Es geht oft gar nicht um den großen Wurf, den man anstrebt: also eine ganze Verwaltung zu agilisieren. Sondern erst einmal klein anzufangen und mit ersten Beispielen aus dem agilen Methodenkoffer Erfahrungen sammeln. Trotzdem stößt man auf Hindernisse, bei sich („womit soll ich anfangen?“) oder anderen, die einen betrachten („was macht der denn da?“). Da könnte man gut einen Feedback-Partner brauchen, auch außerhalb der eigenen Behörde. Auf der Konferenz im Februar bieten wir dafür ein „Agiles Speed Dating“ an. Weiterlesen „Agile Netze knüpfen – Speed Dating auf unserer Konferenz“
Wenn die Lauten und Leisen harmonieren …
Der folgende Artikel ist meine Herzensangelegenheit und deckt sich nicht vollständig mit den Schwerpunkten des Forums, aber streift sie doch. Daher möchte ich ein Interview, das ich mit einer Liedermacherin und Heilpraktikerin über ihre Vision, dessen Erfüllung nun ansteht, geführt habe, auch hier veröffentlichen. Sie gehört zu Jenen, die erkannt haben, welch heilenden Einfluss Klänge haben, ganz besonders wenn sie durch Singen selbst erzeugt werden.
Nada Brahma – Alles ist Klang
(indische Veden)
Wenn nun mehrere Sänger zusammenkommen, dann ist es nicht mehr ein Ton sondern es kommt aufgrund der unterschiedlichen Stimmen zu einer Harmonie. Und hier kommt nun der Bogen zum agilen Arbeiten auf Augenhöhe, weshalb ich meine, dass das von Diane Bliss organisierte Event SINGSPIRATION 2016 auch hier vorgestellt werden sollten.
Ich kann mir nicht vorstellen, dass das mit dem agilen Arbeiten funktionieren kann. Da gibt es doch immer Platzhirsche, die alles an sich reißen wollen, weil sie meinen es besser zu wissen.
Wer schon einmal bei einer Großgruppemoderation dabei war, Weiterlesen „Wenn die Lauten und Leisen harmonieren …“
Aus der agilen Methodenkiste: Design Thinking
Wenn es darum geht, Ideen für ein komplexes Problem zu entwickeln, stoßen wir gelegentlich auf das Problem, dass wir im eigenen Saft vor uns hin schmoren. Betriebsblind verschließen wir uns – unfreiwillig – dabei möglichen Optionen, die – aufgrund unseres Erfahrungshorizonts und Fachwissens – für uns nicht ohne Weiteres sichtbar sind. Design Thinking ist einer der Ansätze, die mit methodischer Vorgehensweise versuchen, kreative Lösungsmethoden jenseits der „eigenen Suppe“ zu befördern. Dabei stehen die Menschen in diesem kreativen Lösungsprozess im Vordergrund. „Nicht-Experten“ werden zu „Sofort-Experten“.
Agile Methoden im nicht-agilen Umfeld – zum Beispiel ‚etappierte Zuständigkeit‘
In den ersten Praxisbeispielen Agile Methoden im nicht-agilen Umfeld und Umgang mit Veränderung waren diverse Methoden und Aspekte 
agilen Arbeitens bereits ein Thema. All diese methodisch-organisatorischen Ansätze zeichnen sich dadurch aus, dass sie agiles Arbeiten ermöglichen ohne in Widerspruch oder Konkurrenz zur gegebenen Struktur einer Behörde zu treten. Sie stellen Bestehendes nicht in Frage und können Wege öffnen ohne Brücken abzubrechen:
- bereichsübergreifendes Abstecken des Feldes mit gemeinsam festgelegten Kriterien
- klare Rahmen und feste Struktur von regelmässigen Takt- oder Koordinationssitzungen und die Arbeitsphasen dazwischen
- Funktionstandems aus Linie und Stab, die gemeinsam aus ihren unterschiedlichen Blickwinkeln doch gemeinsam für je ein Themengebiet verantwortlich sind,
- Zwischenergebnisse, die jeweils eigenständig nutzbar sein sollen auf dem Weg zum Endprodukt,
- temporäre Teams als Lösungsansatz und Lernplatz im Umgang mit Veränderung
Ergänzen lässt sich diese Liste als weiteres Beispiel auch mit dem Aspekt der ‚etappierten Zuständigkeiten‘:
In einem, nennen wir es „Verlaufsteam“ finden sich verschiedene Anspruchsgruppenvertretende – und das heisst ja immer auch Experten – zusammen. Weiterlesen „Agile Methoden im nicht-agilen Umfeld – zum Beispiel ‚etappierte Zuständigkeit‘“
Systemisches Konsensieren als Entscheidungsinstrument, ohne ein Machtinstrument zu sein
Bild: von SK-Prinzip
Warum sind demokratische Gesellschaften in so viele Konflikte und Machtkämpfe verwickelt?
