Ist die Digitalisierung ein Instrument des Wandels? Oder des Gewandelt-Werdens?

„Digitalisierung“ ist kein Begriff mit scharf umrissener Bedeutung wie z. B. „Dampfmaschine“ Anfang des 19. Jahrhunderts es war. „Digitalisierung“ ist ein Begriffscontainer mit einer Vielzahl an Be-Deutungen, weil Innovation in Wissensprozessen anders funktioniert als bei operativen Arbeiten in der klassischen Industriewelt. Das birgt das Risiko von Missverständnissen und Illusionen.

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Die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern im Vergleich: Ein Lehrstück, wie man das gleiche DMS-Produkt unterschiedlich zurichten kann

Ko-Autor: Wolf Steinbrecher, Forum Agile Verwaltung

Wir beide – Manuela Hohlfeld und Wolf Steinbrecher – haben aus der Sicht zweier Bundesländer über die Einführung der E-Akte in den Landesbehörden berichtet /Anmerkung 1/. Beide Länder haben sich für das gleiche Produkt entschieden, nämlich das Dokumentenmanagementsystem VIS der Firma PDV aus Erfurt. Und trotzdem hat die E-Akte in Baden-Württemberg und Bayern ein deutlich unterschiedliches Profil erhalten. Ein Grund für uns, diese Unterschiede im Überblick zu reflektieren und die Leser einzuladen, mit uns einen Austausch über Good Practices in der E-Akte anzufangen.

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Blogpost: Experimentelle Entscheidungen – agil aus der Projektsackgasse.

20.000 Entscheidungen treffen wir täglich – sagen zumindest die Hirnforscher. Wären also über 7 Millionen Entscheidungen in einem Jahr. Wen wundert es da, wenn ein paar schlechte Entscheidungen dabei sind? Würden ja schon rein statistisch kaum ins Gewicht fallen…
Wobei: Natürlich beschäftigen uns die wenigsten der 20.000 Entscheidungen länger. Die, über die wir wochenlang grübeln, sind da wohl die Ausnahme – also wieder statistisch gesehen. Aber wenn dort eine falsche Entscheidung dabei ist, hängt sie uns manchmal ziemlich lange nach… Weiterlesen „Blogpost: Experimentelle Entscheidungen – agil aus der Projektsackgasse.“

Gute Teams sorgen für good Housekeeping

Gibt es vielleicht Erfolgsrezepte für Teamarbeit? Erfolgreiche Teams räumen jeden Tag auf. Sie halten das Haus in Ordnung. Aber warum sorgt das für Erfolg?

Der Scrum Guide beschreibt die Spielregeln für agile Teams. Das Scrum Book beschreibt Erfolgsmuster für agile Teams. Das ist eine tolle Sammlung, in die ich regelmäßig schaue.

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Die Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ ist gestartet

Anfang August hatten wir hier eine Einladung ausgesprochen zur Gründung einer Arbeitsgruppe „Hochschulaktenplan“ (bit.ly/31X4XAz). An einem ersten Kennenlerntreffen hatten sich 16 Teilnehmer:innen aus 12 Hochschulen beteiligt. Jetzt hat das erste Arbeitstreffen stattgefunden und eine Vorgehensweise beschlossen.

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Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg“

Mein Wunsch nach einer elektronischen Aktenführung besteht seit meinem Berufsstart vor 10 Jahren. Nun bin ich an einer Dienststelle in Bayern, in der eine elektronische Aktenführung nicht nur Realität ist, sondern gefordert wird. Die Umsetzung erfolgt mit Hilfe des DMS VIS, welches nun auch in der Landesverwaltung in Baden-Württemberg implementiert werden soll. Allerdings im Gegensatz zu Baden-Württemberg, das die personenbezogene Aktenführung umsetzen willen, haben wir in Bayern eine vorgangsbezogene Aktenführung. Weiterlesen „Nachtrag zum „Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg““

Digitalisierung als Rolle rückwärts? Anmerkungen zur DMS-Einführung in der Landesverwaltung Baden-Württemberg

Die Bundesrepublik hinkt ja nun wirklich bei der Digitalisierung hinterher. Aber so was von! Also da muss man doch ganz schnell mal was tun!

Einziges Problem: Wenn sich die maßgeblichen Entscheider dann mal auf den Weg machen und die Ärmel aufkrempeln und denken, so richtig ins Handeln zu kommen – dann ist das Ergebnis oft ein Lehrstück über die völlige Hilflosigkeit traditioneller hierarchischer machtbasierter Strukturen in unserer VUKA-Welt.

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Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen

Zurzeit sind einige Hochschulen dabei, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Wir vom Forum Agile Verwaltung denken, eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit könnte Einiges an Doppelarbeit sparen. Weiterlesen „Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen“

Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen. Weiterlesen „Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs““