Scrum und Bürgerschaftliches Engagement: Der Anfang eines Gedankenspiels

Markus ist seit vielen Jahren Beauftragter für Bürgerschaftliches Engagement in seiner Stadt. Enthusiastisch war er an die Aufgabe herangegangen und wollte das Ganze professionell mit einem richtig guten Projektmanagement angehen. Projektmanagement ist schon seit vielen Jahren sein Steckenpferd.

Aber so einfach, wie scheint, ist es leider nicht. Wenn es um Projekte geht, bei denen die Bürger und Einwohner der Stadt beteiligt sind, das lernte Markus schnell, gelten andere Rahmenbedingungen als in klassischen Projekten, die er noch aus seiner Zeit in einem großen Unternehmen kannte. Hierarchische Beziehungen erweisen sich als kontraproduktiv, laterale Führung und intrinsische Motivation bekommen eine zentrale Bedeutung. Und umfassende, aufwendige „Spielregeln“, Reporting und alles was sonst zu einem „guten“ Projektmanagement als Grundlage gehört, ist gerade in diesen Projekten eher abschreckend. All die Regeln, Dokumente, Gremien – sie wirken allzu oft bürokratisch, schwerfällig und letztendlich frustrierend auf Freiwillige, die eine gemeinsame Vision zusammenbringt  Auch ist es häufig schwierig, detaillierte Projektpläne zu erstellen, ist doch oft zu Beginn der Projekte unklar, was konkret im Projekt entstehen soll. Ständige Plananpassungen sind der Normalzustand. Es sind häufig ergebnisoffene Projekte. Das hatte er zu Beginn schwer unterschätzt. Und sich oft eine blutige Nase geholt. Also entscheidet er sich irgendwann, sich nach Alternativen umzusehen. Es muss doch einen Weg geben, der besser zu den Rahmenbedingungen passt. Einen Weg, der dem Team Raum lässt und in dem die hauptamtliche Kraft stärker in den Hintergrund tritt. Noch dazu – das ist seiner Meinung nach wichtig – braucht es frühe sichtbare Ergebnisse, damit die Motivation erhalten bleibt. Der Dialog zwischen allen Beteiligten, offen und transparent und immer auf Augenhöhe, das muss gewährleistet sein. Aber wie? Einen schlanken, auf Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung ausgerichteten Ansatz. Das ist es, was es bräuchte.

Und da Markus als Projektmanagemententhusiast gut vernetzt ist, hört er sich in der PM-Gemeinschaft um. Dadurch hört er zum ersten Mal von  Weiterlesen „Scrum und Bürgerschaftliches Engagement: Der Anfang eines Gedankenspiels“

Umfrage zu den Konferenzthemen Februar 2017: Die ersten Ergebnisse

Im April haben wir eine Umfrage unter unseren Leserinnen und Lesern gestartet. Wir wollten wissen, welche Themen Sie/euch interessieren könnten. Bis jetzt sind 160 Stimmen eingegangen. Hier die Ergebnisse:

Umfrageergebnissse

Wir würden uns freuen, wenn sich noch weitere Leser beteiligen (Artikel weiter unten https://agile-verwaltung.org/2016/04/29/umfrage-zu-themen-der-konferenz-agile-verwaltung-2017/). Auch weitere Themenvorschläge und Anmeldungen von Referenten sind willkommen.

Vorstellung von eduScrum auf dem Scrum-Day in Stuttgart

Dieser Artikel wurde von Jan Fischbach auf http://www.teamworkblog.de veröffentlicht und von mir für das Forum Agile Verwaltung leicht überarbeitet. (WS)

Zum Abschluss des Scrum Days 2016 in Stuttgart gab es bewegende Szenen. Der Erfinder von eduScrum Willy Wijnands traf mit seinen Schülern den Co-Erfinder von Scrum Jeff Sutherland. Weiterlesen „Vorstellung von eduScrum auf dem Scrum-Day in Stuttgart“

Wie kann man Agilität „ganz ganz kurz“ erklären?

Veronika und ich brüten gerade über einer reizenden Aufgabe: Wir verfassen einen Artikel für eine Fachzeitschrift und sollen darin „ganz ganz kurz“ erklären, was Agilität ist.

Gar nicht so einfach. Jede von uns arbeitet seit Jahren mit agilen Methoden. Aber das mal auf den ▪ zu bringen?

Also gehen wir die Herausforderung doch selbst agil an: Wir machen einen Versuch und holen uns Feedback, um uns zu verbessern. Feedback von wem? Natürlich von unseren geschätzten Leserinnen und Lesern! Weiterlesen „Wie kann man Agilität „ganz ganz kurz“ erklären?“

In eigener Sache: Möglichkeiten zum Einklinken

Wir vom Forum Agile Verwaltung haben einige Anfragen erhalten, welche Möglichkeiten zur Beteiligung es gibt. Das freut uns, weil es eine Wertschätzung für uns, vor allem aber für das Thema ausdrückt, das wir vertreten.

Unsere Leser sind oft vielbeschäftigt und können und wollen sich nicht groß festlegen. Deshalb haben wir uns eine nicht verpflichtende Möglichkeit der Kontaktaufnahme überlegt. Wir bieten jedem Leser an, an unseren Redaktionstreffen teilzunehmen. Wir haben jeden Monat eine Telefonkonferenz von einer knappen Stunde. Und alle Vierteljahre ein Vororttreffen.

