Community of Practice „eGovernment, Digitalisierung, E-Akte“ – Was bisher geschah

Hier findet ihr Protokolle und Mitschnitte vergangener Webkonferenzen.

CoP vom 5. Juni 2019

Thema 1: „Gelbe Seiten: Vorstellung der ersten produktiven Version des Kontaktformulars im Netz, mit dem sich Interessent*innen mit Fragen an unsere CoP wenden können.“

Thema 2: „Workflows: Nicolai Batke von der Dualen Hochschule Mannheim erklärt (und zeigt soweit möglich) die Workflow-Engine Signavio. Und zwar gleich am Beispiel ‚Workflow für die Gelben Seiten‘.“

Präsentation von Nicolai: Batke,Nicolai Gelbe Seiten. – Forum Agile Verwaltung 10.04.2019

Thema 3: „Ordnungsstrukturen: Kennt jemand Fachneutrale Angelegenheiten? Gibt es sie wirklich oder ist alles einem bestimmten Fachgebiet zuzuordnen? – Aktenplan/Ablage“

Thema 4: „Fachverfahrensflut: Welche Fachverfahren sind überhaupt noch sinnvoll? Welche könnte man durch ein gutes DMS ablösen?“

CoP vom 8. Mai 2019

Wir haben zwei Themen behandelt und eine Retrospektive gemacht.

Thema 1: „Wissensmanagement: Falk Golinsky vom FAV hat eine Wissenslandkarte für die Themen unserer CoP entworfen (siehe Blogpost vom 04.04.2019). Die hat er vorgestellen und wir haben diskutiert, ob man mit ihrer Hilfe unser internes Wissensmanagement ordnen könnte.“

Thema 2: „Ordnungsstrukturen und Aktenplan: Projektablage und Aktenzeichen produktorientiert, wie aber wenn mehrere Produkte betroffen sind? Hat hier jemand Erfahrungen damit?“

CoP vom 13. März 2019

Wir haben drei Themen behandelt. Zu jedem Thema gibt es eine Aufzeichnung.

Thema 1: „Wer hat schon praktische Erfahrungen mit Workflows in seinem DMS? Welche Prozesse wurden abgebildet? Gibt es Erfahrungen mit kleinen Standard-Workflows?“

Link zur Aufzeichnung:

Thema 2: „Vorstellung einer MVP-Konzeption von „Gelben Seiten“

MVP = „minimal viable product“. Damit ist eine Version von Gelben Seiten (= Angebot von Vernetzung mit Experten) gemeint, die mit möglichst geringem Aufwand testet, ob ein überhaupt eine Bedarf, eine Nachfrage nach solch einem Angebot existiert.

Link zur Aufzeichnung:

Thema 3: „E-Mailorganisation, organisationsbezogen oder persönliche E-Mails?“

Link zur Aufzeichnung:

CoP vom 13. Februar 2019

Wir haben drei Themen behandelt. Zu jedem Thema gibt es eine Aufzeichnung.

Thema 1: „Zwischen Vertrauen, Transparenz , Silodenken bei Vorgesetzten und Mitarbeitern. Wie handeln das andere, gibt es ein Patentrezept?“

Link zur Aufzeichnung:

Thema 2: „Überführung eines Produkts/Prozesses in das DMS: ein 14-Schritte-Schema“

Link zur Aufzeichnung:

Thema 3: „Der optimale Eingangsprozess bei E-Mails zur schnellen und transparenten Kommunikation“

Link zur Aufzeichnung:

CoP vom 16.01.2019

Wir haben drei Themen behandelt. Zu jedem Thema gibt es eine Aufzeichnung.