Weil wir uns seit jeher einem Entscheidungsprinzip verpflichtet fühlen, das zwar unbestreitbar Großes für die Entwicklung der Demokratie geleistet hat, dessen negative Auswirkungen aber nicht genügend beachtet werden:
Wo immer das demokratische Mehrheitsprinzip eingesetzt wird, hat die Mehrheit die Entscheidungsmacht und kann damit ihre Interessen durchsetzen. Wer sich behaupten will, muss daher möglichst viele Anhänger um sich scharen, um die anderen nach Bedarf niederstimmen zu können. An Stelle der Sachthemen tritt der Kampf um Gefolgsleute in den Vordergrund. Immer dann, wenn über vitale Interessen abgestimmt wird, spaltet dieses Entscheidungsprinzip die Gruppe in streng getrennte Lager. Machtkämpfe und Konflikte sind die Folge.
Die Kluft zwischen den politischen Parteien ist nur zu einem geringen Teil durch unterschiedliche Ideologien erklärbar. Solange der Erfolg von der Zahl der Gefolgsleute abhängt, die man selbst hat, aber der Gegner nicht hat, sind Gemeinsamkeiten mit dem politischen Gegner nicht möglich. Es kommt einem politischen Selbstmord gleich, die Ideen des Gegners anzuerkennen, statt sich davon scharf abzugrenzen und sie möglichst abzuwerten.
Trotz dieser ständigen Konflikte und daraus resultierenden Fehlentwicklungen halten wir es für ganz normal, dass in der Demokratie um Mehrheiten und Macht gekämpft werden muss. Unsere kriegerische Vergangenheit hat unser Denken über Jahrtausende derart nachhaltig geprägt, dass wir keine Alternativen zum Ringen um Sieg oder Niederlage entwickelt haben. Wir haben dieses Sieger–Verlierer–Prinzip von Generation zu Generation weitgehend kritiklos weitergegeben. Solange wir am konflikterzeugenden Mehrheitsprinzip festhalten, wird es auch weiterhin die Gesellschaft in politische Lager spalten und den Parteienstreit schüren.
Befreiung aus dem Sieger–Verlierer–Prinzip
Scrum revolutioniert die Universität: ein Bericht aus den USA
Scrum in der Bildung verhilft Studenten von 18 bis 68 Jahren zu einem erfolgreicheren Studium – das eduScrum Deutschland Team trifft Professor James „Jim“ Hannon, den Erfinder von „ScrumThink“, in Boston. Weiterlesen „Scrum revolutioniert die Universität: ein Bericht aus den USA“
Sich bewegen im nicht-agilen Umfeld: Woher kommt der Widerstand gegen Change-Projekte?
Seit es diese Webseite gibt – seit Februar 2016 – haben wir 39 Blogbeiträge veröffentlicht. Einsamer Spitzenreiter bei den Aufrufzahlen ist der Artikel von Veronika Lévesque „Agile Arbeitsformen im nicht-agilen Umfeld“. Er wurde bis heute 484 mal gelesen. Der Artikel auf Platz 2 folgt erst mit 224 Aufrufen.
