Das Denken in Objekten, die letztlich auf die Hängemappe eines Sachbearbeiters als „Einzelakte“ zurückgeht, ist von Softwareherstellern in eine Fülle von sogenannten „Fachverfahren“ übersetzt worden. Ein Fachverfahren bildet in der Regel
1 Objektkategorie im Besitz von
1 Abteilung
ab, mit der die Sachbearbeiter die Prozesse ihrer Abteilung abwickeln. (Unter Objektkategorien verstehen wir so etwas wie „Flurstücke“, „Immobilien“, „Mitarbeiter und Personalakten“, „Hundesteuerzahler“ usw.) Weiterlesen „Überwindung der Silos: Fachverfahren als Sackgasse“
Im Scrum-Rahmenwerk gibt es keinen Projektleiter im herkömmlichen Sinne mehr. Einige seiner Aufgaben übernimmt der Product Owner (andere Aufgaben gehen auf den Scrum Master oder das Team über, einige fallen ganz fort). Und er bekommt Kompetenzen und Aufgaben zusätzlich, die für eine öffentliche Verwaltung oft in Richtung „Amtsanmaßung“ deuten. Mit einem Wort: der „PO“ hat es nicht leicht. Und er ist – ganz unabhängig von Scrum – ein Beispiel für die Änderungen der Organisationskultur, die agile Arbeitsweisen für die Verwaltung bedeuten.
Bei der Vorbereitung derartiger Events merke ich immer, wie schwer mir selbst noch die Agilität fällt. Am letzten Donnerstag, dem 9. Mai 2019, fand in der Fachhochschule Bielefeld die 1. Konferenz der „Musterwandler in Hochschulen“ statt. Mehr als 50 Teilnehmer aus dem ganzen Bundesgebiet, quer über alle Hochschularten, lauschten Referaten, beteiligten sich an praktischen Übungen von Methoden, diskutierten, lernten sich am Kaffeetisch kennen und machten Pläne für weitere Aktivitäten von gemeinsamem Interesse.
Einzigartig war schon die Art der Vorbereitung.
Jan Tamm, Kanzler der Uni Rostock, bei der Keynote
In einer CoP finden wichtige Wissensschöpfungen statt. Dabei wird auch wichtiges Erfahrungswissen (implizites Wissen) verankert. Dies kann später für die tägliche Praxis sehr wertvoll sein. Wie lässt sich nun diese Wissenschöpfung dauerhaft festhalten?
Morgens um 11 Uhr in einer Behörde irgendwo in Deutschland. „Klaus, könnt ihr die Geschichte erledigen. Dringend.“ Manfred steht am Schreibtisch von Klaus mit einem DIN A4-Blatt in der Hand. Klaus, der gerade noch vertieft am Bildschirm arbeitet, schaut auf. „Hm, muss warten. Sorry.“ Manfred schaut verdutzt drein und will sich nicht abwimmeln lassen. „Es ist wichtig und dringend.“ Klaus sieht lächelnd auf. „Das sind die anderen Aufgaben, die wir im Team bereits gerade abarbeiten, auch alle und das WiP-Limit ist voll.“ Während seiner Ausführungen zeigt er auf ein Taskboard an der Wand mit mehreren Spalten. Weiterlesen „Kanban: Steuere die Arbeit, nicht die Menschen“
Am 23. Januar 2019 fand in Freiburg eine Konferenz von Kommunalverwaltungen über alle Ebenen zum Thema „Digitalisierung“ statt. Eingeladen hatte die Wirtschaftsförderung Region Freiburg (WFR), eine Vereinigung aus Stadtkreis Freiburg, den Landkreisen Breisgau-Hochschwarzwald und Emmendingen sowie verschiedenen Städten und Gemeinden. Eingeladen waren alle Verwaltungen der Region, unabhängig ob Mitglied in der WFR oder nicht. Das regionale Format, verbunden mit einer vertikalen Durchlässigkeit (Großstadt und Kreise – Kreisstädte – kleinere Gemeinden), könnte eventuell auch anderen Regionen Anregungen vermitteln. Weiterlesen „Zukunftswerkstatt der Wirtschaftsförderung Region Freiburg: „Digitale Wege in der Region““
Die Meinung ist weit verbreitet, dass die gängigen DMS-Produkte auf dem Markt für Kommunalverwaltungen doch so alle ziemlich das Gleiche leisteten. Insbesondere größere Anbieter würden doch jetzt schon seit Jahrzehnten die Anforderungen kennen, die sich aus den Verwaltungsprozessen ableiten ließen, und da würde ja schon der Wettbewerb eine Tendenz zur Angleichung befeuern.
Ich habe in meinen Projekten, in denen ich Verwaltungen bei der DMS-Einführung begleitet habe, diese Erfahrung nicht gemacht. Im Gegenteil: es gibt einige wichtige Unterscheidungskriterien, etwa fünf an der Zahl. Eines davon will ich heute beleuchten: die Fähigkeit zur semantischen Suche. Weiterlesen „Auswahl einer DMS-Software: Die Spreu vom Weizen trennen“
Alle sind sich einig, dass die Einführung der E-Akte irgend etwas mit Prozessoptimierung zu tun haben sollte. „Wenn man einen schlechten Prozess digitalisiert, dann hat man einen schlechten digitalen Prozess“, lautet ein Standardspruch der Fachleute.
Was verstehen wir aber unter Prozessoptimierung? Das zu formulieren ist gar nicht einfach. Und bevor ich jetzt lange theoretische Ausführungen dazu mache, erzähle ich ein Beispiel aus der Praxis.
Am 28.10.2018 reisten Lea Wüst (Fachhochschule Bielefeld), Birgit Beckermann (Fachhochschule für öffentliche Verwaltung Nordrhein-Westfalen) und Carolin Degener (Fachhochschule Bielefeld) im Rahmen des EU-Projektes CHEDTEB (Collaboration in Higher Education for the Digital Transformation of Corporate Business, https://www.chedteb.eu/) an die Universität Tartu/ Estland. Die Reise wurde finanziell unterstützt vom Erasmus-Programm der EU. In einem einwöchigen Workshop tauschten sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit Fachleuten sowie Kolleginnen und Kollegen aus Estland und Tschechien zu Ansätzen und Konzepten der Digitalisierung und Internationalisierung aus. Zusätzlich vertreten war die Fachhochschule Bielefeld durch Bernd Kleinheyer (Co-Projektleiter, Fachbereich Wirtschaft und Gesundheit) und Vanessa Hübner (Mitarbeiterin im International Office). Außerdem nahm die Brno University of Technology durch Zdeňka Konečná und die University of Tartu durch die Gastgeber Kertu Lääts und Anneli Lorenz teil.
Die internationale Gruppe in Tallinn (v.l.): Lea Wüst, Carolin Degener, Kertu Lääts, Anneli Lorenz, Birgit Beckermann, Vanessa Hübner, Bernd Kleinheyer, Zdeňka Konečná
Empirisches Arbeiten steht nicht hoch im Kurs. Das Motto bei neuen Projekten lautet eher „Ärmel hochkrempeln und loslaufen“. Dabei kann ein wenig empirische Ist-Analyse „Wo stehen wir überhaupt?“ nicht schaden, wenn man nicht gegen die Wand laufen will. Weiterlesen „Agile Ist-Analyse bei Projektstart: ein Tool zur Selbstbewertung“
Agile Verwaltung 