalten.

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Überwindung der Silos: Fachverfahren als Sackgasse

Das Denken in Objekten, die letztlich auf die Hängemappe eines Sachbearbeiters als „Einzelakte“ zurückgeht, ist von Softwareherstellern in eine Fülle von sogenannten „Fachverfahren“ übersetzt worden. Ein Fachverfahren bildet in der Regel

  • 1 Objektkategorie im Besitz von
  • 1 Abteilung

ab, mit der die Sachbearbeiter die Prozesse ihrer Abteilung abwickeln. (Unter Objektkategorien verstehen wir so etwas wie „Flurstücke“, „Immobilien“, „Mitarbeiter und Personalakten“, „Hundesteuerzahler“ usw.) Weiterlesen „Überwindung der Silos: Fachverfahren als Sackgasse“

Zwischen allen Stühlen? Der Product Owner in der öffentlichen Verwaltung

Im Scrum-Rahmenwerk gibt es keinen Projektleiter im herkömmlichen Sinne mehr. Einige seiner Aufgaben übernimmt der Product Owner (andere Aufgaben gehen auf den Scrum Master oder das Team über, einige fallen ganz fort). Und er bekommt Kompetenzen und Aufgaben zusätzlich, die für eine öffentliche Verwaltung oft in Richtung „Amtsanmaßung“ deuten. Mit einem Wort: der „PO“ hat es nicht leicht. Und er ist – ganz unabhängig von Scrum – ein Beispiel für die Änderungen der Organisationskultur, die agile Arbeitsweisen für die Verwaltung bedeuten.

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Eindrücke von der Konferenz der „Musterwandler in Hochschulen“

Bei der Vorbereitung derartiger Events merke ich immer, wie schwer mir selbst noch die Agilität fällt. Am letzten Donnerstag, dem 9. Mai 2019, fand in der Fachhochschule Bielefeld die 1. Konferenz der „Musterwandler in Hochschulen“ statt. Mehr als 50 Teilnehmer aus dem ganzen Bundesgebiet, quer über alle Hochschularten, lauschten Referaten, beteiligten sich an praktischen Übungen von Methoden, diskutierten, lernten sich am Kaffeetisch kennen und machten Pläne für weitere Aktivitäten von gemeinsamem Interesse.

Einzigartig war schon die Art der Vorbereitung.

Jan Tamm, Kanzler der Uni Rostock, bei der Keynote

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