Die Irrwege beim Finden einer digitalen Dokumentablage: Ein Erfahrungsbericht

Beitrag von Dr.-Ing. Karl Steinjan, Institut für Luft- und Kältetechnik gemeinnützige Gesellschaft mbH (ILK), Dresden

Die Umstellung von bekannten Prozessen ist für Unternehmen immer eine Herausforderung. Man verlässt den bewährten Weg und riskiert, bei der Einführung auf Schwierigkeiten zu stoßen. So greift man beispielsweise in die Arbeitsabläufe und Gewohnheiten von Menschen ein. Darüber hinaus benötigen die mit der Änderung einhergehenden Lern- und Umstellungsprozesse anfangs sehr viel zusätzliche Zeit. Bei der Wahl einer neuen Softwarelösung sind Kompromisse gefordert und manchmal durchaus auch der Verzicht auf alt bekannte Funktionen. Zur Anpassung der Prozesse müssen oft vielfältige Entscheidungen getroffen werden und ggf. Investitionen getätigt werden. Insgesamt gibt es somit viele Möglichkeiten ungünstig oder falsch in dem Prozess der Umstellung abzubiegen. Das haben wir bei unserem Versuch die Dokumentablage neu zu organisieren auch erleben müssen.

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E-Akte: Warum sind die DMS so schlecht?

In ihrem Buch „Träge Transformation“ /Anmerkung 1/ machen sich Sascha Friesike und Johanna Sprondel Gedanken über die Gründe, warum Digitalisierungsprojekte in der deutschen Verwaltung so schleppend verlaufen. Als einen Faktor machen sie die schlechte Qualität der angebotenen Software aus: „Es wird mit Zitronen gehandelt (es entsteht ein ‚market for lemons‘).“ (Seite 14)

Die Projekterfahrungen bei der Einführung der E-Akte stützen diese Beobachtung.

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Griff in die Bücherkiste: „Träge Transformation“

Unter der Rubrik „Griff in die Bücherkiste“ möchten wir unseren Leser:innen Titel vorstellen, die vielleicht eine Ergänzung zu den übrigen urläublichen Tätigkeiten (Hängemattenliegen, Cocktails schlürfen etc. pp.) darstellen. Dabei wollen wir gerade keine vollständigen Inhaltsangaben liefern, sondern nur gerade so viel über ein Buch verraten, dass noch Raum zum Selberlesen bleibt. Trifft dieser neue Service auf eure Nachfrage? Wir werden es an den Klickzahlen sehen.

Das erste Buch wurde von Sascha Friesike und Johanna Sprondel verfasst. Es trägt den Titel „Träge Transformation“, ist im Februar 2022 erschienen und beschäftigt sich mit einigen Ursachen, die der Digitalisierung im Wege stehen.

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Einführung der E-Akte an den Hochschulen NRW’s: Was muss zentral, was kann dezentral geregelt werden? – Ein Interview

Vorbemerkung: Das folgende Interview soll einen ersten Schritt darstellen zu einer Reflexion über das Efa-Prinzip („Einer für alle“), das auch in anderen Zusammenhängen (z.B. OZG) eine Rolle spielt. An dieser Stelle möchten wir eine empirische Bestandsaufnahme vornehmen über das praktische Vorgehen. In nächster Zukunft möchten wir in den Überlegungen weiter gehen: Wie gut funktioniert das Prinzip des „Prozessmusters“, das in einer Hochschule entwickelt wird und das die anderen Hochschulen übernehmen sollen/können/dürfen? Denn zumindest beim OZG scheint das Efa-Prinzip ja nicht so gut zu funktionieren. Anlass genug, darüber einmal unter agilen Gesichtspunkten nachtzudenken.

Das zu vertiefen, ist auch Thema auf der Frühjahrskonferenz des FAV am 15. Juni, auf der Doreen Schwarz zusammen mit Frank Klapper eine Keynote hält und eine Session moderiert.

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Drei Vorgehensweisen bei der DMS-Einführung: Philosophien, Erfolgskriterien, Risiken

1.   Vom Ende her denken

Der folgende Beitrag ist die leicht geänderte Version eines Kapitels aus dem Implementierungsleitfaden DMS – Teil 1 Begeisterung für das Projekt wecken. Schon ganz zu Beginn eines E-Akten-Projekts muss der:die Projektleiter:in daran denken, wie später eine konkrete Einführung in einem begrenzten Sachgebiet stattfinden soll. Je nachdem, welche Vorstellungen man davon hat, wird der Projektplan ganz unterschiedlich ausfallen.