Thema 1: „Nutzt jemand das DMS, um Wissensmanagement in der Verwaltung zu betreiben?
Wie geht ihr mit dem „verlorenen Wissen“ durch altersbedingtes Ausscheiden von Experten um?“

Link zur Aufzeichnung:

Thema 2: „Wie geht ihr mit dem „Flaschenhals Fachabteilungen“ um?
Mit welchen Maßnahmen versucht ihr, die regelmäßig Mitarbeit der Fachabteilungen im Projekt zu sichern?“

Link zur Aufzeichnung:

Im Nachgang hat Burkhard Hermann eine Übersicht verfasst zu diesem Thema: Ressourceneinsatz für die ECM-Einführung bei der Stadt Freiburg

Thema 3: „Welche Themen sollen uns 2019 beschäftigen? Wo treten bei euch Fragen auf?“

Schon im Vorfeld waren folgende Themenvorschläge eingegangen:

E-Mailorganisation, organisationsbezogen oder persönliche E-Mails. Der optimale Eingangsprozess bei E-Mails zur schnellen und transparenten Kommunikation. Zwischen Vertrauen, Transparenz , Silodenken bei Vorgesetzten und Mitarbeitern. Wie handeln das andere, gibt es ein Patentrezept?

Kennt jemand Fachneutrale Angelegenheiten, gibt es sie wirklich oder ist alles einem bestimmten Fachgebiet zuzuordnen. – Aktenplan/Ablage

Projektablage und Aktenzeichen produktorientiert, wie aber wenn mehrere Produkte betroffen sind? Hat hier jemand Erfahrungen damit?

Wie sieht ein idealer Aktenplan aus, welche grundsätzlichen Möglichkeiten haben sich bewährt?

Wie kann man einen vorhandenen Aktenplan reformieren?

Elektronische Signatur (zum Einsatz in Scanprozessen): Welche (technischen) Möglichkeiten gibt es? Pros und Kons. Hat sie schon jemand im Einsatz?

Link zur Aufzweichnung der Diskussion:

CoP vom 19.12.2018

Wir haben drei Themen behandelt. Zu jedem Thema gibt es eine Aufzeichnung.

Thema 1: „E-Akte: Ersetzendes Scannen – Erfahrungen aus Freiburg.
Burkhard Herrmann stellt das dortige Konzept vor.“

Link zur Aufzeichnung:

Dokumente aus Freiburg und Karlsruhe zum ersetzenden Scannen findet ihr  hier.

Thema 2: „E-Akte: Wie kann man vom kommunalen Aktenplan BW zu einer vorgangsbezogenen Ablage / Akte kommen?“

Link zur Aufzeichnung:

Thema 3: „Digitalisierung: Gibt es Erfahrungen, wie sich interne E-Mails durch eine DMS-Einführung verringern? Was sagen die Mitarbeiter über den Nutzen eines DMS?“

Link zur Aufzeichnung:

CoP vom 21.11.2018

Wir haben drei Themen behandelt. Zu jedem Thema gibt es eine Aufzeichnung.

Thema 1: „Nutzung von Workflows: Gibt es bei anderen Verwaltungen Erfahrungen damit?“

Link zur Aufzeichnung:

Anmerkung: Bei mir kann ich den Ton der Aufzeichnung nur mit Headset hören. Der PC-Lautsprecher wird nicht angesprochen. Wenn es Probleme geben sollte, schickt eine Mail an unsere Hotline (Meinrad Rombach, mero{ät]telecoaching.org) und nehmt mich CC (wolf.steinbrecher{ät]agile-verwaltung.org).

Thema 2: ‚Ersetzendes Scannen – Wie gehen die anderen Kommunen damit um? Gibt’s überhaupt schon belastbare Erfahrungen?‘

Link zur Aufzeichnung:

Zu diesem Thema wollen wir Materialien sammeln: die Stadt Karlsruhe hat eine Verfahrensanweisung verfasst und 9 Monate (!) daran gearbeitet. Sie beruhte ursprünglich auf der KGSt-Vorlage, von der sie sich aber mittlerweile weit entfernt hat. Das ist vermutlich kein „Best Practice“-Beispiel (das gibt es einfach noch nicht), könnte aber anderen Verwaltungen vermutlich 7 Monate von 9 ersparen. Sowie wir die Genehmigung dafür haben, wollen wir dieses Dokument hier hinterlegen.

