Online-Barcamp „Verwaltung. digital. gestalten“ am 20. August 2020. Beiträge des FAV.

Mit Beteiligung von Fraunhofer FOKUS hat der NExT e.V. (ein Netzwerk aus Vordenkenden und aktiv Gestaltenden der Digitalisierung im öffentlichen Sektor, https://www.next-netz.de/) vergangene Woche ein Barcamp veranstaltet (https://www.fokus.fraunhofer.de/de/dps/barcamp_200820).

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Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen

Zurzeit sind einige Hochschulen dabei, im Rahmen der Einführung der E-Akte bzw. eines DMS/EIM einen Aktenplan für ihre Organisation zu „stricken“. Wir vom Forum Agile Verwaltung denken, eine hochschul-übergreifende Zusammenarbeit könnte Einiges an Doppelarbeit sparen. Weiterlesen „Einen Musteraktenplan für eine Hochschule erstellen“

Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs“

Verschiedene Verwaltungen auf Landesebene, in Hochschulen und in Städten und Gemeinden stehen vor einem gleichen Problem: Sie möchten (na gut, müssen wohl eher nach eGovG § 6 bzw. 7) die E-Akte einführen. Sie haben bereits ein Dokumentenmanagementsystem in Betrieb, aber bislang im Wesentlichen als passives Archivsystem für Belege oder für Fachverfahren. Jetzt stellt sich die Frage: „Taugt dieses DMS auch als Vorgangsbearbeitungssystem für die Gesamtverwaltung? Können wir uns so die Kosten für die Ausschreibung und Anschaffung eines anderen Systems ersparen?“ Solche Verwaltungen würden wir gerne unterstützen. Weiterlesen „Vergleich von DMS-Produkten – ein Entwurf eines „Steckbriefs““

„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen

Zu diesem Thema haben wir seit Mitte April zwei kostenlose Webinare angeboten mit über 70 Anmeldungen – quer über alle Verwaltungsarten und in ganz Deutschland und der Schweiz. Das Thema scheint also wichtig, und wir wollen es gerne weiter verfolgen. Weiterlesen „„Erst die Strukturen, dann die Tools“. Wie Teams Taskboards, Chatrooms, Dateiablagen so gliedern können, dass sie einen guten Überblick kriegen“

Archivare als Records Manager. Chance oder notwendiges Übel?

Theoretisch könnten es sich Archivare auf den ersten Blick gesehen leicht machen. Schriftgutverwaltung ist zumindest nicht direkt Teil ihres gesetzlichen Auftrags. Unmittelbare negative Folgen einer defizitären Schriftgutverwaltung, wie verlängerte Entscheidungsprozesse, erschwertes Arbeiten, fehlende Rechtssicherheit und Auskunftsfähigkeit oder kurz die Entstehung eines Negativklischees, wie z.B. dem Bild einer lahmen oder gar inkompetenten Behördenmühle, ist ausschließliches Problem der aktenführenden Stellen und des Archivträgers. 

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Teamarbeit 2030: Zeit für Visionen

Wie wird sich die Digitalisierung auf die Art unserer Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Verwaltungen auswirken? Wird es uns gelingen, unsere Arbeitssilos aufzubrechen und produktiver zu werden – im Sinne unserer Verwaltungskunden, aber auch einer Stressreduktion bei den Mitarbeitenden selbst? Oder werden die vorhandenen Strukturen und Abläufe einfach mal „digitalisiert“ – also ohne dass sich grundlegend etwas ändert und bisherige Mitzeichnungswege einfach in „Workflows“ umgetauft werden? Zur Entscheidung dieser Frage ist aktive Visionsarbeit nötig.

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Sind agile Methoden (wie Scrum) für alle Projekte geeignet?

Stehen sich agiles und traditionelles Projektmanagement als Gegner gegenüber? Versuchen die neueren Methoden die herkömmlichen zu verdrängen, bis sie ganz verschwunden sind? Gegen diese Art der Darstellung gibt es auch den Standpunkt, dass die traditionellen PM-Methoden wie z.B. PRINCE2 nach wie vor ihre Berechtigung haben und Scrum sie nur ergänzt. Dafür einige Argumente. Weiterlesen „Sind agile Methoden (wie Scrum) für alle Projekte geeignet?“

Alles nach Plan? Wenn Projektmanagement in Verwaltungen agil wird

Kommt Ihnen das bekannt vor: Einige Wochen lang haben Sie nun den Kick-Off für Ihr neues Projekt vorbereitet, haben alle notwendigen Personen intern und extern eingeladen, haben sich genau überlegt, was Sie im Projekt und im Kick-Off erreichen wollen und natürlich den Zeitplan genau abgestimmt, Folien vorbereitet, Interaktionen für das Teambuilding – schließlich geht es um Etwas – und dann – am großen Tag – ist alles anders. Weiterlesen „Alles nach Plan? Wenn Projektmanagement in Verwaltungen agil wird“

Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt

Problem ist nicht gleich Problem. Wenn ich eine Pizza backen will, nehme ich mir ein Kochbuch und folge der Anweisung Schritt für Schritt. Wenn ich Arzt bin, eine Diagnose bei etwas unklaren Symptomen stellen soll und mich dafür strikt an ein Lehrbuch halten will, habe ich vermutlich den Beruf verfehlt. Dave Snowden hat ein Modell entwickelt, das Problemstellungen in verschiedene Stufen unterteilt. Das möchte ich hier vorstellen. Weiterlesen „Das Cynefin-Modell: ein Problem auf Komplexitätsgrad prüfen, bevor man sich auf den Lösungsweg begibt“

Wer muss die „best practice“-Vorstellung der E-Rechnung bezahlen? Die Bürger? Die Mitarbeiter?

Die deutschen Verwaltungen digitalisieren sich: so soll die Botschaft lauten. Seit Monaten sind die Fachzeitschriften für öffentliche Verwaltung voll von Berichten über Pläne oder schon abgeschlossene Projekte zur Einführung der elektronischen Rechnung. Diese Erfolge in allen Ehren. Aber was sagt dies aus über die folgenden Digitalisierungsaufgaben? Weiterlesen „Wer muss die „best practice“-Vorstellung der E-Rechnung bezahlen? Die Bürger? Die Mitarbeiter?“