Meine Schlussfolgerung: Der typische Leser unseres Forums möchte in seiner Verwaltung Dinge bewegen. Er gehört nicht zu den resignierten Beschäftigten oder gar denen in „innerer Kündigung“, wie sie in den Gallup-Erhebungen regelmäßig in großer Zahl ausgewiesen werden. Aber er stößt in seiner Umgebung auf Widerstand. Daraus folgt für mich: Unser Forum muss sich verstärkt konkreten Herangehensweisen zuwenden, wie man agile Vorgehensweisen verbreiten kann, auch wenn sie nicht gleich Unterstützung erfahren. Heute geht es mir erst einmal um die Formen, die Widerstand annehmen kann.
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In eigener Sache: Nächste Auftritte des Forums Agile Verwaltung
Am Mittwoch, 12. Oktober 2016, referiert Veronika Lévesque vom FAV auf dem 7. BW-Forum „Personalverantwortliche im Öffentlichen Dienst“ in Stuttgart. Das Forum findet dieses Jahr unter dem Motto „Zukunftsorientierte öffentliche Personalpolitik in Zeiten der Digitalisierung“ statt. Veronika hält dort ein Referat im Workshop „Strukturen und Prozesse innovativ weiter entwickeln: Die agile Verwaltung – eine Vision mit Zukunft?“ Die Teilnahme am Forum ist kostenlos. Nähere Informationen finden Sie hier.
Am Donnerstag, 20. Oktober 2016, führen Cornelia Vonhof und Wolf Steinbrecher vom FAV auf der Buchmesse in Frankfurt einen Workshop durch zum Thema „Agiles Arbeiten in Bibliotheken“. Veranstalter ist der Berufsverband Information Bibliothek e.V. Beginn: 15 Uhr, Ende: 17 Uhr. Informationen zur Anmeldung gibt es hier.
Aus der agilen Methodenkiste: Kontinuierliche Verbesserung durch Retrospektiven
Typisch für agile „Rahmenwerke“ wie z. B. Scrum sind die vergleichsweise kurzen Abstände, in denen sich die Teams zusammensetzen und einen Rückblick auf die abgelaufene (Planungs-)Periode werfen. Scrum definiert die maximale Länge eines Sprints auf 4 Wochen. Am Ende jedes Sprints gehört der sogenannte Sprint Review, bei dem (mit den Anspruchsberechtigten) das Ergebnis begutachtet wird, und die Retrospektive, bei der das Team seine Zusammenarbeit reflektiert zum Pflichtprogramm. Um Letzteres geht es im Folgenden: die Retrospektive.
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#Forum: Agiles Vorlagenmanagement
Anfrage eines Lesers:
Hallo zusammen,
wir sind ein soziales Non-Profit-Unternehmen in der Beratung von Betrieben und Menschen mit Handicap bei Fragen der beruflichen Teilhabe. Seit Anfang des Jahres stellen wir unsere Dateiablage schrittweise auf ein prozessorientiertes System um. Teil des Konzeptes ist es, die Prozessdokumente als Dokumentvorlagen in der Nähe der dazugehörenden Dokumente zu speichern und die bisherigen Vorlagenordner aufzulösen. (Struktur eines typischen Ordners: siehe Bild oben)
Um zu vermeiden, dass beim Öffnen der Vorlagen vom Windows-Explorer aus beim Speichern über die Funktion <Speichern unter> die, von den Endverzeichnissen unter Umständen weiter entfernt liegenden, Verzeichnisse der Winword-Grundeinstellungen oder der Dokumenteordner angeboten werden, verwenden wir zwei geöffnete Fenster des Windows-Explorers, kopieren die zu verwendende Vorlage in das Endverzeichnis, benennen sie durch Änderung der Extension von „*.dot“ in „*.doc“ um und öffnen sie dannn mit Doppelklick. Mit der hausinternen Umstellung von Office 2003 auf Office 2010 funtioniert diese Methode nicht mehr, weil Winword die umbenannte Dokumentvorlage nicht mehr als Winword-Dokument erkennt.
Wir sind auf der Suche nach einem praktikablen Verfahren, um dieses Problem zu umgehen und hoffen, dass uns jemand helfen kann.
Mit freundlichen Grüßen
Agile Verwaltung 