Community „Digitalisierung und E-Akte“: Protokoll vom 29.08.2018

Thema 1: Welche Rolle spielt ein Aktenplan?

Aktenplan: Ohne ein Ordnungskriterium geht es nicht. Wir werden irgend einen Aktenplan brauchen. Boorberg, KGSt oder irgendwann.

München verwendet Bayrischen EAPL.

Probleme: Personalakte und Gebäudeakte. Gliederung Akte/Teilakte passt nicht.

Wolf: Ich bin Feind aller bestehenden Aktenpläne, obwohl selbst einen mit verbrochen. Archivstreffen, Vortrag darüber. Folien hochgeladen.

Vorgangsdokumente

  • Der EAPl ist in einer Mischung nach unterschiedlichen Prinzipien gegliedert:
    • Ein Teil ist der Aktenplaneinträge ist objektorientiert. Nach Objektkategorie Mitarbeiter oder Gebäude, Erholungsgebiete, …. Da bekommt man Probleme der Tiefengliederung.
    • Zum anderen Teil Prozessorientierte Gliederung: Tätigkeiten, Ehrungen, Gemeinderatswahlen
    • Es gibt keine Funktionsorientierten.
    • Wissensdokumente passiv.
    • Aktive Wissensdokumente. Selbst erstellte Dokumente. z.B. Verträge.

 

Beispiel aus EAPL für Wissensdokumente

  • Europäische Union. K Vorgänge, sondern Wissensdokumente
  • Wissensdokumente für Tarifsachen
  • Berichte Statistiken des Gesundheitswesens
  • Bodenrichtwerte

Empfehlung: Man braucht Ordnungskriterien, die einfach sind.

  • Wissensthemen
  • Prozesse (Produktplan)
  • Objektkategorien

Jedes Thema wird auf drei verteilt.

Beispiele: Grundsicherung

  • Prozess: Grundsicherung gewähren.
  • Objekt: Empfänger

Beispiel: Denkmalschutz

  • Wissen Rechtsgrundlage
  • Objekt Eigentümer
  • Objekt Denkmal

Tipp: Aktenzeichen mit mehr als 5 Zeichen werden vermieden.

Archivarin ist FAN vom Aktenplan. Überarbeitet gerade Boorberg. Gelöscht z.B. Deutsches Reich und EU. Unterscheidung Wissensdokumente und Vorgangsdokumente nicht sinnvoll. Ich nehme alle Akten, die Handakten sind, nicht mit in den Aktenplan. Das muss nicht im Vorgang rein. Fazit: Nicht alles, was irgendwo erzeugt wird, muss im Aktenplan drin sein. Aber ich muss zu einem Vorgang ein Aktenzeichen vergeben. Akte / Vorgang / Dokument beibehalten. Das Unnötige rausschmeißen, dann ist ein Aktenplan ein wichtiges Ding. Grundlage ist Aktenplan.

Ehrenrettung des Boorbergs: Man muss ja nicht nutzen, was man nicht braucht. Sinn der Registratur: Behördenhandeln muss abgebildet werden.

Thema 2: Was macht Projekte so langsam?

 Hauptfaktoren sammeln.

  • Alle an Bord holen.
  • Führungskräfte
    • Beteiligung der Führungskräfte auf Projektebene: Projekte mit viel Führungskräften bestückt. Kein Beschäftigter. „So lange ich die Führungskräfte außen vor lasse, komme ich vorwärts.“
  • Führungskräfte sehen die Rolle nicht und delegieren nicht gut im Projekt.
  • Wissensaufbau auch bei Führungskräften.
  • Die Arbeitsebene bekommen keine Ressourcen für diese Projekte. Empfehlung: Man muss Ressourcen agil einsetzen.
  • Wissen
  • Wissensaufbau dauert lange bei allen Beteiligten: Alle müssen über Aktenplan, Bearbeitungsprozessen, IT-Infrastruktur, Softwareanwendung Bescheid wissen.
  • Empfehlung: Wissensaufbau kann man am besten über Ergebnisse erreichen; d.h. Zwischenergebnissen allen, denen es wollen, zeigen. So dass sie einen Praktischen Eindruck bekommen, was überhaupt intendiert ist mit der eAkte. Bsp: Verzögerung auf Budget, das gab Zeit, um unter Windows-Ebene Vorgangsbezogen / Prozessbezogen abzulegen, damit alle auf die Akten zugreifen konnten. Grundstrukturen wurden aufgebaut und bekannt gemacht. Das überzeugt.
  • Vergabe und Geldbeschaffung.

Thema 3: DMS und Workflows / DMS-Einführung

Beides ist untrennbar miteinander verbunden. z.B. weil Genehmigung eingeholt werden muss. Das gehört absolut zusammen.

Wünschenswert wäre eine Liste von Workflows, die Ihr in den Projekten umgesetzt habt. Das wird auch angenommen.

Beispiel: Umfrage von enaio: 89% der Kunden wenden die Workflows nicht an. Mit einigen Ausnahmen. z.B. Reisegenehmigung / FoBi-Genehmigung.

Zu einer Akte gehört auch Activity-Management.

enaio gibt es als Ablagesystem. Wir stehen ganz am Anfang. DMS bedeutet momentan: Aktenzeichen. Da sind alle Dokumente drin, die damit zusammen hängen.

Was versteht man unter einem Workflow?

  • Da geht es nicht nur um Workflows, da gibt es in enaio fertige Lösungen.
  • Man braucht nicht viele verschiedene Workflows. Man muss das beschränken auf wenige Typen, die gemeinsame Workflows haben: Beispiele
  • Genehmigung, Wiedervorlage, …
  • Rechnungslegung
  • Baugenehmigung

Mannheim hat einen Standard-Verwaltungs-Workflow: Wiedervorlage, Genehmigung, … in einer Maske. Das erscheint mir sinnvoll.

Nur eine elektronische Ablage nutzt nichts. Man braucht workflows.

Begriffe werden unterschiedlich verstanden. Wir sollten für die Begriffe ein gleiches  Verständnis entwickeln.

→ Thema für das nächste Mal: Begriff Vorgang ansehen. Danach Begriff Workflow.

 

  • Workflow wird durch das Fachverfahren vorgegeben.

 

Retrospektive: Was läuft gut in unserer CoP? was könnte besser laufen?

  • Verschiedene Themen gut. Aber etwas zu kurz zum Teil. z.B. 10 Minuten verlängern
  • Verbindungsprobleme störend.
  • Eher 12+7 oder 15+5
  • Vorher Voting vorher respektieren und nicht weiter abstimmen.
  • Profile, wer ist wie weit abgleichen.
  • Spaß macht es. Ich lerne viel, weil es unterschiedlichen Stände sind.
  • Wünsche: Kleinere Themen. 10+5 Minuten. Dann abbrechen. Und für das nächste Mal ein etwas präziseres Thema vorschlagen.