Die bisher gesammelten Dokumente findet ihr hier https://agile-verwaltung.org/wissensdokumente-zu-ersetzendes-scannen/.

Außerdem wollen wir beim jeweiligen Rechtsamt von zwei, drei Verwaltungen ermitteln, in wie vielen juristischen Verfahren das Thema „Nachweis der Dokumentenechtheit“ überhaupt eine Rolle gespielt hat. Vielleicht wird ja dem ganzen Thema eine Bedeutung zugewiesen, die ihm gar nicht in der Praxis zukommt.

Thema 3: „Lohnt es sich, Prozesse zu standardisieren, oder brauchen wir ein neues Verständnis von Zusammenarbeit?“

Link zur Aufzeichnung:

CoP vom 26.09.2018

Wir haben nur das Thema

  • E-Akte: Was ist ein Vorgang? Welche der möglichen Definitionen ist sinnvoll? (Warum) ist ein einheitliches Begriffsverständnis für die Sachbearbeitung wichtig?

behandelt.  Dazu hatte Wolf Folien mit einem Vorschlag vorbereitet und darüber haben wir diskutiert. Die Folien könnt ihr hier downloaden:   Definition des Vorgangs

CoP vom 29.08.2018

Behandelt wurden die Themen:

  • E-Akte: Welche Rolle spielt ein Aktenplan in einem DMS? Braucht man einen? Wenn ja, welchen?
  • E-Akte: Was macht unsere Projekte so langsam? Was sind die Hauptfaktoren? Dabei geht es erst einmal darum, eine Liste dieser Fakoren zu sammeln. Dann nach und nach abarbeiten.
  • Digitalisierung :Wie grenzen sich die Themen DMS und Workflows vom Thema „DMS-Einführung“ ab – und kann man das überhaupt?

Zur Mitschrift gelangt ihr hier.

  • CoP vom 01.08.2018

Bei der WebKonf gab es technische Probleme. Der Moderator war von den anderen Teilnehmenden nicht zu hören, und das war, gelinde gesagt, suboptimal. Deshalb gibt es auch keine Aufzeichnung der Session.

Inhaltsangabe: Wir hatten uns die Themenliste angeschaut und zunächst darüber gesprochen, ob es möglich wäre, eine Austauschplattform zu schaffen mit einer Infoliste, wer grade mit welchem Produkt in welchem Stadium der Einführung arbeitet. Ziel war es, bei Fragen schnell eine Ansprechperson zu finden. Wir sind jedoch zum vorläufigen (?!) Ergebnis gekommen, dass dies aus Datenschutzgründen nicht möglich ist, Namen und Kontaktdaten irgendwo auf einer Plattform zu speichern.

Als zweites Thema haben wir noch über die begriffliche Abgrenzung von Digitalisierung als Vision, als Strategie etc. gesprochen. Denn es gab die Beobachtung, dass in Arbeits-/Projektgruppen häufig „jeder was anderes“ darunter versteht und dies der effizienten Kommunikation nicht grade zuträglich ist. Hier hatten wir den Vorschlag, sich an den Organisationskonzepten eAkte der Bundesregierung oder generell staatlichen Quellen zu orientieren, da hier im Regelfall möglichst allgemeingültige Begriffe definiert und verwendet werden.

CoP vom 04.07.2018

Aufzeichnung (leider nicht ganz vollständig, weil erst 10 Minuten nach Beginn gestartet):

https://eu.bbcollab.com/recording/79f68dad8af3418fac0ca602eedf24a2

Aufzeichnung der CoP vom 06.06.2018:

https://eu.bbcollab.com/recording/cd6afa8b5da542d191f70dfbfba285de

Hier noch zwei kleine Hilfen von Meinrad Rombach (unserem Provider), wie man den Chat beim Anschauen der Aufzeichnungen sichtbar macht und als Textliste rausholen kann:


Hinter jedem Chatbeitrag ist ein Link, der zu der entsprechenden Stelle im Video navigiert