Wir haben eine neue Seite „Termine“ eingerichtet. Dort stehen auch die Einwahlmodalitäten für die Telkos. Wer darüber hinaus einen Artikel schreiben möchte, kann an einen der Redakteure eine E-Mail schreiben. Dann wird er als Autor freigeschaltet.

Muss Agilität nicht überhaupt scheitern – an den Mitarbeitern?

Bisweilen, wenn ich vom Forum Agile Verwaltung berichte, schlägt mir Skepsis entgegen. Teilweise unverhohlene  – „Agilität in einer Verwaltung – das kann doch nie klappen“ -, manchmal wohlwollend und etwas schulterklopfend: „Übernimmst du sich da auch nicht? Bei den vielen Bürokraten in den Behörden …“

Ein Anlass, sich dem Thema ernsthaft zu stellen: Kann Agilität an „den Menschen“ scheitern? Unterscheiden sich Beamte und Beschäftigte im Öffentlichen Dienst, quasi charakterlich, von den agilen Hüpfern in den Startups und Softwareschmieden?
Gibt es so etwas wie eine Beamtenpersönlichkeit?

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Kanban und Projektportfolio – eine Geschichte

Die Vorgeschichte

Müde lässt sich Manfred in den Bürostuhl plumpsen. Die Fachbereichssitzung war mal wieder alles andere als berauschend. Immer wieder das gleiche Thema. Eine Vielzahl von Projekten und keiner hat den Überblick. Und immer wieder dieselbe Feststellung: Keiner weiß woran die anderen Teams gerade Arbeiten. Dazu kommen ständig neue Anforderungen aus den anderen Fachbereichen. Natürlich jede wichtiger als die anderen. Seine Truppe jammert ihm deshalb schon eine Weile die Ohren voll. Er müsse doch als Fachbereichsleiter etwas tun können. Als Manfred den Posten vor einem halben Jahr übernommen hatte, war er voller Elan durchgestartet. Aber die schiere Masse an laufenden Projekten und ständig neuen Anforderungen, die fast täglich auf seine Teams einprasselte – damit hatte auch er nicht gerechnet. „Irgendetwas müssen wir ändern. Nur was?“, murmelt er vor sich hin, als sein Blick zufällig auf einem Fachartikel auf seinem Schreibtisch kleben bleibt. Sein Freund Markus hatte ihm vor ein paar Wochen den Artikel mitgebracht und ihm etwas von Kanban erzählt. Wie war das noch mal …

Ein paar Monate später …

 
Im Besprechungszimmer des Fachbereichs hängt seit ein paar Monaten eine große Tafel. Ein Kanbanboard. Es hat Manfred erstaunlich wenig Mühe gekostet die Sachgebietsleiter von der Idee zu überzeugen. Die Einführung eines Portfoliomanagements auf Basis von Kanban fand erstaunlich schnell Anklang. Endlich eine Übersicht über die laufenden Projekte. Wissen, woran gerade in welchem Team gearbeitet wird. Das hatte überzeugt. Auch die Idee eine Begrenzung der Anzahl der laufenden Projekte (WIP) einzuführen, fand die Zustimmung aller Beteiligten. Schwierig war die Festlegung des WIP. Die einen wollten ihn niedrig ansetzen, die anderen höher und woran sollte sie die Grenze bemessen.
Einmal wöchentlich – zu Beginn der Fachbereichssitzung wird die Tafel gemeinsam aktualisiert und darüber gesprochen, wo es gerade in den Teams hängt. Ein größeres Problem stellte bisher die Frage nach der Priorisierung der einzelnen Projekte dar. Aber nach heftigen Diskussionen mit den Kollegen der anderen Fachbereiche, obwohl Einigkeit darüber bestand, dass nicht alle Projekte gleichzeitig gemeistert werden können. Jedes neue Projekt wird daher gemeinsam mit den „auftraggebenden“ Fachbereichen im Hinblick auf den Mehrwert für die Organisation und Aufwand bewertet. Je höher der Mehrwert und je geringer der Aufwand desto höher die Priorität. Das ist zwar nach wie vor nicht einfach, aber so langsam wird die Idee akzeptiert.
Die wöchentlichen Feedbackschleifen und die Transparenz der Darstellung hatte den Oberbürgermeister schnell überzeugt, nach dem er zweimal selbst bei einer der Fachbereichssitzungen dabei war. Zwischenzeitlich hatte Manfred es sogar geschafft, dass die einzelnen Teams sich selbst mit Kanbanboard organisieren. Wöchentliche Teamsitzungen, bei denen sich die Kollegen in einem festgelegten Zeitfenster darüber unterhalten, wie sei ihre Zusammenarbeit verbessern und weiterentwickeln können sowie gemeinsam planen habe bei einigen Kollegen sogar die Lust auf mehr geweckt. Seit ein paar Tagen war Manfreds Fachbereich daher offiziell mit Segen von oben ein „Leuchtturm“-Projekt und Manfred mit der Aufgabe betraut agile Methoden auf ihre Anwendbarkeit in der Stadtverwaltung zu prüfen und auszuprobieren

Zurück in der Realität

Das ist eine fiktive Geschichte. Frei erfunden. Ein Wunschtraum. In der Wirklichkeit wird es sicherlich nicht so einfach funktionieren, oder doch? Wir würden uns freuen, wenn Sie Ihre Erfolgsgeschichte(n) und auch Ihre Misserfolge beim Versuch agiler zu werden mit uns teilen. Gastbeiträge sind herzlich willkommen.