Vor drei Monaten haben wir auf dieser Plattform eine Initiative zur Vernetzung gestartet. Dabei ging es um ein Nischenthema, nämlich „Austausch über Erfahrungen, die E-Akte mit der Software enaio zu implementieren“. Die ersten Treffen der Austauschgruppe haben stattgefunden und die ersten Ergebnisse liegen vor. Über das Nischenthema hinaus können die bisherigen Erfahrungen vielleicht für Projektleiter:innen mit anderen Digitalisierungsthemen oder anderen Softwareprodukten interessant sein. Denn bei solchen Vernetzungen stellen sich ja immer die gleichen Fragen: „Lohnt sich das für mich und meine Verwaltung? Wenn ich auf ein Treffen von einer Stunde gehe – bekomme ich dann eine Ersparnis von mindestens zwei Stunden heraus?“
Und auf diese Fragen haben wir jetzt erste, vorläufige Antworten.
Kategorie: Digitale interne Services
E-Akte: Einladung zu einem Austausch über die DMS-Software enaio
Aus drei Projekten heraus ist das Interesse an einem Austausch über die Einführungsstrategien der E-Akte geäußert worden. Bei diesen Projekten wurde die Software „enaio“ beschafft und – offenbar ganz unterschiedlich – implementiert. Dabei sind eine ganze Reihe von Fragen zu Schnittstellen usw. aufgetaucht.
Wir vom FAV unterstützen dieses Anliegen gerne und geben es an unsere Leserschaft weiter. Im Folgenden findet ihr eine Liste der bisher aufgetauchten Fragen und ein Kontaktformular zur Anmeldung.
Was wird aus den Digitallotsen? Das Konzept eines „Digitalmanagers“
Mit Peter Bauer und Wolf Steinbrecher
Die Digitalisierung unserer Verwaltungen wird häufig noch innerhalb der Hierarchien geplant: Top-down, als Wasserfallprojekte. Parallel dazu wurden aber schon Konzepte angedacht, wie man dezentral – in den einzelnen Ämtern, Abteilungen und Sachgebieten – Energien für die Digitalisierung freisetzen könnte. Das wohl bekannteste dieser Konzepte ist der „Digitallotse“. Dafür wurden bundesweit Fortbildungen angeboten und auch gut angenommen. Viele Mitarbeiter:innen haben sich dabei engagiert.
Wir hören aus vielen Kommunalverwaltungen, dass das Ergebnis dürftig sei: Die Digitallots:innen seien da – aber sie kämen nicht ins doing. Es fehlt an Vielem: an einem klaren Auftrag; an einer Ausbildung, die nicht nur Gesetze umfasst, sondern Handlungsanleitungen, an praktischem Wissen und Methoden für den reellen Verwaltungsalltag usw.
Deshalb haben wir uns in einer Arbeitsgruppe Gedanken gemacht, wie man weiterkommen könnte. Und dabei haben wir ein erstes, grobes Konzept entwickelt und es „Digitalmanager“ genannt. Das stellen wir hier vor und laden zu drei kostenlosen Events ein, bei denen wir es mit euch weiter diskutieren wollen.
Weiterlesen „Was wird aus den Digitallotsen? Das Konzept eines „Digitalmanagers““Die Irrwege beim Finden einer digitalen Dokumentablage: Ein Erfahrungsbericht
Beitrag von Dr.-Ing. Karl Steinjan, Institut für Luft- und Kältetechnik gemeinnützige Gesellschaft mbH (ILK), Dresden
Die Umstellung von bekannten Prozessen ist für Unternehmen immer eine Herausforderung. Man verlässt den bewährten Weg und riskiert, bei der Einführung auf Schwierigkeiten zu stoßen. So greift man beispielsweise in die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten von Menschen ein. Darüber hinaus benötigen die mit der Änderung einhergehenden Lern- und Umstellungsprozesse anfangs sehr viel zusätzliche Zeit. Bei der Wahl einer neuen Softwarelösung sind Kompromisse gefordert und manchmal durchaus auch der Verzicht auf alt bekannte Funktionen. Zur Anpassung der Prozesse müssen oft vielfältige Entscheidungen getroffen werden und ggf. Investitionen getätigt werden. Insgesamt gibt es somit viele Möglichkeiten ungünstig oder falsch in dem Prozess der Umstellung abzubiegen. Das haben wir bei unserem Versuch die Dokumentablage neu zu organisieren auch erleben müssen.
Weiterlesen „Die Irrwege beim Finden einer digitalen Dokumentablage: Ein Erfahrungsbericht“Veränderungsbereitschaft für Digitalisierung erzeugen
Teil 1
Warum sich Digitalisierung nicht so einfach in Verwaltungen umsetzen lässt und wie die Stadt Karlsruhe das Thema angeht
Autorinnen: Nora Kaiber, Stadt Karlsruhe & Susanne Schatzinger, VSC-Team
Warum wir uns so ungern verändern
Stellen Sie sich vor, über Nacht bekommen Sie von einer guten Fee alles technische Wissen über Digitalisierung per Feenstaub direkt in Ihren Kopf gezaubert. Am nächsten Morgen gehen Sie gut gelaunt zur Arbeit mit der Motivation, Ihre neuen Superkräfte direkt anzuwenden und Verbesserungen herbeizuführen. Wie ginge es weiter? Ließen sich Ihre Kolleginnen und Kollegen überzeugen, ihre täglichen Abläufe zu verändern? Würde Ihre Chefin oder Ihr Chef Ihnen direkt den Weg freimachen und andere Themen liegen lassen? Vermutlich wäre es leider nicht so einfach, denn nichts fällt uns Menschen so schwer, wie gewohnte Pfade zu verlassen und uns zu verändern.