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Start eines Projekts zur Einführung der E-Akte: Fragen an die Führungskräfte bei Projektstart

Vorbemerkung: Der folgende Beitrag ist dem „Implementierungsleitfaden für Dokumentenmanagement-Systeme“ entnommen, von dem der Teil 1 gerade erschienen ist. Er ist Ergebnis einer Arbeitsgruppe des FAV, die sich seit Herbst letzten Jahres alle zwei Wochen online getroffen und gemeinsam gearbeitet hat. Teil 1 steht unter dem Motto „Begeisterung für das Projekt erzeugen“. Einen Link zu diesem Teil findet ihr am Ende dieses Beitrags.

Folgende Fragen stellen eine unvollständige Liste dar, die die Projektgruppe ganz am Anfang erst einmal sich selber stellen kann. Und dann kann sie mit den Fragen und ihren Antworten auf die Führungskräfte = hoffentlich zukünftige Auftraggeber des Projektes zugehen und sie bitten, die Antworten aus ihrer Sicht zu ergänzen. So erhalten wir möglicherweise einen Einstieg in einen Dialog auf Augenhöhe.  

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Wie überzeuge ich Führungspersonal von einem DMS?

Oftmals ist die Notwendigkeit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems für Fachpersonen, Expertinnen und Experten klar auf der Hand liegend – sei es auf Grund der Vorteile für die Organisation im Vergleich zu den aktuell gelebten Verfahren oder auch auf Grund aktueller sowie kommender gesetzlicher Rahmenbedingungen.

Es kann jedoch sein, dass die Hausleitung von der Initiierung der Maßnahme zur Inbetriebnahme eines solchen Systems zu überzeugen ist, bspw. auf Grund der zu erwarteten Kosten, der Befürchtung einer Überorganisation oder schlicht aus mangelnder Sachkenntnis. Folgende vier Aspekte und entsprechende Argumente sollen dabei helfen, seitens der Leitung ausreichend Kenntnisse über das Vorhaben sicherzustellen, etwaige Vorbehalte zu kompensieren und schließlich der Einführung des Systems zuzustimmen.

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Aus der agilen Methodenkiste: Die Wirkungsanalyse macht aus Anwendern der E-Akte Projektbeteiligte

Wenn eine Verwaltung ein DMS („E-Akte“) oder auch eine andere große Software („Campus-Management“) einführen will, dann steht sie vor der Aufgabe, die künftigen Anwender:innen – die „Projektkunden“ – kontinuierlich in das Projekt einzubinden. Das gilt für die Beschaffungsphase, noch mehr aber für die anschließende Implementierungsphase. Die klassischen Wasserfall-Methoden haben dafür kein richtiges Konzept. Wie packen wir in agilen Projekten diese Aufgabe an?

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Wie führt man neue Software in der Breite in die Verwaltung ein? – Mitstreiter:innen gesucht

Eine neue Software organisationsweit einzuführen ist ein komplexes Problem. Unabhängig davon, ob es eine E-Akte in einer Behörde oder ein umfassendes Produktionsplanungssystem in einem Unternehmen ist, betrifft es viele Menschen und ihre Arbeitsweisen. Aber wieso muss hier eigentlich jede:r das Rad neu erfinden?

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Wir sind schon längst digital

In der jetzigen Debatte rund um Home-Office und die E-Akte gibt es viele Stimmen, die nach Wandel rufen. Wie soll der aber aussehen? Und was braucht er? In diesem Streitgespräch wollen wir unterschiedlichen Aspekte der digitalen Transformation auf den Grund gehen und ein paar steile Thesen aufstellen.

Mitdiskutiert haben: Lila Sax dos Santos Gomes, Christine Gebler und Veronika Lévesque

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Home Office/Technische Ausstattung/IT

LSdSG: Hallo Christine, Vero schön, dass ihr da seid. Wegen Corona können wir dieses Gespräch nur im digitalen Format führen aber allein die Tatsache, dass das möglich ist zeigt schon, wie weit wir gekommen sind. Auch wenn immer wieder behauptet wird, die öffentliche Verwaltung würde zu wenig machen für die digitale Transformation finde ich, dass wir durch Corona doch ziemlich weit gekommen sind.  Schaut euch mal die Zahlen an: fast 50% der Mitarbeitende im Homeoffice – das ist doch grandios und zeigt, in was für einen Wandel wir uns gerade befinden, oder nicht?

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