Wir, die Stadt Karlsruhe und das VSC-Team haben uns in einem gemeinsamen Projekt genauer mit dieser Thematik befasst. Wir haben uns gefragt, warum wir uns so ungern verändern und wie es doch möglich sein kann, Veränderungen in der Stadtverwaltung herbeizuführen.
In diesem ersten Beitrag beschäftigen wir uns mit dem Kontext, warum die Digitalisierung eine langsame Veränderung ist, welche Lösungen wir sehen, um Mitarbeitende dafür zu begeistern und mitzunehmen und welchen Weg die Stadt Karlsruhe eingeschlagen hat
Weiterlesen „Veränderungsbereitschaft für Digitalisierung erzeugen“E-Akte: Warum sind die DMS so schlecht?
In ihrem Buch „Träge Transformation“ /Anmerkung 1/ machen sich Sascha Friesike und Johanna Sprondel Gedanken über die Gründe, warum Digitalisierungsprojekte in der deutschen Verwaltung so schleppend verlaufen. Als einen Faktor machen sie die schlechte Qualität der angebotenen Software aus: „Es wird mit Zitronen gehandelt (es entsteht ein ‚market for lemons‘).“ (Seite 14)
Die Projekterfahrungen bei der Einführung der E-Akte stützen diese Beobachtung.
Weiterlesen „E-Akte: Warum sind die DMS so schlecht?“Griff in die Bücherkiste: „Träge Transformation“
Unter der Rubrik „Griff in die Bücherkiste“ möchten wir unseren Leser:innen Titel vorstellen, die vielleicht eine Ergänzung zu den übrigen urläublichen Tätigkeiten (Hängemattenliegen, Cocktails schlürfen etc. pp.) darstellen. Dabei wollen wir gerade keine vollständigen Inhaltsangaben liefern, sondern nur gerade so viel über ein Buch verraten, dass noch Raum zum Selberlesen bleibt. Trifft dieser neue Service auf eure Nachfrage? Wir werden es an den Klickzahlen sehen.
Das erste Buch wurde von Sascha Friesike und Johanna Sprondel verfasst. Es trägt den Titel „Träge Transformation“, ist im Februar 2022 erschienen und beschäftigt sich mit einigen Ursachen, die der Digitalisierung im Wege stehen.
Weiterlesen „Griff in die Bücherkiste: „Träge Transformation““Einführung der E-Akte an den Hochschulen NRW’s: Was muss zentral, was kann dezentral geregelt werden? – Ein Interview
Vorbemerkung: Das folgende Interview soll einen ersten Schritt darstellen zu einer Reflexion über das Efa-Prinzip („Einer für alle“), das auch in anderen Zusammenhängen (z.B. OZG) eine Rolle spielt. An dieser Stelle möchten wir eine empirische Bestandsaufnahme vornehmen über das praktische Vorgehen. In nächster Zukunft möchten wir in den Überlegungen weiter gehen: Wie gut funktioniert das Prinzip des „Prozessmusters“, das in einer Hochschule entwickelt wird und das die anderen Hochschulen übernehmen sollen/können/dürfen? Denn zumindest beim OZG scheint das Efa-Prinzip ja nicht so gut zu funktionieren. Anlass genug, darüber einmal unter agilen Gesichtspunkten nachtzudenken.
Das zu vertiefen, ist auch Thema auf der Frühjahrskonferenz des FAV am 15. Juni, auf der Doreen Schwarz zusammen mit Frank Klapper eine Keynote hält und eine Session moderiert.
Weiterlesen „Einführung der E-Akte an den Hochschulen NRW’s: Was muss zentral, was kann dezentral geregelt werden? – Ein Interview“Prozessbeschreibungen: Die Grenzen des traditionellen Verfahrens
Prozessaufnahme, Prozessanalyse, Prozessmodellierung, BPMN – seit mindestens zwei Jahrzehnten kreiseln diese Begriffe durch die Verwaltungsmodernisierungsdiskussionsmaschine und richten dort – nun, was richten sie an?
Auf jeden Fall scheinen sie Geschäftigkeit zu fördern. Ein Vertreter eines Bistums erzählt mir: „In den vergangenen drei Jahren haben wir fast 400 Prozesse aufgenommen.“ Auch ein Landrat meldet Erfolg: „Jeder Fachbereich hat inzwischen mindestens einen seiner Kernprozesse beschrieben und ist nun gefordert, die Prozesslandkarte Schritt für Schritt auszubauen.“
Aber lohnt der Erfolg den Aufwand? Was ist der praktische Nutzen? Dazu möchte ich aus praktischen Projekterfahrungen ein paar Überlegungen vorstellen.
Weiterlesen „Prozessbeschreibungen: Die Grenzen des traditionellen Verfahrens“Drei Vorgehensweisen bei der DMS-Einführung: Philosophien, Erfolgskriterien, Risiken
1. Vom Ende her denken
Der folgende Beitrag ist die leicht geänderte Version eines Kapitels aus dem Implementierungsleitfaden DMS – Teil 1 Begeisterung für das Projekt wecken. Schon ganz zu Beginn eines E-Akten-Projekts muss der:die Projektleiter:in daran denken, wie später eine konkrete Einführung in einem begrenzten Sachgebiet stattfinden soll. Je nachdem, welche Vorstellungen man davon hat, wird der Projektplan ganz unterschiedlich ausfallen.
Weiterlesen „Drei Vorgehensweisen bei der DMS-Einführung: Philosophien, Erfolgskriterien, Risiken“
Agile Verwaltung 